Podróż służbowa to wykonywanie zadania służbowego na polecenie pracodawcy, poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika (art. 77⁵ Kodeksu pracy).

O tym, czy zachodzi konieczność odbycia podróży służbowej, decyduje jeden z elementów umowy o pracę - miejsce wykonywania pracy. Miejscem wykonywania pracy może być zarówno siedziba pracodawcy, jak i inne wskazane w umowie miejsce, gdzie na co dzień pracownik pełni swoje obowiązki. Może to być konkretny adres lub pewien obszar geograficzny, obejmujący np. całą gminę, województwo, bądź kilka miejscowości - w przypadku pracowników, których charakter pracy wymaga przejazdów z miejsca na miejsce. Wówczas poruszanie się po tym określonym terenie (lokalnie) nie stanowi podróży służbowej. Dopiero gdy pracownik na podstawie polecenia pracodawcy przekroczy dany obszar działania (np. jednostkę administracyjną, oznaczoną miejscowość) i uda się do innej miejscowości, taką podróż należy zakwalifikować jako służbową, z konsekwencjami w postaci wypłaty należności z tego tytułu. Generalnie więc, by prawidłowo ustalić charakter wyjazdów, należy kierować się postanowieniami umowy o pracę w zakresie miejsca wypełniania przez pracownika codziennych czynności. Im dokładniej jest ono opisane, tym łatwiej rozgraniczać delegacje i jazdy lokalne.

Przykład

W umowie o pracę pracownik ma wskazane jako miejsce wykonywania pracy Trójmiasto (Gdańsk, Sopot, Gdynia). Podróż służbową odbędzie, jeżeli uda się na polecenie pracodawcy do miejsca wykraczającego poza granice Trójmiasta, np. do Tczewa, Torunia czy Szczecina. Natomiast przejazdy między Gdańskiem, Gdynią czy Sopotem nie stanowią podróży służbowej.

Specyficzną grupą zawodową są kierowcy, do których mają zastosowanie odrębne przepisy o czasie ich pracy, zawarte w ustawie z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców. Istotą ich pracy jest mobilność, jazdy po całym kraju i zagranicy, w zależności od zasięgu działania firmy transportowej, przewozowej, handlowej itp., w której pracują. Pracownik - kierowca jest więc wysyłany do danego miejsca zlecenia i trudno określić mu stałe miejsce pracy. Jednak wskazana ustawa określa, czym jest podróż służbowa kierowcy. Jest nią każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu na polecenie pracodawcy:

● przewozu drogowego poza miejscowość będącą siedzibą pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, lub poza inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę (w szczególności filie, przedstawicielstwa, oddziały), lub

● wyjazdu poza miejscowość, o której mowa w poprzednim punkcie, w celu wykonania przewozu drogowego (np. wyjazd w celu zastąpienia innego kierowcy, który rozchorował się "w trasie").

Kierowcy będącemu w tak rozumianej podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego.

1. Polecenie pracodawcy

Podróż służbowa odbywa się na polecenie pracodawcy, które najczęściej jest wydawane na piśmie, choć ta forma nie wynika bezpośrednio z przepisów. Forma pisemna jest stosowana dla celów dowodowych oraz rozliczeniowych. Na podstawie pisemnego polecenia łatwiej jest obliczyć po powrocie należności przysługujące pracownikowi. W praktyce stosuje się tzw. polecenie wyjazdu służbowego, które można sporządzić samodzielnie lub skorzystać z gotowego druku. Polecenie wyjazdu służbowego powinno określać takie podstawowe elementy, jak:

● termin i docelowe miejsce odbycia podróży, a także miejscowość jej rozpoczęcia i zakończenia; w przypadku wyjazdu zagranicznego także kraj docelowy podróży (można wskazać więcej niż jedno państwo docelowe, jeżeli pracownik ma zlecone zadania w różnych krajach),

● rodzaj pracy, zadanie służbowe, które pracownik ma zrealizować,

● środek transportu właściwy do odbycia podróży (w tym także klasę, np. w przypadku pociągu czy samolotu); własnym samochodem pracownik może odbyć podróż tylko po uzgodnieniu z pracodawcą; pracodawca nie może jednostronnie narzucić pracownikowi używania jego prywatnego pojazdu na wyjeździe,

● kwota zaliczki, jeśli pracownikowi została udzielona.

UWAGA!

Przepisy nie określają, w jakiej formie powinno być wydane polecenie wyjazdu służbowego.

2. Zasady rozliczania podróży służbowych

Pracodawcy ze sfery budżetowej podlegają przepisom rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie o podróżach służbowych). Pracodawca spoza sektora budżetowego nie podlega przepisom tego rozporządzenia i może ustanowić własne zasady i sposób rozliczania podróży pracowniczych. Pracodawca taki może także określić wysokość poszczególnych świadczeń, poprzez wprowadzenie ich do układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania czy też bezpośrednio do umów o pracę, jeśli nie ma obowiązku tworzenia takiego regulaminu, a pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy.

Wewnętrzne uregulowania nie mogą pozbawiać pracowników tych należności, które są gwarantowane pracownikom jednostek budżetowych, a więc zwrotu kosztów przejazdów, noclegów czy innych koniecznych wydatków, które pracownik poczynił, aby zrealizować cel podróży. Pracodawcy ze sfery pozabudżetowej nie mogą też ustalać diety za dobę podróży służbowej w wysokości niższej niż dieta z tytułu krajowej podróży służbowej określona dla pracownika jednostki należącej do sfery budżetowej.

3. Jak liczyć czas podróży służbowej

Podróż służbowa trwa nieprzerwanie od momentu jej rozpoczęcia do zakończenia, przy czym doba podróży mija w chwili upływu 24 godzin od momentu jej rozpoczęcia.

NSA w Lublinie stwierdził w wyroku z 22 marca 2000 r. (sygn. akt I SA/Lu 1747/98), że:

Czas podróży służbowej liczy się w sposób ciągły, bez uwzględnienia pory dziennej lub nocnej, godziny, zmiany daty itp., a dobę stanowią kolejne 24 godziny niezależnie od godziny, w której ten okres czasu się zaczyna.

Doba podróży służbowej jest oderwana od dób astronomicznych, a tym bardziej od doby pracowniczej, i liczy się ją odrębnie tylko na potrzeby rozliczania świadczeń z tytułu podróży służbowej.

Przykład

Pracownik rozpoczął podróż służbową do Poznania we wtorek o godz. 11.30. Pierwsza doba zakończy się o godz. 11.29 w środę.

Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

1) lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,

2) lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,

3) morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

4. Należności z tytułu podróży służbowej

Z tytułu podróży krajowej oraz zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonych przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety i zwrot kosztów:

● przejazdów,

● dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

● noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Tabela. Przeznaczenie diety w zależności od rodzaju podróży służbowej

Podróż służbowa	Przeznaczenie diety	Wysokość diety
krajowa	pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia	30 zł za dobę podróży
zagraniczna	pokrycie kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków	wysokość diet została ustalona dla danego państwa docelowego podróży w załączniku do rozporządzenia o podróżach służbowych

5. Diety krajowe

Sposób ustalania diet zależy od długości trwania podróży oraz od tego, czy i ile posiłków pracownik miał zapewnionych bezpłatnie ze strony pracodawcy lub innego podmiotu, np. kontrahenta, organizatora targów czy konferencji. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego, w następujący sposób:

1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,

b) od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości,

2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a) do 8 godzin - przysługuje 50% diety,

b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Przykład

Pracownik zatrudniony w Toruniu, pracujący tam na co dzień, odbywał podróż służbową do Krakowa w okresie od 22 do 25 września 2014 r. Wyjechał w poniedziałek o godz. 5.25, a powrót nastąpił w czwartek o 15.45. Podróż trwała łącznie 3 pełne doby, 10 godzin i 20 minut. Pracownikowi przysługują 3 pełne diety za 3 doby oraz 1 pełna dieta za kolejną rozpoczętą dobę ponad 8 godzin. Łącznie diety wynoszą 120 zł (4 x 30 zł).

Jeżeli pracownik ma zapewnione bezpłatnie całodzienne wyżywienie, wówczas dieta w ogóle nie przysługuje. Przyjmuje się, że całodzienne wyżywienie to 3 podstawowe posiłki - śniadanie, obiad i kolacja. Natomiast gdy pracownik korzystał z jednego czy dwóch posiłków, np. śniadania i obiadu lub tylko śniadania, dieta ulega obniżeniu.

Kwotę diety za dobę podróży w wysokości 30 zł zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

● śniadanie - 25% diety,

● obiad - 50% diety,

● kolacja - 25% diety.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, powyższe zmniejszenia stosuje się odpowiednio, czyli również należy zredukować dietę.

Przykład

Pracownik zatrzymał się w hotelu, który w cenie noclegu zawarł również śniadanie. Dieta pracownika ulegnie obniżeniu o 25%, czyli wyniesie 22,50 zł za dobę.

W przypadku gdy pracownikowi przysługuje połowa diety ze względu na krótki okres trwania wyjazdu, to taka dieta również ulega zmniejszeniu, a nawet w ogóle może nie przysługiwać, bo podstawą zmniejszenia jest pełne 30 zł, a nie 15 zł.

Przykład

Podróż pracownika trwała 9 godzin i 20 minut. W tym czasie miał zapewnione śniadanie. W celu ustalenia należnej diety:

Krok 1. Obliczamy wartość zmniejszenia: 30 zł x 25% = 7,50 zł.

Krok 2. Odejmujemy wartość zmniejszenia: 15 zł - 7,50 zł = 7,50 zł.

Dieta pracownika wynosi 7,50 zł.

Gdyby pracownik miał zapewniony również obiad, to dieta by mu w ogóle nie przysługiwała:

Krok 1. Obliczamy wartość zmniejszenia: 30 zł x 50% = 15 zł.

Krok 2. Odejmujemy wartość zmniejszenia: 15 zł - 15 zł = 0 zł.

Przykład

Podróż pracownika trwała 4 pełne doby i 5 godzin, czyli przysługuje mu 4,5 diety. W każdej pełnej dobie miał zapewnione śniadanie oraz lunch, który stanowił obiad, gdyż był podawany wczesnym popołudniem i odpowiadał w swej postaci takiemu posiłkowi. Natomiast w niepełnej dobie pracownik zjadł już tylko śniadanie.

Wobec tego łącznie dieta wynosi 37,50 zł, co wynika z następującego wyliczenia:

Krok 1. Obliczenie wartości zmniejszenia diety za dobę podróży przy zapewnieniu dwóch posiłków:

30 zł x 75% = 22,50 zł.

Krok 2. Ustalenie diety za dobę podróży po zmniejszeniu:

30 zł - 22,50 zł = 7,50 zł.

Krok 3. Obliczenie wartości zmniejszenia połowy diety za dobę rozpoczętą do 8 godzin - jeden posiłek:

30 zł x 25% = 7,50 zł.

Krok 4. Ustalenie diety za niepełną dobę podróży po zmniejszeniu:

15 zł - 7,50 zł = 7,50 zł.

Krok 5. Zsumowanie wartości diety za cały czas trwania podróży:

(7,50 zł x 4) + 7,50 zł = 37,50 zł.

Zdaniem niektórych ekspertów zmniejszenie diety powinno być uzależnione od tego, czy pracownik faktycznie skorzystał z zapewnionego mu posiłku. Może się bowiem zdarzyć, że pracownika ominął posiłek ze względu na szczególne okoliczności, np. bardzo wczesne spotkanie z klientem bądź nagłą zmianę planów organizacji podróży czy po prostu wcześniejszy wyjazd. Jeśli pracownik, mimo zapewnionego przez hotel śniadania, nie skorzystał z niego ze względu na siłę wyższą (np. odwołano zaplanowany rejs samolotu i pracownik znalazł wcześniejsze połączenie), może napisać oświadczenie w tej sprawie, by uzyskać od pracodawcy pełną, a nie niższą dietę za dobę podróży. Pozwala na to § 5 ust. 3 rozporządzenia o podróżach służbowych, który określa, że w uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Pracodawcy spoza sfery budżetowej, niezobligowani do stosowania rozporządzenia dla pracowników jednostek budżetowych, mogą samodzielnie ustalić zasady zmniejszania diet (np. za podstawę redukcji przyjąć połowę diety, a nie całą) lub w ogóle tego nie robić, ale wówczas należy się liczyć z konsekwencjami w zakresie podatku dochodowego oraz składek na ZUS od wartości diet wykraczających poza stawki z rozporządzenia (będzie o tym mowa w dalszej części Raportu).

PRZYKŁAD

Pracodawca wysłał pracownika w podróż służbową z Grudziądza do Torunia. Podróż rozpoczęła się 3 września 2014 r. o godz. 7.30 i zakończyła 5 września 2014 r. o godz. 15.05. Pracownik korzystał z prywatnego samochodu, przedstawił też rachunki za przejazdy autostradą. Pracodawca nie zapewnił mu bezpłatnego noclegu, a pracownik nie przedstawił rachunku za noclegi.

Polecenie wyjazdu służbowego i rozliczenie kosztów podróży wygląda następująco:

6. Diety zagraniczne i ich zmniejszanie

Należność z tytułu diet w podróży zagranicznej oblicza się w następujący sposób:

1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości,

2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:

a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Inaczej niż w podróżach krajowych, jeżeli pracownikowi zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, to przysługuje mu 25% diety.

Kwota diety zagranicznej również ulega zmniejszeniu o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, ale odmienny jest tu udział procentowy poszczególnych posiłków w wartości diety. Przyjmuje się więc, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie - 15% diety,

2) obiad - 30% diety,

3) kolacja - 30% diety.

Obniżenie diety stosuje się w taki sam sposób, jeśli pracownik korzysta z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie.

Przykład

Pracownik został wysłany w podróż służbową do Paryża samolotem. Wylot miał z Gdańska, 22 września o godzinie 9.55, a powrót (lądowanie) był 26 września o 16.20. Czas trwania podróży to cztery pełne doby, 5 godzin i 25 minut. W pierwszej dobie pracownik został zaproszony na obiad przez kontrahenta i zjadł hotelowe śniadanie. W kolejnych dobach korzystał już tylko z porannej oferty hotelowej, tj. śniadań. W związku z tym przysługują mu diety w następującej wysokości:

Krok 1. Obliczamy czas trwania podróży zagranicznej:

4 pełne doby i kolejna rozpoczęta do 8 godzin.

Krok 2. Ustalamy wysokość diety za dobę podróży do Francji: 50 euro.

Krok 3. Obliczamy wysokość diet po pomniejszeniu:

● I doba: 50 euro - 45% z tytułu śniadania i kolacji = 27,50 euro

● II, III, IV doba: (50 euro - 15% z tytułu śniadania) x 3 = 127,50 euro

● V doba rozpoczęta: (50 euro x 1/3 z tytułu niepełnej doby do 8 godzin) - 15% z tytułu śniadania =14,17 euro.

Krok 4. Obliczamy łączną dietę za cały czas trwania podróży:

27,50 + 127,50 + 14,17 = 169,17 euro.

Podstawą zmniejszenia diety zagranicznej w przypadku częściowego zapewnienia posiłków jest albo pełna dieta za dobę, albo 50%, albo 1/3, czyli w zależności od długości trwania podróży. Nie jest bowiem zastrzeżone, jak przy podróżach krajowych, że redukcji zawsze podlega dieta za pełną dobę.

UWAGA!

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety.

7. Podróż do kilku krajów docelowych - jak liczyć diety

W przypadku podróży zagranicznej mogą wystąpić dwie sytuacje:

1) pracownik jedzie do jednego wyznaczonego państwa, ale przejeżdża przez terytorium innego lub innych krajów,

2) podróż obejmuje więcej niż jedno państwo docelowe.

Zasadą jest, że dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. Oznacza to, że przejazd przez kraje tranzytowe nie powoduje konieczności ustalania diet obowiązujących dla tych państw. W praktyce zdarza się, że pracownik ma wykonać zadanie służbowe w więcej niż jednym państwie. Wtedy pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. W przypadku kilku państw docelowych pracownikowi przysługują diety w różnych stawkach, bowiem wysokość diety jest uzależniona od państwa docelowego. Rozporządzenie o podróżach służbowych nie wskazuje jednak sposobu obliczania diety, gdy w ciągu doby pracownik przebywał w państwach docelowych, w których obowiązują różne stawki diet. Dlatego ten aspekt podróży powinien być uregulowany w przepisach wewnątrzzakładowych. Przyjęły się 3 sposoby ustalania diet w takich przypadkach:

1) ustalenie jednej stawki diety, niezależnie od państwa docelowego podróży zagranicznej pracownika, szczególnie jeśli te stawki są podobne,

2) obliczenie diety z zastosowaniem proporcji ustalonej z uwzględnieniem czasu pobytu pracownika na terenie każdego z państw docelowych, lub

3) zastosowanie diety obowiązującej dla państwa, w którym pracownik przebywał najdłużej.

UWAGA!

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Przykład

Pracodawca, wydając polecenie wyjazdu służbowego, wskazał dwa państwa docelowe - Niemcy i Danię, w których pracownik miał do wykonania zadania służbowe. Pracownikowi nie zapewniono żadnego wyżywienia. Za dobę podróży do Niemiec dieta wynosi 49 euro, a do Danii - 406 DKK (korony duńskie). Podróż pracownika trwała 3 pełne doby i 6 godzin, łącznie 78 godz., przy czym w Niemczech przebywał on dwie doby (48 godz.), a w Danii - jedną dobę i 6 godzin (30 godz.). Regulamin wynagradzania obowiązujący u pracodawcy stanowi, że w przypadku podróży zagranicznej odbywanej do kilku państw docelowych należność z tytułu diet jest obliczana proporcjonalnie, z uwzględnieniem czasu pobytu pracownika na terenie każdego z tych państw. Wobec tego podróż tę należy rozliczyć z diet, wykonując następujące kroki:

Krok 1. Ustalenie procentowej części trwania pobytu w Niemczech oraz w Danii:

- Niemcy - 62% czasu trwania podróży (48 godz. : 78 godz.),

- Dania - 38% czasu trwania podróży (30 godz. : 78 godz.).

Krok 2. Ustalenie wartości diet obliczonych według stawek obowiązujących w każdym z tych państw:

- dieta niemiecka: (3 diety x 49 euro) + 16,33 euro (1/3 diety za niepełną dobę do 8 godz.) x 62% = 101,26 euro,

- dieta duńska: (3 diety x 406 DKK) + 135,33 DKK (1/3 diety za niepełną dobę do 8 godz.) x 38% = 514,27 DKK.

8. Podróż zagraniczna przez Polskę - jak traktować odcinki podróży krajowej dla celów ustalenia diety

Zagraniczna podróż służbowa wiąże się nie tylko z rozliczeniem diet zagranicznych, ale również krajowych. Pracownik, udając się np. samochodem do granicy państwa lub czekając na start samolotu, przebywa jeszcze w Polsce. W przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, rozliczenia wymaga zarówno krajowa część wyjazdu, jak i zagraniczna. Wątpliwości dotyczą jednak tego, jak liczyć ten czas w Polsce - czy sumować odcinki, czy traktować je oddzielnie. Zgodnie ze stanowiskiem GIP (pismo z 2 lutego 2009 r., GPP-417-4560-10/09/PE/RP) i MPiPS (pismo z 3 lutego 2009 r.) właściwy jest drugi sposób, czyli oddzielne rozliczenie krajowych odcinków zagranicznej podróży, chyba że odbyłaby się ona w obrębie tej samej doby podróży. Przykładowo, w przypadku podróży drogą lądową czas przejazdu z miejscowości rozpoczęcia podróży do granicy i w drodze powrotnej po przekroczeniu granicy do miejscowości jej zakończenia należy rozliczać oddzielnie.

Przykład

Pracownik został oddelegowany do Żyliny (Słowacja). Pojechał za zgodą pracodawcy swoim samochodem osobowym. Wyruszył z miejscowości zamieszkania 10 września o godzinie 6.15, a granicę przekroczył tego samego dnia o 12.05. W drodze powrotnej granicę przekroczył 12 września o 4.30, ale nie jechał do miejsca zamieszkania, lecz do siedziby pracodawcy, gdzie dotarł dopiero o 14.00. Krajowe odcinki podróży należy rozliczać oddzielnie. Oznacza to, że za czas między godziną wyjazdu a dotarciem do granicy pracownikowi nie przysługuje żadna dieta, bo przejazd trwał mniej niż 8 godzin (od 6.15 do 12.05). Natomiast część powrotna - od 4.30 do 14.00 - trwała ponad 8 godzin (ale mniej niż 12), więc pracownikowi przysługuje połowa diety - 15 zł.

9. Noclegi

Za nocleg zarówno podczas podróży krajowej, jak i zagranicznej przysługuje pracownikowi:

1) zwrot faktycznie poniesionych kosztów lub

2) ryczałt.

Tabela. Należności przysługujące pracownikowi z tytułu noclegu

Rodzaj podróży	Forma należności	Wysokość	Brak prawa do należności
krajowa	zwrot kosztów za nocleg w obiekcie świadczącym usługi hotelowe	w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za 1 dobę hotelową niż 20-krotność stawki diety (600 zł) W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów stwierdzonych rachunkiem przekraczających ten limit.	zwrot kosztów noclegu lub ryczałt nie przysługują za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu
	ryczałt - jeżeli pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu, a nie przedłożył on rachunku za nocleg, i nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7	150% diety za każdy nocleg (45 zł)
zagraniczna	zwrot kosztów za nocleg	w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia o podróżach służbowych W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów stwierdzonych rachunkiem przekraczających ten limit.	gdy pracodawca lub strona zagraniczna zapewniły bezpłatny nocleg
	ryczałt - w razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg	25% limitu	za czas przejazdu, a także gdy pracodawca lub strona zagraniczna zapewniły bezpłatny nocleg

Przykład

Pracownik był w podróży służbowej w Brukseli. Pracodawca nie zapewnił mu noclegu, a pracownik po powrocie nie okazał żadnych rachunków z hotelu, gdyż, jak stwierdził, nocował u znajomych. Podróż służbowa objęła 4 pory nocne, w tym 3 noce spędzone w Brukseli, a ostatnia noc przypadła na podróż pociągiem do kraju. Przysługuje mu zatem ryczałt w wysokości:

[(160 euro limitu na nocleg x 25%) x 3 noce] = 120 euro.

10. Noclegi kierowców

W roku 2014 zapadła ważna uchwała Sądu Najwyższego w sprawie prawa kierowców do ryczałtów za noclegi, w razie niezapewnienia im bezpłatnego, nocnego odpoczynku (uchwała z 12 czerwca 2014 r., sygn. akt II PZP 1/14). Pracodawcy wysyłający kierowców w trasy poza granice Polski uznawali, że miejsce do spania, w które wyposażone są kabiny ciężarówek, zapewnia godne warunki do odpoczynku. Nie wypłacali więc ryczałtów, będąc przekonanymi, że zapewniają bezpłatny nocleg. Sąd Najwyższy zaprzeczył tej praktyce i uznał, że noc spędzona w kabinie pojazdu, na leżance, nie wypełnia przesłanek "zapewnienia bezpłatnego noclegu". Udostępnienie jedynie miejsca do spania to za mało. Ponadto Sąd Najwyższy stwierdził, że prawo do wyrównania kwot ryczałtu do poziomu ryczałtów stosowanych dla jednostek budżetowych mają ci kierowcy, którzy na podstawie firmowych regulacji otrzymywali je w niższej wysokości. Sąd podkreślił, że nie mogą być one mniej korzystne niż te z rozporządzenia, mimo że - wydawać by się mogło - Kodeks pracy dopuszcza (oprócz wysokości diet) stosowanie mniejszych należności przez prywatnych pracodawców. Szczególnie że ryczałt nie odzwierciedla prawdziwych wydatków. Przysługuje więc, nawet gdy pracownik nie poniósł żadnych kosztów noclegu.

Kierowcy mają prawo występować do pracodawców o wypłatę zaległych ryczałtów lub wyrównań. Procedura jest następująca:

Krok 1. Złożenie przez pracownika wniosku o wypłatę zaległych należności za okres maksymalnie 3 lat wstecz od daty złożenia pisma (taki jest termin przedawnienia należności ze stosunku pracy).

Krok 2. Obliczenie wysokości ryczałtów za wsteczny okres z uwzględnieniem stawek z poprzedniego rozporządzenia o zagranicznych podróżach służbowych z 2002 r. i nowego rozporządzenia o podróżach służbowych z 2013 r., w zależności od tego, jakiego okresu dotyczyły noclegi w kabinie ciężarówki.

Krok 3. Przeliczenie ryczałtów na złotówki według średniego kursu walut obcych z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu; zaległe ryczałty stanowią bowiem przychód obecny, czyli w dacie wypłaty (postawienia do dyspozycji).

Krok 4. Ujęcie należności na liście płac za miesiąc ich wypłaty, z zastosowaniem zwolnienia zarówno z podatku dochodowego, jak i składek na ZUS (jeśli ryczałty nie przekraczają limitów z rozporządzeń).

Krok 5. Naliczenie i wypłata pracownikowi odsetek za zwłokę, jeżeli wystąpi on również o tę rekompensatę (13% w skali roku, naliczane od daty wymagalności ryczałtu; dniem wymagalności jest dzień rozliczenia się pracownika z danej podróży służbowej); odsetki nie są ani opodatkowane, ani oskładkowane.

11. Przejazdy

Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub zagranicznej, a także jego rodzaj i ewentualnie klasę określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Pracownikowi przysługuje wtedy zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz ustanowionej odgórnie urzędowej stawki za jeden kilometr przebiegu określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Liczba kilometrów powinna być udokumentowana ewidencją przebiegu pojazdu, którą prowadzi pracownik. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. Choć obowiązek założenia ewidencji nie wynika z rozporządzenia o podróżach służbowych, dla pracodawcy jest to niezbędne do ujęcia tych wydatków w kosztach uzyskania przychodów firmy.

Jeśli pracodawca ustali wyższą stawkę za 1 km przebiegu pojazdu, to takie rozliczenie oznacza konsekwencje:

1) dla pracownika - przychodem opodatkowanym oraz oskładkowanym będzie kwota przewyższająca limit wyznaczony przy zastosowaniu urzędowej stawki za 1 km przebiegu pojazdu (np. stawka 1 zł zamiast 0,8358 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³; przychodem będzie nadwyżka ponad stawkę 0,8358 zł, tj. 0,1642 zł),

2) dla pracodawcy - do kosztów uzyskania przychodów nie zaliczy wydatków na rzecz pracownika z tytułu używania przez niego samochodu na potrzeby wykonywanej działalności w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury.

Przykład

Pracownik został oddelegowany w podróż służbową do Zakopanego. Pracodawca w poleceniu wyjazdu służbowego określił pociąg jako środek transportu. Po powrocie okazało się, że pracownik odbył w jedną stronę podróż razem ze znajomym jego samochodem (jako pasażer), a tylko powrócił pociągiem. Pracownik stwierdził, że oddał znajomemu część kosztów paliwa (gazu), i złożył w tej sprawie stosowne oświadczenie. Koszty przez niego poniesione są niższe niż koszt biletu PKP. W tej sytuacji skoro pracodawca wskazał przejazd koleją, to zwrotowi podlega cena okazanego biletu w tę jedną stronę. Co do kosztów przejazdu samochodem, to decyzja pozostaje w gestii pracodawcy. Pracownik nie dostosował się bowiem do polecenia i samowolnie wybrał inną opcję. Jeżeli jednak pracodawca, biorąc pod uwagę oświadczenie pracownika o częściowym pokryciu kosztów paliwa, zdecyduje się na zwrot tego wydatku, to powinien jednocześnie sprawdzić, czy kwota ta nie przekracza limitu ustalonego jako iloczyn kilometrów w jedną stronę i urzędowej stawki dla danej pojemności skokowej silnika. Jeśli nie, to zwrot jest objęty zwolnieniem podatkowo-składkowym.

12. Zaliczka na niezbędne koszty podróży

Podróż zagraniczna. Przed wyjazdem w zagraniczną podróż służbową pracownik powinien otrzymać od pracodawcy zaliczkę na niezbędne wydatki, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów. Pracownik nie musi składać wniosku w tej sprawie, pracodawca sam powinien pamiętać o zaopatrzeniu pracownika w środki finansowe. Zaliczka może być wypłacona także w złotówkach, jeśli pracownik wyrazi zgodę. Wówczas kwota musi odpowiadać zaliczce walutowej. Rozliczenie kosztów jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Przykład

Przed wyjazdem pracownika w podróż służbową do Londynu pracodawca oszacował, że na niezbędne wydatki powinno wystarczyć 400 funtów. 6 października pracownik pobrał zaliczkę w złotówkach. Zastosowano tu kurs średni NBP brytyjskiej waluty z 6 października, czyli z dnia wypłaty zaliczki. Załóżmy, że w tym dniu kurs GBP to 5,2149 zł. W takim przypadku zaliczka wyniesie:

400 GBP x 5,2149 zł = 2085,96 zł.

Po powrocie do kraju pracownik przedstawił rozliczenie kosztów podróży na kwotę 369 GBP. Do rozliczenia tego przyjęto kurs średni NBP z dnia wypłaty zaliczki, czyli ten sam co poprzednio. Oznacza to, że łączna należność przysługująca pracownikowi z tytułu odbytej zagranicznej podróży służbowej wynosiła:

369 GBP x 5,2149 zł = 1924,30 zł.

Niewykorzystaną zaliczkę w kwocie 161,66 zł (2085,96 zł - 1924,30 zł) pracownik zwrócił pracodawcy.

Podróż krajowa. Udając się w podróż krajową, pracodawca wypłaca zaliczkę na wniosek pracownika. Zatem nie jest to obowiązkowy element wyjazdu. Wniosek nie musi mieć wyraźnej formy pisemnej. Nawet ustna prośba jest wystarczająca.

13. 14 dni na rozliczenie podróży

Pracownik powinien rozliczyć się z kosztów podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Do rozliczenia kosztów pracownik załącza dokumenty, takie jak: rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Nie są wymagane żadne dowody do wypłaty diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Zazwyczaj więc rozliczenie dotyczy noclegów i innych wydatków, np. na autostrady czy parkingi, jeśli pracownik udał się w podróż własnym samochodem za zgodą pracodawcy.

Jeśli pracownik nie rozliczy się z podróży i nie zwróci niewykorzystanej części zaliczki, pracodawca ma prawo dokonać jej potrącenia z wynagrodzenia za pracę, bez zgody pracownika (art. 87 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy).

UWAGA!

Pracodawca może potrącić z wynagrodzenia pracownika niezwróconą część zaliczki na wydatki w podróży służbowej.

14. Ewidencja podróży służbowych w księgach rachunkowych

Koszty podróży służbowych stanowią element działalności operacyjnej jednostki. Dlatego są ewidencjonowane w księgach rachunkowych na koncie zespołu 4 "Pozostałe koszty rodzajowe" i/lub odpowiednim koncie zespołu 5. W praktyce jednostki:

● tworzą konto analityczne do konta 409 "Pozostałe koszty rodzajowe", np. 409-1 "Koszty podróży służbowych", lub

● wyodrębniają oddzielne konto syntetyczne, np. 408 "Koszty podróży służbowych", w ramach kont syntetycznych.

Dokumentem księgowym stanowiącym podstawę ujęcia zwrotu kosztów podróży służbowej jest zazwyczaj (choć nie jest to obowiązkowe) druk "Rachunek kosztów podróży", do którego dołącza się bilety, faktury VAT, paragony, rachunki dokumentujące faktycznie poniesione koszty:

Wn "Pozostałe koszty rodzajowe"; w analityce: "Koszty podróży służbowych",

Ma "Inne rozrachunki z pracownikami".

Koszty podróży służbowej powinny być ujęte w księgach rachunkowych w okresie, którego dotyczą (zgodnie z zasadą memoriału zdefiniowaną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Oznacza to, że należy je co do zasady przypisywać do miesiąca, w którym pracownik odbył podróż służbową, niezależnie od terminu jej rozliczenia czy wypłaty pracownikowi należnych świadczeń z tego tytułu. Należy jednak zaznaczyć, że zgodnie z przepisami podatkowymi koszty podróży służbowych stanowią koszt uzyskania przychodów w miesiącu, w którym zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji (por. art. 15 ust. 4g updop oraz art. 22 ust. 6ba updof). Oznacza to, że stają się kosztami uzyskania przychodów w chwili rozliczenia podróży służbowej lub wypłaty. W praktyce większość jednostek ujmuje te koszty w księgach rachunkowych według przepisów podatkowych. Należy zwrócić uwagę, że taki sposób wykazywania kosztów podróży służbowych (podatkowy) możliwy jest wyłącznie w trakcie roku obrotowego. Na dzień bilansowy należy bezwzględnie stosować zasadę memoriału, przypisując koszty podróży służbowych do okresu odbycia podróży służbowej a nie do okresu ich rozliczenia.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 77⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 121; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 4

● art. 2 pkt 7 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców - j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 1155; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 567

● art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a), art. 23 ustawy z 26 lipca 1998 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 73

● art. 15 ust. 1, art. 16 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 851; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 73

● § 2, 5, 7 i 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r. poz. 167

● § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1106

● § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz.U. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 61, poz. 308

● art. 6 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 4

Izabela Nowacka

ekonomistka, od wielu lat zajmuje się tematyką wynagrodzeń i rozliczaniem płac, autorka licznych publikacji z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, prowadzi portal kadrowo-płacowy

Paweł Muż

ekonomista, redaktor "MONITORA księgowego", specjalista ds. rachunkowości