W 2015 roku absencja chorobowa trwała 266 mln dni, a więc jej koszty mogły wynieść prawie 17 mld zł.

O skali absencji chorobowej w Polsce informują między innymi dane ZUS. Wynika z nich, że w 2014 roku na zwolnieniu lekarskim Polacy przebywali 212 mln dni, co wygenerowało koszty 13,5 mld zł. W 2015 roku absencja chorobowa trwała już 266 mln dni, a więc jej koszty mogły wynieść prawie 17 mld zł. Jakie jednak dokładnie są koszty absencji? Nie wiadomo, bo nie można ich w pełni oszacować. Można posługiwać się danymi GUS, ZUS lub Eurostatu, ale nie uwzględniają one wydatków firm na wynagrodzenia za zastępstwa lub nadgodziny, kosztów przeszkolenia nowych pracowników zastępujących na danym stanowisku chorych kolegów czy obsługi administracyjnej zwolnień.

Pracodawca zmuszony jest więc nie tylko do ponoszenia kosztów wypłaty wynagrodzenia, ale między innymi również do organizacji zastępstwa za nieobecnego pracownika. W mniejszych firmach będzie to często nieobecność osoby niezastąpionej i poradzenie sobie z tym problemem może się okazać wyjątkowo trudne. Koszt przestoju maszyn oraz opóźnienia produkcyjne to kolejne straty dla pracodawcy. Bywa, że wynikają one nie tylko z choroby pracowników, ale też z fikcyjnych zwolnień lekarskich. Ostatecznie problem absencji chorobowej, w szczególności niezasadnych zwolnień chorobowych, dotyka zarówno pracodawcę, jak i pracownika, a finalnie całą gospodarkę.

Co wpływa na absencję?

Jednym z kluczowych czynników wpływających na wartość absencji chorobowej jest wielkość firmy. Im większe przedsiębiorstwo, tym wyższa anonimowość w organizacji i dlatego wartość współczynnika absencji jest wyższa. Firmy o krótszej ścieżce komunikacyjnej czy też podmioty, w których tworzą się więzi społeczne, notują natomiast niższą absencję chorobową.

Należy zwrócić uwagę, że w mniejszych podmiotach absencja podlega również mniejszym wahaniom - jest zjawiskiem bardziej stałym. Wynika to z większego "rozmycia" struktur w firmach powyżej 500 pracowników oraz wspomnianego powyżej poczucia anonimowości pracownika względem działu kadr oraz zarządu firmy. To bardzo ważna informacja dla pracodawców - im bardziej płaska struktura organizacyjna, tym niższa i podlegająca mniejszym wahaniom absencja.

Tabela 1

Absencja w zależności od wielkości zatrudnienia

Źródło: Conperio - Benchmark absencji chorobowej w odniesieniu do trzech kwartałów 2016 roku.

Specyfika działalności firmy

Na absencję mają wpływ także inne czynniki. Często zależą one od specyfiki działalności firmy. Na przykład do czynników wewnętrznych można zaliczyć wysoką rotację pracowników oraz warunki pracy, w szczególności niską temperaturę oraz wilgoć, które wpływają na wysoki odsetek infekcji. Istotnym elementem jest również tempo pracy, jej jednostajność oraz poziom zmechanizowania. W zakładach działających bez pomocy specjalistycznych urządzeń znacznie wzrasta ilość chorób związanych z wykonywaną pracą np. zespół cieśni kanału nadgarstka. Również lokalne uwarunkowania mają wpływ na sytuację wewnętrzną zakładu, np. wysokie oczekiwania finansowe pracowników nieposiadających odpowiednich kwalifikacji czy trudność ze znalezieniem pracowników mimo braku wymagań dotyczących kwalifikacji.

Wiek pracowników

Przyczyny absencji chorobowej można też analizować na podstawie wieku pracowników. Przy budowaniu zespołu bardzo ważne jest zachowanie równowagi wieku. Zapewnienie rotacji na odpowiednim poziomie powinno zapobiec starzeniu się zakładu. Badane przez firmę audytową Conperio podmioty, w których średnia wieku pracowników wynosi powyżej 50 lat, mają znacznie wyższą absencję, która dodatkowo jest mniej podatna na modulowanie jej poprzez premie czy kontrole. Z kolei załoga zbudowana jedynie z młodych ludzi jest mniej stabilna pod względem przewidywalności zatrudnienia, częściej ulegają oni kontuzjom podczas uprawiania sportów, znacznie częściej widoczna jest u nich również "absencja poniedziałkowa".

Opieka nad członkiem rodziny

Pod względem sprawowania opieki nad członkiem rodziny zauważalna jest wyraźna tendencja wiążąca wiek z płcią opiekującego się pracownika. W przedziale 25-35 lat z opieki znacznie częściej korzystają kobiety, natomiast w przedziale 25-45 - mężczyźni. Kobiety bardzo często zaczynają się skupiać na karierze zawodowej dopiero po trzydziestce, czyli, w większości przypadków, po urodzeniu i odchowaniu dzieci. Dlatego większa częstotliwość przebywania na zwolnieniu chorobowym przypada u nich na wiek 25-35 lat, a następnie sytuacja ulega normalizacji.

Rotacja, staż pracy i lokalizacja

Jeżeli analizujemy staż pracy, to zakłady, w których zaburzona jest rotacja pracowników (np. zatrudniani są pracownicy tylko na miejsce tych, którzy odeszli na emeryturę) i od lat pracuje ten sam dobrze znający się zespół, absencja jest znacznie wyższa niż w zakładach pracy, w których często przyjmowani są nowi pracownicy i ich rotacja jest większa. Dlatego niezmiernie ważne jest prowadzenie zrównoważonej polityki zatrudnienia.

Z kolei gdy przypatrujemy się absencji chorobowej przez pryzmat lokalizacji, to średniej wielkości firmy (200-500 zatrudnionych), zlokalizowane w małych miejscowościach, mają znacznie mniejszą absencję pracowniczą. W zakładach pracy często pracują rodziny czy bliscy znajomi. Pracownik zdaje sobie sprawę, że jeżeli skorzysta ze zwolnienia lekarskiego, jego pracę prawdopodobnie będzie musiał wykonać kolega albo brat.

Tabela 2

Absencja chorobowa z tytułu choroby własnej osób ubezpieczonych w ZUS - według grup chorobowych ogółem

Źródło: Dane ZUS za 2015 rok dotyczące zaburzeń psychicznych i zachowania oraz chorób układu nerwowego

Tabela 3

Absencja chorobowa z tytułu choroby własnej osób ubezpieczonych w ZUS - według grup chorobowych i płci

Źródło: Dane ZUS za 2015 rok dotyczące zaburzeń psychicznych i zachowania oraz chorób układu nerwowego

Tabela 4

Liczba zaświadczeń lekarskich wystawionych z tytułu choroby własnej osobom ubezpieczonym w ZUS - według płci i grup chorobowych

Źródło: Dane ZUS za 2015 rok dotyczące zaburzeń psychicznych i zachowania oraz chorób układu nerwowego

Płeć

Biorąc pod uwagę płeć, oczywisty jest fakt, że młodsze kobiety przebywają na zwolnieniach lekarskich z powodu ciąży i macierzyństwa, z kolei u starszych kobiet częściej niż u mężczyzn występuje absencja z powodu chorób zawodowych, takich jak zespół cieśni nadgarstka. Nie jest to jednak powód do redukcji zatrudnienia wśród kobiet i budowania głównie męskiego zespołu. U mężczyzn, na przykład, częściej pojawia się nieuzasadniona absencja chorobowa - w wyniku kontroli często ujawniane są naruszenia związane z wykonywaniem remontów, podejmowaniem dodatkowej pracy zarobkowej "na czarno" czy prac polowych.

Choroby psychiczne

Część zwolnień chorobowych stanowią również te wystawiane przez psychiatrów. Jednak w skali kraju nie jest to bardzo zauważalne zjawisko i waha się w granicach 6-8 proc. Częściej korzystają z nich kobiety w wieku od 30 r.ż. Zwolnienia tego rodzaju są również dłuższe niż przeciętne i średnio trwają około 17 dni w roku. Warto też podkreślić, że popularność nieuzasadnionego medycznie przebywania na zwolnieniu z powodu problemów natury psychologicznej rośnie. Może to być związane z mylnym przekonaniem pracowników, że tego typu zwolnienie nie zostanie podważone przez kontrolę. Z zebranych informacji wynika również, że najczęściej ten rodzaj zwolnień jest wykorzystywany podczas okresu wypowiedzenia umowy o pracę oraz restrukturyzacji zakładów pracy w celu uniknięcia otrzymania wypowiedzenia.

Premie absencyjne

Na absencję chorobową mogą oczywiście mieć wpływ również premie finansowe. Jednak liniowe premie absencyjne bardzo szybko przestają być czynnikiem ją ograniczającym. Z reguły kwoty proponowane przez pracodawcę nie stanowią istotnej części wynagrodzenia. Według badań zmiana w wynagrodzeniu o mniej niż 7 proc. nie jest postrzegana przez pracownika pozytywnie.

Dodatkowo tradycyjne - liniowe - sposoby premiowania powodują czasem pewne nieoczekiwane zachowania pracowników. W wyniku przeprowadzonych audytów spotkano się na przykład z osobami, które wypracowywały odpowiednio wysoką średnią obecności w pracy, a następnie, po przeprowadzeniu obliczeń, przechodziły na zwolnienie i kompensowały sobie utratę części wynagrodzenia wypracowaną wcześniej średnią.

Tabela 5

Wpływ systemu weryfikacji pracowników, na czas trwania zwolnień lekarskich

Źródło: Conperio - Benchmark absencji chorobowej

W przypadku premii miesięcznej jest to dość duże zagrożenie. Nadużywanie zwolnień jest też przypadłością często występującą wśród grup zawodowych pracujących w systemie wyrabiania norm. L4 jest sposobem na okres niższej sprzedaży - osiągnięte wcześniej wyższe wynagrodzenie kompensuje okres, w którym celu nie udało się osiągnąć. Warto też dodać kilka słów o premii kwartalnej - będzie ona nieskuteczna, jeśli pracownik był chory na przełomie marca i kwietnia, np. 3 dni. Straci wtedy premię za pół roku.

Z doświadczenia firmy Conperio wynika, że w niektórych przypadkach rezygnacja z wypłacania premii absencyjnej nie miała negatywnego wpływu na wskaźnik absencji w zakładach pracy. W ramach współpracy audytorów z różnymi podmiotami spotkano się też z kilkoma oryginalnymi, wartymi opisania sposobami premiowania.

Dodatkowa pensja

W zakładach z niedużych miejscowości zatrudniających poniżej 200 osób, o niskiej rotacji określona liczba pracowników, którzy na zwolnieniu lekarskim przebywali mniej dni niż wynosi średnia, otrzymywała "trzynastkę" na koniec roku. W trakcie roku liczba dni nie jest podawana, w związku z tym wszyscy pracownicy dążą do jak najmniejszej liczby dni spędzonych na zwolnieniu chorobowym.

Premia grupowa

Drugi sposób dotyczy firm zatrudniających dużo osób. Tutaj spotkać można się z premią grupową - na podstawie ustalonej normy dziennej wyrabianej przez określoną grupę pracowników. Na przykład pięciu pracowników jest w stanie wypracować 100 jednostek dziennie. Jeśli w ustalonej grupie zabraknie jednej osoby, pozostałe 4 będą musiały pracować znacznie wydajniej, żeby otrzymać premię. Dlatego każdemu zależy, aby nie opuszczać dni w pracy.

Premia złożona

Trzeci sposób to wprowadzenie premii złożonej. Każdego miesiąca w kwartale, w którym pracownik nie miał chorobowego, otrzymuje on premię (niewysoką). Dodatkowo na koniec kwartału dostaje istotną finansowo premię kwartalną. Jeśli w okresie kwartału pracownik był na zwolnieniu chorobowym, traci premię miesięczną (za dany miesiąc, w którym przebywał na zwolnieniu) oraz prawo do otrzymania premii kwartalnej. Kwartały, w których pracownik nie korzystał z L4, podnoszą bazową kwotę premii zarówno miesięcznej, jak i kwartalnej, co powoduje, że pracownicy z długim stażem, którzy nie korzystają nadmiernie z chorobowego, zarabiają istotnie więcej. Dodatkowo pracownicy podejmujący pracę mają szansę na dość szybkie podwyżki wypłaty.

Jak radzić sobie z problemem absencji?

Rozwiązania są różne, ale na początku trzeba zidentyfikować przyczynę absencji. Poszukiwanie źródeł należy rozpocząć od rozmów z pracownikami. Jeżeli to nie przyniesie efektów, warto zdecydować się na przeprowadzenie szczegółowego audytu, który z pewnością wskaże obszary wymagające uwagi działów HR i właścicieli przedsiębiorstw.

Pracodawcy mogą starać się ograniczyć absencję chorobową na wiele sposobów. Może to być m.in. tworzenie zdrowych i bezpiecznych warunków pracy, większe angażowanie się w sprawy BHP, sprawna komunikacja kierownictwa z resztą zespołu, lepszy proces planowania, zapewnienie pracownikom lepszego dostępu do pomocy medycznej, wprowadzenie elastycznych godzin pracy, dopasowanych premii, bardziej optymalne rozmieszczenie narzędzi pracy lub świadome budowanie zespołu. Z doświadczeń naszej firmy wynika, że odpowiednio dobrane działania w zakresie niwelowania absencji pracowniczej mogą ograniczyć wydatki z nią związane od kilku do nawet 70 proc.

Im bardziej płaska struktura organizacyjna, tym niższa i podlegająca mniejszym wahaniom absencja.

W jaki sposób Conperio liczy absencję?

Dane zawarte w artykule zostały przedstawione na podstawie systemu Benchmark firmy Conperio, który obejmuje 40 podmiotów z całej Polski. Przeanalizowanych zostało około 41 tys. pracowników. Conperio liczy absencję chorobową w sposób jednolity dla wszystkich klientów ze szczególnym uwzględnieniem wielkości zatrudnienia. Zakłady produkcyjne liczą absencję w różny sposób - system Benchmark Conperio zakłada liczenie absencji w sposób jednolity dla wszystkich, tak aby w łatwy sposób można było porównać wielkość absencji dla wszystkich analizowanych podmiotów - analizowany jest czas trwania każdego druku ZLA w przełożeniu na dni robocze w miesiącu, ponadto uwzględniana jest wielkość zatrudnienia. Wyliczona w ten sposób wartość absencji chorobowej jest wielkością obiektywną, pozwalającą na porównanie jej między różnymi podmiotami. Głównie analizowane są firmy z następujących branż: automotive, przemysł ciężki, przemysł lekki, produkcja spożywcza, hutnictwo, FMCG, różne podmioty sektora usługowego.

Analizując dane z systemu Benchmark firmy Conperio, można zaobserwować skracanie trwania zwolnień lekarskich. Jest to jeden z ważniejszych efektów uzyskiwanych w firmach, które wdrożyły u siebie audyt. Audyt praktycznie do zera eliminuje zwolnienia trwające dłużej niż 30 dni. Analizując absencję chorobową na trzy miesiące przed wdrożeniem audytu, można zaobserwować, w zależności od klienta, pulę zwolnień w przedziale powyżej 33 dni na poziomie 10-15 proc. (czyli minimum 1/10 pracowników przynosi zwolnienia, które trwają ponad miesiąc). W przypadku zwolnień trwających od 15 do 33 dni w niektórych firmach udaje się zredukować poziom absencji z około 50 proc. do 30 proc.

Mikołaj Zając

Założyciel i prezes firmy Conperio Sp. z o.o. - koncentrującej swoją działalność wokół problematyki zwolnień chorobowych

conperio@conperio.pl