Jakie powinny być metody dokonywania inwentaryzacji zobowiązań

Ustawa o rachunkowości w art. 26 ust. 3 sugeruje, że aktywa i pasywa niewymienione w pkt 1 i 2 oraz wymienione w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe, inwentaryzuje się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. W związku z tym wnioskować można, że zobowiązania inwentaryzuje się drogą weryfikacji, jednakże w literaturze przedmiotu można znaleźć wyjaśnienia sugerujące zastosowanie do inwentaryzacji zobowiązań potwierdzenia sald.

Inwentaryzacja stanowi podstawowe narzędzie, pozwalające na właściwe zamknięcie ksiąg rachunkowych. Przeprowadzenie inwentaryzacji w jednostce ma na celu zweryfikowanie danych wynikających z ksiąg rachunkowych ze stanem rzeczywistym, rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych oraz wykrycie nieprawidłowości w gospodarowaniu majątkiem jednostki. Za przeprowadzenie inwentaryzacji jest odpowiedzialny kierownik jednostki, do którego zadań należy w szczególności:

• powołanie komisji inwentaryzacyjnej i wyznaczenie jej przewodniczącego, wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji, określającego w szczególności przedmiot i terminy spisu (w tym datę, na jaką ma być przeprowadzona inwentaryzacja),
• daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych,
• nadzór nad przebiegiem spisu i rozliczeniem jego wyników.

Metody inwentaryzacji poszczególnych rodzajów aktywów i pasywów jednostek zostały określone w art. 26 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej : uor), zgodnie z którym, jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń sald:

• aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym: papierów wartościowych w formie zdematerializowanej,
• należności, w tym udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów.

Natomiast w drodze weryfikacji danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami inwentaryzować należy stan:

• środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
• gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości,
• należności spornych i wątpliwych,
• w bankach również należności zagrożonych,
• należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
• z tytułów publicznoprawnych,
• aktywów i pasywów niewymienionych, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.

Co do zasady, inwentaryzacji zobowiązań dokonuje się poprzez uzgodnienie sald z wierzycielem. Jednakże stroną inicjującą potwierdzenie salda jest wierzyciel prowadzący księgi rachunkowe, który przesyła do dłużnika druk z prośbą o potwierdzenie salda swojej należności. Dłużnik po jego otrzymaniu dokonuje potwierdzenia zgodności tego salda lub też wskazuje ewentualne różnice czy zastrzeżenia, które trzeba wyjaśnić i odsyła potwierdzony egzemplarz pisma do wierzyciela, pozostawiając kopię w swojej dokumentacji. W ten sposób zostaje zinwentaryzowana zarówno należność u wierzyciela, jak i zobowiązanie u dłużnika.

W przypadku nieotrzymania potwierdzenia ze strony wierzyciela, zgodnie z zapisami art. 21 uor, dłużnik nie ma obowiązku wysyłania potwierdzenia salda swojego zobowiązania do wierzyciela. Jednocześnie uor nie zabrania dłużnikowi wystąpić o potwierdzenie salda zobowiązania. Inny sposób przeprowadzenia inwentaryzacji zobowiązań wynika z art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, który wskazuje m.in. metodę inwentaryzacji zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywa i pasywa, które nie podlegają spisowi z natury czy potwierdzeniu salda z wykorzystaniem weryfikacji danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami. Weryfikacja powinna polegać m.in. na porównaniu zapisów księgowych z odpowiednimi fakturami, po której sporządza się protokół.

Nadmienić należy, że na dzień bilansowy nie powinno być aktywów i pasywów niepoddanych inwentaryzacji. Jeżeli składniki nie kwalifikują się do zinwentaryzowania metodą potwierdzenia sald lub drogą spisu z natury, muszą być poddane inwentaryzacji metodą przez porównanie danych ewidencji księgowej z dokumentacją wraz z przeprowadzeniem ich weryfikacji.

Podstawa prawna

• art. 26 ust. 1 i pkt 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1089)

JAROSŁAW JURGA

ekonomista, certyfikowany księgowy posiadający wieloletnie doświadczenie oraz szeroką wiedzę merytoryczną w obszarze finansów publicznych, wspartą studiami podyplomowymi z zakresu polskich i międzynarodowych standardów rachunkowości oraz audytu wewnętrznego w jsfp