Grupa Allegro jest jedną z najdynamiczniej rozwijających się firm technologicznych w kraju i jednocześnie największą platformą handlu elektronicznego w regionie Europy Środkowo-Wschodniej. Z serwisu aukcyjnego Allegro korzysta 20 mln użytkowników realizując 14 mln transakcji miesięcznie. Firma zatrudnia 1300 osób, które pracują w Poznaniu, Warszawie, Toruniu, Wrocławiu i Krakowie.

Rzeczywistość, z jaką mamy na co dzień do czynienia, to permanentna zmiana, przedstawiciele pokolenia Y (67 proc. zatrudnionych osób) i wręcz nieograniczony dostęp do nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Funkcjonując w takim otoczeniu, pracownicy szukają sensu pracy, poczucia znaczenia i bezpieczeństwa oraz lepszej umiejętności radzenia sobie z natłokiem informacji. Z drugiej strony, organizacji zależy na przyciąganiu najlepszych pracowników i utrzymaniu ich zaangażowania.

Według badania "The Quality of life @ work" przeprowadzonego przez The Energy Project oraz Harvard Business Review w 2014 r., pracownicy funkcjonują najlepiej, gdy racjonalnie zużywają i regularnie odnawiają pokłady energetyczne w czterech obszarach: fizycznym, emocjonalnym, umysłowym i duchowym.

- Zadbanie o te potrzeby ma wpływ na lepsze funkcjonowanie w pracy i motywację do działania, a firmy, którym zależy na zaangażowaniu troszczą się o możliwość "doładowania" każdego z tych aspektów

- mówi Joanna Duda, specjalistka HR w Grupie Allegro, która przedstawiła i omówiła każdy z tych obszarów.

Pokłady energetyczne

Jako pierwszy wymieniany jest obszar fizyczny związany ze stanem zdrowia i umiejętnością regeneracji sił. Ważne jest zapewnienie odpowiedniej ilości snu, właściwe odżywianie, regularne przerwy w pracy, czas na regenerację i podejmowanie aktywności fizycznej. Potrzeby emocjonalne rozumiane są jako satysfakcja z pracy, coś, co daje poczucie, że nasz wkład jest wartością dodaną do tego, co robi organizacja. Ale to również poczucie bezpieczeństwa rozumiane jako feedback, sygnał, że firma robi coś ważnego, że idzie w dobrym kierunku. Lub zakomunikowanie problemu odpowiednio wcześnie, tak aby pracownik mógł zmienić swoje działania. Z kolei obszar umysłowy jest związany ze stawianiem priorytetów, celów i doprowadzaniem tych działań do końca. To również umiejętność radzenia sobie z nadmiarem informacji oraz skupianiu się na tym, co dla pracownika istotne.

Jednym z najważniejszych aspektów przekładających się na zaangażowanie jest ostatni obszar - duchowy. To rozumienie drogi, jaką podąża firma, wartości, którymi się kieruje, a jednocześnie określenie swojego miejsca w firmie i widzenie sensu w byciu w danej organizacji.

- Wierzymy, że zbilansowane dbanie o wszystkie cztery strefy przekłada się na to, że pracownicy są zmotywowani, dumni z pracy i polecają firmę jako świetne miejsce dla innych

- dodaje Joanna Duda.

Przedstawicielka Allegro zaprezentowała, jak firma wspiera swoich pracowników w gospodarowaniu energią w tych czterech obszarach. Najważniejsze działania to propagowanie zdrowego stylu życia, podnoszenie świadomości, że trzeba robić przerwy, wstawać od biurka, pozwalać oczom i głowie odpocząć. Dużym zainteresowaniem cieszą się akcje prozdrowotne, jak "Tydzień Zdrowia". Wówczas do firmy przyjeżdżają fizjoterapeuci, organizowane są spotkania z dietetykami, warsztaty kulinarne, przeprowadzane są badania, takie jak mierzenie poziomu cholesterolu, glukozy, mierzenie ciśnienia.

Działania mające na celu dbanie o obszar emocjonalny to budowanie poczucia bezpieczeństwa, większej satysfakcji i przekazywanie regularnej informacji zwrotnej. Wpływa na to m.in. infrastruktura biurowa, projektowanie przyjaznego otoczenia, w którym przyjemnie się pracuje.

- Zwracamy uwagę na przygotowanie takich miejsc, gdzie pracownicy mogą odpocząć, oderwać się na chwilę od swoich obowiązków, ale też i takich miejsc, gdzie można omawiać projekty w nieco luźniejszej atmosferze i otoczeniu

- mówi Joanna Duda.

Poczucie bezpieczeństwa i wsparcia wspierane są też poprzez dostosowaną do aktualnych potrzeb pracowników ofertę benefitów i świadczeń dodatkowych: oprócz kart sportowych, medycznych czy ubezpieczenia na życie są też bony restauracyjne, dodatki komunikacyjne oraz dodatki do opieki nad dzieckiem. Mocno rozbudowane są również świadczenia z funduszu socjalnego - pracownicy mogą korzystać z dofinansowania do wczasów, wypoczynku zorganizowanego dzieci, do przedszkoli, żłobków lub na wyprawkę szkolną. Ważnym instrumentem jest atrakcyjnie oprocentowana pożyczka mieszkaniowa oraz zapomoga finansowa.

Pracownicy wiedzą, że w różnych losowych sytuacjach mogą liczyć na firmę, ale jest to też narzędzie dla menedżerów, którzy w sytuacji, gdy dowiadują się o jakimś nieszczęśliwym wydarzeniu w życiu pracownika, mogą go wesprzeć. Poza tym budowaniu poczucia bezpieczeństwa sprzyja sposób wprowadzania nowych pracowników, "wciągania ich" do organizacji.

- Mamy system trzydniowego programu onboardingowego, podczas którego nowe osoby zaznajamiają się ze wszystkimi obszarami, a pracownicy z dłuższym stażem opowiadają o firmie. Przez trzy kolejne miesiące nad nowym pracownikiem czuwa mentor, czyli kolega/koleżanka z zespołu. To duże wsparcie dla osób, które dopiero poznają naszą kulturę organizacyjną i sposób działania. Niezwykle ważna jest też otwarta komunikacja i przekazywanie informacji zwrotnej

- opowiada Joanna Duda.

Umiejętność stawiania priorytetów i radzenia sobie z wielością zadań wspierane są między innymi poprzez rozbudowany program szkoleniowo-rozwojowy MindUp. Pracownicy mogą korzystać nie tylko ze szkoleń przydatnych na danym stanowisku pracy, zwiększających ich kompetencje w zarządzaniu zespołami, ale też pobudzających ich kreatywność czy niestandardowe podejście do rozwiązywania problemów.

- Chętnie dzielimy się wiedzą. Nasi pracownicy często wcielają się w rolę trenerów i prowadzą warsztaty dla innych osób z organizacji. To świetny sposób nie tylko na pokazanie, jak my sami radzimy sobie z różnymi wyzwaniami w pracy, ale też możliwość rozwoju

- przekonuje Joanna Duda.

W rozumieniu kierunku, w którym podąża organizacja, pomaga czytelne przedstawienie strategii firmy - to między innymi osobna strona z jasno określonymi celami, cykliczne spotkania z kadrą zarządzającą firmy na sesjach Q&A czy spotkania dwa razy do roku wszystkich pracowników, podczas których przedstawiane są najważniejsze wyzwania.

Joanna Duda jest przekonana, że przedstawione metody przekładają się na tworzenie inspirującego środowiska pracy, które sprzyja większemu zaangażowaniu pracowników. Wyniki ostatniego badania zaangażowania wykazały, że Allegro jest firmą, z której pracownicy są dumni, a praca w niej jest czymś przyjemnym i rozwijającym.

Barometr zaangażowania

O doświadczeniach z wprowadzeniem nowych metod angażowania pracowników mówi też Lidia Borkowska, menedżer HR w firmie ProService. Jest to największy agent transferowy w Polsce obsługujący fundusze inwestycyjne. Firma powstała w 1994 roku i obecnie zatrudnia prawie 500 pracowników, a średni staż pracownika w firmie to ok. 5,5 roku. Dział IT stanowi 35 proc. firmy, w tym 119 osób to programiści i analitycy. Większość pracowników to osoby zatrudnione na etat, jedynie 21 osób współpracuje z firmą na zasadzie umowy B2B. Jak w ProService definiowane jest zaangażowanie?

- To pozytywny stan pracownika prowadzący do podejmowania korzystnych działań na rzecz pracodawcy, czyli pracownik zaangażowany to taki, który wykonuje pracę z przyjemnością i jest optymistycznie nastawiony do zadań. Po drugie, daje z siebie to, co najlepsze i po trzecie, uważa pracę w naszej firmie za ważny aspekt swojego życia

- taką definicję zaangażowania podaje Lidia Borkowska.

Do zbadania tego czynnika firma wykorzystała gotowe narzędzie - Barometr Zaangażowania. Pierwsze badanie zaangażowania odbyło się w 2015 roku, kolejne w 2016 i na ich podstawie ustalano konkretne plany działania. Następne badanie zaplanowane jest na przełom sierpnia i września tego roku. Ankieta składa się z 65 pytań. Firma dodaje jeszcze 5 pytań własnych dotyczących tego, co się zmieniło w firmie w ciągu roku, jakie inicjatywy pracownicy szczególnie doceniają oraz jakie mają pomysły na zmiany w organizacji. Metodologia Barometru Zaangażowania polega na zdiagnozowaniu zaangażowania pracowników w sześciu kluczowych obszarach:

● wykonywanej pracy,

● bezpośredniego przełożonego,

● nagradzania,

● praktyk i atmosfery,

● rozwoju i wiedzy oraz

● wizerunku pracodawcy.

Czarna owca czy awangarda

- W ramach tych sześciu obszarów badane jest zaangażowanie, ale również w ramach tych obszarów planujemy konkretne inicjatywy zaangażowania

- mówi Lidia Borkowska.

Barometr Zaangażowania wyróżnia cztery kategorie zaangażowania pracowników - od aktywnie niezaangażowanych Czarnych Owiec, po najsilniej zaangażowaną Awangardę. Czarna Owca nie lubi swojej pracy, wypowiada się negatywnie o firmie, destrukcyjnie wpływa na innych pracowników. Grupa Obojętnych to pracownicy znużeni pracą, którzy przychodzą do firmy, wykonują swoje obowiązki i wychodzą. Rzadko wykazują się zaangażowaniem i inicjatywą. Potencjalni stanowią kolejną grupę. Są to pracownicy, którzy mają szansę przeskoczyć do Awangardy, czyli potrzebują niewielkiego bodźca, aby w pełni się zaangażować.

Dla znajdującej się na przeciwległym do Czarnych Owiec biegunie Awangardy praca jest prawdziwą pasją, a pracownik należący do tej grupy jest prawdziwym katalizatorem zmian, ponieważ ma poczucie wpływu na firmę, jest proaktywny, entuzjastyczny, wytrwały i oddany pracy.

- Warto dodać, że Barometr Zaangażowania określa natężenie zaangażowania pracowników poprzez dziewięć pytań. Można powiedzieć, że metodologia ta jest dosyć brutalna, ponieważ aby znaleźć się w Awangardzie, należy na każde z tych pytań odpowiedzieć "zgadzam się" lub "zdecydowanie się zgadzam"

- wyjaśnia Lidia Borkowska i dodaje, że aby wdrożyć działania mające na celu podniesienie zaangażowania wśród pracowników, zaangażowanie musi mieć po swojej stronie zarząd oraz właściciela firmy.

W ProService dzieje się tak m.in. dlatego, że każdy z członków zarządów ma wpisane w swoje cele indywidualne aktywizowanie zaangażowania wśród pracowników. Jak podkreśla Lidia Borkowska, ważne było nie tylko samo badanie, ale przede wszystkim zachęcenie pracowników do zgłaszania inicjatyw oraz stworzenie systemu, dzięki któremu inicjatywy te będą skutecznie realizowane. W roku 2015 zgłoszono 57 inicjatyw ogólnofirmowych. Wśród nich były takie, jak: "pieprz i sól, ekspres do kawy w kuchni" oraz takie jak "dostęp do informacji o potrzebach i uwagach zgłaszanych przez klientów" czy "zbudowanie ścieżek kariery". Pokazuje to, jak szerokie spektrum miały zgłaszane inicjatywy.

Aby podzielić się wynikami badań ze wszystkimi pracownikami, zorganizowano dni otwarte, podczas których każdy mógł wejść i posłuchać, jakie są wyniki badań i od razu zgłosić inicjatywę. Ponadto każdy menedżer spotkał się ze swoim zespołem, aby omówić wyniki ogólnofirmowe i wyniki swojego działu. Na tych spotkaniach pracownicy również zgłaszali swoje inicjatywy w skali firmy, departamentu i zespołu.

Kolejnym krokiem było pozyskanie ambasadorów zaangażowania, czyli osób, które nie tylko zgłaszają inicjatywy, ale także biorą na siebie odpowiedzialność za ich realizację. Raz w miesiącu podczas spotkań kadry menedżerskiej prezentowany jest status wszystkich inicjatyw oraz plany na kolejny miesiąc. Każdy z menedżerów firmy - podobnie jak zarząd otrzymuje cele wynikające z wdrażania inicjatyw.

Propozycje pracowników

Jakie inicjatywy wdrożono w ProService? Jedna z inicjatyw jest na pewno nietypowa - programista zatrudniony w firmie wyszedł z propozycją zorganizowania kursu programowania dla osób, które pracują w innych działach niż IT, ale chcą się nauczyć programowania. Dzięki chęci dzielenia się wiedzą wystartowały dwie edycje, dzięki którym pracownicy mogą uczyć się kodowania od praktyka.

Ponieważ specyfiką wykonywanej pracy w ProService jest praca siedząca, realizowanych jest wiele działań sportowych. W ramach "Graj z ProService" oraz "Biegnij z ProSerivce" stworzono sekcję biegową, piłkarską oraz siatkarską. Pracownicy mają zapewnione finansowanie treningów, wynajęcie sali, pakiety startowe oraz stroje do ćwiczeń. Natomiast inicjatywa "Kibicuj z ProService" jest skierowana do osób, które same nie biegają i nie grają, ale chciałyby kibicować, wspierać swoich kolegów z firmy podczas ich występów i zawodów.

Kolejna inicjatywa to "Family days", które zostały zaproponowane przez pracowników, aby móc wprowadzić lepszy balans między pracą a życiem rodzinnym, ponieważ w akcje proponowane w ramach tej inicjatywy mogą włączać się całe rodziny pracowników, a są to:

● warsztaty zdobienia pisanek i warsztaty zdobienia pierników,

● prezent dla pracownika z okazji urodzenia się dziecka (kocyk z logo ProService),

● inicjatywy skierowane do dzieci, jak na przykład ta, w ramach której rysunki dzieci pracowników trafiają na firmowe kartki świąteczne.

Podejmowane są też wspólnie akcje charytatywne, np. szlachetna paczka, kiermasz przetworów, a raz w roku zbiórka na rzecz schroniska dla zwierząt. W ramach inicjatyw zgłaszanych przez pracowników zorganizowano także cykliczną akcję "Zapytaj zarząd" - czyli kwartalne spotkania otwarte z zarządem firmy, które są okazją do porozmawiania z członkami zarządu na temat strategii i planów firmy oraz do zadania pytań i zgłaszania pomysłów. W firmie ProService zarząd aktywnie angażuje się we wszystkie akcje - gra w piłkę, kibicuje, maluje pisanki i zdobi pierniki. Skracaniu dystansu między zarządem a pracownikami sprzyja to, że wszyscy w firmie mówią do siebie po imieniu.

W ramach zwiększania angażowania wybrana grupa pracowników pracowała nad zmianą systemu motywacyjnego, opracowaniem nowego systemu wartości ogólnofirmowych oraz nad zbudowaniem ścieżek karier. ProService zachęca także do budowania kultury feedbackowej poprzez możliwość przekazywania opinii i informacji zwrotnych np. ocena all company meeting, a także zapraszanie pracowników do konsultowania decyzji, np. wybór krzeseł do nowej siedziby. Ważnym działaniem, bardzo wysoko ocenionym przez pracowników są comiesięczne indywidualne spotkania menedżerów z pracownikami.

W ProService bardzo dobre efekty przyniosła akcja "Znamy się z widzenia". Ponieważ firma szybko się rozrasta, bolączką stało się to, że pracownicy się nie znają. W ramach tej akcji dodano do outlooka zdjęcia pracowników.

Z działań niestandardowych stworzono kalendarz świąt nietypowych, dzięki czemu celebrowane są takie dni, jak światowy dzień wypieków, kiedy pracownicy przynoszą ciasta i wszyscy je degustują, dzień pozytywnego myślenia, dzień kawy, dzień herbaty, a nawet dzień ProSernika. W blue monday, czyli najsmutniejszym dniu roku pracownicy otrzymują słodki drobiazg na poprawę humoru.

Wszystkie inicjatywy przełożyły się nie tylko na wzrost frekwencji w badaniu mierzonym rok do roku, ale przede wszystkim na wzrost zaangażowania, które w całej firmie zwiększyło się o 14 proc. Na ten rok firma zakłada wzrost o kolejne 10 proc.

Jak pokazują przykłady Grupy Allegro i ProService, chcąc zadbać o zaangażowanie pracowników, należy coraz częściej szukać niestandardowych rozwiązań, dopasowanych do konkretnych organizacji, zespołów, a nawet pojedynczych osób. Warto jednak o to zadbać, bo zaangażowany, lubiący swoją pracę człowiek to najważniejszy kapitał firmy. Niezależnie od tego, w jakiej branży ona działa.

Działania mające na celu dbanie o obszar emocjonalny to budowanie poczucia bezpieczeństwa, większej satysfakcji i przekazywanie regularnej informacji zwrotnej.

Chcąc zadbać o zaangażowanie pracowników, należy coraz częściej szukać niestandardowych rozwiązań, dopasowanych do konkretnych organizacji, zespołów, a nawet pojedynczych osób.