10/2014, data dodania: 20.05.2014 Jakie koszty można zaliczyć do wartości początkowej zakupionego używanego samochodu
Jednostka budżetowa należąca do systemu oświaty otrzymała środki sklasyfikowane w § 6060 z przeznaczeniem na pokrycie wydatków związanych z zakupem używanego samochodu dostawczego do obsługi stołówki. Czy do wartości początkowej zakupionego pojazdu - oprócz jego ceny - można zaliczyć także wydatki z tytułu: delegacji pracowników odbierających go z punktu zakupu, opłaty za przegląd, opłaty związanej z jego przerejestrowaniem, kwoty zapłaconej tytułem ubezpieczenia (OC, AC i NNW) i ująć je w tym paragrafie wydatków majątkowych?
O tym, czy wydatki wymienione w pytaniu przez Czytelnika będzie można zaliczyć do wartości początkowej nabywanego używanego pojazdu, decyduje ich charakter i moment poniesienia.
Jednostki budżetowe są zobowiązane do stosowania w prowadzeniu rachunkowości przepisów ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), z uwzględnieniem szczególnych zasad wynikających z art. 40 ust. 1, ust. 3 pkt 3 i 4 oraz ust. 4 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych i wydanych na jej podstawie rozporządzeń. W odniesieniu do prowadzenia ewidencji środków trwałych oznacza to właściwe stosowanie definicji środka trwałego i jego wartości początkowej.
Tabela. Zasady zaliczania rzeczowych składników majątkowych do środków trwałych i ustalania ich wartości początkowej w jednostkach budżetowych
| Pojęcie z zakresu rachunkowości | Definicja ustawowa | Podstawy prawne |
| Środki trwałe | Rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki, w tym między innymi środki transportu, stanowiące własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, otrzymane w zarząd lub użytkowanie i przeznaczone na potrzeby jednostki budżetowej | art. 3 ust. 1 pkt 15 uor oraz § 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont (...) |
| Wartość początkowa | Ustala się ją w przypadku odpłatnego nabycia środka trwałego w wysokości ceny nabycia, czyli ceny zakupu składnika aktywów, obejmującej kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększonej o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększonej o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżonej o rabaty, opusty i inne podobne zmniejszenia i odzyski, przy czym w wartości początkowej uwzględnia się ogół kosztów poniesionych przez jednostkę za okres przystosowania środka trwałego do używania do dnia przyjęcia do używania. | art. 28 ust. 1 pkt 1, ust. 2 i 8 uor |
Biorąc pod uwagę definicje podane w tabeli, jeśli jednostka w chwili zakupu planuje wykorzystywanie zakupionego pojazdu dłużej niż przez rok, to powinna zaliczyć go do środków trwałych. Jeżeli wartość początkowa tego pojazdu wyniesie powyżej 3500 zł, to zgodnie z opisem zawartym w:
● załączniku nr 3 do ww. rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont - nakłady związane z jego nabyciem należy zaksięgować na koncie 080 "Środki trwałe w budowie (inwestycje)", następnie z chwilą przyjęcia środka trwałego do używania przenieść je na konto 011 "Środki trwałe", tworząc wartość początkową środka trwałego odnoszoną w koszty działalności jednostki poprzez odpisy amortyzacyjne/umorzeniowe, ewidencjonowane na kontach 071 "Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych" i 400 "Amortyzacja",
● załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych - wydatki na jego nabycie należy sklasyfikować w § 606 "Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych", gdzie ujmuje się zakupy odnoszące się do środków trwałych niezaliczonych do pierwszego wyposażenia, których wartość początkowa jest wyższa niż kwota określona w art. 16f ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (obecnie 3500 zł), a odpisy amortyzacyjne od tych środków trwałych nie są dokonywane jednorazowo lub gdy od nich nie dokonuje się odpisów amortyzacyjnych w przypadkach określonych w tej ustawie.
Jeśli chodzi o wydatki wymienione w pytaniu przez Czytelnika, to o tym, czy będą one mogły zostać zaliczone do wartości początkowej nabywanego używanego pojazdu, decyduje ich charakter i moment poniesienia.
Cena nabycia pojazdu oraz koszty związane z jego dostawą
Bezspornie do wartości początkowej samochodu dostawczego należy zaliczyć cenę nabycia pojazdu zapłaconą sprzedawcy, a także koszty związane z jego przetransportowaniem od sprzedawcy do nabywcy, np. koszty:
● oddelegowania pracowników jednostki załatwiających formalności związane z nabyciem pojazdu i jego przetransportowaniem do siedziby nabywcy,
● oddelegowania kierowcy, który przyprowadzi pojazd,
● paliwa niezbędnego do przejazdu,
● holowania lub wynajęcia lawety - jeśli zakupiony pojazd przed dopuszczeniem do ruchu drogowego wymaga przeprowadzenia napraw,
● związane z ubezpieczeniem pojazdu w czasie transportu, czyli ubezpieczeniem obejmującym ryzyko utraty lub uszkodzenia środka trwałego w czasie jego przewożenia od sprzedawcy do nabywcy.
Nakłady na naprawy i ulepszenie
Jeśli zakupiony używany pojazd jest w stanie technicznym uniemożliwiającym rozpoczęcie jego eksploatacji albo wymaga przystosowania do celów, w jakich ma być wykorzystywany przez jednostkę, to do wartości początkowej należy doliczyć także wszelkie nakłady związane z naprawami i ulepszeniami poczynione w okresie od zakupu do przyjęcia do użytkowania pojazdu.
Opłaty za przegląd i zarejestrowanie pojazdu
W przypadku opłat za przegląd i zarejestrowanie pojazdu uznaje się, że zwiększają one wartość początkową pojazdu, jeśli są niezbędne do tego, aby pojazd ten był dopuszczony do ruchu drogowego, czyli stał się jako środek trwały kompletny i zdatny do użytkowania w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 15 uor. Wynika to z art. 71 ust. 1 i 2 oraz art. 81 ustawy z 20 czerwca 1997 r. - Prawo o ruchu drogowym (dalej: Prawo o ruchu drogowym), które wymagają, aby samochód był dopuszczony do ruchu drogowego - co jest potwierdzane poprzez jego rejestrację, poprzedzoną obowiązkowymi badaniami technicznymi. W takich sytuacjach do wartości początkowej pojazdu dolicza się koszty badania technicznego oraz opłaty związane z jego rejestracją (w tym opłaty za tablice rejestracyjne i nalepkę kontrolną). W przypadku samochodu używanego, który był już wcześniej zarejestrowany, poprzedni właściciel przekazuje nowemu właścicielowi dowód rejestracyjny i kartę pojazdu (jeśli była wydana), a nowy właściciel ma 30 dni na jego przerejestrowanie (art. 78 ust. 1 i 2 Prawa o ruchu drogowym). Ponieważ pojazd w tym okresie może być użytkowany przez nowego właściciela, to koszty związane z obowiązkowym badaniem technicznym i przerejestrowaniem pojazdu będą mogły być zaliczone do wartości początkowej pojazdu, tylko pod warunkiem że zostały poniesione przed przyjęciem zakupionego pojazdu do używania (np. w sytuacji, gdy zakupiony używany pojazd wymagał remontu lub prac przystosowujących go do specyficznych potrzeb jednostki, po wykonaniu których zostały wykonane badania techniczne, a następnie został przerejestrowany - i dopiero po tym fakcie rozpoczęto jego wykorzystywanie na potrzeby jednostki, potwierdzając ten fakt przyjęciem go do ewidencji środków trwałych). Jeśli natomiast jednostka od razu po zakupie rozpoczęła użytkowanie pojazdu i w trakcie tego użytkowania wykonała badania techniczne, a następnie dokonała przerejestrowania pojazdu, to związane z tym koszty/wydatki powinny być zaliczone do kosztów/wydatków bieżących.
Koszty ubezpieczeń komunikacyjnych
Kwoty zapłacone tytułem zakupu pakietu ubezpieczeń komunikacyjnych (standardowo obejmującego ubezpieczenia: OC - od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone na osobie lub w mieniu, AC - na wypadek utraty, zniszczenia, uszkodzenia lub kradzieży pojazdu oraz NNW - od następstw nieszczęśliwych wypadków) nie wpływają na wartość początkową samochodu, ponieważ zawsze są zaliczane do kosztów bieżących jednostki (w zależności od postanowień polityki rachunkowości jednostki przypisywanych w całości do okresu, w którym zostały poniesione, lub rozliczanych w czasie za pośrednictwem konta służącego do rozliczania międzyokresowego kosztów). Dzieje się tak, ponieważ zakup tych ubezpieczeń nie jest warunkiem wymienianym jako niezbędny przez Prawo o ruchu drogowym do dopuszczenia pojazdu do ruchu drogowego. Ubezpieczenia te więc nie rozstrzygają o kompletności i zdatności do używania środka trwałego, ale związane są z jego bieżącą eksploatacją.
IZABELA MOTOWILCZUK
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji
Podstawy prawne
● art. 3 ust. 1 pkt 15, art. 28 ust. 1 pkt 1, ust. 2, ust. 8 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 613)
● art. 40 ust. 1, ust. 3 pkt 3 i 4, ust. 4 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 379)
● art. 16f ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312)
● art. 71 ust. 1 i 2, art. 78 ust. 1 i 2, art. 81 ustawy z 20 czerwca 1997 r. - Prawo o ruchu drogowym (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 1137; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312)
● § 2 pkt 5, załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289)
● załącznik nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 38, poz. 207; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 1487)
