Z doświadczenia księgowej - praktyczne rady: Kilka wskazówek dotyczących inwentaryzacji

Problem: Zaniechanie przeprowadzenia inwentaryzacji lub jej rozliczenia albo przeprowadzenie lub rozliczenie w sposób niezgodny z uor jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych.

Rada: Każda jednostka należąca do sektora finansów publicznych musi przeprowadzić okresową inwentaryzację wszystkich składników majątkowych. Niestety, inwentaryzacja w naszych jednostkach nie jest zbyt "kochanym" procesem. Podaję zatem kilka podpowiedzi, które pozwolą go nieco ułatwić.

1. Inwentaryzacja to doprowadzanie do zgodności danych wynikających z ksiąg rachunkowych ze stanem rzeczywistym aktywów i pasywów. Ma umożliwić prawidłowe wykazanie danych w tym zakresie w sprawozdaniach finansowych (co więcej, jest to proces wynikający z uor), dlatego często odpowiedzialność za ten proces przypisuje się komórkom finansowym. A przecież w podstawowej metodzie inwentaryzacji, czyli spisie z natury, przede wszystkim chodzi o sprawdzenie stanów majątku z danymi z ksiąg. A zatem osoby zajmujące się w księgowości tym zakresem w ogóle nie powinny brać udziału w tym procesie. Kontrolę nad zasobami obejmuje również kontrola zarządcza i to również jest przyczynek do tego, aby w procesie tym uczestniczyli wszyscy pracownicy jednostki poprzez sprawowanie opieki nad majątkiem powierzonym według ustalonej procedury.

Warto zatem ustalić w jednostce na stałe przynajmniej szefa inwentaryzacji (koordynatora lub przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej), jeśli nie całą komisję inwentaryzacyjną (w większych jednostkach). Jeśli ta sama osoba funkcję tę będzie pełniła na stałe, inaczej będzie zaangażowana w proces, niż jeśli co roku będzie dokonywana zmiana personalna na zasadzie "na kogo wypadło, na tego bęc".

2. Inwentaryzacja i porządek w księgach inwentarzowych to naczynia połączone. Trudno oczekiwać, że inwentaryzacja będzie lekkim i łatwym procesem, gdy w księgach panuje bałagan, i odwrotnie - nie będzie w księgach prawidłowych stanów bez należycie wykonanej inwentaryzacji.
3. Duże znaczenie ma właściwe przygotowanie inwentaryzacji, szczególnie jeśli przeprowadzamy w danym roku spis z natury. Musimy m.in.:

• sprawdzić, czy wszystkie dokumenty (np. protokoły OT, PT, MT, LT i inne) dotarły do właściwych komórek zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów; osobom odpowiedzialnym za majątek można przygotować wydruki wszystkich elementów, które mają na stanie, i nakazać im sprawdzenie zgodności,
• sprawdzić, czy nie ma środków trwałych, które powinny zostać zlikwidowane; likwidacja nie powinna następować w czasie inwentaryzacji, jak to niestety często ma miejsce w jednostkach (przeprowadzanie spisu z natury to robienie fotografii majątku, który mamy),

• sprawdzić, czy nie ma środków trwałych, które nie zostały oznakowane,
• ustalić (sprawdzić) pola spisowe; czasem jednostka coś nabywa i pojawiają się nowe pola spisowe, czasem coś sprzedała (oddała), zatem i pola spisowe mogły się zmienić,
• przygotować dokumentację dotyczącą przeprowadzenia inwentaryzacji (np. zarządzenia: ogłaszające inwentaryzację, powołujące zespoły spisowe, ustalające harmonogram, a także arkusze spisowe czy inne dokumenty) zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną jednostki i przeszkolić zespoły spisowe.

W zarządzeniu ogłaszającym inwentaryzację powinny znaleźć się ustalenia organizacyjne: zakres, terminy, osoby odpowiedzialne, funkcjonowanie na podstawie instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki, ewentualnie można zawrzeć harmonogram - szczególnie jeśli mamy w danym roku spis z natury. Osoby z zespołów spisowych oraz osoby odpowiedzialne za majątek powinny wiedzieć, kiedy i co będzie spisywane. Co ważne, w zarządzeniu nie zapisujemy zasad inwentaryzacji majątku. Zasady te powinny znajdować się w instrukcji inwentaryzacyjnej. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy musimy ustalić specyficzne zasady, np. dla spisu z natury tylko w danym roku z uwagi na np. przeprowadzany remont na niektórych polach spisowych itp. Zarządzenie powinien przygotować szef inwentaryzacji jednostki, a zatwierdzić - kierownik jednostki.

Proces przygotowawczy do inwentaryzacji musi rozpocząć się i zakończyć przed rozpoczęciem inwentaryzacji, a powinien koordynować go szef inwentaryzacji.

4. Warto, aby zespoły spisowe przekazały ze spisu z natury - oprócz arkuszy spisowych - również króciutkie sprawozdania będące podsumowaniem. W sprawozdaniach powinny znaleźć się przynajmniej odpowiedzi na pytania, takie jak: czy wszystko w czasie spisu przebiegało prawidłowo, w jakim stanie był sprawdzany majątek i czy był prawidłowo zabezpieczony. Sprawozdania te to właściwie gotowe wnioski do podsumowania inwentaryzacji i tym samym kontroli zarządczej.
5. Potwierdzenia sald - przeprowadza się corocznie. Potwierdzamy należności z wyjątkiem: publicznoprawnych, spornych i wątpliwych, od podmiotów nieprowadzących ksiąg rachunkowych (osób fizycznych, pracowników), tych, na których w danym roku nie było żadnych obrotów. Odpowiedzialny za to jest główny księgowy. Należy wydrukować trzy egzemplarze, jeden dla nas, a drugi i trzeci dla kontrahenta. Trzeci egzemplarz potwierdzony powinien do nas wrócić. Jeśli nie wróci, to saldo weryfikujemy. Stosowne adnotacje na ten temat ujmujemy w protokole weryfikacji. Nie ma milczącego potwierdzania sald. Pamiętajmy też, że druk potwierdzenia sald może podpisać tylko osoba upoważniona w tym zakresie przez kierownika jednostki (albo on sam).
6. Weryfikacja, czyli sprawdzanie stanów księgowych z dokumentami źródłowymi - przeprowadza się ją corocznie. Odpowiedzialny za to jest główny księgowy. Sprawdzamy w zakresie majątku następujące elementy: wartości niematerialne i prawne, środki trwałe, do których dostęp jest utrudniony (w tym sieci podziemne, grunty, drogi, środki trwałe w budowie, środki trwałe nieobjęte spisem z natury w danym roku oraz inne elementy aktywów i pasywów, niepotwierdzone w żaden inny sposób, np. poprzez potwierdzenie sald). Z procesu tego sporządza się protokoły, które wskazują wysokość sald według ksiąg oraz według dokumentów źródłowych z ostatniego roku. Warto je wcześniej zdefiniować w instrukcji inwentaryzacyjnej, aby nie trzeba było ich za każdym razem rozpisywać w protokołach.

Czasem warto rozważyć powołanie zespołów weryfikacyjnych. Pozwoli to na rozszerzenie zakresu weryfikacji, np. do sprawdzenia wartości niematerialnych i prawnych zapraszamy informatyka, do sprawdzenia gruntów - osobę z komórki zajmującej się gospodarką gruntami. Przy ich pomocy łatwiej jest wyłapać potencjalne braki dokumentacyjne w komórce finansowej i tym samym prawidłowo zweryfikować aktualne stany.

7. Rozliczanie różnic następuje zawsze w protokole różnic. Przygotowuje go komisja inwentaryzacyjna przy współpracy z głównym księgowym. W protokole powinny znaleźć się propozycje najlepszych rozwiązań, które pozwolą uzgodnić stany wynikające z ksiąg z tymi rzeczywistymi. Oczywiście protokół różnic zawsze musi zaakceptować i zatwierdzić kierownik jednostki - wtedy stanowi on podstawę do zmian w księgach jednostki.
8. Cały proces kończy sprawozdanie z inwentaryzacji. Sprawozdanie to przygotowuje komisja inwentaryzacyjna. Na tej podstawie można:

• podsumować spis z natury, analizując sprawozdania zespołów spisowych, a przy potwierdzeniu i weryfikacji sald - protokoły,
• ustalić i rozliczyć różnice inwentaryzacyjne - jeśli różnic jest dużo, to mamy gotowy wniosek w zakresie kontroli zarządczej dotyczący kontroli nad zasobami i przepływu informacji, że mamy tu coś do zrobienia,
• podsumować stan naszych zasobów i sposoby ich zabezpieczenia,
• sformułować i wyciągnąć wnioski końcowe.

Jeśli wszystko w zakresie inwentaryzacji funkcjonuje dobrze, to tak trzymać i tego nie popsuć. Jeśli mamy coś do poprawy, to wskażmy, co i w jaki sposób należy zmienić, np. wprowadzić zmiany do instrukcji inwentaryzacyjnej, obiegu i kontroli dokumentów albo wykazać więcej konsekwencji w ich wdrażaniu.

Trzymam kciuki!

Agnieszka Drożdżal

wieloletni skarbnik gminy

POLECAMY!