Odmowa zatwierdzenia wydatku przez głównego księgowego

W szkole przeprowadzono remont klas za kwotę 30 tys. zł, na podstawie umowy zawartej jednoosobowo przez dyrektora. Umowa nie została przedstawiona do kontrasygnaty głównemu księgowemu. Główny księgowy otrzymał fakturę, pod którą była podpięta ta umowa, z której wynikało, że wykonawca otrzyma zapłatę za remont klas w kwocie 30 tys. zł oraz sporządzi kosztorys powykonawczy na wszystkie inne prace, które nie były ujęte w ofercie. Oferta nie zawierała przedmiaru robót. W kosztorysie powykonawczym w punktach zostały wymienione różne prace (malowanie, gipsowanie), jednak też bez podania żadnych obmiarów. Po wykonaniu prac nie został też sporządzony protokół odbioru robót (nie przewidywała tego umowa), a kosztorys powykonawczy nie został zatwierdzony przez inspektora nadzoru. Czy nierzetelny kosztorys ofertowy i kosztorys powykonawczy (bez obmiarów) mogą być podstawą odmowy przez głównego księgowego: zatwierdzenia faktury pod względem formalnym i rachunkowym oraz dokonania przelewu należności?

http://forum.infor.pl/topic/434399-do-zosi/

Tak, główny księgowy powinien odmówić zatwierdzenia opisanych dokumentów, jednak w innym trybie niż podany w pytaniu.

Umowa zawarta z wykonawcą remontu była wadliwa ze względu na niepodanie w niej istotnych elementów usług, do wykonania których zobowiązał się wykonawca. Tymi istotnymi elementami jest określenie ich zakresu. W przypadku prac opisanych w pytaniu należało przede wszystkim określić przedmiary robót, które powinny być zawarte w kosztorysie ofertowym, stanowiącym integralną część umowy. Bez tych przedmiarów w ogóle nie jest możliwe wykonanie kontroli prawidłowości wykonania usługi. Kontrola ta wchodzi w zakres kontroli merytorycznej dowodów księgowych (faktury i kosztorysu powykonawczego), przedstawionych przez wykonawcę. Pracownik odpowiedzialny w jednostce za kontrolę merytoryczną dokumentów powinien w tzw. opisie merytorycznym opisać te nieprawidłowości, odmówić zatwierdzenia dowodu pod względem merytorycznym i jednocześnie zgłosić problem dyrektorowi jednostki.

Skoro główny księgowy otrzymał ww. dokumenty niesprawdzone pod względem merytorycznym, w ramach wykonywania ich wstępnej kontroli z art. 54 ust. 3-6 uofp, powinien je zwrócić właściwemu pracownikowi. Jeśli nie jest to możliwe (np. pracownik odpowiedzialny za wykonanie kontroli merytorycznej nie został wyznaczony lub odmawia przyjęcia dokumentów), główny księgowy powinien odmówić podpisania dokumentów i o przyczynach powiadomić na piśmie dyrektora. Jeśli dyrektor mimo to poleci mu na piśmie dokonać wypłaty ze środków publicznych na podstawie tych dokumentów, będzie musiał niezwłocznie zawiadomić o tym fakcie w formie pisemnej dysponenta części budżetowej (jednostki państwowe) lub zarząd jednostki samorządu terytorialnego (jednostki samorządowe). Opisana nieprawidłowość świadczy o nieustaleniu w jednostce właściwych procedur kontroli zarządczej odnośnie do zlecania usług i dokonywania wydatków budżetowych.

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli