9/2015, data dodania: 27.08.2015 Kontrola merytoryczna dowodów księgowych wykonywana ex post (po dokonaniu wydatków)
W praktyce występują dwa typy operacji, w których kontrola merytoryczna dowodów źródłowych nie jest przeprowadzana ex ante (przed ich realizacją), ale ex post - po dokonaniu wydatku ze środków publicznych. Są to przypadki dokonywania zakupów środków rzeczowych (trwałych i obrotowych) oraz usług opłacane:
1) z zaliczek udzielonych pracownikowi przez pracodawcę,
2) za pomocą kart płatniczych wydanych do rachunków bankowych jednostki organizacyjnej sektora publicznego, będących w posiadaniu pracowników tych jednostek.
1. Kontrola merytoryczna wydatków opłacanych z zaliczek udzielanych pracownikom
Pracownicy państwowych i samorządowych jednostek budżetowych oraz samorządowych zakładów budżetowych mogą otrzymywać zaliczki na pokrycie kosztów podróży służbowych (na zasadach określonych w rozporządzeniu o podróżach służbowych), pracownicy samorządowych jednostek organizacyjnych mogą także otrzymywać zaliczki na inne cele, na zasadach określonych w przepisach wewnętrznych tych jednostek. Kontrola merytoryczna w przypadku wydatków finansowanych z zaliczek odbywa się w dwóch etapach:
● etap 1 - przed udzieleniem zaliczki,
● etap 2 - po wydatkowaniu środków z zaliczki.
Przed udzieleniem zaliczki pracownik ma obowiązek złożyć wniosek o jej udzielenie, wskazując w nim kwotę środków niezbędnych do pokrycia określonych rodzajowo wydatków (np. ustaloną na podstawie wstępnej kalkulacji kosztów podróży służbowej krajowej lub zagranicznej czy wstępnej kalkulacji innych kosztów, które zostaną pokryte z udzielonej zaliczki celowej).
W ramach kontroli pod względem merytorycznym wniosku o zaliczkę sprawdza się:
1) czy udzielenie zaliczki jest dopuszczalne w świetle przepisów obowiązujących w danym rodzaju i typie jednostek organizacyjnych,
2) czy o udzielenie zaliczki wystąpił uprawniony do tego pracownik (czyli ten, który otrzymał polecenie wyjazdu służbowego, bądź ten, który zgodnie z przepisami jednostki wykonuje zadania, na które mogą być udzielane zaliczki na pokrycie innych wydatków jednostki),
3) czy wysokość zaliczki jest adekwatna do kosztów, jakie pracownik ma ponieść w związku z wyjazdem służbowym (skalkulowana w odniesieniu do obowiązujących cen przejazdów, dojazdów, noclegów, ryczałtów itp. oraz przewidywanego czasu pobytu pracownika poza miejscem zamieszkania/pracy) bądź z przydzielonymi pracownikowi zadaniami,
4) czy wydatki mające być pokryte z zaliczki mieszczą się w planie finansowym jednostki (w jednostkach zobowiązanych do stosowania klasyfikacji budżetowej - z podaniem działu, rozdziału i paragrafu klasyfikacji budżetowej), a ich poniesienie jest celowe i niezbędne z punku widzenia realizacji celów jednostki.
Kontroli merytorycznej wniosku o zaliczkę powinien dokonywać bezpośredni przełożony pracownika, który złożył wniosek o zaliczkę, w przypadku kierowników komórek organizacyjnych jednostek - kierownik jednostki lub inna upoważniona przez niego osoba.
Jeśli wniosek zawiera błędy, to jako dokument wewnętrzny może być poprawiony przez osobę dokonującą kontroli na zasadach określonych w art. 22 ust. 3 uor. Jeśli błędy są tego rodzaju, że nie mogą zostać poprawione (np. udzielenie zaliczki jest prawnie niedopuszczalne albo wskazane we wniosku koszty nie zostały przewidziane do sfinansowania ze środków jednostki ujętych w jej planie rzeczowo-finansowym na dany rok), wniosek należy z odpowiednią adnotacją anulować i zwrócić wystawcy.
W celu zabezpieczenia środków publicznych przed defraudacją, pracownicy otrzymujący zaliczki powinni złożyć wraz z wnioskiem o udzielenie zaliczki upoważnienie dla pracodawcy do potrącenia nierozliczonej prawidłowo kwoty zaliczki z najbliższej wypłaty wynagrodzenia.
Po wydatkowaniu środków z zaliczki pracownik, który ją otrzymał, jest zobowiązany dokonać rozliczenia, w trybie i na zasadach wynikających z właściwych przepisów (w przypadku zaliczek na pokrycie kosztów podróży służbowych - w terminie i na zasadach określonych w ww. rozporządzeniu o podróżach służbowych, a w przypadku pozostałych zaliczek - w przepisach wewnętrznych jednostki). Rozliczenia, do których należy załączyć dowody źródłowe dokumentujące fakt poniesienia określonych kosztów, podlegają sprawdzeniu pod względem merytorycznym (kontroli podlegają poszczególne dowody źródłowe, a także rozliczenie kosztów, np. rachunek kosztów podróży służbowej). Aspekty kontrolowane w przypadku rozliczania zaliczek otrzymanych na pokrycie kosztów podróży służbowych zostały omówione w punkcie 3.1. Poradnika. Jeśli chodzi o pozostałe typy zaliczek, to w ramach kontroli merytorycznej ich rozliczeń należy sprawdzić:
1) czy zaliczka została wydatkowana zgodnie z jej przeznaczeniem i w wyznaczonym terminie,
2) czy poniesione wydatki mieszczą się w planie rzeczowo-finansowym jednostki (w jednostkach zobowiązanych do stosowania klasyfikacji budżetowej - z podaniem działu, rozdziału i paragrafu tej klasyfikacji), a ich poniesienie było celowe i niezbędne dla realizacji zadań jednostki,
3) czy zachowano procedury obowiązujące przy udzielaniu zamówień publicznych (w przypadku zakupów zwolnionych ze stosowania upzp - czy zachowano warunki udzielania zamówień określone w przepisach wewnętrznych jednostki),
4) czy wydatki zostały dokonane zgodnie z obowiązującymi warunkami zawierania umów, taryfami opłat, cennikami itp.,
5) czy płacone z zaliczki usługi zostały wykonane należycie zgodnie z obowiązującymi normami, standardami,
6) czy w przypadku zakupów środków rzeczowych zgadza się ilość i jakość dostarczonych materiałów, środków trwałych, pozostałych środków trwałych i w opisie merytorycznym zaznaczono, na czyje potrzeby zostały one zakupione.
Błędy ujawnione w druku rozliczenia zaliczki poprawia się w sposób określony w art. 22 ust. 3 uor, natomiast jeśli kontrola wykaże błędy w dokumentach obcych dołączonych do rozliczenia, ich korekta powinna nastąpić w zależności od rodzaju dokumentu albo w sposób określony w art. 22 ust. 2 uor albo w art. 106j i art. 106k ustawy o VAT. Jeśli w wyniku kontroli rozliczenia zaliczki okaże się, że pracownik wydatkował środki publiczne na cele niepubliczne lub inne cele publiczne, ale nieuznane przez pracodawcę (np. niemieszczące się w planie finansowym jednostki), pracownik jest zobowiązany do zwrotu nieuznanej sumy do kasy lub na rachunek bankowy jednostki. Jeśli tego nie zrobi, pracodawca powinien potrącić tę kwotę z najbliższego należnego pracownikowi wynagrodzenia, na podstawie udzielonego mu przez pracownika upoważnienia.
PRZYKŁAD
Audytor z urzędu gminy zakwestionował praktykę przyjętą w szkole podstawowej po zlikwidowaniu kasy - pracownica sekretariatu dysponowała pogotowiem kasowym w wysokości 5000 zł. Kwota ta była wykorzystywana na pokrycie drobnych wydatków związanych z bieżącą obsługą sekretariatu opłacanych gotówką. Audytor stwierdził, że takie postępowanie wyłącza wydatki dokonywane przez sekretarkę z systemu kontroli wstępnej, ponieważ dostarcza ona dowody zakupu (rachunki, faktury) po ich opłaceniu, czyli po dokonaniu wydatków. Czy taki zarzut jest słuszny?
Tak, zarzut postawiony przez audytora jest słuszny, choć niewyłącznie w kontekście naruszania zasad kontroli wstępnej operacji gospodarczych i finansowych. Jeśli jednostka pozostawiła w sekretariacie środki w ramach tzw. pogotowia kasowego, to nie może w niej być mowy o likwidacji kasy i zaniechaniu ewidencjonowania operacji gotówkowych w raportach kasowych, ponieważ takie postępowanie prowadzi do nierzetelności ksiąg rachunkowych jednostki. W księgach rachunkowych jednostki należy zaewidencjonować w formie zapisu wszystkie operacje gospodarcze dokonane w jednostce w okresie sprawozdawczym (art. 20 ust. 1 uor), a operacje gotówkowe powinny być ewidencjonowane na koncie syntetycznym 101 "Kasa" i analitycznie w raporcie kasowym (załącznik nr 3 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont). Ponadto faktycznie przy takiej organizacji dokonywania wydatków przez pracownicę sekretariatu są one poza kontrolą osób odpowiedzialnych za prowadzenie gospodarki finansowej jednostki, czyli dyrektora szkoły oraz głównego księgowego, którzy nie mają możliwości skontrolowania ich legalności, celowości i gospodarności przed ich dokonaniem.
Aby dostosować funkcjonowanie jednostki do wymogów prawa, należy w jednostce zamienić pogotowie kasowe na stałą zaliczkę udzieloną pracownicy sekretariatu, w kwocie niezbędnej do jednorazowego sfinansowania wydatków zwyczajowo pokrywanych gotówką w ramach bieżących zakupów u sprzedawców detalicznych, którzy wymagają zapłaty gotówką w chwili dokonywania zakupów. Rozwiązanie takie zapewni rzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych (przy ewidencji faktu pobrania i rozliczenia zaliczki na koncie syntetycznym 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami") oraz umożliwi prawidłową kontrolę wydatków finansowanych z zaliczki.
2. Kontrola merytoryczna wydatków opłacanych za pomocą kart płatniczych
Ustawa o finansach publicznych dopuszcza możliwość regulowania zobowiązań jednostek organizacyjnych sektora finansów publicznych za pomocą kart płatniczych wydawanych do rachunków bankowych jednostek organizacyjnych sektora państwowego i samorządowego. Ustalenie szczegółowych zasad wykorzystywania tej formy rozliczeń na podstawie art. 175 ust. 3 uofp (w odniesieniu do jednostek państwowych) oraz art. 247 ust. 3 uofp (w odniesieniu do jednostek samorządowych) należy do kompetencji właściwych organów. Uregulowania te przedstawia tabela 14.
Tabela 14. Uregulowania dotyczące zasad korzystania z kart płatniczych w jednostkach organizacyjnych sektora finansów publicznych
| Rodzaj jednostki | Treść uregulowania z uofp |
| Państwowe jednostki organizacyjne | Dysponenci części budżetowych ustalają, w tym w odniesieniu do podległych jednostek organizacyjnych, sposób dokonywania wydatków przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych, w szczególności: 1) funkcje, stanowiska i zakres obowiązków służbowych uprawniających do korzystania ze służbowej karty płatniczej, 2) tryb i warunki przyznawania służbowej karty płatniczej i ustalania wysokości miesięcznych limitów wydatków, 3) rodzaje towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata za pomocą służbowej karty płatniczej, 4) przypadki, kiedy może być dokonana wypłata gotówki za pomocą służbowej karty płatniczej, 5) sposób prowadzenia ewidencji wydanych służbowych kart płatniczych, 6) sposób i terminy rozliczania płatności dokonanych przy wykorzystaniu służbowej karty płatniczej |
| Samorządowe jednostki organizacyjne | Zarząd jednostki samorządu terytorialnego określi szczegółowe zasady, sposób i tryb przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków z budżetu jednostki samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych i osób prawnych, a także zasady rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu, z uwzględnieniem konieczności zapewnienia prawidłowości i gospodarności dokonywania wydatków |
Na podstawie delegacji ustawowych przedstawionych w tabeli 14 wydawane są szczegółowe zarządzenia w sprawie korzystania z kart płatniczych w ramach:
1) budżetu państwa - przez poszczególnych ministrów - obowiązujące w podległych im ministerstwach oraz jednostkach budżetowych, a także w innych jednostkach organizacyjnych, jeśli dokonują one wydatków dotyczących poszczególnych części budżetu państwa, której dysponentem jest dany minister;
2) budżetów jednostek samorządu terytorialnego - przez organy wykonawcze tych jednostek - obowiązujące w:
● urzędach stanowiących aparat pomocniczy jednostek samorządu terytorialnego,
● podległych jednostkach organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej (jednostkach budżetowych oraz samorządowych zakładach budżetowych),
● samorządowych osobach prawnych (np. instytucjach kultury).
Wydawane przepisy powinny ustalać odpowiednie mechanizmy kontroli dla podstawowych ryzyk związanych z dokonywaniem wypłat ze środków publicznych przed skontrolowaniem pod względem merytorycznym ich zgodności z prawem, celowości i gospodarności. Ryzyka te i odpowiadające im mechanizmy przedstawia tabela 15.
Tabela 15. Podstawowe ryzyka występujące przy regulowaniu płatności za pomocą kart płatniczych wydanych do rachunków bankowych jednostek sektora finansów publicznych oraz mechanizmy, które powinny ograniczać występowanie nieprawidłowości
| Ryzyka | Mechanizmy ograniczające wystąpienie nieprawidłowości | Zastosowanie w praktyce |
| 1. Dostęp do rachunków bankowych: ● zbyt dużej liczby osób, ● osób niebędących pracownikami jednostki, ● pracowników w okresie wypowiedzenia, co może spowodować nadużycia (np. finansowanie wydatków prywatnych ze środków publicznych czy czasowe pożyczanie środków na cele prywatne), niemożność wyegzekwowania zwrotu bezprawnie wydatkowanych środków (np. w przypadku byłych pracowników czy osób wykonujących na rzecz jednostki umowy zlecenia czy o dzieło) i trudności w zachowaniu płynności finansowej przez jednostkę | Ograniczenie kręgu osób, które mogą otrzymać karty płatnicze wyłącznie do pracowników jednostki zajmujących ściśle określone stanowiska, których charakter wykonywanych obowiązków służbowych uzasadnia korzystanie z karty płatniczej | Dostęp do kart płatniczych powinien być ograniczony do określonego kręgu pracowników, np.: ● na stanowiskach kierowniczych, ● zajmujących się bieżącym zaopatrzeniem jednostki w materiały, ● kierowców pojazdów służbowych, ● konserwatorów, ● pracowników delegowanych do wykonywania zadań poza siedzibą jednostki itp. |
| Wyłączenie możliwości wydawania kart płatniczych osobom niezatrudnionym w jednostce na podstawie umowy o pracę | W przypadku osób wykonujących na rzecz jednostki pracę na podstawie umów zlecenia czy o dzieło nie ma skutecznych i szybkich środków pozwalających na wyegzekwowanie od nich pobranych zaliczkowo kwot w sytuacji niewywiązania się przez nich z umowy. Sum takich nie można potrącić z ich wynagrodzenia, ponieważ w przypadku niewykonania przez nich zlecenia czy dzieła, wynagrodzenie to im nie przysługuje. Zwrotu bezpodstawnie pobranych środków trzeba dochodzić na drodze sądowej, co wiąże się z dodatkowymi kosztami i nie gwarantuje odzyskania pieniędzy przez jednostkę. | |
| Wydawanie kart płatniczych wyłącznie osobom zatrudnionym w jednostce na podstawie stałej umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony. Natychmiastowe blokowanie karty płatniczej z chwilą wypowiedzenia umowy o pracę i wykorzystanie okresu wypowiedzenia do całkowitego rozliczenia pracownika z dokonanych na jej podstawie wydatków | Wydawanie kart płatniczych pracownikom, których stosunek pracy został zawarty na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony i odbieranie/blokowanie kart płatniczych z chwilą wypowiedzenia daje pracodawcy czas na kompletne rozliczenie pracownika z wydatków opłaconych za pomocą karty. W razie gdyby okazało się, że wydatki te nie mogą być uznane za wydatki publiczne, pracodawca ma czas (okres wypowiedzenia) i możliwości (wynagrodzenie należne za okres wypowiedzenia), aby odzyskać wszelkie nieprawidłowo wydatkowane kwoty poprzez ich potrącenie z należności pracownika od jednostki. W ten sposób eliminuje się konieczność dochodzenia takich sum na drodze sądowej, co jest niekorzystne dla jednostki (patrz punkt wyżej). | |
| Wyłączenie z kontroli wstępnej wydatków zbyt dużej liczby transakcji, co może skutkować defraudacją środków i zaburzeniem płynności finansowej jednostki | Ograniczenie przypadków, w jakich można dokonywać płatności za pomocą kart płatniczych | Użycie kart płatniczych powinno być ograniczone tylko do sytuacji, gdy nie ma możliwości uregulowania zobowiązania z tytułu operacji gospodarczej w formie przelewu (np. nieprzewidziane wydatki w trakcie pobytu w delegacji, drobne zakupy u lokalnych przedsiębiorców prowadzących sprzedaż detaliczną). |
| Ograniczenie rodzajowe wydatków, jakie mogą być opłacane za pomocą kart płatniczych | Za pomocą kart płatniczych mogą być opłacane np.: ● koszty podróży służbowych (opłaty hotelowe, parkingowe, paliwo do pojazdów służbowych itp.), ● wydatki na drobne zakupy materiałów niezbędnych na bieżące potrzeby jednostki (drobne naprawy, remonty, części zamienne do konserwacji sprzętu, środki czystości itp.). | |
| Wprowadzenie limitów wypłat dokonywanych za pomocą kart płatniczych | W praktyce stosowane są różne rodzaje limitów, pojedynczo lub łącznie, np. limity kwotowe wydatków dokonywanych: ● jednorazowo za pomocą konkretnej karty, ● za pomocą konkretnej karty w danym okresie rozliczeniowym (np. dniu, miesiącu), ● w danym okresie rozliczeniowym za pomocą wszystkich kart wydanych do użytkowania w danej jednostce organizacyjnej. Limity wydatków określane są indywidualnie, w zależności od faktycznych potrzeb użytkownika karty (jednostki organizacyjnej). | |
| Wprowadzenie do stosowania kart płatniczych "prepaid" (przedpłaconych), za pomocą których można dokonywać wydatków tylko do określonej kwoty, którą został zasilony specjalny rachunek techniczny, związany z daną kartą. Dodatkową zaletą kart przedpłaconych jest to, że nie muszą one być spersonalizowane, przez co z jednej karty mogą korzystać różne osoby | Karty przedpłacone stosowane są najczęściej w rozliczeniach pomiędzy pracodawcą a pracownikiem z tytułu kosztów podróży służbowych, gdzie karta przedpłacona zastępuje wypłatę gotówki w ramach zaliczki na pokrycie związanych z tym wydatków. Stosowane są również w przypadku wydatkowania środków z ZFŚS (zastępują wypłaty gotówki lub bony towarowe). W przypadku kart niespersonalizowanych dla zachowania bezpieczeństwa rozliczeń pomiędzy pracodawcą i poszczególnymi pracownikami wydanie i zwrot karty poszczególnym pracownikom powinno być dokumentowane na piśmie z podaniem daty, co pozwala na dokładne ustalenie osób, które dokonały poszczególnych wydatków. | |
| Traktowanie rachunków bankowych jednostki przez pracowników mających karty płatnicze jako źródła łatwo dostępnych środków na przejściowe finansowanie własnych potrzeb | Ograniczenie przypadków, w jakich wolno użyć karty płatniczej do wypłaty gotówki z rachunku bankowego jednostki oraz wskazanie zasad rozliczenia z gotówki, która po wypłaceniu z bankomatu nie została wykorzystana do opłacenia zobowiązań jednostki | Wypłata gotówki może następować tylko wtedy, gdy nie ma możliwości uregulowania należności w formie przelewu lub płatności elektronicznej. Jeśli wypłacona kwota jest wyższa niż zobowiązania jednostki konieczne do uregulowania, nadwyżka powinna być niezwłocznie zwrócona na rachunek bankowy lub do kasy jednostki (niezwłocznie, czyli bez zbędnej zwłoki, w celu uniemożliwienia nadużywania interpretacji terminu "niezwłocznie" powinien on zostać zdefiniowany w przepisach wewnętrznych jednostki, np. "niezwłocznie, lecz nie później niż w ciągu 5 dni roboczych po dokonaniu wypłaty lub po powrocie z podróży służbowej" itp.). |
| Wydatkowanie środków na cele niepubliczne, w tym na cele prywatne posiadaczy kart płatniczych, dokonywanie wydatków niecelowych i w sposób niegospodarny | Ustalenie terminów i zasad, na jakich pracownicy korzystający z kart płatniczych są zobowiązani do udokumentowania celu poniesionych wydatków i ich charakteru publicznego | Pracownicy niezwłocznie po uregulowaniu zobowiązań jednostki za pomocą karty płatniczej powinni być zobowiązani do przedstawienia dowodów zakupu towarów lub usług (faktury, rachunku, paragonu fiskalnego, biletów kolejowych, autobusowych, biletów wstępu, znaków opłaty parkingowej itp.), na których muszą w ramach opisu merytorycznego - oprócz uzasadnienia pokrycia wydatku ze środków publicznych - zamieścić także uzasadnienie użycia w danym przypadku karty płatniczej. |
| Ustalenie zasad kontroli wydatków wraz z procedurami dotyczącymi zwrotu wydatków, które nie zostały prawidłowo udokumentowane bądź nie zostały wydatkowane na cele publiczne, leżące w zakresie działalności jednostki | Mimo że wydatki realizowane za pomocą kart płatniczych są dokonywane w taki sposób, że nie jest możliwe wykonanie wstępnej kontroli ich prawidłowości merytorycznej, jednostka powinna wprowadzić procedury zabezpieczające ją przed stratami wynikającymi z ewentualnych nadużyć. W przypadku tych wydatków kontrola merytoryczna następuje co prawda ex post (to znaczy po wykonaniu operacji gospodarczej), ale jej kryteria są takie same jak w przypadku kontroli wstępnej. W razie stwierdzenia: ● braku dokumentu księgowego stwierdzającego poniesienie wydatku na cele publiczne (brak faktury, rachunku itp.), ● dokonania wydatku (pobrania gotówki) na inne cele niż publiczne (prywatny zakup, "pożyczka" gotówki na cele prywatne), ● dokonania wydatku nieprzewidzianego w planie finansowym jednostki, zbędnego z punktu widzenia aktualnych potrzeb jednostki bądź niemieszczącego się w zakresie obowiązków pracownika korzystającego z karty płatniczej, w przepisach wewnętrznych jednostki powinien być zastrzeżony obowiązek dokonania zwrotu pobranych nieprawidłowo kwot przez pracownika korzystającego z karty. |
Do kontroli merytorycznej wydatków opłacanych za pomocą kart płatniczych zobowiązani są zazwyczaj kierownicy komórek organizacyjnych, których pracownicy korzystają z kart, a w przypadku kierowników komórek organizacyjnych kontrolę wykonuje przeważnie kierownik jednostki lub jego zastępca.
Błędy ujawnione w dokumentach źródłowych w wyniku kontroli merytorycznej poprawia się - w zależności od rodzaju dokumentu - albo w sposób określony w art. 22 ust. 2 uor, albo w art. 106j i art. 106k ustawy o VAT. Jeśli w wyniku kontroli okaże się, że pracownik wydatkował środki publiczne na cele niepubliczne lub cele publiczne, ale nieuznane przez pracodawcę (np. niemieszczące się w planie finansowym jednostki), albo też nie jest w stanie przedłożyć dokumentu na dowód poniesienia wydatku (oprócz przypadków przewidzianych w przepisach szczególnych, które dopuszczają dowód w postaci oświadczenia pracownika o poniesieniu wydatków - co przewiduje np. rozporządzenie o podróżach służbowych), pracownik jest zobowiązany do zwrotu nieuznanej sumy do kasy lub na rachunek bankowy jednostki.
PRZYKŁAD
Kontrola zewnętrzna wykazała, że kierownicy wydziałów inwestycji i infrastruktury technicznej oraz gospodarki nieruchomościami, a także zastępca burmistrza, mający karty płatnicze wydane do rachunku bieżącego urzędu miasta, pobierali za ich pomocą środki, które traktowali jak nieoprocentowane pożyczki. Łącznie w okresie dwóch skontrolowanych lat "pożyczyli" ponad 150 000 zł, z czego do czasu kontroli nie zwrócili 20 000 zł. Czy burmistrz miasta może rozłożyć spłatę zobowiązań tych pracowników na raty, zgodnie ze złożonymi przez nich podaniami?
Sposób postępowania z bezprawnie pobranymi środkami zależy od decyzji burmistrza miasta. Zarząd jednostki samorządu terytorialnego (a więc burmistrz miasta) powinien określić szczegółowe zasady, sposób i tryb przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków z budżetu jednostki samorządu terytorialnego, a także zasady rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu, z uwzględnieniem konieczności zapewnienia prawidłowości i gospodarności dokonywania wydatków (art. 247 ust. 3 uofp). W przypadku bezprawnie dokonanych wypłat z rachunku bankowego jednostki pracownicy, którzy się dopuścili tych nadużyć, powinni zwrócić pracodawcy nie tylko pobrane bezprawnie kwoty, ale również wyrównać szkodę pracodawcy, poniesioną w związku z dokonanymi wypłatami (wynikającą np. z naliczenia przez bank prowizji od tych transakcji), zgodnie z zasadami odpowiedzialności pracowników za szkody wyrządzone pracodawcy na skutek niewykonania lub niewłaściwego wykonania obowiązków pracowniczych, wynikającymi z art. 119 i art. 122 k.p. Z punktu widzenia zachowania ładu finansów publicznych zwrot bezprawnie pobranych środków powinien nastąpić niezwłocznie, dlatego najkorzystniej dla jednostki jest, jeśli pracownicy korzystający z kart płatniczych mają obowiązek udzielenia upoważnienia pracodawcy do potrącenia bezpodstawnie wypłaconych kwot z najbliższego wynagrodzenia. Potrącenie takie jednak może nie być możliwe w przypadku dużych kwot, które powinny być w jak najkrótszym terminie wpłacone do kasy jednostki lub na jej rachunek bankowy. Rozłożenie takiej płatności na raty powinno następować tylko w wyjątkowych przypadkach. Poza tym pracownicy, którzy dokonali nadużyć, powinni także ponieść konsekwencje w postaci zablokowania im możliwości dokonywania rozliczeń za pomocą kart bankowych (karty imienne należy unieważnić, karty niespersonalizowane należy odebrać za pokwitowaniem odbioru) oraz zostać odpowiednio ukarani za rażące naruszenie obowiązków pracowniczych. Brak podjęcia konsekwentnych działań przez burmistrza miasta może spowodować, że w jednostce utrwali się niepisany zwyczaj pożyczania środków publicznych na cele prywatne przez pracowników mających dostęp do gotówki w kasie lub na rachunkach bankowych i dojdzie w niej do poważnych nadużyć na dużo większą skalę, stanowiących przestępstwo defraudacji środków publicznych.
IZABELA MOTOWILCZUK
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych
PODSTAWA PRAWNA:
● Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1190)
● Ustawa z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 907; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 605)
● Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 4)
● Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1662)
● Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 605)
● Rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289)
