11/2015 [dodatek: Dodatek specjalny], data dodania: 29.10.2015 Zestaw testów kontrolnych - cz. II
Przygotowanie jednostki do kontroli finansowej
Część II - Gospodarka kasowa i bankowa
(testy są skonstruowane w taki sposób, że mogą być wykorzystane przez szeregowych pracowników jednostek - w celu samokontroli powierzonego im zakresu zadań, kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych - w celu monitorowania prawidłowości pracy podległych im pracowników oraz pracowników komórek kontroli wewnętrznej przy kontrolach przeprowadzanych na polecenie kierownika jednostki)
W ramach przygotowania do kontroli finansowej kierownictwo jednostki powinno zlecić głównemu księgowemu, kierownikom odpowiednich komórek organizacyjnych lub pracownikom komórki kontroli wewnętrznej sprawdzenie poniżej wskazanych zagadnień. Formularze należy wypełniać w każdej pozycji, odpowiadając "TAK - NIE - NIE DOTYCZY" na każde z pytań. W przypadku wykrycia nieprawidłowości w formularzu należy podać:
● przyczynę jej powstania,
● sposób usunięcia,
● osobę odpowiedzialną za wykonanie odpowiednich czynności zgodnie z rozwiązaniami organizacyjnymi przyjętymi w danej jednostce,
● termin, do którego określone zadania mają być wykonane.
Po upływie ustalonych terminów wykonania zadań testy kontrolne należy przeprowadzić ponownie, aby sprawdzić, czy wszystkie zalecenia zostały prawidłowo wykonane.
Formularze mogą być również wykorzystywane przez szeregowych pracowników jednostek w ramach samokontroli. W takim przypadku, po stwierdzeniu błędów, powinni oni omówić wyniki testów z bezpośrednim przełożonym i razem podjąć decyzję co do właściwego, w danym przypadku, sposobu ich usunięcia.
Przy korzystaniu z testów należy posiłkować się omówieniem poszczególnych zagadnień w Poradniku, w razie potrzeby sięgać do podanych przepisów źródłowych, a także szczegółowych opracowań fachowych.
1. Sposób przeprowadzania testów zgodności stosowanych zabezpieczeń wartości pieniężnych z przepisami rozporządzenia w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne
Testy w tym przypadku przebiegają w trzech etapach.
ETAP I
Jest to etap przygotowawczy. Należy ustalić maksymalne kwoty faktycznie przechowywane w kasie jednostki oraz kwoty transportowane pomiędzy siedzibą jednostki a bankiem.
Ustalenia tego dokonuje się na podstawie danych zawartych w ewidencji księgowej jednostki (raportach kasowych) oraz na koncie 101 "Kasa" za co najmniej ostatnie 3 miesiące (jeśli w jednostce sezonowo występuje wzrost operacji gotówkowych, trzeba uwzględnić dane z tych miesięcy, na które przypadają najwyższe stany kasowe). Osobno należy ustalić maksymalne kwoty:
● przechowywane w kasie (dodając do siebie kwoty: pogotowia kasowego, pobranych dochodów/przychodów i zwrotów wydatków, kwot pobranych do kasy na realizację rodzajowo określonych wypłat oraz złożonych w pieniądzu lub czekach gotówkowych sum depozytowych, biorąc pod uwagę wszystkie sporządzane w jednostce raporty kasowe, według rodzajów środków),
● pobierane jednorazowo z banku,
● odprowadzane jednorazowo do banku.
ETAP II
Należy sprawdzić, czy postanowienia instrukcji kasowej jednostki w zakresie zabezpieczeń wymaganych odnośnie do przechowywania gotówki w kasie i w czasie wykonywana jej transportu pomiędzy siedzibą jednostki a bankiem są zgodne z minimalnymi wymaganiami, jakie przy kwotach faktycznie przechowywanych i transportowanych w jednostce określają przepisy rozporządzenia w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne.
W tym przypadku formularzem kontrolnym może być skserowane ww. rozporządzenie, na którym należy zaznaczyć wyniki testu (TAK - NIE - NIE DOTYCZY). W razie stwierdzenia nieprawidłowości (stosowanie zabezpieczeń niższych niż wymagane lub zabezpieczeń wyższych niż wymagane, w przypadku gdy koszty ich utrzymywania są zbyt wysokie w stosunku do chronionych wartości), należy odpowiednio zmienić postanowienia instrukcji kasowej.
ETAP III
Należy sprawdzić, czy faktycznie stosowane zabezpieczenia w czasie przechowywania gotówki w kasie i jej transportu odpowiadają zabezpieczeniom ustalonym w instrukcji kasowej.
W tym przypadku formularzem testowym może być skserowany fragment instrukcji kasowej jednostki, na którym są zaznaczane wyniki testu (TAK - NIE - NIE DOTYCZY). W przypadku stwierdzenia odstępstw, należy zlecić dokonanie odpowiednich zakupów środków technicznych ochrony wartości pieniężnych czy dostosowań pomieszczeń kasowych.
2. Formularz kontrolny - prawidłowość sporządzania raportów kasowych
| Lp. | Odpowiedz na pytania | TAK/NIE/NIE DOTYCZY | Przyczyna powstania nieprawidłowości | Sposób naprawy | Osoba odpowiedzialna | Termin wykonania |
| Uwagi | ||||||
| I. Zasady ogólne | ||||||
| 1. | Czy w jednostce wykonywane operacje gotówkowe są ewidencjonowane w raportach kasowych i na koncie syntetycznym "Kasa"? |
|
|
|
|
|
| 2. | Czy w jednostce są dokumentowane w raportach kasowych wszystkie operacje kasowe wykonywane przez jej pracowników, zatrudnionych na innych stanowiskach niż kasjerzy (np. sekretarki, pracownicy referatów merytorycznych)? |
|
|
|
|
|
| 3.1) | Czy w jednostce sporządza się raporty kasowe oddzielnie dla każdego rodzaju środków (gromadzonych na odrębnych rachunkach bankowych)? |
|
|
|
|
|
| 4.1) | Czy poszczególne rodzaje raportów kasowych są oznaczane w sposób pozwalający na identyfikację każdego raportu według rodzaju środków i kolejnego numeru? |
|
|
|
|
|
| 5.1) | Czy okres, za jaki sporządzane są poszczególne raporty kasowe, jest zgodny z postanowieniami instrukcji kasowej i dostosowany do faktycznych potrzeb jednostki? |
|
|
|
|
|
| 6.1) | Czy poszczególne rodzaje raportów kasowych, niezależnie od okresu, jaki obejmują, są zawsze zamykane na ostatni dzień miesiąca? |
|
|
|
|
|
| II. Kontrola pojedynczych raportów2) | ||||||
| 1. | Czy raport kasowy jest oznaczony niepowtarzalnym numerem? |
|
|
|
|
|
| 2. | Czy na raporcie kasowym widnieje wskazanie okresu, za jaki został sporządzony? |
|
|
|
|
|
| 3. | Czy dla wszystkich operacji w raporcie kasowym podano nazwy i numery dokumentów źródłowych oraz daty wykonania operacji? |
|
|
|
|
|
| 4. | Czy daty poszczególnych operacji ujętych w raporcie kasowym mieszczą się w okresie, za jaki został sporządzony raport? |
|
|
|
|
|
| 5. | Czy poszczególne operacje zostały ujęte w raporcie kasowym z zachowaniem chronologii zdarzeń? |
|
|
|
|
|
| 6. | Czy pod raport kasowy dołączono wszystkie wymienione w nim dokumenty źródłowe? |
|
|
|
|
|
| 7. | Czy podane w raporcie kasowym dane na temat rodzaju operacji, kwot przychodów (rozchodów) kasowych są w każdej pozycji zgodne z danymi wynikającymi z dowodów źródłowych? |
|
|
|
|
|
| 8. | Czy wszystkie rozchody kasowe zostały dokonane na podstawie dokumentów zatwierdzonych do stosowania w jednostce przez jej kierownika (wymienionych w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, instrukcji kasowej)? |
|
|
|
|
|
| 9. | Czy wszystkie rozchody kasowe zostały dokonane na podstawie dokumentów księgowych sprawdzonych przez upoważnione do tego osoby pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone przez głównego księgowego i kierownika jednostki do realizacji? |
|
|
|
|
|
| 10. | Czy na wszystkich dokumentach rozchodowych znajduje się pokwitowanie osób upoważnionych do podjęcia gotówki? |
|
|
|
|
|
| 11. | Czy pokwitowania pobrania gotówki są złożone zgodnie z postanowieniami instrukcji kasowej (podpis, data)? |
|
|
|
|
|
| 12. | Czy w razie pobrania gotówki z kasy przez inną osobę niż wymieniona w dokumencie źródłowym do dowodu źródłowego zostało dołączone stosowne upoważnienie, a na odwrocie dowodu kasjer zamieścił co najmniej imię, nazwisko oraz adres i numer dowodu osobistego osoby, która pobrała pieniądze? |
|
|
|
|
|
| 13. | Czy prawidłowo pokwitowano odbiór gotówki przez osoby niemogące się podpisać? |
|
|
|
|
|
| 14. | Czy wszystkie operacje zostały zaewidencjonowane zgodnie z ich treścią ekonomiczną (po właściwej stronie Wn lub Ma raportu kasowego)? |
|
|
|
|
|
| 15. | Czy dla wszystkich operacji podano dekretację (konto korespondujące)?3) |
|
|
|
|
|
| 16. | Czy w razie wyłączania dokumentów masowych do innych zbiorów pod raportem kasowym pozostają dokumenty zbiorcze, w których jest wymieniony każdy pojedynczy dokument przychodowy (rozchodowy)?4) |
|
|
|
|
|
| 17. | Czy pomiędzy raportami kasowymi za następujące po sobie okresy prawidłowo przeniesiono salda zamknięcia (otwarcia)? |
|
|
|
|
|
| 18. | Czy prawidłowo zostały zsumowane obroty stron: Wn i Ma raportu kasowego oraz prawidłowo ustalono saldo końcowe? |
|
|
|
|
|
| 19. | Czy raport kasowy zamyka się prawidłowym saldem (wyłącznie po stronie Wn wyrażonym liczbą dodatnią)? |
|
|
|
|
|
| 20. | Czy kwota wykazana jako saldo raportu kasowego faktycznie znajduje się w kasie?5) |
|
|
|
|
|
| 21. | Czy środki pobrane do kasy z banku są wprowadzane do raportu kasowego na podstawie dowodu zastępczego wskazanego w przepisach wewnętrznych jednostki? |
|
|
|
|
|
| 22. | Czy środki pobrane do kasy z banku są wprowadzane do raportu kasowego w kwocie zgodnej z wyciągiem bankowym? |
|
|
|
|
|
| 23. | Czy środki odprowadzone z kasy według dokumentu BDW (bankowy dowód wpłaty) zostały w takiej samej kwocie wpłacone do banku (należy je porównać z wyciągiem bankowym)? |
|
|
|
|
|
| 24. | Czy raport kasowy jest podpisany przez kasjera? |
|
|
|
|
|
| 25. | Czy raport kasowy jest podpisany na dowód sprawdzenia przez upoważnioną osobę? |
|
|
|
|
|
| 26. | Czy w przypadku dochodów pobranych przez jednostki budżetowe zachowano obowiązujące terminy odprowadzenia ich na rachunek bankowy? |
|
|
|
|
|
| 27. | Czy w raporcie kasowym zostały zaprzychodowane niepobrane w terminie należności (np. niepobrane w dniu wypłaty wynagrodzenia, zasiłki z pomocy społecznej)? |
|
|
|
|
|
| 28. | Czy gotówka z niepodjętych należności została terminowo odprowadzona do banku (po upływie terminu jej przechowywania w jednostce określonym w przepisach wewnętrznych)? |
|
|
|
|
|
| 29. | Czy przechowywane w kasie pogotowie kasowe jest zgodne z limitem ustalonym w przepisach wewnętrznych jednostki? |
|
|
|
|
|
| 30. | Czy kwoty przechowywane w kasie nie przekraczają limitów określonych dla zastosowanych w kasie zabezpieczeń? |
|
|
|
|
|
| 31. | Czy w raporcie kasowym nie dokonywano poprawek w niedozwolony sposób (zaklejanie, zamazywanie korektorem, zamazywanie długopisem itp.)? |
|
|
|
|
|
1) Formularz kontrolny należy uzupełnić o tabelkę:
| Rodzaj środków | Symbol własny raportu kasowego | Okres, za jaki należy sporządzać raport kasowy | Dzień, na jaki zamykany jest raport kasowy |
| Dochody |
|
|
|
| Wydatki |
|
|
|
| Dochody gromadzone na wydzielonym rachunku w jednostkach oświatowych |
|
|
|
| Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych |
|
|
|
| Depozyty |
|
|
|
| Sumy na zlecenie |
|
|
|
| Państwowy fundusz celowy |
|
|
|
| Inne (wymienić jakie) |
|
|
|
Dane do tabelki powinny być zgromadzone na reprezentatywnych próbach, obejmujących poszczególne raporty kasowe sporządzone w bieżącym roku obrotowym. Po wypełnieniu tabelki syntetyczne uwagi o stwierdzonych nieprawidłowościach należy zawrzeć w pozycji "Uwagi" formularza kontrolnego.
2) Część II formularza kontrolnego należy powielić:
- w tylu egzemplarzach, ile rodzajów raportów kasowych jest sporządzanych w jednostce,
- w każdym rodzaju - odrębnie dla każdego sprawdzanego raportu (ustalić reprezentatywne próby).
Po ujęciu w nich wyników kontroli pojedynczych raportów i ich poszczególnych rodzajów, syntetyczny opis stwierdzonych nieprawidłowości należy zawrzeć w pozycji "Uwagi" zbiorczego formularza kontrolnego.
3) Dotyczy tylko jednostek, które nie stosują zastępczych dowodów do dokonywania dekretacji raportów kasowych.
4) Na reprezentatywnych próbach należy sprawdzić, czy dokumenty zbiorcze są prawidłowo sporządzone, a m.in. czy wykazane w nich pojedyncze kwoty przychodów i rozchodów oraz sumy zbiorcze są zgodne z dokumentami źródłowymi. Wszystkie odstępstwa należy udokumentować w formie pisemnego protokołu i w sposób syntetyczny ująć w pozycji "Uwagi" formularza kontrolnego.
5) Należy potwierdzić poprzez przeprowadzenie niezapowiedzianej kontroli kasy, udokumentowanej w formie protokołu.
3. Sposób przeprowadzania testów prawidłowości obsadzenia stanowiska kasjera i zmian na stanowisku kasowym
Testy należy przeprowadzać osobno dla każdego kasjera (jeśli w jednostce jest więcej stanowisk kasowych) oraz dla każdej osoby, której przypisano obowiązki zastępowania kasjera w czasie jego nieobecności.
1. Sprawdzić minimalne wymagania odnośnie do osób zatrudnionych na stanowisku kasjera (dotyczy również osób sprawujących zastępstwa) - na podstawie dokumentów zawartych w aktach osobowych:
| Lp. | Imię i nazwisko | Stanowisko służbowe | Data podpisania oświadczenia | Wymagania w zakresie | |||||
| wykształcenia | stażu pracy | niekaralności | |||||||
| wymagane | posiadane | wymagane | posiadane | wymagane | posiadane | ||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Przeanalizować procedury przekazywania kasy w razie nieobecności kasjera (dla każdego kasjera osobno):
| Lp. | Dni nieobecności kasjera | Imię, nazwisko | Numer i data protokołu przekazania kasy przez | Uwagi na temat prawidłowości sporządzenia protokołu przekazania kasy/Inne uwagi* | |||
| kasjera osobie zastępującej | osobę zastępującą kasjerowi | komisję pod nieobecność kasjera | osobę zastępującą kasjerowi | ||||
| 1 | 2 | 1 | 2 | ||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
* W pozycji "Uwagi na temat prawidłowości sporządzenia protokołu przekazania kasy" należy odnieść się do wymagań zawartych w przepisach wewnętrznych jednostki, a jako "Inne uwagi" należy wskazać przyczyny niesporządzenia protokołów zdawczo-odbiorczych, takich jak np.: zamknięcie kasy na czas nieobecności kasjera (w takim przypadku brak protokołu przekazania nie jest nieprawidłowością), zaniedbanie głównego księgowego itp.
4. Sposób przeprowadzania testów dotyczących ustalania i wykorzystywania pogotowia kasowego
W jednostkach, w których zostało ustalone pogotowie kasowe, należy sprawdzić, czy jego wysokość odpowiada faktycznym potrzebom jednostki. Sprawdzenia dokonuje się, analizując zapisy raportów kasowych (z minimum 3 ostatnich miesięcy bieżącego roku), pod kątem:
● maksymalnej wysokości wydatków pokrywanych jednorazowo z pogotowia kasowego,
● faktycznych możliwości uzupełnienia pogotowia kasowego po dokonaniu wypłat,
● zmiany sposobu regulowania zobowiązań opłacanych z pogotowia kasowego na rozliczenia bezgotówkowe.
Faktyczne wykorzystanie pogotowia kasowego sprawdza się, przeprowadzając niezapowiedzianą kontrolę kasy, w trakcie której należy odnieść się do zgodności kwoty pogotowia kasowego wykazanej w bieżącym raporcie kasowym i znajdującej się w kasie. Niezwłocznie należy wyjaśnić wszelkie niedobory, jak również rozchody pogotowia kasowego na cele niezgodne z jego utworzeniem (typu bezprawne pożyczki udzielane pracownikom jednostki).
5. Formularz kontrolny - wykonywanie i ewidencjonowanie operacji na rachunkach bankowych
Testy należy przeprowadzić osobno dla każdego rachunku bankowego prowadzonego dla jednostki w banku sprawującym obsługę bankową jednostki, na formularzu testowym, wpisując numer tego rachunku oraz symbol konta syntetycznego, na którym prowadzona jest ewidencja operacji na tym rachunku. Testy powinny być przeprowadzone na podstawie dokumentacji bankowej za co najmniej 3 ostatnie miesiące.
| Lp. | Odpowiedz na pytania | TAK/NIE/NIE DOTYCZY | Przyczyna powstania nieprawidłowości | Sposób naprawy | Osoba odpowiedzialna | Termin wykonania | ||
| Uwagi | ||||||||
| I. Rachunek bieżący jednostki budżetowej (numer rachunku xxxxxxxxxx - konto 130) | ||||||||
| 1. | Czy jednostka ma odrębny rachunek bankowy bieżący (w jednostkach państwowych - osobno dla dochodów i wydatków, w jednostkach samorządowych - łączny dla dochodów i wydatków)? |
|
|
|
|
| ||
| 2. | Czy poszczególne operacje zaewidencjonowano na koncie 130 zgodnie z wyciągami bankowymi (sprawdzenie powinno obejmować zarówno obroty, jak i salda)? |
|
|
|
|
| ||
| 3. | Czy na rachunek bieżący nie są przyjmowane sumy depozytowe, z których następnie finansowane są wydatki bieżące jednostki? |
|
|
|
|
| ||
| 4. | Czy środki z rachunku nie są defraudowane? |
|
|
|
|
| ||
| 5. | Czy wpływy z dochodów budżetowych są niezwłocznie odprowadzane na rachunek właściwego budżetu? |
|
|
|
|
| ||
| 6. | Czy nie wystąpiły przypadki finansowania wydatków jednostki z pobranych przez nią dochodów? |
|
|
|
|
| ||
| 7. | Czy na koncie 130 stosowany jest prawidłowo techniczny zapis ujemny? |
|
|
|
|
| ||
| 8. | Czy na koncie 130 jest zachowana zasada pełnej zgodności zapisów pomiędzy ewidencją banku a ewidencją jednostki? |
|
|
|
|
| ||
| II. Rachunek bieżący jednostki budżetowej należącej do systemu oświaty objętej wspólną obsługą (numer rachunku xxxxxxxxxx - konto 130) | ||||||||
| 1. | Czy każda obsługiwana jednostka ma odrębny rachunek bankowy bieżący, którego dysponentem jest kierownik tej jednostki? |
|
|
|
|
| ||
| 2. | Czy każda obsługiwana samorządowa jednostka budżetowa otrzymuje środki na wydatki bezpośrednio z budżetu i bezpośrednio do budżetu odprowadza pobrane dochody? |
|
|
|
|
| ||
| 3. | Czy samorządowa jednostka obsługi oświaty nie pełni samowolnie, wbrew przepisom, roli dysponenta wyższego stopnia w stosunku do jednostek obsługiwanych? |
|
|
|
|
| ||
| 4. | Czy samorządowa jednostka obsługi oświaty prowadzi dla każdej obsługiwanej jednostki osobną ewidencję na koncie 130? |
|
|
|
|
| ||
| III. Rachunek bieżący samorządowego zakładu budżetowego (numer rachunku xxxxxxxxxx - konto 131) | ||||||||
| 1. | Czy zakład ma odrębny rachunek bankowy bieżący? |
|
|
|
|
| ||
| 2. | Czy poszczególne operacje zaewidencjonowano na koncie 131 zgodnie z wyciągami bankowymi (sprawdzenie powinno obejmować zarówno obroty, jak i salda)? |
|
|
|
|
| ||
| 3. | Czy na rachunek bieżący nie są przyjmowane sumy depozytowe, z których następnie finansowane są wydatki bieżące zakładu? |
|
|
|
|
| ||
| 4. | Czy środki z rachunku nie są defraudowane? |
|
|
|
|
| ||
| 5. | Czy w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych techniką komputerową prawidłowo jest generowane saldo konta 131? |
|
|
|
|
| ||
| IV. Wydzielony rachunek dochodów oświatowych jednostek budżetowych (numer rachunku xxxxxxxxxx - konto 132) | ||||||||
| 1. | Czy jednostka ma prawo do gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku bankowym? |
|
|
|
|
| ||
| 2. | Czy na wydzielonym rachunku są gromadzone wyłącznie dochody ze źródeł wskazanych w uofp (w przypadku jednostek państwowych) lub przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego (w przypadku jednostek samorządowych)? |
|
|
|
|
| ||
| 3. | Czy środki z wydzielonego rachunku są przeznaczane wyłącznie na cele określone w uofp (w przypadku jednostek państwowych) lub przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego (w przypadku jednostek samorządowych)? |
|
|
|
|
| ||
| 4. | Czy jednostka samorządowa odprowadziła do budżetu środki pozostające na rachunku na dzień 31 grudnia roku obrotowego do 5 stycznia roku następnego? |
|
|
|
|
| ||
| 5. | Czy środki z rachunku nie są defraudowane? |
|
|
|
|
| ||
| 6. | Czy do konta 132 jest prowadzona ewidencja analityczna? |
|
|
|
|
| ||
| V. Rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (numer rachunku xxxxxxxxxx - konto 135) | ||||||||
| 1. | Czy jednostka budżetowa (samorządowy zakład budżetowy) tworzy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych? |
|
|
|
|
| ||
| 2. | Czy inne jednostki organizacyjne tworzą fundusz socjalny lub rezygnują z niego na rzecz wypłaty świadczenia urlopowego (nie stosując rozwiązań mieszanych, niedopuszczalnych w świetle obowiązującego prawa)? |
|
|
|
|
| ||
| 3. | Czy środki funduszu są w całości gromadzone na wyodrębnionym rachunku bankowym? |
|
|
|
|
| ||
| 4. | Czy wydatki na działalność socjalną nie są finansowane z rachunku bieżącego jednostki organizacyjnej? |
|
|
|
|
| ||
| 5. | Czy koszty utrzymania rachunku funduszu są finansowane ze środków funduszu? |
|
|
|
|
| ||
| 6. | Czy środki funduszu nie są przelewane na rachunek bieżący jednostki w celu sfinansowania z nich bieżących wydatków jednostki? |
|
|
|
|
| ||
| 7. | Czy na rachunek funduszu nie wpływają dochody budżetowe, które powinny być odprowadzone przez jednostkę budżetową do budżetu? |
|
|
|
|
| ||
| 8. | Czy środki z rachunku nie są defraudowane? |
|
|
|
|
| ||
| 9. | Czy organy nadrzędne (w przypadku jednostek samorządu terytorialnego) nie przejmują nielegalnie funduszy jednostek podległych (bez zawarcia umowy o wspólnym prowadzeniu działalności socjalnej)? |
|
|
|
|
| ||
| 10. | Czy organy sprawujące obsługę jednostek oświatowych nie przejmują nielegalnie funduszy jednostek obsługiwanych (bez zawarcia umowy o wspólnym prowadzeniu działalności socjalnej)? |
|
|
|
|
| ||
| VI. Rachunek bankowy środków depozytowych (numer rachunku xxxxxxxxxx - konto 139) | ||||||||
| 1. | Czy sumy depozytowe są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym sum depozytowych? |
|
|
|
|
| ||
| 2. | Czy sumy depozytowe w okresie ich zdeponowania nie są przelewane na rachunki bieżące jednostek organizacyjnych i wykorzystywane do finansowania ich wydatków bieżących? |
|
|
|
|
| ||
| 3. | Czy sumy depozytowe są zwracane właścicielom terminowo i z oprocentowaniem naliczonym przez bank? |
|
|
|
|
| ||
| 4. | Czy sumy depozytowe nie są defraudowane? |
|
|
|
|
| ||
| 5. | Czy na rachunku sum depozytowych nie są przechowywane kwoty nielegalnie zaciągniętych pożyczek (przez jednostki, które nie mają prawa ich zaciągania lub przez jednostki samorządu terytorialnego, które przekroczyły dopuszczalne wskaźniki zadłużenia)? |
|
|
|
|
| ||
| 6. | Czy do konta 139 jest prowadzona ewidencja analityczna zapewniająca ustalenie stanu środków pieniężnych dla każdego wydzielonego rachunku bankowego z podziałem według kontrahentów? |
|
|
|
|
| ||
6. Formularz kontrolny - prawidłowość przeprowadzania i dokumentowania wyników inwentaryzacji środków pieniężnych
| Lp. | Odpowiedz na pytania | TAK/NIE/NIE DOTYCZY | Przyczyna powstania nieprawidłowości | Sposób naprawy | Osoba odpowiedzialna | Termin wykonania | |
| Uwagi | |||||||
| I. Inwentaryzacja środków pieniężnych przechowywanych w kasie | |||||||
| 1. | Czy w jednostce sporządzono protokół inwentaryzacji rocznej środków pieniężnych w kasie? |
|
|
|
|
| |
| 2. | Czy inwentaryzacja została przeprowadzona na ostatni dzień roku obrotowego? |
|
|
|
|
| |
| 3. | Czy inwentaryzację przeprowadziła komisja inwentaryzacyjna (zespół spisowy) w składzie zgodnym z zarządzeniem kierownika jednostki? |
|
|
|
|
| |
| 4. | Czy w protokole wymieniono stan gotówki według poszczególnych raportów kasowych (stan ewidencyjny) oraz stan stwierdzony (w podziale według nominałów banknotów i monet)? |
|
|
|
|
| |
| 5. | Czy w protokole odniesiono się do faktycznego stanu stosowanych zabezpieczeń gotówki przechowywanej w kasie? |
|
|
|
|
| |
| 6. | Czy, w przypadku stwierdzenia różnic (nadwyżka, niedobór), zostały one wykazane w protokole z inwentaryzacji i odnotowane we właściwym raporcie kasowym? |
|
|
|
|
| |
| 7. | Czy kasjer ma na stanowisku kasowym aktualne egzemplarze instrukcji kasowej, instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych, kart wzorów podpisów pracowników uprawnionych do sprawdzania dowodów księgowych pod względem formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzania do wypłaty? |
|
|
|
|
| |
| 8. | Czy protokół z inwentaryzacji został podpisany przez komisję inwentaryzacyjną (zespół spisowy) oraz kasjera? |
|
|
|
|
| |
| 9. | Czy wyniki inwentaryzacji porównano z zapisami konta syntetycznego "Kasa"? |
|
|
|
|
| |
| 10. | Czy stwierdzone niedobory (nadwyżki) zostały ujęte i rozliczone w księgach rachunkowych roku obrotowego, za który była przeprowadzana inwentaryzacja? |
|
|
|
|
| |
| II. Inwentaryzacja środków pieniężnych przechowywanych na rachunkach bankowych | |||||||
| 1. | Czy jednostka otrzymała od wszystkich banków potwierdzenia stanu środków na rachunkach bankowych na ostatni dzień roku obrotowego? |
|
|
|
|
| |
| 2. | Czy stan środków według potwierdzeń bankowych był zgodny ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych jednostki? |
|
|
|
|
| |
| 3. | Czy, w razie stwierdzenia różnic, zostały one naniesione w ewidencji księgowej jednostki zgodnie z wyciągami bankowymi i zostało wszczęte postępowanie wyjaśniające w sprawie przyczyn ich powstania? |
|
|
|
|
| |
| 4. | Czy po wyjaśnieniu różnic w księgach rachunkowych roku, za który przeprowadzana była inwentaryzacja, dokonano odpowiednich księgowań? |
|
|
|
|
| |
| 5. | Czy w dokumentacji inwentaryzacyjnej jednostki (np. w ogólnym protokole z inwentaryzacji rocznej) zamieszczono wzmianki o przeprowadzeniu i wynikach inwentaryzacji środków na rachunkach bankowych? |
|
|
|
|
| |
Testy kontrolne opracowała
Izabela Motowilczuk
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych
