Instruktaż - krok po kroku, jak przeprowadzić inwentaryzację środków trwałych użytkowanych przez szkoły

Wszystkie szkoły gminne użytkują środki trwałe (nieruchomości szkolne) i pozostałe środki trwałe (wyposażenie szkół i sal gimnastycznych, w tym meble, pomoce dydaktyczne, komputery itp.) na podstawie:

• nieodpłatnego bezumownego użytkowania - środki trwałe przekazane przy utworzeniu tych jednostek budżetowych,
• własności - środki trwałe nabyte w trakcie działalności za środki finansowe ujęte w planie finansowym poszczególnych szkół.

Środki trwałe użytkowane bezumownie są ujęte w księgach rachunkowych urzędu gminy, mimo że szkoły nigdy nie były i nie są nadal objęte wspólną obsługą (każda szkoła ma odrębną księgowość). Środki trwałe nabyte za środki finansowe szkół są ujęte w ewidencji bilansowej szkół. Od początku funkcjonowania szkół inwentaryzacja środków trwałych użytkowanych przez szkoły przebiegała dwutorowo:

1. środki trwałe użytkowane bezumownie inwentaryzowała komisja złożona z pracowników urzędu gminy na podstawie zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji wydawanego przez wójta gminy,
2. środki trwałe nabyte przez szkoły inwentaryzowali pracownicy poszczególnych szkół na podstawie zarządzeń o inwentaryzacji wydawanych przez ich dyrektorów.

Ostatnia kontrola zakwestionowała przeprowadzaną w ten sposób inwentaryzację w szkołach, nakazując, aby obce środki trwałe były inwentaryzowane przez pracowników szkół, a informacja na temat wyników inwentaryzacji była przekazywana do urzędu gminy. Zalecenia w tej sprawie nie zostały jednak uwzględnione przez wójta gminy, który znów na koniec 2017 r. zarządził inwentaryzację środków trwałych w szkołach, którą ma przeprowadzić komisja z urzędu gminy. W jaki sposób mają postąpić dyrektorzy szkół, żeby nie narazić się na zarzut niewykonania zaleceń pokontrolnych?

W opisanej sytuacji nieprawidłowo przeprowadzana inwentaryzacja jest pochodną nieuregulowania stanu władania środkami trwałymi stanowiącymi własność jednostki samorządu terytorialnego (tu: gminy), użytkowanymi przez podległe jednostki budżetowe (szkoły). Tegoroczna inwentaryzacja powinna być okazją do uporządkowania stanu władania środkami trwałymi użytkowanymi przez szkoły i zapisów w księgach rachunkowych urzędu gminy i poszczególnych szkół. Zadania w tym zakresie można wykonać w następujących krokach.

Krok 1 Zarządzenie przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych

Dyrektorzy szkół powinni zarządzić niezwłocznie przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych (każdy w swojej jednostce), tak aby czynności inwentaryzacyjne zakończyć do 15 stycznia 2018 r. (chodzi tu o datę protokołu z inwentaryzacji, czynności związane z rozliczeniem wyników inwentaryzacji mogą trwać dłużej, aż do dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych 2017 r. w celu sporządzenia bilansu za ten rok).

Dla poszczególnych dyrektorów szkół nie jest wiążące zarządzenie wójta gminy o przeprowadzeniu inwentaryzacji środków trwałych. Powinni na piśmie odmówić zastosowania się do niego i odmówić wpuszczenia do jednostki komisji inwentaryzacyjnej powołanej przez wójta, powołując się na art. 4 ust. 3 pkt 3 i ust. 5 oraz art. 26 ust. 1 i 2 uor. Według tych przepisów za wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości, do których należy okresowe przeprowadzanie inwentaryzacji, odpowiada kierownik jednostki. Inwentaryzacją w danej jednostce obejmuje się własne składniki majątkowe jednostki, a także składniki obce - przy czym w tym drugim przypadku o wynikach spisu informuje się ich właściciela, w sposób opisany w polityce rachunkowości danej jednostki. W praktyce przyjęło się, że w spisie z natury obcych składników majątkowych mogą brać udział przedstawiciele ich właściciela, jednak nie jako członkowie komisji inwentaryzacyjnej (zespołu spisowego), lecz wyłącznie jako obserwatorzy (tzw. inne osoby obecne przy spisie z natury). Możliwość taka musi być przewidziana w instrukcjach inwentaryzacyjnych poszczególnych jednostek (urzędu gminy i szkół).

Krok 2 Przeprowadzenie spisu z natury środków trwałych

Należy niezwłocznie przeprowadzić spis z natury środków trwałych. Na osobnych arkuszach spisowych trzeba ująć środki trwałe należące do szkół i środki trwałe użytkowane przez szkoły, formalnie pozostające w zarządzie urzędu gminy. Identyfikacja poszczególnych składników majątkowych w czasie spisu powinna odbywać się na podstawie numerów inwentarzowych środków trwałych, za pomocą których można odróżnić środki trwałe szkoły od środków trwałych pozostających na stanie księgowym urzędu gminy. W przypadku obcych środków trwałych arkusze spisowe powinny być sporządzane w trzech egzemplarzach - z których dwa pozostają w szkole (z przeznaczeniem dla osoby odpowiedzialnej za składniki majątkowe i dla komórki księgowości), natomiast trzeci z przeznaczeniem dla urzędu gminy. Na arkuszach spisu z natury obcych środków trwałych należy zamieścić adnotacje o środkach trwałych zbędnych szkole lub też zniszczonych (uszkodzonych) i nienadających się do dalszego użytku, które będą pomocne w dalszym porządkowaniu stanu władania tymi środkami trwałymi.

Krok 3 Przekazanie do księgowości i wycena arkuszy spisowych

Bezpośrednio po zakończeniu spisu z natury arkusze spisowe, na których zostały ujęte własne środki trwałe szkół, należy przekazać do księgowości do wyceny. Natomiast arkusze spisowe z obcymi środkami trwałymi pozostają niewycenione. Przesyła się je niezwłocznie do urzędu gminy, gdzie następuje ich wycena i rozliczenie wyników spisu z natury.

Krok 4 Uporządkowanie stanu prawnego władania środkami trwałymi

Dyrektorzy szkół - niezależnie od rozliczania wyników inwentaryzacji - powinni wystąpić jak najszybciej z inicjatywą uporządkowania stanu prawnego władania środkami trwałymi wykorzystywanymi w celu realizacji zadań statutowych szkół.

Zgodnie z zasadami prowadzenia gospodarki finansowej przez jednostki samorządu terytorialnego i podległe im jednostki budżetowe, prawo własności środków trwałych przysługuje jednostce samorządu terytorialnego (art. 43 ustawy o samorządzie gminnym). Podmiot ten, będący osobą prawną, tworząc jednostki budżetowe (jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej) wyposaża je w mienie, oddając je w zarząd (art. 12 ust. 2 uofp). Mienie oddane w zarząd ujmuje się w księgach rachunkowych zarządcy (szczególna zasada rachunkowości określona w § 2 pkt 5 nowego rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont). Mienie, które nabywa jednostka budżetowa w trakcie działalności (w ramach środków przewidzianych w jej planie finansowym), również jest nabywane przez tę jednostkę w zarząd. Prawo własności do tego mienia przysługuje jednostce samorządu terytorialnego. Dążąc do uporządkowania stanu władania środkami trwałymi, dyrektorzy poszczególnych szkół powinni niezwłocznie wystąpić do zarządu jednostki samorządu terytorialnego (tu: wójta gminy) o przekazanie im:

• w trwały zarząd nieruchomości szkolnych (gruntów, budynków, budowli), w drodze decyzji, wydawanej na podstawie art. 44 i 45 ustawy o gospodarce nieruchomościami,
• w zarząd mienia (w tym środków trwałych) niezbędnego do prowadzenia działalności statutowej, które powinno być ustalone w akcie o utworzeniu tej jednostki (art. 12 ust. 2 uofp).

Krok 5 Przekazanie mienia ruchomego

Przekazanie mienia ruchomego (środków trwałych, pozostałych środków trwałych) powinno nastąpić niezwłocznie po złożeniu wniosków przez dyrektorów szkół. Dowodem właściwym do jego przekazania jest protokół przekazania, do którego załącza się dowody PT - "Przekazanie/przyjęcie środka trwałego", wystawione odrębnie dla każdego obiektu inwentarzowego środka trwałego. W przypadku pozostałych środków trwałych dopuszczalne jest ujmowanie w dowodzie PT więcej niż jednego obiektu inwentarzowego środków trwałych pod warunkiem, że są tego samego rodzaju i mają tę samą wartość początkową. Na podstawie dowodów PT przekazane środki trwałe trzeba zdjąć z ewidencji księgowej urzędu gminy i wprowadzić do ewidencji księgowej poszczególnych szkół pod datą przekazania. Przekazane środki trwałe w szkołach należy ująć w tej samej wartości początkowej i wartości dotychczasowego umorzenia, jakie wynikają z dokumentów PT (a więc z ewidencji księgowej jednostki przekazującej). Nie dokonuje się tu wyceny środków trwałych w cenie nabycia (wartości oszacowanej), ponieważ przy przekazaniu środków trwałych w zarząd jednostce podległej jednostce samorządu terytorialnego nie następuje zmiana właściciela środków trwałych.

Krok 6 Przekazanie mienia nieruchomego

Przekazanie mienia nieruchomego powinno nastąpić po uprawomocnieniu się decyzji o oddaniu nieruchomości w trwały zarząd. Objęcie nieruchomości przez jednostki budżetowe (tu: szkoły) następuje protokołem zdawczo-odbiorczym, do którego należy dołączyć dowody PT - "Przekazanie/przyjęcie środka trwałego", wystawione odrębnie dla każdego obiektu inwentarzowego środka trwałego. Na podstawie dowodów PT przekazane środki trwałe trzeba zdjąć z ewidencji księgowej urzędu gminy i wprowadzić do ewidencji księgowej poszczególnych szkół pod datą wynikającą z protokołu objęcia nieruchomości. Przekazywane środki trwałe w szkołach należy ująć podobnie jak w przypadku środków trwałych stanowiących mienie ruchome, w tej samej wartości początkowej i wartości dotychczasowego umorzenia, jakie wynikają z dokumentów PT (a więc z ewidencji księgowej jednostki przekazującej).

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli