Nieprawidłowe naliczanie odpisu podstawowego na ZFŚS

Nieprawidłowość: Burmistrz miasta wprowadził z dniem 1 stycznia 2014 r. do regulaminu korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych urzędu miasta i gminy zapis, zgodnie z którym odpis na ZFŚS tego urzędu tworzy się, obliczając wysokość odpisu podstawowego według przeciętnej liczby zatrudnionych. Stosowanie tego zapisu spowodowało, że odpis na ZFŚS był rokrocznie zawyżany (w latach 2014-216 kwota zawyżenia ogółem przekroczyła 20 000 zł).

Prawidłowy sposób postępowania: Prawidłowo odpis na ZFŚS powinien być naliczany według przeciętnej liczby zatrudnionych po przeliczeniu na pełne etaty. Wymóg ten wynika z ogólnie obowiązujących przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 9 marca 2009 r. w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, wydanego na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 5 ust. 6 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Burmistrz miasta w drodze zarządzenia wewnętrznego nie może zmieniać zasad naliczania odpisu zawartych w tym rozporządzeniu. W związku z tym kwoty zawyżonego odpisu za ostatnie 3 lata powinny być zwrócone na rachunek bieżący jednostki.

Nieprawidłowe ustalenie metody inwentaryzacji papierów wartościowych w instrukcji inwentaryzacyjnej

Nieprawidłowość: W instrukcji inwentaryzacyjnej urzędu gminy zapisano, że papiery wartościowe podlegają inwentaryzacji w drodze spisu z natury. Faktycznie w jednostce na koniec 2014 i 2015 r. w ogóle nie przeprowadzono inwentaryzacji tych aktywów, mimo że jednostka miała papiery wartościowe zarówno w postaci materialnej, jak i zdematerializowanej.

Prawidłowy sposób postępowania: Zapis instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki powinien być dostosowany do art. 26 ust. 1 pkt 1 i 2 uor, zgodnie z którym na ostatni dzień roku obrotowego inwentaryzuje się:

● papiery wartościowe w postaci materialnej - w drodze spisu z natury,

● papiery wartościowe w postaci zdematerializowanej - poprzez uzgodnienie salda.

Kierownik jednostki (tu: wójt gminy) powinien rokrocznie zarządzać przeprowadzenie inwentaryzacji wszystkich aktywów i pasywów jednostki. Aby nie dochodziło do przeoczeń w tym względzie, zalecane jest ustalanie rocznych harmonogramów inwentaryzacji, w których wymienia się wszystkie aktywa i pasywa posiadane przez jednostkę - wskazując, w jakim terminie i jaką metodą należy je zinwentaryzować.

Występowanie ujemnego salda na koncie 101 "Kasa"

Nieprawidłowość: W ciągu 2015 i 2016 r. w raportach kasowych oraz na koncie 101 "Kasa" okresowo występowało saldo wykazane po stronie Wn wyrażone liczbą ujemną, podczas gdy konto to może jedynie wykazywać saldo Wn wyrażone liczbą dodatnią, ukazujące stan gotówki w kasie lub saldo zerowe - przy braku gotówki w kasie. Nieprawidłowe saldo było wynikiem niezachowania chronologii zapisów w poszczególnych raportach kasowych oraz ujmowaniem operacji kasowych wykonanych w danym okresie rozliczeniowym w raporcie kasowym kolejnego okresu rozliczeniowego (np. w raporcie kasowym nr 1 - ujmowane były wypłaty z kasy wynagrodzeń pracowników, natomiast dopiero w kolejnym raporcie - była zaprzychodowana gotówka podjęta z banku na te wypłaty).

Prawidłowy sposób postępowania: Operacje kasowe należy ewidencjonować w raportach kasowych na bieżąco i chronologicznie. Przestrzeganie tych zasad przez kasjera powinno być sprawdzane za każdym razem przy przeprowadzaniu kontroli raportu kasowego przed jego przekazaniem do zaksięgowania. W przypadku wykrycia niezgodności - powinny być one na bieżąco wyjaśniane i korygowane w raporcie kasowym, w którym zostały stwierdzone. Nieprawidłowości wykryte w jednostce wskazują na to, że swoje obowiązki nieprawidłowo wykonywał nie tylko kasjer, lecz także osoba zobowiązana do kontroli raportów kasowych.

Nieprawidłowe prowadzenie ewidencji pomocniczej do konta 011 i 013

Nieprawidłowość: W jednostce budżetowej ewidencja pomocnicza środków trwałych (konto 011) i pozostałych środków trwałych (konto 013) była prowadzona za pomocą oprogramowania komputerowego. Oprogramowanie to nie dawało możliwości wprowadzania przy poszczególnych środkach trwałych informacji na temat osób lub komórek organizacyjnych, którym powierzono środki trwałe, lub komórek organizacyjnych, w których się one znajdują.

Prawidłowy sposób postępowania: Zgodnie z wymogami określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont w ewidencji pomocniczej prowadzonej dla kont 011 i 013 powinny być zamieszczone informacje na temat:

● konto 011 - osób lub komórek organizacyjnych, którym powierzono poszczególne środki trwałe,

● konto 013 - osób, u których znajdują się środki trwałe lub komórek organizacyjnych, w których znajdują się środki trwałe.

Kierownik jednostki, zatwierdzając do użytkowania oprogramowanie komputerowe do prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki, odpowiada za to, aby było ono dostosowane do prowadzenia ewidencji księgowej zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami. Oprogramowanie przed dopuszczeniem do użytkowania powinno być pod tym kątem sprawdzone. Obecnie jednostka może albo zakupić inne oprogramowanie, dostosowane do jej potrzeb, albo też prowadzić ewidencję pomocniczą do kont 011 i 013 techniką ręczną (w postaci księgi środków trwałych, kart inwentarzowych obiektów środków trwałych oraz ksiąg inwentarzowych pozostałych środków trwałych).

Oprac. Izabela Motowilczuk