11/2016, data dodania: 20.05.2016 Czy pracownik musi podpisać oświadczenie o udostępnieniu i przetwarzaniu danych osobowych
Zatrudniamy pracowników po raz pierwszy. Czy muszą oni podpisać oświadczenie o udostępnieniu swoich danych osobowych lub wyrazić zgodę na przetwarzanie danych w związku z zatrudnieniem?
PROBLEM
RADA
Nie. Pracownicy nie muszą składać pracodawcy oświadczeń o przekazaniu swoich danych osobowych, których podanie jest wymagane przez prawo pracy. Pracodawca ma prawo przetwarzać bez ich zgody dane osobowe podane w związku z zatrudnieniem w zakresie wynikającym z przepisów prawa pracy.
UZASADNIENIE
Pracownik musi udostępnić pracodawcy dane osobowe wymienione w Kodeksie pracy lub wynikające z przepisów szczególnych. Pracodawca może żądać od pracownika:
● danych, które są zaliczane do podstawowych danych, jakich można żądać od pracowników, a więc:
- imienia (imion) i nazwiska,
- imion rodziców,
- daty urodzenia,
- miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji),
- wykształcenia,
- przebiegu dotychczasowego zatrudnienia,
- numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL);
● danych, których obowiązek podania wynika z odrębnych przepisów (art. 221 § 4 Kodeksu pracy), np. o niekaralności;
● innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, od podania których uzależnione jest korzystanie ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (art. 221 § 2 pkt 1 Kodeksu pracy).
Udostępnienie wymienionych danych osobowych następuje w formie oświadczenia pracownika, które najczęściej sprowadza się do wypełnienie kwestionariusza osobowego zamieszczanego w aktach osobowych.
Przykład
Pracodawca zażądał od pracownika podania danych dotyczących przebiegu jego dotychczasowego zatrudnienia oraz kwalifikacji zawodowych. Ponadto domagał się przedstawienia dyplomów ukończenia odpowiednich szkół, jak również świadectw pracy z poprzednich miejsc. Pracownik nie przedstawił tych dokumentów. W takim przypadku pracodawca może naliczać mu urlop wypoczynkowy tak, jakby to była jego pierwsza praca. Zatem pracownik nabędzie prawo do urlopu wypoczynkowego po przepracowaniu każdego miesiąca w wymiarze 1,66 dnia.
W zakresie nieuregulowanym w przepisach prawa pracy do danych osobowych pracowników należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych. Oznacza to, że gdyby doszło do dalszego przetwarzania danych, które pracodawca uzyskał na podstawie przepisów Kodeksu pracy, to w tym przypadku należy stosować zasady zawarte w przepisach ustawy o ochronie danych osobowych.
W związku z tym pracodawca może bez zgody pracowników przetwarzać ich dane osobowe uzyskane na podstawie przepisów prawa pracy.
Przetwarzanie takich danych bez zgody pracownika jest bowiem dopuszczalne m.in., gdy jest to niezbędne do:
● wykonania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
● realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 23 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o ochronie danych osobowych).
Z takimi przypadkami mamy do czynienia w sytuacji przetwarzania danych osobowych pracowników. Ich przetwarzanie jest bowiem konieczne do ustalenia uprawnień pracowniczych, np. do urlopu wypoczynkowego, urlopów związanych z rodzicielstwem, czy przyznawania świadczeń z zfśs, a także do realizacji umowy o pracę.
UWAGA!
Pracodawca ma prawo bez zgody pracowników przetwarzać ich dane osobowe uzyskane na podstawie przepisów prawa pracy.
Zakaz żądania od pracowników innych niż dopuszczalne przez prawo pracy danych osobowych nie oznacza, że pracodawca nie może zapoznać się z danymi uzyskanymi np. na skutek ich dobrowolnego przekazania przez pracownika (kandydata do pracy). Jednak zgodnie z wyrokiem NSA z 1 grudnia 2009 r. (I OSK 249/09) pracodawca nie może przetwarzać niektórych innych danych osobowych pracowników nawet wtedy, gdy wyrażą na to zgodę.
Podstawa prawna:
● art. 221 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1268,
● art. 23 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych - j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 2135; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 677
Małgorzata Mędrala-Natkaniec
radca prawny, doktor nauk prawnych, autorka wielu publikacji z zakresu prawa pracy
