Łączny koszt zwolnień lekarskich na jednego pracownika to średnio 3,5-5 tys. zł rocznie.

Koszty zwolnień lekarskich ponosi pracodawca. Z danych statystycznych ZUS wynika, że średni czas zwolnienia to 13 dni. Biorąc pod uwagę, że pracodawca finansuje nieobecność pracownika z powodu choroby przez pierwsze 33 dni w roku (wyjątkiem są osoby starsze, za które ZUS płaci już po 14 dniach), to on ponosi koszty związane z nieobecnością pracownika. Te koszty to jednak nie tylko wynagrodzenia chorobowe.

Dodatkowe koszty

Pracodawca - oprócz wynagrodzenia chorobowego - musi ponieść dodatkowe wydatki na zatrudnienie pracowników w godzinach nadliczbowych lub innych osób na zastępstwo, koszty rekrutacji i przeszkolenia nowych pracowników czy koszty związane z opóźnieniem w realizacji kontraktów oraz obniżoną jakością i wydajnością pracy wykonywanej przez niedoświadczonych pracowników. Ponadto trzeba uwzględnić koszty ukryte absencji, będące rezultatem niewłaściwych postaw pracowniczych - nadmierna skłonność do absencji skutkuje spadkiem morale pracowników. Łączny koszt zwolnień lekarskich to średnio 3,5-5 tys. zł rocznie na pracownika.

Według oficjalnych statystyk prowadzonych przez ZUS, 15 proc. zwolnień lekarskich jest nadużywanych. Dane te uwzględniają jednak tylko te przypadki nadużyć, które zostały stwierdzone w wyniku kontroli. Wiele podobnych przypadków nie jest w ogóle sprawdzanych. W praktyce skala nadużyć jest znacznie większa. To oznacza, że spora część wspominanych powyżej kosztów to koszty nadużyć - nieuzasadnione i niepotrzebne.

Nadużycia - jak im zapobiec?

Nadużyciom można skutecznie zapobiegać i warto to robić. Przede wszystkim ze względu na oszczędności, ale nie tylko. Wyeliminowanie nadużyć ma również istotne znaczenie z punktu widzenia kształtowania właściwej kultury organizacyjnej i zarządzania organizacją. Aby było skuteczne, wymaga w pierwszej kolejności właściwego zdiagnozowania przyczyn nadużyć, a następnie wdrożenia skoordynowanego programu przeciwdziałania tym nadużyciom.

Wyzwanie - mentalność

Problemem, z którym należy uporać się na wstępie, aby skutecznie przeciwdziałać nadużywaniu zwolnień lekarskich, jest mentalność pracowników. W Polsce utarło się pojęcie "chodzenia na zwolnienie lekarskie" - niekoniecznie wtedy, gdy pracownik jest chory i gdy jest to uzasadnione poratowaniem zdrowia. Pracownicy często traktują zwolnienie jako dodatkowy urlop, wykorzystując je m.in. w celu wyjazdu na wczasy, opieki nad dziećmi, wykonania prac remontowych. Znany jest przykład przedsiębiorcy, który przypadkowo dowiedział się, że jego pracownik, przebywający na zwolnieniu lekarskim, wziął udział w profesjonalnych zawodach sportowych i zajął pierwsze miejsce w swojej konkurencji. Podstawowa przyczyna nadużyć ma zatem charakter wewnętrzny i leży głęboko w świadomości pracowników. Jeżeli pracodawca nie zda sobie z tego sprawy i będzie próbował walczyć z nadużyciami poprzez eliminowanie zewnętrznych czynników sprzyjających nadużyciom i ich skutków, to najprawdopodobniej takie działania nie będą skuteczne albo będą miały krótkotrwały efekt. Wśród pracowników nadal pozostanie bowiem skłonność do nadużyć i jak tylko będą mieli do tego okazję, będą z niej korzystać.

Ważne uświadamianie

Dlatego walkę z nadużyciami należy zacząć od uświadomienia pracownikom, że nadużycia nie będą tolerowane. Pracownicy muszą zrozumieć różnicę pomiędzy korzystaniem ze zwolnienia lekarskiego w sytuacjach, kiedy jest to rzeczywiście uzasadnione poratowaniem zdrowia, od sytuacji, w których zwolnienie lekarskie ma charakter instrumentalny i nie ma nic wspólnego ze stanem zdrowia. Dotyczy to zarówno tych pracowników, którzy dopuszczają się nadużyć, jak również tych, którzy w sposób wyraźny lub nawet milczący akceptują nadużycia. Ta ostatnia grupa może być nawet ważniejsza, niż ta pierwsza.

Milcząca akceptacja nadużyć przez ogół pracowników w firmie sprzyja ich rozwojowi. Pracownicy dopuszczający się nadużyć są bowiem utwierdzani w przekonaniu, że mogą to robić bez żadnych konsekwencji. Tymczasem cierpią na tym ich koleżanki i koledzy, którzy muszą pracować dłużej, nie mogą skorzystać z urlopu etc. Najczęściej przechodzą nad tym do porządku dziennego, mimo że wiedzą o nadużyciach. Obawiają się posądzenia o donosicielstwo. Tymczasem zgłoszenie pracodawcy nadużyć nie tylko nie jest niczym niewłaściwym, ale wręcz jest obowiązkiem każdego pracownika (wynikającym z obowiązku dbałości o dobro firmy) i leży w jego interesie. Uświadomienie tego pracownikom zwykle przynosi efekty i okazuje się, że pracownicy przerywają milczenie. Działania ukierunkowane na zmianę mentalności pracowników, niezależnie od doraźnego zapobiegania nadużyciom, mogą przynieść długofalowe pozytywne efekty dla funkcjonowania firmy.

Czynniki zewnętrzne

Obok przyczyn wewnętrznych, mających swoje źródło w mentalności pracowników, istnieje wiele zewnętrznych czynników mogących sprzyjać nadużyciom. Są okresy w roku, kiedy liczba absencji chorobowych wśród pracowników znacząco wzrasta. I nie jest to spowodowane zwiększeniem się liczby zachorowań, ale innymi czynnikami związanymi z daną porą roku, niemającymi żadnego związku ze stanem zdrowia pracowników. Tym bardziej, jeżeli taka tendencja powtarza się regularnie w kolejnych latach. Pracownicy często wykorzystują L4 przy okazji Świąt Wielkanocnych czy Bożego Narodzenia, wakacji albo ferii szkolnych. Jeżeli posiadają gospodarstwa rolne, okresy nasilonych absencji pokrywają się często z okresami prac polowych (np. żniw). Występowanie tego rodzaju tendencji najczęściej świadczy o nadużyciach i powinno powodować, że u pracodawcy zapala się "czerwona lampka". Jak sobie jednak z tym radzić?

Milcząca akceptacja nadużyć przez ogół pracowników w firmie sprzyja ich rozwojowi.

Eliminacja przyczyn

W pierwszej kolejności należy zidentyfikować przyczyny, które powodują wzrost liczby nadużyć w danym okresie roku i starać się je w miarę możliwości wyeliminować. Na przykład, jeżeli powodem wzmożonych nieobecności pracowników są trudności w zapewnieniu opieki nad dziećmi np. w okresie ferii szkolnych, warto pomyśleć chociażby o zorganizowaniu jakiejś formy półkolonii czy umożliwić pracownikom pracę z domu, aby ułatwić im pogodzenie obowiązków zawodowych i rodzinnych. W takim przypadku, jeżeli nie zostanie wyeliminowana pierwotna przyczyna nadużyć - brak możliwości zorganizowania opieki nad dzieckiem, żadne działania o charakterze represyjnym (kontrole zwolnień, brak prawa do premii, kary etc.) nie będą skuteczne. Pracownicy nadal będą bowiem mieli problem z pogodzeniem pracy i obowiązków rodzinnych i nadal będą skłonni do nadużyć (być może w mniejszym stopniu, ale jednak).

Kontrolować czy nie?

Kontrole zwolnień są dobrym rozwiązaniem, ale powinny mieć charakter wspierający względem innych działań opisanych powyżej. Mają bowiem na celu przede wszystkim eliminowanie skutków nadużyć, a nie ich przyczyn. Wprawdzie konsekwentny i zorganizowany system kontroli zwolnień, a przede wszystkim poczucie ich nieuchronności, może mieć również wpływ na świadomość pracowników i zmniejszenie skłonności do nadużyć, niemniej jednak niepołączony z innymi działaniami, mającymi na celu zmianę tej świadomości, może okazać się niewystarczający.

Należy pamiętać, że kontrola zwolnień lekarskich to nie tylko prawo, ale i obowiązek pracodawcy. Pracodawcy często sceptycznie wypowiadają się na temat kontroli, nie wierząc w ich skuteczność. Pojedyncza kontrola rzeczywiście może nie odnieść skutku. Konsekwentne ich stosowanie zwykle przynosi jednak efekty. Pracownicy dopuszczający się nadużyć czują, że nie pozostaną one niezauważone i mogą wiązać się z konsekwencjami. Z dużym prawdopodobieństwem wezmą to pod uwagę, decydując się na bezzasadne zwolnienie. Oczywiście istotne jest wyciąganie konsekwencji wobec pracowników, w przypadku których w wyniku kontroli zostały stwierdzone nadużycia. W przeciwnym razie kontrole nie będą skuteczne. Pracownicy będą bowiem przekonani, że nawet jeżeli zostaną skontrolowani i przyłapani na nadużyciu, to i tak nie będzie to miało dalszych konsekwencji.

Wyjaśnienia przed ZUS

Stanowisko ZUS w przedmiocie kontroli zwolnień lekarskich sprzyja pracodawcom. Jeżeli w wyniku dwukrotnie przeprowadzonej kontroli pracodawca nie zastanie pracownika w domu lub w innym miejscu wskazanym jako miejsce pobytu, ma prawo przyjąć, że zwolnienie lekarskie jest wykorzystywane niezgodnie z przeznaczeniem i to na pracowniku spoczywa obowiązek wykazania, że jest inaczej, a jego nieobecność miała związek z poratowaniem zdrowia. I chociaż ZUS często przechodzi do porządku dziennego nad wyjaśnieniami składanymi przez pracowników, warto śledzić i dokumentować takie sytuacje. Jeżeli pracownik rzeczywiście nadużywa zwolnienia i kilkakrotnie zostanie postawiony w sytuacji, że będzie musiał się tłumaczyć przed ZUS, z dużym prawdopodobieństwem jego kolejne wyjaśnienia będą coraz mniej wiarygodne.

Robert Stępień

Radca prawny w kancelarii Raczkowski Paruch

robert.stepien@raczkowski.eu