Nieprawidłowość: W polityce rachunkowości jednostki budżetowej (instrukcji kasowej) zapisano, że inwentaryzacje gotówki w kasie powinny być przeprowadzane minimum raz na kwartał (w terminie nieznanym wcześniej kasjerowi) oraz na ostatni dzień roku obrotowego. Faktycznie kontrole były wykonywane tylko na ostatni dzień roku obrotowego, ponieważ główny księgowy jednostki stwierdził, że przy miesięcznych obrotach kasowych rzędu 100 000 zł nie ma potrzeby przeprowadzania częstszej inwentaryzacji.
Prawidłowy sposób postępowania: W ogólnie obowiązujących przepisach obowiązkowe terminy i częstotliwość inwentaryzacji aktywów pieniężnych znajdujących się w kasie jednostki organizacyjnej są określone w ramach zasad ustalających prowadzenie rachunkowości w art. 26 ust. 1 pkt 1 uor jako "na ostatni dzień każdego roku obrotowego". Inwentaryzacja aktywów pieniężnych przeprowadzana jako jeden z obowiązków z zakresu rachunkowości ma na celu okresowe porównanie danych na temat wysokości aktywów jednostki ujętych w jej księgach rachunkowych ze stanem rzeczywistym (art. 4 ust. 3 pkt 3 uor). W jednostkach organizacyjnych sektora finansów publicznych, które ze względu na dysponowanie mieniem publicznym są zobowiązane do szczególnej dbałości o nie, inwentaryzacja zasobów pieniężnych jest także elementem wykonywania kontroli zarządczej z art. 68 ust. 2 uofp.
W tym ujęciu inwentaryzacja aktywów pieniężnych przechowywanych w kasie jednostki organizacyjnej należącej do sektora publicznego pozwala na:
Za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej odpowiada kierownik jednostki sektora finansów publicznych (art. 69 ust. 1 uofp), dlatego to do niego należy ustalenie w przepisach wewnętrznych jednostki, z jaką częstotliwością i w jakich terminach powinny być przeprowadzane inwentaryzacje doraźne środków pieniężnych w kasie jednostki. Przepisy ogólnie obowiązujące nie regulują tych kwestii, poprzestając jedynie na określeniu tzw. standardów kontroli zarządczej stanowiących zbiór wskazówek, które powinny być wykorzystywane przez kierowników jednostek do tworzenia, oceny i doskonalenia systemów kontroli zarządczej.
Generalnie cząstkowa inwentaryzacja okresowa gotówki w kasie powinna być efektywna, tzn. jej terminy i częstotliwość przeprowadzania powinny być ustalone w taki sposób, aby koszty przeprowadzania tej inwentaryzacji nie były niewspółmiernie wysokie do wielkości chronionego dobra. Jeśli główny księgowy jednostki uważa, że częstotliwość inwentaryzacji gotówki w kasie ustalona w instrukcji kasowej jest za duża, to powinien to zgłosić kierownikowi jednostki, proponując wprowadzenie zmian do polityki rachunkowości. Samowolne ustalenie przez głównego księgowego innej częstotliwości jest naruszeniem procedur kontroli zarządczej - i zawsze będzie traktowane jako nieprawidłowość, nawet jeśli w jednostce nie dojdzie do wystąpienia poważnych nadużyć.
Oprac. Izabela Motowilczuk
były wieloletni inspektor kontroli
Pliki cookie, identyfikatory urządzeń lub podobne identyfikatory online (np. identyfikatory oparte na logowaniu, identyfikatory przypisywane losowo, identyfikatory sieciowe) w połączeniu z innymi informacjami (takimi jak rodzaj przeglądarki i informacje w niej zawarte, język, rozmiar ekranu, obsługiwane technologie itp.) mogą być przechowywane lub odczytywane na Twoim urządzeniu celem rozpoznania urządzenia za każdym razem, gdy następuje połączenie z aplikacją lub witryną internetową – w celach tutaj przedstawionych.
W dowolnym momencie mają Państwo możliwość samodzielnej zmiany ustawień dotyczących przetwarzanych informacji, a także wyrażenia sprzeciwu odnośnie przetwarzania tych danych lub ich wycofania, które na podstawie uzasadnionego interesu nie wymagają Państwa zgody. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania Państwa danych, którego dokonano na podstawie udzielonej wcześniej zgody.
W celu zmiany ustawień (przycisk "USTAWIENIA ZAAWANSOWANE") lub wycofania zgody (przycisk "WYCOFUJĘ ZGODĘ") na przetwarzanie danych, należy wyświetlić okno z ustawieniami, klikając w link "Zmień ustawienia prywatności" znajdujący się w stopce strony.
Dalsze korzystanie z serwisu bez zmiany ustawień dotyczących prywatności oznacza ich akceptację, co będzie skutkowało zapisywaniem danych osobowych opisanych powyżej na Państwa urządzeniach przez wszystkie serwisy internetowe Spółek Grupy INFOR PL.
Więcej informacji o zamieszczanych plikach cookie, możliwości zmiany ustawień prywatności oraz polityce przetwarzania danych znajdą Państwo w Polityce Prywatności Grupy INFOR PL i Polityce Cookies Grupy INFOR PL