Jak ująć w ewidencji księgowej należności, które nie zostały spłacone w terminie

Dłużnik nie spłacił należności w terminie. Zostało wystawione upomnienie, a następnie tytuł wykonawczy. Ewidencja należności prowadzona jest na koncie 240 "Pozostałe rozrachunki". W momencie przekazania tytułu wykonawczego do urzędu skarbowego należność przeksięgowywana jest na konto 241 "Pozostałe rozrachunki dochodzone na drodze sądowej oraz egzekucyjnej". Nie zostały przeksięgowane koszty upomnienia. Czy koszty upomnienia należy również przeksięgować na konto 241, czy mogą zostać na koncie 240?

Rozstrzygnięcie, czy koszty upomnienia należy księgować na koncie 240 lub 241, uzależnione jest od zasad funkcjonowania kont 240 i 241 opisanych w planie kont danej jednostki.

Zasady ewidencji księgowej budżetu państwa i budżetów jednostek samorządu terytorialnego określa rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont).

Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, konto 240 "Pozostałe rozrachunki" służy do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201-234. Konto 240 może być używane również do ewidencji pożyczek i różnego rodzaju rozliczeń, a także krótko- i długoterminowych należności funduszy celowych.

Tabela. Szczegółowa ewidencja księgowa na koncie 240 "Pozostałe rozrachunki"

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 240 powinna zapewnić ustalenie:

• rozrachunków,
• roszczeń,
• rozliczeń

- z poszczególnych tytułów.

Konto 240 może mieć dwa salda:

• saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń,
• saldo Ma oznacza stan zobowiązań.

Konta wskazane w planach kont ujętych w załącznikach do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont mogą być dzielone na dwa lub więcej kont syntetycznych. Zgodnie z § 15 rozporządzenia w planie kont jednostki konto 240 "Pozostało rozrachunki" zostało podzielone na konta:

• 240 "Pozostałe rozrachunki",
• 241 "Pozostałe rozrachunki dochodzone na drodze sądowej oraz egzekucyjnej".

Zasady funkcjonowania tych kont powinny być określone w Planie kont jednostki z pytania. Znając zasady funkcjonowania konta 240 i 241 w Państwa jednostce, można jednoznacznie określić, czy koszty upomnienia należy ująć na koncie 240 lub 241. Same nazwy kont 240 lub 241 nie są wystarczające do jednoznacznego rozstrzygnięcia, na jakim koncie należy księgować koszty upomnienia.

W polityce rachunkowości jednostki w planie kont powinien być opis konta 241 wraz z opisem, np. konto 241 "Pozostałe rozrachunki dochodzone na drodze sądowej oraz egzekucyjnej" służy do księgowania należności jedności dochodzonych na drodze sądowej oraz należności, które podlegają egzekucji w urzędzie skarbowym.

Podstawy prawne

• załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 760)

Bartosz Spychalski

główny księgowy w państwowej jednostce budżetowej, posiada licencję Ministra Finansów do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych