(ćwiczenia zostały opracowane na przykładach faktycznie zaistniałych sytuacji, stąd mogą stanowić pomoc w bieżącej pracy dla kierownictwa jednostek oraz pracowników komórek merytorycznych i jednostek kontrolnych)

ĆWICZENIE 1

Jednostka zakupiła środki czystości konieczne do sprzątania po wykonanym remoncie siedziby oraz do uzupełnienia środków czystości w toaletach dla pracowników i ogólnie dostępnych, składając zamówienie bezpośrednio u dostawcy prowadzącego sprzedaż hurtową. Zamówienie ze względu na wartość nie podlegało przepisom o zamówieniach publicznych. Zamówienie nr 12/2015 r. z 17 lipca 2015 r. zostało złożone przez kierownika wydziału zaopatrzenia - Janinę Dec, po akceptacji zapotrzebowania na materiały przez kierownika jednostki i po uzyskaniu telefonicznej informacji o dostępności materiałów oraz ich cenach u 5 dostawców - w trybie określonym w instrukcji wewnętrznej jednostki, regulującej kwestie dokonywania zakupów i zlecania wykonania usług niepodlegających zamówieniom publicznym. Według faktury z 21 lipca 2015 r. jednostka otrzymała:

● 100 szt. mydła w płynie o poj. 1 l - po 12 zł za szt.,

● 100 opakowań papieru toaletowego (po 10 rolek w opakowaniu) - po 16 zł za opakowanie,

● 20 butelek płynu do mycia okien ze spryskiwaczem o poj. 0,75 l - po 11,90 za szt.,

● 50 ścierek ekologicznych w opakowaniu zbiorczym - za kwotę 20 zł.

Powyższe było zgodne ze złożonym zamówieniem i dostarczone w podanym przez jednostkę terminie na koszt dostawcy. Z tytułu zakupów jednostce nie przysługiwały żadne rabaty ani upusty.

Po sprawdzeniu materiały zostały przyjęte do magazynu bez uwag. W dniu składania zamówienia stany magazynowe podanego asortymentu wynosiły:

● mydło w płynie - 2 szt. opakowań po 0,75 l,

● papier toaletowy - 1 opakowanie (12 rolek).

W magazynie nie było ścierek ani płynu do mycia szyb.

Zadania do wykonania

1. Opisz, jak powinna prawidłowo wyglądać kontrola merytoryczna faktury wystawionej przez dostawcę.

2. Podaj opis merytoryczny, który powinien być zamieszczony na fakturze.

ĆWICZENIE 2

Jednostka zamówiła wykonanie ekspertyzy u biegłego, który nie wywiązał się z zadania w terminie określonym w umowie (ekspertyza miała być dostarczona do 15 maja 2015 r., faktycznie została odebrana od biegłego po dwóch ponagleniach - 12 czerwca 2015 r., co stwierdzono w protokole odbioru). Zgodnie z umową zawartą przez jednostkę z biegłym, za nieterminowe wykonanie zadania należały się jednostce kary umowne w wysokości 0,2% kwoty wynagrodzenia umownego za każdy dzień zwłoki. Biegły przedstawił jednostce fakturę za wykonanie ekspertyzy, wskazując w niej dzień jej dostarczenia jako 15 maja 2015 r.

Zadanie do wykonania

Odpowiedz, czy faktura przedłożona przez biegłego może być zaakceptowana jako prawidłowa pod względem merytorycznym. Uzasadnij swoje stanowisko.

ĆWICZENIE 3

Kontrola zewnętrzna przeprowadzona w jednostce wykazała, że od 1 stycznia 2014 r. do 30 czerwca 2015 r. w oświadczeniach o korzystaniu z pojazdów prywatnych do celów służbowych pracownicy składający te oświadczenia nie wykazywali do potrącenia z należnego im ryczałtu dni, w których przebywali w delegacjach trwających ponad 8 godzin poza miejscowością, gdzie znajdowała się siedziba jednostki. Oświadczenia były sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym, objęte kontrolą wstępną przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez kierownika jednostki. Uszczuplenie środków publicznych w obu podanych latach nie przekroczyło z tytułu tych błędów kwoty minimalnej określonej w art. 26 ust. 3 ustawy o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych.

Zadanie do wykonania

Odpowiedz, kto i w jakim zakresie powinien ponieść odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości. Uzasadnij swoje stanowisko.

ĆWICZENIE 4

Do głównego księgowego została przekazana do kontroli wstępnej faktura niezatwierdzona pod względem merytorycznym.

Zadanie do wykonania

Opisz, co w takim przypadku powinien zrobić główny księgowy. Uzasadnij odpowiedź z podaniem odpowiednich przepisów.

ĆWICZENIE 5

W jednostce możliwość korzystania przez pracowników z aktualnych aktów prawnych zapewniono poprzez dostęp do internetowego zbioru aktów prawnych prowadzonego na stronie Sejmu, jednak dostęp ten nie był jednakowy dla wszystkich pracowników, ponieważ nie we wszystkich komórkach organizacyjnych pracownicy mieli komputery i nie wszyscy potrafili posługiwać się Internetem.

Zadanie do wykonania

Opisz, w jaki sposób wymienione elementy środowiska wewnętrznego jednostki mogą wpływać negatywnie na wykonywanie obowiązków z zakresu kontroli merytorycznej wydatków. Wskaż, jakie rozwiązania należy zastosować, aby problemy te nie wystąpiły, przy założeniu, że jednostkę nie stać na wyposażenie każdego pracownika w komputer do wyłącznego użytku.

ĆWICZENIE 6

Kontrola merytoryczna dowodów księgowych przed wydatkowaniem środków publicznych jest mechanizmem kontrolnym, który ma zapobiegać określonym ryzykom w prowadzeniu gospodarki finansowej. Do podstawowych aspektów kontroli merytorycznej należy sprawdzenie, czy operacja gospodarcza (finansowa):

1) jest prawnie dozwolona,

2) jest przewidziana w planie rzeczowo-finansowym jednostki,

3) jest celowa, czyli uzasadniona gospodarczo i niezbędna do prawidłowego funkcjonowania jednostki,

4) została zlecona przez osoby do tego upoważnione na podstawie obowiązujących procedur (np. wynikających z przepisów o zamówieniach publicznych lub przepisów wewnętrznych jednostki),

5) wynika z prawidłowo zawartej umowy i została zrealizowana zgodnie z jej postanowieniami, a ponadto jest wykonana zgodnie z przepisami i zasadami regulującymi sposób przeprowadzania danej operacji,

6) została faktycznie zrealizowana w sposób rzetelny, oszczędny i efektywny z zachowaniem należytej staranności oraz zasad wynikających z obowiązujących norm i standardów, a następnie wyceniona według obowiązujących cenników, taryf,

7) została opisana w dokumencie źródłowym wystawionym przez upoważnioną do tego osobę, zgodnie z jej faktycznym przebiegiem.

Zadanie do wykonania

Przypisz do ww. aspektów kontrolnych ryzyka, na które odpowiedzią jest dany mechanizm kontrolny. Zwróć uwagę, że jeden aspekt może służyć eliminacji więcej niż jednego ryzyka/nieprawidłowości.

ĆWICZENIE 7

Jednostka, posługując się programem komputerowym do prowadzenia ksiąg rachunkowych, korzysta z drukowanych z tego systemu standardowych list płac wynagrodzeń i list wypłat (np. ryczałtów za korzystanie z pojazdów prywatnych do celów służbowych, dopłat do wczasów pod gruszą ze środków ZFŚS). Na drukach tych przewidziane są tylko pozycje:

● "Sprawdził" - tu podpis składa główny księgowy,

● "Zatwierdził" - tu podpis składa kierownik jednostki.

Zadanie do wykonania

Odpowiedz, czy w opisanym przypadku jednostka ma obowiązek ustalić osoby odpowiedzialne za dokonanie kontroli merytorycznej list płac i wypłat? Uzasadnij swoje stanowisko.

ROZWIĄZANIA

ROZWIĄZANIE do ćwiczenia 1

1. Sprawdzenie pod względem merytorycznym faktury za dostawę materiałów powinno obejmować skontrolowanie:

● czy zakup dotyczy składników majątkowych koniecznych do funkcjonowania jednostki i jest ekonomiczny (czy jednostka poprzez realizację zakupu nie będzie tworzyła nadmiernych zapasów magazynowych),

● czy dostawa została zamówiona zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych,

● czy zakup został wykonany zgodnie z przepisami dotyczącymi dokonywania danego rodzaju wydatków (w tym przypadku odnosi się to do instrukcji wewnętrznej),

● czy została zachowana zgodność przedmiotowa, ilościowa i jakościowa dostarczonych składników majątkowych ze zleceniem złożonym przez jednostkę,

● czy dostawę wykonano w ustalonym terminie,

● czy dostawca nie obciążył jednostki żadnymi dodatkowymi kosztami ubocznymi zakupu,

● czy dostawca w fakturze podał ceny w wysokości uzgodnionej z zamawiającym,

● czy od cen zostały naliczone ustalone dla jednostki upusty i rabaty umowne,

● czy dostawa była przewidziana w planie rzeczowo-finansowym wydatków na dany rok,

● czy operacja została opisana w fakturze zgodnie ze stanem faktycznym (co do stron operacji, daty, miejsca dostawy oraz jej przedmiotu).

2. Opis merytoryczny na fakturze powinien wyglądać następująco:

Dostawa środków czystości wykonana na podstawie zamówienia nr 12/2015 r. z 17 lipca 2015 r., złożonego po akceptacji zapotrzebowania na materiały przez kierownika jednostki i po uzyskaniu telefonicznej informacji o dostępności materiałów oraz ich cenach u 5 dostawców - zgodnie z przepisami instrukcji wewnętrznej jednostki, regulującej kwestie dokonywania zakupów i zlecania wykonania usług niepodlegających zamówieniom publicznym (zwolnienie z art. 4 pkt 8 ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych). Dostawa co do zakresu rzeczowego, ilościowego i jakościowego została odebrana bez zastrzeżeń przez magazyniera Stanisława Kota. Materiały przyjęto do magazynu dowodem Pm nr 25/2015 z 21 lipca 2015 r.

Sprawdzono pod względem merytorycznym. Wydatek spełnia kryteria legalności, celowości i gospodarności. Wydatek mieści się w planie rzeczowo-finansowym jednostki na 2015 r.

Osoba odpowiedzialna: kierownik Referatu Zaopatrzenia - Janina Dec

Data wykonania kontroli: 21 lipca 2015 r.

ROZWIĄZANIE do ćwiczenia 2

Faktura nie może zostać zaakceptowana pod względem merytorycznym, ponieważ opis operacji w niej zawarty jest niezgodny z jej faktycznym przebiegiem (ekspertyza nie została dostarczona zamawiającemu 15 maja, lecz dopiero 12 czerwca 2015 r.). Przy takim oznaczeniu daty w fakturze jednostka nie miałaby podstaw do żądania kar umownych za nieterminowe wykonanie zadania, ponieważ termin w dowodzie źródłowym zgadza się z terminem określonym w zawartej umowie, a nie ze stanem faktycznym. Pracownik jednostki kontrolujący dowód pod względem merytorycznym powinien błąd ten wskazać w opisie merytorycznym i wszcząć postępowanie mające na celu skorygowanie nieprawdziwych danych zawartych w fakturze.

ROZWIĄZANIE do ćwiczenia 3

W tym przypadku odpowiedzialność rozkłada się na wszystkie osoby mające do czynienia z opisanym dokumentem.

Po pierwsze, pracownicy korzystający z pojazdów prywatnych do celów służbowych odpowiadają za sporządzenie oświadczeń o korzystaniu z tych pojazdów w sposób niezgodny ze stanem rzeczywistym - powinni oni znać zapisy § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy i powinni wykazywać w oświadczeniach wszystkie wymagane tymi przepisami potrącenia.

Druga osoba odpowiedzialna to pracownik, do którego należy wykonanie kontroli merytorycznej oświadczeń - powinien on każdorazowo dokładnie sprawdzić ich prawdziwość w odniesieniu do stosownych dokumentów. W opisanym przypadku są to rejestry wystawionych poleceń wyjazdów służbowych i rozliczone rachunki kosztów podróży służbowych z danego miesiąca, za który pracownicy składali oświadczenia. W razie stwierdzenia niezgodności powinien on dokonać poprawek na oświadczeniach złożonych przez pracowników, wykazując liczbę dni nieobecności pracownika z tytułu delegacji trwających ponad 8 godzin i potrącić odpowiednie kwoty z obliczonych ryczałtów.

Trzecia osoba odpowiedzialna to główny księgowy jednostki, który, zajmując się finansami jednostki, ma świadomość, że pracownicy przebywają w delegacjach - jednak nigdy w oświadczeniach o korzystaniu z pojazdów prywatnych nie znalazły się dane na temat wynikających z tego potrąceń. Główny księgowy w takiej sytuacji odpowiada za to, że nie zażądał od pracownika zatwierdzającego dokumenty pod względem merytorycznym okazania dokumentów źródłowych i wyliczeń na dowód, że skontrolowane przez niego oświadczenia pracowników odpowiadają stanowi rzeczywistemu.

Ostatnią osobą odpowiedzialną jest kierownik jednostki, który powinien nie tylko ustalić zasady wykonywania kontroli zarządczej w jednostce, w tym wstępnej kontroli finansowej dowodów księgowych, ale też zapewnić jej funkcjonowanie. Przede wszystkim powinien on przeszkolić pracowników, na czym polega wykonywanie obowiązków z zakresu kontroli merytorycznej dokumentów i okresowo, w ramach bieżącego nadzoru nad działalnością jednostki, sprawdzać wyrywkowo, czy są one prawidłowo wykonywane. Ponieważ kwota uszczuplenia środków publicznych w obu sprawdzonych latach nie przekroczyła kwoty minimalnej określonej w art. 26 ust. 3 ustawy o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych, żaden z pracowników jednostki nie zostanie pociągnięty do odpowiedzialności za tę nieprawidłowość z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych (art. 26 ust. 1 i 2 ww. ustawy).

ROZWIĄZANIE do ćwiczenia 4

W pierwszej kolejności główny księgowy powinien sprawdzić w przepisach wewnętrznych jednostki, kto jest odpowiedzialny za sprawdzenie faktury pod względem merytorycznym. Jeśli w przepisach wewnętrznych kwestia ta nie została rozstrzygnięta, powinien zgłosić sprawę kierownikowi jednostki, który jako jedyny jest władny do upoważniania pracowników jednostki do wykonywania kontroli merytorycznej dowodów księgowych. Po wskazaniu odpowiedniego pracownika główny księgowy powinien przekazać mu fakturę do kontroli.

Jeśli natomiast w przepisach wewnętrznych jest wskazany pracownik odpowiedzialny za sprawdzenie faktury, główny księgowy powinien mu przekazać fakturę do sprawdzenia, jednocześnie wyjaśniając, dlaczego faktura bez sprawdzenia trafiła od razu do księgowości (jeśli okaże się, że przyczyną są niewłaściwie określone procedury obiegu dokumentów lub ich nieprzestrzeganie przez pracowników, powinien o tym poinformować kierownika jednostki, w celu podjęcia stosownych działań zaradczych). Główny księgowy nie powinien wykonywać kontroli wstępnej dokumentu, zanim nie zostanie on sprawdzony i opisany pod względem merytorycznym przez właściwego rzeczowo pracownika, ponieważ nie należy to do jego obowiązków, wymienionych w art. 54 ust. 1 pkt 3 i ust. 3-6 uofp. Zgodnie z tym przepisem, do głównego księgowego należy przeprowadzenie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji. Dowodem dokonania tej kontroli jest podpis złożony przez głównego księgowego na dokumencie obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo - co oznacza, że:

● nie zgłasza on zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem,

● nie zgłasza on zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji,

● zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

ROZWIĄZANIE do ćwiczenia 5

Bieżący dostęp do aktów prawnych jest istotny w kontroli merytorycznej wydatków - w aspekcie oceny dokonywania ich zgodnie z obowiązującymi przepisami uofp i wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi, a także z przepisami ustaw i rozporządzeń szczególnych, określającymi zasady ponoszenia poszczególnych rodzajów wydatków ze środków publicznych. Brak dostępu do aktów prawnych i ich bieżących zmian może spowodować, że pracownicy nie będą się prawidłowo wywiązywać z obowiązku kontroli merytorycznej co do aspektów ustalenia, czy dany wydatek:

● może być sfinansowany ze środków publicznych,

● został dokonany zgodnie z przepisami szczególnymi (np. czy naliczone wynagrodzenia są zgodne z obowiązującymi stawkami, czy wypłacane zasiłki z pomocy społecznej są należne i ustalone w prawidłowej wysokości itp.).

Bieżący dostęp do aktów prawnych można zapewnić nie tylko poprzez umożliwienie każdemu pracownikowi dostępu do internetowej bazy aktów prawnych. W razie braku takiej możliwości można np. ustalić, że wyznaczeni pracownicy w poszczególnych komórkach organizacyjnych są zobowiązani na bieżąco sprawdzać, jakie nowe akty prawne z zakresu działalności danej komórki weszły w życie i drukować egzemplarze, które następnie będą przekazywane do podręcznych zbiorów osób odpowiedzialnych za kontrolę merytoryczną dowodów księgowych w zakresie objętym tymi przepisami. W jednostkach, które nadal otrzymują Dzienniki Ustaw i Monitory Polskie w formie papierowej, ten sam problem można rozwiązać, nakładając na pracownika referatu, który dysponuje tymi publikacjami, sporządzanie kopii poszczególnych aktów prawnych i przekazywanie ich komórkom merytorycznym, gdzie mogą być one powielane w dalszym zakresie, w zależności od potrzeb.

ROZWIĄZANIE do ćwiczenia 6

W tabeli przedstawione zostały ryzyka wystąpienia nieprawidłowości i odpowiadające im mechanizmy kontrolne, stosowane w ramach kontroli merytorycznej dowodów księgowych:

ROZWIĄZANIE do ćwiczenia 7

W opisanej sytuacji w jednostce powinny być wyznaczone osoby zobowiązane do kontrolowania pod względem merytorycznym, a także formalno-rachunkowym list wypłat, ponieważ to, że są one sporządzane za pomocą programu komputerowego, nie oznacza, że nie mogą w nich wystąpić błędy merytoryczne i formalno-rachunkowe (rachunkowe zazwyczaj wyklucza sam system, który dokonuje obliczeń, pod warunkiem jednak, że nie działa wadliwie, co zawsze może się zdarzyć np. na skutek awarii lub błędu systemowego w przetwarzaniu danych). Nawet przy komputerowym przetwarzaniu list płac i różnego rodzaju wypłat mogą wystąpić błędy merytoryczne w tych listach, np.:

● przy braku odpowiednich zabezpieczeń do list płac można dopisywać różne osoby,

● do wszystkich list wypłat można wprowadzić dane wyjściowe na temat poszczególnych składników wynagrodzenia (wypłat) inne niż przyznane danej osobie (nieprzyznane, przyznane w innej wysokości) lub nie wprowadzać danych na temat obowiązkowych potrąceń z wynagrodzeń (wypłat),

● po aktualizacji oprogramowania często zdarzają się błędy w działaniu, np. nieprawidłowe obliczanie wynagrodzeń za czas urlopów i zwolnień lekarskich itp.

Działania te mogą być celowe (jeśli pracownicy księgowości dokonują defraudacji środków) lub też niezamierzone (błędy przy wprowadzaniu danych, błędy w przetwarzaniu danych przez system). Wszystkie te rodzaje ryzyka wyklucza jedynie obowiązkowa kontrola merytoryczna list płac (wypłat).

Ćwiczenia i ich rozwiązania opracowała

Izabela Motowilczuk

magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych