Wszystko można zmierzyć - tak napisał D.W. Hubbard w swojej książce Pomiar uniwersalny. Jeżeli jakieś zjawisko możemy w jakikolwiek sposób zaobserwować, nadaje się ono do pomiaru. Punktem wyjścia nie powinno być zatem pytanie, czy możemy zmierzyć efektywność zarządzania personelem, ale jak to zrobić? Odpowiedź jest zaskakująco prosta: mierząc wskaźniki HR wewnątrz własnej organizacji i porównując ich wartości z rynkiem.

Pomiar wskaźników HR i porównywanie ich z rynkiem daje potężny oręż, którym jest świadomość własnych problemów i pozycji na tle konkurencji.

Korzyści z mierzenia

Najważniejszą zaletą stosowania benchmarkingu wskaźników jest uzyskanie szerszej perspektywy do oceny kondycji własnego przedsiębiorstwa. Mierząc wskaźniki HR we własnej firmie i zestawiając je z rynkiem, otrzymujemy wartość dodaną, którą jest informacja o tym, jak wypadamy na tle konkurencji. Co możemy zmierzyć, stosując wskaźniki HR i jakie wymierne korzyści daje ten pomiar organizacji?

Lepsze zarządzanie fluktuacją

Zewsząd słyszymy o dynamicznie zmieniającej się sytuacji na rynku pracy i umacnianiu się pozycji pracownika. Czym ta mocna pozycja się przejawia? Wysoką rotacją - zapewne powiedziałoby wielu specjalistów HR, ale czy rzeczywiście tak jest? Coroczne badanie Sedlak & Sedlak pokazało, że nie. Po znacznym wzroście w 2015 r., w roku kolejnym nie nastąpiła zmiana w wartości wskaźnika rotacji. Zauważalna jest natomiast zmiana w stosunku liczby dobrowolnych rezygnacji pracowników do zwolnień przez pracodawcę. O ile w 2015 r. wskaźnik rezygnacji (proc. pracowników zatrudnionych w danym roku, którzy z własnej inicjatywy rozwiązali umowę) wyniósł 3,8 proc., o tyle w 2016 r. już 4,59.

Wskaźnik zwolnień w tym samym okresie zmniejszył się zaś z 3,03 proc. do 2,38 proc. Jakie znaczenie ma ta informacja? Pokazuje, że za wysoką rotacją pracowników w coraz większym stopniu kryje się niezadowolenie pracowników, którzy szukają lepszych warunków zatrudnienia u konkurencji. Dla organizacji informacja ta powinna być przesłanką do konieczności zbadania przyczyn odejść pracowników, np. poprzez przeprowadzenie wewnętrznego badania satysfakcji z pracy przygotowywanego przez zewnętrznych specjalistów. Pomiar wskaźników HR to również sposób na ocenę, czy firma jest postrzegana jako atrakcyjny pracodawca. Krótki staż pracy, wysoki wskaźnik zwolnień, niski wskaźnik powrotów stanowią sygnał ostrzegawczy i zmuszają do namysłu na temat adekwatności przyjętych standardów zarządzania personelem. Dłuższy niż u konkurencji czas rekrutacji pracowników i coraz niższy poziom skuteczności rekrutacji pracowników powinien z kolei skłaniać do refleksji nad atrakcyjnością naszych ofert pracy dla kandydatów.

4,59% wyniósł w 2016 r. wskaźnik rezygnacji z pracy z inicjatywy pracownika. W 2015 r. wynosił 3,8%.

Lepsze zarządzanie absencją

Absencja z roku na rok rośnie. Potwierdzają to zarówno badania wskaźniki HR, jak i statystyki ZUS. Zgodnie z wynikami naszego badania, wartość wskaźnika ogólnej absencji chorobowej w 2016 r. wzrosła o 5,4 proc. w porównaniu do 2015 r. (5,3 proc. wzrost liczby dni absencji chorobowej z tytułu zaświadczeń lekarskich wg ZUS w stosunku do 2015 r.). Jak pokazało nasze badanie, żaden sektor nie był w stanie uchronić się przed narastającą skalą tego zjawiska, choć jego nasilenie było zróżnicowane. Najdłużej na zwolnieniu lekarskim przebywali pracownicy produkcji (11,2 dnia), najkrócej zaś zatrudnieni w handlu (6,8 dnia).

Wzrost liczby dni nieobecności pracowników dla każdej firmy oznacza jedno - wyższe koszty. Warto pamiętać, że koszty absencji to nie tylko te bezpośrednio związane z wypłatą wynagrodzenia dla pracownika przebywającego na L4, czy koszty nadgodzin innych pracowników wykonujących w zastępstwie dodatkową pracę. Analizując ekonomiczne skutki absencji, należy uwzględnić również koszty pośrednie związane m.in. z niepełnym wykorzystaniem maszyn i urządzeń, budynków i kapitału przedsiębiorstwa oraz obniżoną wydajnością i jakością pracy wykonywanej w zastępstwie przez niedoświadczonych pracowników.

Czy wskaźniki pomagają firmie w ograniczeniu tych strat? Tak, pomiar wskaźników HR pozwala firmie na oszacowanie skali problemu, co stanowi pierwszy krok w kierunku określenia wysokości kosztów ponoszonych przez przedsiębiorstwo z tytułu wysokiej absencji oraz podjęcie odpowiednich działań ograniczających rozmiar tego zjawiska. Skrócenie średniej absencji chorobowej choćby o dzień dla firmy zawsze oznacza realne oszczędności.

Lepsze zarządzanie efektywnością pracy

Poprawa sytuacji na rynku pracy znalazła odzwierciedlenie w podwyżce płac. Ponad 90 proc. uczestników ostatniego badania "WskaźnikiHR 2017" zadeklarowało wzrost wynagrodzeń, a tylko niespełna 2 proc. podjęło decyzję o ich obniżeniu. Niestety, lepsze opłacanie pracowników nie przełożyło się na wzrost rentowności przedsiębiorstw. Odsetek firm, które odnotowały spadek zysków w 2016 r. w stosunku do 2015 r., wzrósł o 6 p.p. Wskazuje to, że przed polskimi firmami jest jeszcze wiele do zrobienia w zakresie zwiększania efektywności pracy. Czy również i tutaj wskaźniki HR okazują się przydatne? Z pewnością tak, są bowiem pomocne w ustaleniu, gdzie leży przyczyna niższej niż u konkurencji rentowności.

Firma porównując z innymi wyniki takich wskaźników, jak produktywność pracowników etatowych (wysokość przychodów netto przypadająca na jednego pracownika), rentowność łącznych nakładów na wynagrodzenia (informujący, ile zysku generuje każda złotówka zainwestowana w wynagrodzenia) czy udział kosztów pracy w kosztach operacyjnych, jest w stanie określić, czy źródła niższej efektywności należy szukać np. w zbyt wysokich kosztach zatrudnienia czy niskiej produktywności pracowników.

Zawsze trzeba mieć na uwadze, aby porównywać to, co porównywalne, czyli w tym przypadku porównywanie swoich wyników z firmami o podobnym profilu działalności i wielkości. Jaskrawym przypadkiem jest tutaj wskaźnik udziału kosztów pracy w kosztach operacyjnych, który ma wyższe wartości w przedsiębiorstwach usługowych niż produkcyjnych.

Lepsze zarządzanie polityką szkoleniową

Atrakcyjna oferta szkoleniowa, zwłaszcza w specjalistycznych branżach jak IT, często stanowi jedną z kart przetargowych podczas rekrutacji nowych pracowników. Zapewnienie pracownikowi możliwości rozwoju jest też jednym z kluczowych czynników decydujących o jego lojalności. Inwestycje w rozwój pracowników z pewnością się opłacają, ponieważ przyciągają do firmy najbardziej ambitnych i pozwalają na budowanie kompetentnego zespołu.

Badanie "WskaźnikiHR 2017" pokazało, że firmy coraz częściej dostrzegają wartość szkoleń i chętnie w nie inwestują. Nakłady na szkolenia stanowią coraz większą część kosztów operacyjnych przedsiębiorstw. Znalazły one również odzwierciedlenie we wzroście wartości wskaźnika wykorzystania budżetu szkoleń na przeszkolonego pracownika (wzrost o 47 proc.). Pozytywny trend rosnącego znaczenia szkoleń potwierdza również wzrost liczby godzin szkoleniowych przypadających na pracownika. W porównaniu do poprzedniej edycji badania statystyczny pracownik uczestniczył w szkoleniach prawie 3 godziny więcej.

Niestety, firmy jeszcze nie zawsze radzą sobie z zaplanowaną polityką szkoleniową. W 2016 r. planowany budżet szkoleń na pracownika wzrósł o 31 proc., jednak wykorzystanie budżetu szkoleń spadło o niemal 5 p.p. Powyższe dane dowodzą, że znaczenie właściwie kształtowanej polityki szkoleniowej rośnie. Nie da się bowiem rekrutować i zatrzymywać najlepszych pracowników, nie zapewniając im możliwości rozwoju. Dlatego też firmy będą musiały porównywać, czy to, co oferują pracownikom jest przynajmniej na poziomie zbliżonym do tego, co proponuje konkurencja. Tylko porównując się z podobnymi firmami można optymalizować wysokość budżetu szkoleń, lepiej kontrolować jego wykorzystanie oraz sprawdzać, czy liczba godzin, którą oferujemy swoim pracownikom, jest wystarczająca.

Narzędzie walki o pracowników

Wskaźniki HR to dziedzina dopiero rozwijająca się w polskim HRM, ale której znaczenie w czasie rosnącej walki o pracowników systematycznie wzrasta. Pomiar wskaźników i porównywanie ich z rynkiem daje potężny oręż, którym jest świadomość własnych problemów i pozycji na tle konkurencji. Można wtedy określić, w jakich obszarach przeważamy nad innymi, a w jakich powinniśmy podejmować działania korygujące i prorozwojowe. Porównywanie wskaźników HR to jednak nie tylko narzędzie walki o pracowników. Jest to również skuteczne narzędzie optymalizacji kosztów. Pomagają one w określeniu źródła strat (np. związanych z wysoką absencją czy niską produktywnością pracowników). Kompleksowość analiz, jakie daje benchmarking wskaźników HR, stwarza firmie szansę znacznej poprawy efektywności zarządzania personelem tak, by organizacja skutecznie mogła budować swoją przewagę konkurencyjną na rynku.

Wykres 1

Wykres 2

Odsetek firm, które odnotowały spadek zysków w 2016 r. w stosunku do 2015 r., wzrósł o 6 p.p.

Joanna Dziok

Analityk Działu Wskaźniki HR w firmie Sedlak & Sedlak. Współtworzyła badanie "WskaźnikiHR 2017"

dziok@sedlak.pl

czytaj więcej:

D.W. Hubbard, Pomiar uniwersalny, MT Biznes, Warszawa 2013.