Instruktaż - jak prawidłowo postępować z przeterminowanymi fakturami

Pracownik komórki merytorycznej jednostki budżetowej w lipcu przedłożył w księgowości fakturę wystawioną w lutym, której termin płatności przypadał na początek marca. Czy w związku z tym można odmówić jej przyjęcia? A jeśli księgowość ją przyjmie, to czy główna księgowa może zażądać pokrycia przez tego pracownika kwoty odsetek za zwłokę?

Nie, nie można odmówić przyjęcia takiej faktury, jeśli wymieniona w niej usługa (dostawa) została wykonana na rzecz jednostki przez kontrahenta. Prawidłowy sposób postępowania w takich przypadkach obejmuje następujące kroki.

Krok 1 Potwierdzenie wpływu dokumentu księgowego do komórki księgowości

W przypadku przeterminowanych dowodów zakupu rzeczy/usług (faktur, rachunków) ważne jest ustalenie osoby odpowiedzialnej za dopuszczenie do upływu terminu płatności wskazanego w takim dowodzie, w kontekście przypisania odpowiedzialności pracownikowi, który naraził jednostkę na straty, na zasadach określonych w art. 114-122 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.). W konsekwencji na takim dowodzie (na jego odwrocie lub w braku miejsca na dołączonej na trwale kartce) należy zamieścić:

• adnotację o dacie wpływu rachunku (faktury) do jednostki oraz dacie wpływu rachunku (faktury) do komórki księgowości,
• wskazanie z imienia, nazwiska i stanowiska służbowego pracownika, który taki dowód przekazał do komórki księgowości,
• podpis osoby, która dokonała adnotacji.

Krok 2 Niezwłoczne skontaktowanie się z kontrahentem i uregulowanie zobowiązania

W przypadku jednostek budżetowych uregulowanie zobowiązań po terminie stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych z art. 16 ust. 1 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (dalej: ustawa o dyscyplinie finansów publicznych). Chronioną normą prawną jest w tym przypadku art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, który stanowi, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Odpowiedzialność za ten czyn jest ponoszona warunkowo, jedynie w sytuacji gdy jego konsekwencją jest zapłata odsetek za zwłokę, kar lub innych opłat o podobnym charakterze. Ponieważ dla wypełnienia znamion czynu zabronionego ma znaczenie, czy jednostka faktycznie zapłaciła odsetki za zwłokę, kary lub inne podobne opłaty, właściwy pracownik (zgodnie z zakresem obowiązków) powinien w pierwszej kolejności porozumieć się z kontrahentem, prosząc o umorzenie powyższych należności.

Możliwość I

Jeśli kontrahent zgodzi się na umorzenie należności ubocznych w całości, jednostka powinna uregulować niezwłocznie zaległą kwotę główną zobowiązania, co kończy postępowanie w tej sprawie. Decyzja o umorzeniu dla celów dowodowych powinna być wystawiona przez kontrahenta na piśmie i dołączona do dokumentacji księgowej jednostki.

Możliwość II

Jeśli kontrahent nie zgodzi się na całkowite umorzenie należności z tytułu odsetek za zwłokę, kar lub innych opłat o podobnym charakterze, zobowiązania jednostki powinny zostać niezwłocznie uregulowane w pełnej kwocie - obejmującej wierzytelność główną oraz odsetki za zwłokę/kary/inne opłaty. Następnie fakt ten powinien być zgłoszony kierownikowi jednostki w celu podjęcia dalszych kroków.

Krok 3 Ustalenie osoby (osób) odpowiedzialnej za przeterminowanie faktury dla celów odpowiedzialności odszkodowawczej z k.p.

Strata poniesiona przez jednostkę budżetową (a co za tym idzie sektor finansów publicznych) w związku z koniecznością zapłaty odsetek za zwłokę, kar lub innych opłat o podobnym charakterze powinna być w miarę możliwości prawnych i faktycznych wyrównana przez pracownika jednostki odpowiedzialnego za jej powstanie. Kwestie związane z odpowiedzialnością pracowników za szkody wyrządzone pracodawcy są w jednostkach budżetowych regulowane w art. 114-122 k.p. Generalnie, za dowiedzenie okoliczności uzasadniających odpowiedzialność pracownika oraz wykazanie wielkości szkody odpowiada pracodawca (kierownik jednostki sektora finansów publicznych). Dlatego to kierownik, a nie główny księgowy czy inny pracownik jednostki decyduje o tym, kto i w jakiej wielkości pokryje szkody jednostki związane z zapłatą odsetek za zwłokę, kar czy innych opłat karnych. Ponadto przy ustalaniu osoby odpowiedzialnej oraz wysokości kwoty do pokrycia muszą być przestrzegane zasady podane w ramce.

Sześć podstawowych zasad ponoszenia odpowiedzialności przez pracowników za szkodę wyrządzoną jednostce

1. Odpowiedzialność za szkodę obejmuje rzeczywiste straty jednostki, w granicach normalnych następstw działania lub zaniechania, z którego wynikła szkoda.

2. Szkoda musi być zawiniona przez pracownika i wynikać z niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych.

3. Odpowiedzialność odszkodowawcza może być poniesiona przez kilku pracowników, którzy przyczynili się do powstania szkody, proporcjonalnie do tego przyczynienia się (np. gdy zwłoka w przekazaniu obcego dowodu księgowego do komórki księgowości powstała na skutek zaniechań pracownika odpowiedzialnego za wykonanie kontroli merytorycznej - 3 miesiące i pracownika odpowiedzialnego za wykonanie kontroli formalno-rachunkowej - 1 miesiąc, to odpowiedzialność odszkodowawcza powinna to uwzględniać).

4. Pracownicy nie odpowiadają za szkodę w granicach, w jakich za jej powstanie odpowiada ktoś inny (np. kierownik jednostki czy osoba z zewnątrz jednostki), a także nie odpowiadają za szkody mieszczące się w granicach dopuszczalnego ryzyka związanego z działalnością pracodawcy (np. w sytuacji, gdy przetrzymanie faktury nastąpiło na stanowisku pracownika odpowiedzialnego za wykonanie kontroli merytorycznej, który przebywał na zwolnieniu lekarskim, a w jednostce albo nie były ustalone zasady pełnienia zastępstw w takich przypadkach, albo osoba pełniąca zastępstwo nie odnalazła faktury, która była zamknięta w szafce nieobecnego pracownika, z którym nie było możliwości kontaktu).

5. Odszkodowanie ustala się w granicach wyrządzonej szkody, jednak nie może ono przekraczać trzymiesięcznego wynagrodzenia pracownika w dniu wyrządzenia szkody (ograniczenia nie stosuje się w razie wyrządzenia szkody umyślnie).

6. Kwota odszkodowania może być obniżona, jeśli naprawienie szkody następuje na podstawie ugody zawieranej między pracownikiem a pracodawcą.

Jeśli pracownik nie zgadza się z ustaleniami pracodawcy, sprawę odszkodowania rozstrzygają sądy pracy.

Krok 4 Ustalenie osoby odpowiedzialnej za naruszenie dyscypliny finansów publicznych i złożenie zawiadomienia o naruszeniu

Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych jest ponoszona niezależnie od tego, czy strata poniesiona przez jednostkę sektora finansów publicznych z tytułu zapłaty odsetek/kar/opłat lub oprocentowania przez pracownika tej jednostki, odpowiedzialnego za nieterminowe wykonywanie zobowiązań, została wyrównana czy też nie. Dobrowolne wyrównanie szkody może być brane pod uwagę przez organ orzekający w sprawie naruszenia dyscypliny finansów publicznych jako okoliczność łagodząca.

Obowiązek złożenia zawiadomienia o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych ciąży na kierowniku jednostki (art. 93 ust. 1 pkt 1 ustawy o dyscyplinie finansów publicznych). Przy rozstrzyganiu o tym, czy w danym przypadku nieterminowego regulowania zobowiązań, w wyniku których doszło do zapłaty odsetek, musi być złożone zawiadomienie, rozstrzyga tzw. kwota minimalna, będąca okolicznością wyłączającą bezprawność czynu. Nie stanowi naruszenia dyscypliny finansów publicznych działanie lub zaniechanie określone w art. 16 ust. 1 ww. ustawy, którego przedmiotem są środki finansowe w wysokości nieprzekraczającej kwoty minimalnej (w 2017 r. jest to 3161,77 zł) w przypadku:

• jednokrotnego naruszenia - jednorazowo zapłacone odsetki za zwłokę, kary lub inne opłaty,
• więcej niż jednego działania (zaniechania) - w kwocie nieprzekraczającej łącznie zapłacone w danym roku budżetowym odsetki za zwłokę, kary lub inne opłaty.

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli