Państwowa jednostka budżetowa powinna inwentaryzować obce aktywa trwałe znajdujące się w tej jednostce, a będące własnością innych jednostek, w drodze spisu z natury, przy zachowaniu terminów jak do inwentaryzacji własnych środków trwałych.

Zgodnie z art. 26 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), inwentaryzacją w drodze spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do:

● sprzedaży,

● przechowania,

● przetwarzania,

● używania

- powiadamiając te jednostki o wynikach spisu.

Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.

Aby móc spełnić wymienione wcześniej kryteria, kierownicy jednostek budżetowych korzystający z obcych składników majątku powinni opracować zasady:

● właściwej ewidencji pozabilansowej,

● wyceny ulepszeń,

● inwentaryzacji.

ZAPAMIĘTAJ!

W celu zachowania należytej kontroli oraz nadzoru powinno się obce środki trwałe ująć w ewidencji pozabilansowej jednostki użytkującej.

Inwentaryzację aktywów i pasywów przeprowadza się zgodnie z art. 26 ust. 1 uor na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Wynika to z faktu, że każdy składnik aktywów i pasywów przed sporządzeniem sprawozdania finansowego musi być zinwentaryzowany, aby przedstawione zostały realne wartości aktywów i pasywów każdej jednostki.

Od ogólnych zasad ustawodawca przewidział wyjątki (ułatwienia) zezwalające na możliwość przeprowadzenia inwentaryzacji w innych terminach niż w dniu bilansowym, z określonymi wyjątkami.

Wyjątek stanowią:

● środki pieniężne i papiery wartościowe,

● produkty będące w toku produkcji,

● materiały, towary i produkty gotowe, odpisane w dniu zakupu lub wytworzenia w koszt, lecz znajdujące się w tym dniu w zapasie

- i inwentaryzowane są w ostatnim dniu każdego roku.

Termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:

● składników aktywów objętych bieżącą ewidencją (poza wyjątkami wymienionymi powyżej) rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia roku następnego (art. 26 ust. 1 pkt 1 uor, art. 26 ust. 2 pkt 2 uor, art. 26 ust. 3 pkt 1 uor),

● zapasów, materiałów, towarów, półfabrykatów i produktów gotowych, znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościwą - przeprowadzono raz w ciągu 2 lat (art. 26 ust. 3 pkt 2 uor),

● nieruchomości zaliczonych do środków trwałych lub inwestycji oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym - przeprowadzono w ciągu 4 lat (art. 26 ust. 3 pkt 3 uor),

● zapasów towarów i materiałów objętych ewidencją wartościową w punktach odbioru detalicznego jednostki - przeprowadzono raz w roku (art. 26 ust. 3 pkt 4 uor),

● zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną - przeprowadzono raz w roku (art. 26 ust. 3 pkt 5 uor).

RENATA NIEMIEC

finansista, wieloletni pracownik wydziałów finansowych w jednostkach samorządu terytorialnego, autor licznych publikacji z zakresu rachunkowości i finansów publicznych, obecnie główny księgowy w jednostce budżetowej

PODSTAWA PRAWNA

● art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047)

Na dzień oddania do druku bieżącego numeru RB trwają prace legislacyjne nad nowelizacją ustawy o rachunkowości. Jedną z proponowanych zmian jest nowelizacja art. 26 ust. 3 polegająca na doprecyzowaniu, że ułatwienia (polegające na wskazaniu terminów szczególnych i częstotliwości przeprowadzonej inwentaryzacji) dotyczyć będą inwentaryzacji przeprowadzanej wyłącznie metodą spisu z natury i potwierdzenia sald. Inwentaryzacja metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników powinna być przeprowadzona na ostatni dzień roku obrotowego.

Projektowana nowelizacja nie ma wpływu na treść merytoryczną odpowiedzi.