Obce dowody księgowe stanowią w jednostkach sektora finansów publicznych dokumenty będące podstawą do opłacenia ze środków publicznych wydatków na zakup środków rzeczowych (środków trwałych, materiałów), praw (np. licencji na użytkowanie programów komputerowych zaliczanych do wartości niematerialnych i prawnych) oraz usług (w tym także robót budowlanych i remontowych). Dowody te zazwyczaj wymagają zamieszczania na nich:

● rozszerzonego opisu merytorycznego zawierającego opis uzupełniający operacji gospodarczych,

● wskazanie trybu, w jakim zlecono wykonanie dostaw i usług,

● potwierdzenie realizacji dostaw i usług zgodnie z obowiązującymi jednostkę umowami, regulaminami realizacji usług, cennikami, taryfami, normami i standardami.

Osobami zobowiązanymi do kontroli merytorycznej dowodów obcych są zazwyczaj kierownicy lub pracownicy komórek merytorycznie odpowiedzialnych w jednostce za realizację danego rodzaju zadań. W przypadkach dostaw o szczególnym charakterze może zaistnieć potrzeba powołania komisji odbiorowej, która odpowiada za sprawdzenie zgodności przedmiotu zamówienia i dostawy pod względem ilościowym oraz jakościowym. Jeśli w jednostce funkcjonuje odrębna komórka organizacyjna odpowiedzialna za dokonywanie zamówień publicznych, za część opisu merytorycznego dotyczącą prawidłowości zlecenia dostaw (usług) odpowiada kierownik (pracownicy) tej komórki. Za zamieszczenie opisów merytorycznych na rachunkach i fakturach odpowiadają pracownicy komórek merytorycznych (w zależności od rozwiązania przyjętego w jednostce - opis może należeć do pracownika prowadzącego sprawę, podczas gdy sprawdzenie dokumentu będzie należało do kierownika tej komórki organizacyjnej, może być też tak, że zarówno za sprawdzenie, jak i zamieszczenie na dowodzie opisu odpowiada osoba wskazana przez kierownika jednostki jako zobowiązana do wykonania kontroli merytorycznej). Jeśli w wyniku kontroli stwierdzone zostaną błędy, muszą one zostać w odpowiednim trybie zgłoszone osobom uprawnionym w imieniu jednostki do kontaktów z kontrahentem, ponieważ pracownicy jednostki odpowiedzialni za wykonanie kontroli merytorycznej nie mogą sami wprowadzać poprawek do obcych dokumentów źródłowych. Błędy w dokumentach zewnętrznych mogą być korygowane jedynie poprzez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem (art. 22 ust. 2 uor). W przypadku wystawionych rachunków błędy można korygować na podstawie noty korygującej (obciążeniowo-uznaniowej), a w przypadku faktur - zasady ich korygowania określa art. 106j i art. 106k ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) - zasady te przedstawia tabela 9.

Tabela 9. Sposób korygowania błędów w fakturach otrzymanych przez jednostkę sektora finansów publicznych od kontrahentów

1. Rachunki i faktury VAT

Podstawowymi dokumentami obcymi w jednostkach sektora finansów publicznych są wystawiane przez kontrahentów tych jednostek:

● rachunki, sporządzane na podstawie ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (dalej: Ordynacja podatkowa) i rozporządzenia Ministra Finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach,

● faktury sporządzane na podstawie ustawy o VAT.

1.1. Rachunki i faktury za dostawy

Rachunki i faktury za dostawy wykonywane na rzecz jednostki wystawiają kontrahenci na dowód dostarczenia jednostce zamówionych materiałów, wyposażenia, środków trwałych, księgozbiorów, wartości niematerialnych i prawnych.

W ramach kontroli pod względem merytorycznym rachunków i faktur za dostawy należy sprawdzić:

1) czy zakup dotyczy składników majątkowych koniecznych do funkcjonowania jednostki (kryterium celowości) i jest ekonomiczny (np. w przypadku materiałów - czy jednostka poprzez realizację zakupu nie będzie tworzyła nadmiernych zapasów magazynowych),

2) czy zakup został wykonany zgodnie z przepisami dotyczącymi dokonywania danego rodzaju wydatków,

3) czy zakres przedmiotowy, ilościowy i jakościowy dostarczonych składników majątkowych jest zgodny z zawartymi przez jednostkę umowami,

4) czy termin wykonania dostaw jest zgodny z umową,

5) czy dopuszczalne są obciążenia nabywcy kosztami ubocznymi zakupu,

6) czy prawidłowo udzielono upustów i rabatów umownych,

7) czy ceny naliczone przez dostawcę są zgodne z cenami określonymi w umowie łączącej go z jednostką (jest to istotne zwłaszcza w umowach o dostawy powtarzalne, z zastrzeżoną niezmiennością cen obowiązujących w okresie trwania umowy, nawet w przypadku konieczności dostarczenia towaru zamiennego o wyższej wartości niż towaru pierwotnego),

8) czy zlecenie wykonania dostaw jest zgodne z przepisami upzp,

9) czy zlecenie jest zgodne z planem rzeczowo-finansowym wydatków na dany rok,

10) czy opis operacji w dokumencie jest zgodny ze stanem faktycznym (co do stron operacji, daty, miejsca dostawy oraz jej przedmiotu).

W zależności od przyjętych w jednostce rozwiązań organizacyjnych wykonanie kontroli merytorycznej może należeć do obowiązków więcej niż jednego pracownika.

Aby umożliwić głównemu księgowemu kontrolę wstępną operacji gospodarczych i finansowych oraz dokumentujących je dowodów księgowych, a także kierownikowi jednostki ostateczną autoryzację operacji przed zleceniem dokonania wydatków ze środków publicznych, rachunki i faktury za dostawy wymagają zamieszczenia na nich opisów merytorycznych w takim zakresie, w jakim są one konieczne do oceny prawidłowości tych operacji.

Zakres wymagań dotyczących opisów merytorycznych na dowodach dostawy różnych składników majątkowych przedstawia tabela 10.

Tabela 10. Wymagania dotyczące treści opisów merytorycznych na dowodach księgowych dokumentujących dostawy

* Z podanych treści opisów uzupełniających operacji gospodarczych na rachunku (fakturze) zamieszcza się tylko te, których w tym dowodzie nie podał dostawca (np. jeśli dostawca w rachunku wskazał numer i datę zawarcia umowy dostawy, to nie trzeba tego zapisu powielać w opisie uzupełniającym).

1.2. Rachunki i faktury VAT za wykonanie usług

Rachunki i faktury za usługi wykonywane na rzecz jednostki, wystawiane przez kontrahentów, podlegają sprawdzeniu pod względem merytorycznym w takim samym zakresie jak rachunki za dostawy, z odpowiednimi zmianami wynikającymi z rodzaju i charakteru wykonanych usług.

W ramach kontroli pod względem merytorycznym rachunków i faktur za usługi należy sprawdzić:

1) czy usługi świadczone przez zewnętrzne podmioty są konieczne do funkcjonowania jednostki (kryterium celowości) i/lub ich zakup na zewnątrz jest ekonomiczny (nie powinny być kupowane usługi, które jednostka może po tych samych lub niższych kosztach wykonać we własnym zakresie),

2) czy usługi spełniają kryteria konieczne do sfinansowania ich kosztów ze środków publicznych (są wykonywane wyłącznie w celach publicznych),

3) czy zakres przedmiotowy, ilościowy i jakościowy wykonanych usług jest zgodny z zawartymi przez jednostkę umowami,

4) czy termin wykonania usług jest zgodny z umową,

5) czy ceny naliczone przez usługodawcę są zgodne z cenami określonymi w umowie łączącej go z jednostką (jest to istotne zwłaszcza w umowach wieloletnich, gdzie usługodawcy gwarantowali niezmienność ceny lub gdy ceny mogą ulegać zmianie pod pewnymi, ściśle określonymi warunkami i w określonym trybie),

6) czy zlecenie wykonania usług jest zgodne z przepisami upzp,

7) czy zlecenie jest zgodne z planem finansowym wydatków na dany rok, czy opis operacji w dokumencie jest zgodny ze stanem faktycznym (co do stron operacji, daty, miejsca oraz jej przedmiotu).

Podobnie jak w przypadku rachunków (faktur) za wykonane dostawy - w zależności od przyjętych w jednostce rozwiązań organizacyjnych - wykonanie ich kontroli merytorycznej może należeć do obowiązków więcej niż jednego pracownika.

Zakres wymagań dotyczących opisów merytorycznych na dowodach dotyczących wykonania usług przedstawia tabela 11.

Tabela 11. Wymagania dotyczące treści opisów merytorycznych na dowodach księgowych dokumentujących wykonanie usług

* Z podanych treści opisów uzupełniających operacji gospodarczych na rachunku (fakturze) zamieszcza się tylko te, których w tym dowodzie nie podał kontrahent (np. jeśli wykonawca w rachunku wskazał numer i datę zawarcia umowy o wykonanie usług, to nie trzeba tego zapisu powielać w opisie uzupełniającym).

PRZYKŁAD

Kontrola przeprowadzona w państwowej jednostce budżetowej wykazała, że ponosiła ona nieuzasadnione koszty świadczenia usług telefonii komórkowej na rzecz jej kadry kierowniczej. Telefony komórkowe zakupiono i zawarto umowy o świadczenie usług telefonicznych na rzecz kierownika jednostki, jego zastępcy, głównego księgowego oraz kierowników wszystkich komórek organizacyjnych - mimo że charakter wykonywanych czynności przez połowę tych pracowników nie uzasadniał konieczności posiadania telefonów komórkowych (wykonywali pracę w jednostce, gdzie każdy z nich miał do dyspozycji telefon stacjonarny, wykonując tylko sporadycznie zadania poza terenem jednostki). Ponadto kontrola wykazała, że na skutek braku prawidłowo wykonywanej kontroli merytorycznej rachunków za świadczone usługi (nie sprawdzano na podstawie billingów faktycznych kosztów rozmów wykonywanych w celach realizacji zadań jednostki) jednostka ponosiła wydatki na pokrycie kosztów prywatnych rozmów pracowników, których nie można uznać za wydatki publiczne (np. na prywatne rozmowy odbywane w czasie weekendów i urlopów wypoczynkowych, w tym zagranicznych). Jednostce zalecono w związku z tym ustalenie skutecznych procedur kontroli zarządczej w zakresie kontroli wstępnej wydatków na usługi telefoniczne. Co powinny obejmować takie procedury?

Po pierwsze, ustalone procedury kontroli zarządczej powinny gwarantować, że wszystkie wydatki ponoszone w jednostce będą wyłącznie wydatkami na cele publiczne. W opisanym przypadku oznacza to, że w jednostce należy wprowadzić obowiązek:

● kontrolowania billingów dostarczanych przez operatora telefonii komórkowej wraz z rachunkami - w celu ustalenia na ich podstawie kosztów rozmów służbowych i prywatnych pracowników korzystających z telefonów komórkowych,

● zwrotu kosztów rozmów prywatnych przez pracowników zakładowi pracy.

Takie obowiązki powinny dotyczyć rozliczania kosztów wszystkich usług telefonicznych, także telefonii stacjonarnej i wszystkich pracowników jednostki, korzystających z tych telefonów. Kontrola tego aspektu powinna być wykonywana w ramach kontroli merytorycznej rachunków za usługi telefoniczne.

Po drugie, należy przeanalizować sposób funkcjonowania jednostki i zoptymalizować koszty usług telefonicznych w jednostce, rezygnując z ich części tam, gdzie nie są one konieczne do terminowego i skutecznego wykonywania zadań jednostki. W tym aspekcie nie wydaje się zasadne wyposażanie w telefony komórkowe kierowników komórek organizacyjnych, którzy przez większość czasu przebywają w jednostce, mając do dyspozycji telefony stacjonarne. W takim przypadku przydzielanie im telefonów komórkowych ze stałym abonamentem nie jest uzasadnione ekonomicznie. Tańszym wyjściem w takiej sytuacji jest zakupienie jednego/kilku telefonów na kartę (bez stałego abonamentu), przekazywanych za potwierdzeniem na piśmie pracownikom udającym się na wyjazdy służbowe.

1.3. Faktury za wykonanie robót budowlanych

Rachunki i faktury za wykonanie na rzecz jednostki robót budowlanych (o charakterze inwestycyjnym i remontowym), wystawiane przez kontrahentów, powinny podlegać szczególnej kontroli ze względu na wysokie koszty wykonywania tego typu usług. Tak jak dowody wykonania innych usług podlegają one sprawdzeniu pod względem merytorycznym - z tym, że przy takiej kontroli często od kontrolujących wymagana jest specjalistyczna wiedza, stąd nie każdy pracownik jednostki sektora finansów publicznych może ją wykonywać. W kontroli merytorycznej tego typu wydatków szczególną rolę odgrywają inspektorzy nadzoru oraz komisje upoważnione do odbioru zakończonych zadań inwestycyjnych i remontowych, złożone z przedstawicieli zamawiającego i wykonawcy.

W ramach kontroli pod względem merytorycznym rachunków i faktur za roboty budowlane należy sprawdzić:

1) czy usługi świadczone przez zewnętrzne podmioty są konieczne do funkcjonowania jednostki (kryterium celowości) i/lub ich zakup na zewnątrz jest ekonomiczny (nie powinny być kupowane usługi, które jednostka może po tych samych lub niższych kosztach wykonać we własnym zakresie),

2) czy usługi spełniają kryteria konieczne do sfinansowania ich kosztów ze środków publicznych (są wykonywane wyłącznie w celach publicznych),

3) czy zakres przedmiotowy, ilościowy i jakościowy wykonanych usług jest zgodny z zawartymi przez jednostkę umowami pierwotnymi i aneksami poszerzającymi zakres robót, zawartymi na podstawie tzw. protokołów konieczności (poprzez porównanie w terenie faktycznie wykonanych robót z obmiarami i kosztorysami wstępnymi oraz powykonawczymi, a także z wpisami do dziennika budowy potwierdzającymi wykonanie określonych etapów robót ulegających zakryciu),

4) czy termin wykonania usług jest zgodny z umową,

5) czy ceny naliczone przez usługodawcę są zgodne z cenami określonymi w umowie łączącej go z jednostką (jest to istotne zwłaszcza w umowach, gdzie wynagrodzenie określa się na podstawie kosztorysu powykonawczego oraz umów, w czasie realizacji których konieczne było zastosowanie robót dodatkowych i zamiennych bądź zamiana wbudowywanych maszyn, urządzeń, wyposażenia na inne niż pierwotnie przewidziane w kosztorysach inwestorskich),

6) czy zlecenie wykonania usług budowlanych i remontowych jest zgodne z przepisami upzp,

7) czy zlecenie jest zgodne z planem rzeczowo-finansowym wydatków na dany rok,

8) czy opis operacji w dokumencie jest zgodny ze stanem faktycznym potwierdzonym w dokumentacji powykonawczej, dziennikach budowy, protokołach obmiarów, kosztorysach i protokołach odbioru zadań (co do stron operacji, daty, miejsca oraz jej przedmiotu).

Podobnie jak w przypadku rachunków (faktur) za wykonane dostawy i usługi - w zależności od przyjętych w jednostce rozwiązań organizacyjnych - wykonanie kontroli merytorycznej rachunków i faktur za usługi budowlane zwykle należy do obowiązków więcej niż jednego pracownika. Szczególną rolę w tej kontroli odgrywa inspektor nadzoru, który powinien każdorazowo sprawdzić, zatwierdzić i ewentualnie poprawić dokumentację powykonawczą załączoną do każdej faktury (rachunku), pod kątem jej zgodności ze stanem faktycznym i prawidłowości naliczenia wynagrodzenia dla wykonawcy zgodnego z rzeczywiście wykonanym zakresem robót. Należy zwrócić uwagę, aby osoba pełniąca obowiązki inspektora nadzoru albo była pracownikiem jednostki sektora finansów publicznych, albo w przypadku zatrudnienia jej na podstawie umowy zlecenia do nadzorowania jednego konkretnego zadania nie była w żaden sposób powiązana z jego wykonawcą, co mogłoby budzić obawy co do bezstronności wydawanych sądów na temat prawidłowości wykonania usług.

Zakres wymagań dotyczących opisów merytorycznych na dowodach dotyczących wykonania usług budowlanych przedstawia tabela 12.

Tabela 12. Wymagania dotyczące treści opisów merytorycznych na dowodach księgowych dokumentujących wykonanie usług budowlanych

* Z podanych treści opisów uzupełniających operacji gospodarczych na rachunku (fakturze) zamieszcza się tylko te, których w tym dowodzie nie podał kontrahent (np. jeśli wykonawca w rachunku wskazał numer i datę zawarcia umowy o wykonanie usług, to nie trzeba tego zapisu powielać w opisie uzupełniającym).

2. Nota księgowa obciążeniowa

Jednostki sektora finansów publicznych mogą otrzymywać od kontrahentów także noty księgowe (inaczej też nazywane notami obciążeniowo-uznaniowymi), stosowane przy dokumentowaniu transakcji, które nie podlegają ustawie o VAT ani nie dotyczą sprzedaży czy świadczenia usług przez podatników dokumentowanych w postaci rachunku wystawianego na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej. Noty takie sporządza się m.in. dla udokumentowania operacji:

● naliczenia jednostce sektora finansów publicznych odsetek za zwłokę od nieterminowo regulowanych należności na podstawie k.c.,

● naliczania jednostce sektora finansów publicznych kar umownych, należnych na podstawie umów zawartych z kontrahentami, w związku z nienależytym wykonaniem zobowiązań z nich wynikających,

● korygowania wysokości wierzytelności wynikających z błędów popełnionych przez kontrahentów w wystawionych przez nich na rzecz jednostki sektora finansów publicznych rachunkach.

Noty księgowe są stosowane również w przypadku dokonywania wzajemnych rozliczeń pomiędzy powiązanymi jednostkami organizacyjnymi sektora finansów publicznych, nieuprawnionymi do wystawiania faktur VAT.

W ogólnie obowiązujących przepisach nie ma zasad odnoszących się do wystawiania i kontroli not księgowych, dlatego też powinny one być ustalone w przepisach wewnętrznych jednostek, w ramach ustalania polityki rachunkowości oraz zasad kontroli zarządczej (w tym finansowej) przez ich kierowników na podstawie art. 10 uor i art. 68 oraz art. 69 ust. 1 pkt 3 uofp.

Jeśli w nocie obciążeniowej zawarte są wszystkie informacje konieczne do oceny prawidłowości merytorycznej operacji gospodarczej, nie wymaga się zamieszczania na niej dodatkowego opisu merytorycznego. Jeśli informacji tych kontrahent nie podał, opis taki jest konieczny i tak jak w przypadku wszystkich dokumentów obcych należy go zamieścić na odwrocie noty. Za kontrolę merytoryczną noty księgowej odpowiada zazwyczaj ta sama osoba, która odpowiada za kontrolę merytoryczną pierwotnej operacji gospodarczej i potwierdzającego ją dokumentu. W przypadkach szczególnie skomplikowanych lub wątpliwych osoba dokonująca kontroli merytorycznej noty obciążeniowej może potrzebować opinii radcy prawnego, który powinien potwierdzić fakt zapoznania się z dokumentem i oceny jego prawidłowości poprzez złożenie podpisu i daty przy odpowiedniej adnotacji (np. "nota wystawiona zgodnie z obowiązującymi przepisami"). Kontrolą pod względem merytorycznym w przypadku podstawowych rodzajów not obciążeniowych należy objąć aspekty ujęte w tabeli 13.

Tabela 13. Kontrola merytoryczna podstawowych rodzajów not obciążeniowych

Ponieważ noty obciążeniowe są w jednostce sektora finansów publicznych dokumentami zewnętrznymi obcymi w rozumieniu art. 20 ust. 2 pkt 1 uor, osoby kontrolujące ich merytoryczną prawidłowość nie mają prawa do wprowadzania żadnych zmian w ich treści. Dowody takie koryguje się wyłącznie poprzez przesłanie przez wystawcę noty odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem (art. 22 ust. 2 uor). Tak więc, jeśli w trakcie kontroli merytorycznej dokumentu zostaną ujawnione błędy, to powinny one zostać wymienione w opisie merytorycznym, a dowód powinien zostać przekazany do głównego księgowego jednostki, który wraz z kierownikiem jednostki mają odpowiednie uprawnienia do prowadzenia rozmów z kontrahentem w sprawie sposobu ich skorygowania. Jeśli kontrahent nie zgadza się na korektę i zdecyduje się na wystąpienie o ustalenie wysokości należności na drodze sądowej, zobowiązania jednostki wynikające z noty należy ująć w ewidencji roszczeń spornych (w jednostkach zobowiązanych do stosowania rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej; dalej: rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont), na koncie 240 "Pozostałe rozrachunki", analitycznie: "Roszczenia sporne".

W przypadku odsetek za zwłokę, jak również kar umownych - w jednostkach sektora finansów publicznych należy przeprowadzić postępowanie wyjaśniające mające na celu ustalenie, czy powstanie tych zobowiązań było zawinione przez działania pracowników tych jednostek, ponieważ generalnie jednostki sektora finansów publicznych powinny działać w taki sposób, aby nie narażać budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego na ponoszenie takich wydatków (art. 44 ust. 2 uofp). Jeśli w wyniku przeprowadzanych przez kierownictwo jednostek postępowań wyjaśniających okaże się, że konieczność zapłaty odsetek za zwłokę lub kar umownych była zawiniona przez pracowników tej jednostki, kierownik jednostki powinien wystąpić do pracowników z roszczeniami o pokrycie przez nich szkód finansowych w trybie art. 114-119, art. 121-122 k.p. Ciężar udowodnienia winy pracownikom w przypadku tej odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną przez pracowników w mieniu pracodawcy spoczywa na pracodawcy.

PRZYKŁAD

Osoba nowo zatrudniona na stanowisku skarbnika gminy zapowiedziała, że jeśli gmina będzie zmuszona do opłacenia odsetek za zwłokę z powodu nieterminowego regulowania zobowiązań na rzecz kontrahentów, to odsetki te będą musieli uregulować ze swoich środków winni zaniedbań pracownicy, tak aby w sprawozdaniu Rb-28S nie były wykazywane żadne kwoty odsetkowe. Czy skarbnik gminy ma prawo do obciążania pracowników z tytułu odsetek za zwłokę, które powinna płacić gmina?

Nie, skarbnik gminy nie ma prawa do arbitralnego decydowania o tym, kto i w jakiej wysokości powinien pokrywać szkody w mieniu publicznym, powstałe na skutek zapłaty przez gminę kontrahentom odsetek za zwłokę w regulowaniu zobowiązań. Do pracowników samorządowych w kwestiach nieuregulowanych przez ustawę o pracownikach samorządowych ma zastosowanie art. 114 i art. 116 k.p. (art. 43), a pracownicy odpowiadają za szkodę wyrządzoną pracodawcy, jeśli doszło do niej:

● z winy pracownika,

● na skutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków.

Okoliczności uzasadniające odpowiedzialność oraz wysokość powstałej szkody powinien wykazać pracodawca, którym w stosunku do pracowników urzędu gminy jest wójt gminy, a nie skarbnik gminy (art. 7 pkt 3 w związku z art. 2 pkt 3 ustawy o pracownikach samorządowych). W przypadku szkód dla jednostki samorządu terytorialnego powstałych na skutek konieczności zapłaty odsetek za nieterminowe regulowanie zobowiązań tej jednostki, jej kierownik odrębnie w każdym przypadku będzie musiał wskazać:

● wysokość szkody, jaką poniosła jednostka (tu: w kwocie faktycznie zapłaconych odsetek za zwłokę, bo jeśli kontrahent odstąpi od ich żądania lub je umorzy, to szkoda nie powstanie, nawet jeśli w księgach rachunkowych zostaną na koniec kwartału ujęte należności z tytułu odsetek należnych),

● który z pracowników i przez zawinione zaniedbanie jakich nałożonych na niego obowiązków spowodował tę szkodę, a jeśli okaże się, że do szkody przyczyniło się zaniedbanie kilku pracowników, to dodatkowo, w jakim stopniu zawinił każdy z nich - co ma wpływ na wysokość żądanego od nich odszkodowania (art. 117-119 oraz art. 121-122 k.p.).

Należy zaznaczyć, że w przypadku szkód powstających w związku z nieterminowym regulowaniem zobowiązań przez jednostkę samorządu terytorialnego mogą one być zawinione przez pracowników, ale mogą też wynikać z błędów popełnionych przez samego pracodawcę lub z okoliczności niezależnych od jednostki, a mogą być też splotem tych wszystkich okoliczności naraz. Na przykład - jeśli opóźnienie w zapłacie zobowiązań będzie spowodowane przez przetrzymanie przez pracownika merytorycznego faktury w komórce merytorycznej, na skutek zaniedbania w wykonywaniu obowiązków, przez co faktura trafi do komórki księgowości miesiąc po wymagalnym terminie zapłaty i zostanie od ręki uregulowana, to za szkodę będzie odpowiadał pracownik merytoryczny. Jeśli jednak w takiej samej sytuacji dojdzie do dwumiesięcznego opóźnienia, z czego miesiąc będzie spowodowany zawinionym przetrzymaniem faktury przez pracownika merytorycznego, natomiast kolejny miesiąc - brakiem środków w budżecie na uregulowanie zobowiązania, to odszkodowanie żądane od pracownika merytorycznego będzie mogło objąć tylko kwotę odsetek należną za okres opóźnienia przez niego zawiniony. Może być też tak, że opóźnienie w zapłacie zobowiązania będzie spowodowane niewywiązywaniem się z obowiązków przez wszystkich kolejnych pracowników odpowiedzialnych za sprawdzanie dokumentu (pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym), następnie przez głównego księgowego, który opóźni się z przeprowadzeniem kontroli wstępnej, na koniec przez kierownika jednostki, który nie autoryzuje operacji z powodu przebywania na urlopie i niewskazania osoby upoważnionej do wykonywania tej czynności w jego zastępstwie, przy czym z braku poświadczania na dokumencie dat wykonywania poszczególnych czynności w ogóle nie będzie można ustalić, kto i w jakim zakresie przyczynił się do powstania szkody - a co za tym idzie, nie będzie można przypisać odpowiedzialności za nią żadnej konkretnej osobie.

IZABELA MOTOWILCZUK

magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych

PODSTAWA PRAWNA:

● Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1190)

● Ustawa z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 907; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 605)

● Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 4)

● Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1662)

● Ustawa z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1202)

● Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 121; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 397)

● Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 605)

● Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 613)

● Rozporządzenie Ministra Finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. Nr 165, poz. 1373; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 40, poz. 204)

● Rozporządzenie Rady Ministrów z 16 grudnia 2014 r. w sprawie wysokości odsetek ustawowych (Dz.U. z 2014 r. poz. 1858)

● Rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289)