Instruktaż - Rozliczenie wyników spisu z natury środków trwałych

Kontrola zarzuciła jednostce nieprawidłowe rozliczenie wyników inwentaryzacji środków trwałych, przeprowadzonej we wrześniu 2016 r. (raz na 4 lata). Wskazano m.in. następujące nieprawidłowości:

• nieustalenie przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej przyczyn powstania części niedoborów i szkód, a co za tym idzie - niezaliczenie ich do niedoborów i szkód zawinionych lub niezawinionych,
• skompensowanie niedoboru i nadwyżki na podstawie decyzji przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej niezatwierdzonej przez radcę prawnego i kierownika jednostki (dotyczyło to laptopa firmowego, zastąpionego laptopem prywatnym pracownika, przestarzałym i o znacznie gorszych parametrach użytkowych),
• niewycenienie nadwyżek pozostałych środków trwałych: drukarki laserowej i kosiarki (zostały przyjęte na stan z wartością 0 zł - do ewidencji ilościowej, mimo że zgodnie z polityką rachunkowości jednostki przedmioty te powinny być objęte ewidencją ilościowo-wartościową).

Ponadto do ksiąg rachunkowych 2016 r. nie zostały wprowadzone zapisy dotyczące skorygowania stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych (dotyczyło to nadwyżek środków trwałych o łącznej wartości 58 980 zł i niedoborów środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych, które nie zostały uznane ani za zawinione, ani za niezawinione, o łącznej wartości 235 765 zł).

Jak powinno wyglądać prawidłowe rozliczenie inwentaryzacji w opisanych przypadkach?

Nieprawidłowości wskazane przez kontrolujących dotyczą naruszenia podstawowych zasad rozliczania wyników spisu z natury środków trwałych i pozostałych środków trwałych. Aby ich uniknąć, należy przy rozliczaniu wyników spisu z natury postępować zgodnie z podanymi wskazówkami.

Krok 1 Ustalenie nadwyżek i niedoborów inwentaryzacyjnych

Po ujęciu wyników spisu z natury w arkuszach spisowych przez zespoły spisowe i skontrolowaniu ich formalnej poprawności przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej arkusze przekazuje się do komórki księgowości. Tam, na podstawie danych zawartych w ewidencji pomocniczej środków trwałych i pozostałych środków trwałych:

• wycenia się spisane składniki majątkowe,
• ustala się różnice inwentaryzacyjne (nadwyżki, niedobory i szkody) w ujęciu ilościowym i wartościowym.

Wartość stwierdzonych niedoborów wycenia się w wartości księgowej brutto (nazywanej też wartością początkową, ujętej na kontach 011 "Środki trwałe" i 013 "Pozostałe środki trwałe"). Wartość stwierdzonych nadwyżek wycenia się, stosując kolejno następujące zasady:

• zasada 1 - na podstawie dowodów źródłowych będących w posiadaniu jednostki (np. gdy nadwyżka jest wynikiem nieujęcia przychodu środków trwałych z zakupu lub wytworzenia we własnym zakresie),
• zasada 2 - w braku dowodów źródłowych - na podstawie oszacowania ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu (z uwzględnieniem jego stopnia zużycia),
• zasada 3 - w braku dowodów źródłowych i przy niemożności oszacowania na podstawie cen sprzedaży - w inaczej ustalonej wartości godziwej (którą określa się zgodnie z postanowieniami polityki rachunkowości jednostki).

Krok 2 Ustalenie przyczyn powstania nadwyżek i niedoborów

Zestawienia różnic inwentaryzacyjnych przekazuje się z komórki księgowości przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. To on odpowiada za ustalenie przyczyn powstania nadwyżek i niedoborów - odrębnie dla każdego przedmiotu ujętego w dokumentacji księgowej jako niedobór lub nadwyżka. W tym celu m.in. pobiera on na piśmie wyjaśnienia:

• od pracowników materialnie odpowiedzialnych za poszczególne składniki majątkowe,
• od pracowników, w których pieczy powinny pozostawać określone składniki majątkowe (zgodnie z ustalonymi w jednostce procedurami kontroli zarządczej w zakresie ochrony mienia jednostki),
• od innych pracowników, którzy mają istotne informacje dla ustalenia przyczyn powstania nadwyżek i niedoborów inwentaryzacyjnych (np. od pracowników odpowiedzialnych za sporządzanie dowodów OT, PT, LT).

Po pobraniu wyjaśnień przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej ma obowiązek sporządzić protokół. W protokole tym należy:

• wymienić oddzielnie każdy przedmiot stanowiący nadwyżkę (niedobór), z podaniem jego wartości,
• wskazać przyczyny powstania nadwyżek,
• wskazać przyczyny powstania niedoborów i szkód, dzieląc je na zawinione i niezawinione,
• dla niedoborów uznanych za zawinione - wskazać osoby odpowiedzialne za ich powstanie i postawić wnioski dotyczące ewentualnego dochodzenia odszkodowania za utracone lub uszkodzone składniki mienia.

Nadwyżek stwierdzonych w środkach trwałych i pozostałych środkach trwałych nie można kompensować ze stwierdzonymi niedoborami. Jest to zasada ogólna, wynikająca z tego, że w przypadku środków trwałych i pozostałych środków trwałych trudno mówić o przypadkowym powstaniu różnic na skutek pomyłki w ich wydawaniu i ewidencjonowaniu. W omawianym przypadku prywatny laptop w ogóle nie powinien być spisany w trakcie inwentaryzacji przez zespół spisowy. Spis odbywa się w obecności pracowników odpowiedzialnych za składniki majątkowe, którzy powinni w ramach przygotowania do inwentaryzacji albo usunąć wszystkie prywatne rzeczy z pomieszczeń jednostki, albo w czasie spisu okazać je zespołowi spisowemu wraz ze stosownym wyjaśnieniem. Skoro prywatny laptop znalazł się jednak na arkuszu spisu z natury, to na etapie rozliczania wyników spisu z natury przedmiot ten, spisany jako składnik majątkowy jednostki, powinien być zaliczony do pozornych nadwyżek inwentaryzacyjnych, natomiast laptop służbowy powinien być wykazany jako niedobór inwentaryzacyjny.

Krok 3 Zaopiniowanie wniosków przez głównego księgowego jednostki

Główny księgowy jest zobowiązany sprawdzić pod względem formalnym i rachunkowym wnioski dotyczące rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, postawione przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. To na tym etapie w omawianym przypadku powinny zostać zakwestionowane nieprawidłowości w protokole rozliczenia inwentaryzacji, polegające na:

• skompensowaniu niedoboru laptopa z nadwyżką (pozorną),
• nieustaleniu w odniesieniu do części niedoborów, czy są one zawinione czy niezawinione.

Zatwierdzenie wniosków odbywa się przez złożenie podpisu na dokumentacji inwentaryzacyjnej przez głównego księgowego i spisanie w formie adnotacji ewentualnych uwag. Do uwag powinien się odnieść przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej. Tu są dwie możliwości:

1. może je uwzględnić i dokonać odpowiednich poprawek,
2. może je odrzucić, ale wówczas powinien podać uzasadnienie.

Krok 4 Zaopiniowanie wniosków przez radcę prawnego

Zgodnie z ogólnymi zasadami odpowiedzialności odszkodowawczej pracowników za szkody wyrządzone pracodawcy zawartymi w Kodeksie pracy:

• pracownicy materialnie odpowiedzialni za powierzone składniki mienia odpowiadają za szkody w nich powstałe, chyba że dowiodą, iż szkoda nie wynikła z ich winy,
• pracownicy, którzy nie podpisali oświadczeń o odpowiedzialności materialnej, odpowiadają za szkody powstałe w mieniu pracodawcy, jeśli pracodawca dowiedzie, że powstały one z ich winy na skutek zaniedbania w wykonywaniu obowiązków, oraz wskaże faktyczną wysokość tej szkody.

Odszkodowanie szacuje się w wielkości faktycznie wyrządzonej szkody, przy czym:

• nie może ono przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody (zasady tej nie stosuje się, jeśli szkoda została wyrządzona umyślnie),
• jeżeli naprawienie szkody następuje na podstawie ugody między pracodawcą i pracownikiem (w tym zawartej przed sądem pracy), wysokość odszkodowania może być obniżona, z uwzględnieniem wszystkich okoliczności sprawy, a w szczególności stopnia winy pracownika i jego stosunku do obowiązków pracowniczych.

Radca prawny jednostki powinien zbadać pod tym kątem wnioski przedstawione przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej i potwierdzić ich zasadność bądź stwierdzić, że nie są wystarczające do ustalenia odpowiedzialności odszkodowawczej (w stosunku do każdego pracownika oddzielnie). Zatwierdzenie wniosków odbywa się przez złożenie podpisu na dokumentacji inwentaryzacyjnej przez radcę prawnego i ewentualne złożenie dodatkowych wyjaśnień w przypadkach budzących wątpliwości prawne.

Krok 5 Zatwierdzenie wyników rozliczenia inwentaryzacji przez kierownika jednostki

Ostateczne zatwierdzenie wyników rozliczenia inwentaryzacji należy do kierownika jednostki. To kierownik jednostki (jako pracodawca) decyduje o uznaniu niedoborów i szkód za zawinione lub niezawinione i o ewentualnym dochodzeniu odpowiedzialności odszkodowawczej od pracowników. Zatwierdzenie wyników inwentaryzacji odbywa się przez złożenie podpisu na dokumentacji inwentaryzacyjnej przez kierownika jednostki. Nie jest to wyłącznie czynność formalna polegająca na złożeniu podpisu. Kierownik jednostki powinien zapoznać się z całością dokumentacji inwentaryzacyjnej. Może posiłkować się w razie potrzeby wyjaśnieniami składanymi przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, radcę prawnego oraz głównego księgowego.

Krok 6 Rozliczenie wyników inwentaryzacji w księgach rachunkowych jednostki

Zatwierdzona dokumentacja inwentaryzacyjna jest podstawą do sporządzenia przez głównego księgowego jednostki (lub innego wskazanego pracownika komórki księgowości) poleceń księgowania stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych. W omawianym przypadku główny księgowy zaniedbał obowiązki w tym zakresie. Nie sporządził poleceń księgowania dla nadwyżek środków trwałych o łącznej wartości 58 980 zł i niedoborów środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych, które nie zostały w protokole z inwentaryzacji uznane ani za zawinione, ani za niezawinione, o łącznej wartości 235 765 zł. W normalnej sytuacji niemożność sporządzenia poleceń księgowania ze względu na niepoprawność formalną protokołu z rozliczenia inwentaryzacji powinna być zgłoszona kierownikowi jednostki i usunięta. Główny księgowy zaniechał jednak jakichkolwiek czynności. W efekcie w jednostce doszło do naruszenia dyscypliny finansów publicznych polegającego na nierozliczeniu i nieujęciu w księgach rachunkowych 2016 r. rozliczenia wyników spisu z natury środków trwałych i pozostałych środków trwałych.

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli