1/2017 [dodatek: Ściąga Księgowego], data dodania: 20.12.2016 Rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych
Różnice inwentaryzacyjne występują w przypadku stwierdzenia, że stan faktyczny składników majątkowych jednostki jest inny niż stan ewidencyjny. Ustalone różnice inwentaryzacyjne należy ująć w księgach rachunkowych jednostki najpóźniej pod datą 31 grudnia danego roku obrotowego (budżetowego).
Różnice inwentaryzacyjne to ujawnione w toku inwentaryzacji różnice wynikające z porównania stanów rzeczywistych objętych inwentaryzacją, ze stanami ewidencyjnymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych.
Ustalone przez księgowość różnice inwentaryzacyjne należy udokumentować i wyjaśnić, a następnie rozliczyć.
Wyjaśnienia dokonuje komisja inwentaryzacyjna.
Krok 1
Określenie przez komisję inwentaryzacyjną w protokole poinwentaryzacyjnym przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych.
Komisja inwentaryzacyjna gromadzi odpowiednie materiały (pisemne wyjaśnienia i oświadczenia pracowników, odpisy dokumentów źródłowych lub obcych, notatki z rozmów, wydruki internetowe) w celu dochodzenia przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych.
Krok 2
Sporządzenie protokołu weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych
W protokole weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych ustala się powód ich powstania oraz sposób rozliczenia. Protokół weryfikacji zatwierdza kierownik jednostki. Protokół ten podlega ocenie prawnej, ocenie skarbnika/głównego księgowego oraz zatwierdzeniu przez kierownika jednostki.
Krok 3
Decyzja kierownika jednostki o sposobie rozliczenia powstałych różnic inwentaryzacyjnych
Zatwierdzony protokół/wniosek stanowi podstawę do ujęcia ustalonych różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych jednostki. Właściwym dokumentem do wprowadzenia różnic inwentaryzacyjnych do ksiąg rachunkowych jest dokument PK, do którego załącznikiem jest protokół z wnioskami zatwierdzony przez kierownika jednostki.
Krok 4
Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych
Komisja inwentaryzacyjna może zaproponować rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych jako:
● kompensatę,
● zwiększenie kosztów,
● obciążenie pozostałych kosztów operacyjnych,
● zwiększenie pozostałych przychodów operacyjnych,
● zmniejszenie lub zwiększenie funduszy,
● spisanie niedoboru w straty.
Sposoby rozliczania różnic inwentaryzacyjnych
1. Wszystkie różnice inwentaryzacyjne do czasu wyjaśnienia przyczyn ich powstania i zatwierdzenia sposobu rozliczania ujmuje się na koncie 240 "Pozostałe rozrachunki - Rozliczenie niedoborów/nadwyżek".
2. Na koniec roku obrotowego konto 240 nie wykazuje salda, ponieważ różnice inwentaryzacyjne należy rozliczyć razem z zamknięciem ksiąg rachunkowych.
3. Jeżeli niedobory nie zostaną wyjaśnione do końca roku budżetowego, traktuje się je jako niedobory zawinione i dokonuje odpisu aktualizującego.
Tabela 1. Ewidencja różnic inwentaryzacyjnych - rozliczenie niedoboru
| Lp. | Treść operacji | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| 1. | Niedobór uznany przez kierownika jednostki powstały z przyczyn niezawinionych przez osobę odpowiedzialną materialnie | 761 "Pozostałe koszty operacyjne" | 240-0 "Pozostałe rozrachunki" w analityce "Rozliczenie niedoboru" |
| 2. | Niedobór powstały w wyniku zdarzenia losowego | 761 "Pozostałe koszty operacyjne" | 240-0 "Pozostałe rozrachunki" w analityce "Rozliczenie niedoboru" |
| 3. | Niedobór zawiniony bezsporny, w przypadku gdy pracownik wyraził na piśmie zgodę na zwrot równowartości niedoboru | 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" | 240-0 "Pozostałe rozrachunki" w analityce "Rozliczenie niedoboru" |
| 4. | Niedobór zawiniony sporny, w przypadku gdy pracownik odmawia pokrycia niedoboru i sprawa zostaje skierowana na drogę sądową | 240-3 "Pozostałe rozrachunki" w analityce "Należności dochodzone na drodze sądowej" | 240-0 "Pozostałe rozrachunki" w analityce "Rozliczenie niedoboru" |
| 5. | Ubytki naturalne, mieszczące się w granicach norm i limitów | Konto Zespołu 4 "Koszty według rodzajów i ich rozliczenie" | 240-0 "Pozostałe rozrachunki" w analityce "Rozliczenie niedoboru" |
Tabela 2. Ujawnienie niedoboru rzeczywistego gotówki w kasie
| Lp. | Treść operacji | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| 1. | Ujawnienie niedoboru gotówki w kasie | 240-0 "Pozostałe rozrachunki" w analityce "Rozliczenie niedoboru" | 101 "Kasa" |
| 2. | Rozliczenie niedoboru w kasie spowodowanego zdarzeniem losowym, ale uznanego za niezawiniony - odniesienie w koszty | 761 "Pozostałe koszty operacyjne" | 240-0 "Pozostałe rozrachunki" w analityce "Rozliczenie niedoboru" |
| 3. | Rozliczenie niedoboru w kasie wynikającego z innego zdarzenia i uznanego za zawiniony | 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" lub 240 "Pozostałe rozrachunki" | 240-0 "Pozostałe rozrachunki" w analityce "Rozliczenie niedoboru" |
Tabela 3. Ujawnienie niedoboru zawinionego w środkach trwałych dochodzonego na drodze sądowej
| Lp. | Treść operacji | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| 1. | Ujawnienie niedoboru w środkach trwałych przy wartości początkowej brutto | 240-0 "Pozostałe rozrachunki" w analityce "Rozliczenie niedoboru" | 011 "Środki trwałe" |
| 2. | Przeksięgowanie dotychczasowego umorzenia środków trwałych, w których stwierdzono niedobór | 071 "Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych" | 240-0 "Pozostałe rozrachunki" w analityce "Rozliczenie niedoboru" |
| 3. | Przeksięgowanie wartości nieumorzonej ujawnionego niedoboru | 800 "Fundusz jednostki" | 240-0 "Pozostałe rozrachunki" w analityce "Rozliczenie niedoboru" |
| 4. | Obciążenie pracownika wartością ujawnionego niedoboru | 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" | 760 "Pozostałe przychody operacyjne" |
| 5. | Skierowanie sprawy na drogę sądową | 240-4 "Roszczenia sporne" | 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" |
| 6. | Utworzenie odpisu aktualizującego | 751 "Koszty finansowe" | 290 "Odpisy aktualizujące należności" |
| 7. | Uzyskanie wyroku sądowego | 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" | 240-4 "Roszczenia sporne" |
| 8. | Zapłata przez pracownika wartości niedoboru | 101 "Kasa" | 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" |
| 9. | Rozwiązanie odpisu aktualizującego | 290 "Odpisy aktualizujące należności" | 760 "Pozostałe przychody operacyjne" |
Tabela 4. Rozliczenie nadwyżki
| Lp. | Treść operacji | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| 1. | Nadwyżki rzeczywiste, nieobjęte kompensatą, których przyczyn powstania nie ustalono | 240-1 "Pozostałe rozrachunki" w analityce "Rozliczenie nadwyżek" | 760 "Pozostałe przychody operacyjne" |
| 2. | Nadwyżki pozorne spowodowane błędami w dokumentacji księgowej, albo błędami popełnionymi podczas inwentaryzacji, lub wynikające z niedokładności urządzeń pomiarowych w granicach tolerancji | 240-1 "Pozostałe rozrachunki" w analityce "Rozliczenie nadwyżek" | Konto Zespołu 4 "Koszty według rodzajów i ich rozliczenie" |
Rozliczanie poprzez kompensatę
Kompensata niedoborów i nadwyżek polega na rozliczeniu niedoborów z nadwyżkami, przy zastosowaniu zasady mniejszej ilości i niższej ceny kompensowanych składników majątkowych jednostki.
Zasady dokonywania kompensat różnic inwentaryzacyjnych:
1. Niedobory mogą być kompensowane nadwyżkami.
2. Kompensować można składniki majątku obrotowego o podobnych cechach.
3. Dotyczą tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej lub jednego zespołu pracowników.
4. Kompensacie z nadwyżkami mogą podlegać tylko niedobory uznane za niezawinione.
5. Kompensacie nie podlegają środki trwałe.
Tabela 5. Rozliczenie poprzez kompensatę
| Lp. | Treść operacji | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| 1. | Kompensata nadwyżek nad niedoborem | 240-1 "Pozostałe rozrachunki" w analityce "Rozliczenie nadwyżek" | 240-0 "Pozostałe rozrachunki" w analityce "Rozliczenie niedoboru" |
RENATA NIEMIEC
finansista, posiada długoletni staż pracy w jednostce samorządu terytorialnego oraz doświadczenie w zakresie finansów i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych, obecnie główny księgowy w jednostce budżetowej
