Jakie przyczyny można uznać za obiektywne przy zawieraniu umów na czas określony

Za przyczyny obiektywne leżące po stronie pracodawcy, które uzasadniają zawieranie umów na czas określony bez limitów, należy uznać np. zatrudnienie pracownika w związku z realizacją terminowego projektu czy zatrudnienie do wykonywania robót publicznych i interwencyjnych. Taką przyczyną nie będą natomiast np. przejściowe trudności ekonomiczne pracodawcy.

Od 22 lutego 2016 r. obowiązują dwa limity dotyczące zawierania umów o pracę na czas określony pomiędzy tym samym pracownikiem i pracodawcą, tj.:

1) okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie takich umów nie może przekraczać 33 miesięcy, oraz

2) łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech.

Wskazanych limitów nie stosuje się jednak do umów na czas określony zawieranych:

- na zastępstwo,

- na wykonywanie pracy dorywczej i sezonowej,

- na okres kadencji,

- w przypadku, gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie - jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy (art. 25¹ § 4 pkt 4 Kodeksu pracy).

Informację o przyczynach uzasadniających zawarcie umowy na czas określony ponad wskazane limity trzeba zamieścić w umowie o pracę (art. 29 § 1¹ Kodeksu pracy).

Zawiadomienie PIP o przyczynach obiektywnych

O zawarciu umowy na czas określony z przyczyn obiektywnych leżących po stronie pracodawcy, która nie podlega limitom, pracodawca musi zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy. Zawiadomienie powinno nastąpić w formie pisemnej lub elektronicznej, wraz ze wskazaniem przyczyn zawarcia takiej umowy, w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia (art. 25¹ § 5 Kodeksu pracy). Niedopełnienie tego obowiązku stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Zgodnie z informacją zamieszczoną na stronie internetowej PIP www.pip.gov.pl inspektor pracy po uzyskaniu informacji o zawarciu umowy na czas określony bez stosowania ustawowych limitów musi ustalić, czy w danym przypadku przyczyny wskazane przez pracodawcę uzasadniają zatrudnienie pracownika na podstawie takiej umowy, a w szczególności, czy zawarcie umowy służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy. Ustalenie tych faktów może łączyć się z koniecznością przeprowadzenia kontroli u pracodawcy. Jeżeli inspektor pracy stwierdzi, że zawarcie umowy na czas określony nastąpiło z naruszeniem obowiązujących przepisów, będzie mógł wnieść do sądu pracy powództwo o ustalenie, że strony łączy umowa o pracę na czas nieokreślony.

Co można uznać za przyczynę obiektywną

Największe kłopoty sprawia pracodawcom określenie, jakie przyczyny obiektywne leżące po stronie pracodawcy uzasadniają zawarcie umowy na czas określony bez limitów. Dodatkowo pojawiły się błędne opinie, że do obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy należą, przykładowo, przejściowe trudności finansowe zakładu pracy czy zwiększona absencja chorobowa pracowników w firmie. Tymczasem nie są to przyczyny obiektywne, lecz subiektywne wynikające ze specyfiki działalności pracodawcy.

Zwrot "obiektywne przyczyny" jest bardzo ogólny. Można go porównać do obowiązku uzasadnienia wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony. W tym drugim przypadku także chodzi o podanie takiej przyczyny zwolnienia, która obiektywnie uzasadnia rozwiązanie umowy. Wskazówek w tym zakresie dostarcza pracodawcom orzecznictwo Sądu Najwyższego. Należy się spodziewać, że tak też stanie się z limitowaniem umów na czas określony.

Przyczyny obiektywne jako uzasadnienie zawierania kolejnych umów na czas określony są jednym z rozwiązań limitowania umów wskazanym przez prawo europejskie. Było to już przedmiotem analizy Trybunału Sprawiedliwości UE. Zgodnie z wyrokiem TSUE z 4 lipca 2006 r. w sprawie C-212/04 przez obiektywne powody należy rozumieć w szczególności precyzyjne i konkretne okoliczności charakteryzujące określoną działalność, a mogące wynikać zwłaszcza ze szczególnego charakteru zadań, dla wykonania których zawarto umowę. Orzeczenie to zawiera istotną wskazówkę przy ustalaniu obiektywnych przyczyn, a mianowicie należy je formułować precyzyjnie i konkretnie.

Przykłady określenia przyczyn obiektywnych

"Obiektywne przyczyny" (jak i pozostałe wyjątki pozwalające na zawarcie umowy na czas określony bez limitów) należy analizować pod kątem zaspokojenia w konkretnym przypadku rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i waloru niezbędności w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności sprawy. O "obiektywnych przyczynach" można mówić wówczas, gdy ocena sytuacji pracodawcy i pracownika prowadzi do wniosku, że strony mogły zawrzeć jedynie umowę na czas określony.

W przepisie wskazano, że "obiektywne przyczyny" muszą leżeć po stronie pracodawcy. Należy to rozumieć jako przypadki wymuszające na pracodawcy terminowe zatrudnienie, a nie jedynie jako przyczyny związane tylko z firmą (spowodowane przez pracodawcę). Jednakże nie ma na razie informacji, jak PIP czy resort pracy definiuje obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy.

Przykład

Pracodawca zatrudnił pracownika na czas określony, na 30 miesięcy - na czas trwania budowy osiedla X. Z powodu złych warunków atmosferycznych budowa potrwa 6 miesięcy dłużej. Taka sytuacja uzasadnia zawarcie kolejnej umowy na czas określony ponad 33-miesięczny limit.

Podobnie będzie, gdy np. z powodów technologicznych opóźniają się prace związane z inwestycją czy projektem. Z pracownikami zatrudnionymi tylko przy takiej inwestycji czy projekcie można zawrzeć kolejne umowy na czas określony z przekroczeniem limitów.

Przykład

Pracodawca wykonuje remont na kolei. Do jego realizacji zatrudnił pracownika na czas określony na 30 miesięcy. Ze względu na awarie remont będzie trwał dłużej o 10 miesięcy niż początkowo zakładano. Jeżeli z tego powodu nastąpi przedłużenie umowy z pracownikiem o kolejne 10 miesięcy, to przekroczenie limitów dotyczących umów na czas określony będzie obiektywnie uzasadnione.

Zatrudnienie przy projektach

W wyniku nowelizacji Kodeksu pracy od 22 lutego 2016 r. zrezygnowano z możliwości zawierania umów na czas wykonania określonej pracy, którą zawierano na czas wykonania określonego projektu, zadania czy budowy. Obecnie firma, która potrzebuje pracownika wyłącznie do pracy nad konkretnym projektem, może zatrudnić go na podstawie umów na czas określony ponad 33-miesięczne limity.

Przykład

Pracodawca zatrudnia na stałe kilku pracowników niezbędnych do obsługi firmy, np. sekretarkę, księgową, menedżera, specjalistę ds. marketingu. Firma zajmuje się realizacją projektów. Startuje w przetargach i zdobywa klientów na rynku. Niekiedy ma tylko jednego klienta, a innym razem kilku i wiele zamówień. Funkcjonowanie firmy zależy od zlecanych projektów. Pracodawca zatrudnia pracowników do konkretnych projektów. Zawieranie kolejnych umów na czas określony bez limitu, z pracownikami pracującymi przy tych projektach, jest uzasadnione z przyczyn z obiektywnych. Nie dotyczy to jednak pracowników zatrudnionych na stałe przy obsłudze firmy. 

Zatrudnienie cudzoziemców

Wiele firm korzysta z pracy cudzoziemców spoza UE, wykonujących pracę na podstawie czasowych zezwoleń na pracę. Zezwolenia na pracę dla cudzoziemców są wydawane na czas określony i w momencie podpisywania umowy o pracę nie wiadomo, czy po upływie ważności zezwolenia cudzoziemiec otrzyma kolejne zezwolenie czy kartę pobytu. Może więc zdarzyć się, że po zakończeniu trzeciej umowy na czas określony cudzoziemiec otrzyma kolejne terminowe pozwolenie na pracę, podczas gdy pracodawca już wyczerpał limit umów na czas określony. W związku z tym powstaje wątpliwość, czy w przypadku zatrudniania cudzoziemców stosujemy limity dotyczące zawierania umów na czas określony. W tym zakresie prezentowane są dwie opinie. Według pierwszej z nich w takiej sytuacji ustawodawca nie przewidział żadnych wyjątków w zakresie zawierania z cudzoziemcami umów na czas określony. Takiego przypadku nie dotyczy też regulacja pozwalająca pracodawcy na niestosowanie limitów odnoszących się do umów na czas określony w razie wystąpienia przyczyn obiektywnych leżących po jego stronie. Czasowe pozwolenie na pobyt cudzoziemca w Polsce jest przyczyną utrudniającą wykonywanie przez niego pracy na podstawie umowy na czas nieokreślony, leżącą po stronie pracownika, a nie pracodawcy.

UWAGA!

Czasowe pozwolenie cudzoziemca na pobyt w Polsce nie jest przyczyną obiektywną, która pozwala na zawieranie z nim dowolnej liczby umów na czas określony. 

 Można jednak spotkać się w tym zakresie również z odmienną interpretacją, zgodnie z którą czasowe pozwolenia na pracę dla cudzoziemców dają prawo do zawierania umów na czas określony ponad ustawowe limity. Bezpieczniej jest jednak przestrzegać w tym przypadku regulacji dotyczących limitowania umów na czas określony, ponieważ pracodawca nie narazi się na żadne sankcje. Tym bardziej że zobowiązanie do wykonywania czynności wynikających z umowy cywilnoprawnej lub obowiązek świadczenia pracy na terytorium Polski wygasają, gdy cudzoziemiec przestał spełniać warunki w zakresie ważnego pozwolenia na pracę czy legalnego tytułu przebywania na terenie kraju (art. 88g ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy). Tak więc umowa o pracę - zawarta na czas określony lub nieokreślony - wygaśnie w sytuacji, gdy zakończy się ważność posiadanego przez cudzoziemca zezwolenia na pracę, a jednocześnie nie uzyska on nowego zezwolenia. 

Zatrudnienie na prośbę pracownika w celu jego rozwoju

Nie można wykluczyć sytuacji, że zawarcie kolejnej umowy pozalimitowej leży w interesie pracownika. Jeżeli firma zgodzi się zatrudniać go dłużej, ale jednocześnie nie ma możliwości zaoferowania stałego zatrudnienia, kolejna umowa na czas określony jest jedynym rozwiązaniem. Jednocześnie do takich przypadków należy podchodzić ze szczególną ostrożnością, jeśli chodzi o naruszenie limitów dotyczących umów na czas określony. Zawarcie umowy na czas określony w interesie pracownika może bowiem budzić wątpliwości jako spełniające warunek przyczyny leżącej po stronie pracodawcy.

Przykład

Pracownik był zatrudniony na umowę o pracę na czas określony przy projekcie architektonicznym dotyczącym budowy osiedla "Złota jesień". Obecnie pracodawca chce go ponownie zatrudnić na czas określony przy projekcie budowy centrum handlowego. Są to zupełnie inne inwestycje, a pracownik jest kluczowy dla realizacji nowego projektu. W takim przypadku można zawrzeć z tym pracownikiem umowę wykraczając poza limity.

Przykład

Firma zatrudnia absolwentów. Zawierane są z nimi kolejne umowy na czas określony bez limitów, gdyż w ocenie pracodawcy młodzi pracownicy nabywają potrzebne doświadczenie, a w interesie firmy jest wykluczone zatrudnianie bezterminowe pracowników z niewielkim stażem. Wskazana przyczyna nie jest obiektywnie uzasadniona. Pracownicy prawidłowo wykonują swoje zadania, a ich stopień trudności nie wymaga zaangażowania osób legitymującym się długim stażem. Poza tym wykluczone jest przedłużanie zatrudnienia ponad limity z powodu oczekiwania na pracownika o wyższych kwalifikacjach czy dłuższym stażu.

Wykonywanie robót publicznych i prac interwencyjnych

Zdaniem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, przedstawionym w odpowiedzi z 15 kwietnia 2016 r. na zapytanie poselskie nr 342, limitowi umów na czas określony nie podlegają umowy zawierane w ramach robót publicznych oraz prac interwencyjnych.

UWAGA!

Zdaniem resortu pracy wykonywanie robót publicznych i prac interwencyjnych nie podlega limitom dotyczącym umów na czas określony.

Zatrudnienie przy pracach interwencyjnych to zatrudnienie bezrobotnego przez pracodawcę (czyli jednostkę organizacyjną albo osobę fizyczną, jeżeli zatrudniają one co najmniej 1 pracownika). Jednak bezrobotny może być skierowany do prac interwencyjnych także do przedsiębiorcy niezatrudniającego pracownika na zasadach przewidzianych dla pracodawców (art. 61a ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy). Starosta zwraca pracodawcy, który zatrudnił skierowanych bezrobotnych w ramach prac interwencyjnych, część kosztów poniesionych na wynagrodzenia, nagrody oraz składki na ubezpieczenia społeczne. Refundację wypłaca się od 6 do 24 miesięcy. Z kolei roboty publiczne oznaczają zatrudnienie bezrobotnego w okresie nie dłuższym niż 12 miesięcy przy wykonywaniu prac finansowanych lub dofinansowanych ze środków samorządu terytorialnego, budżetu państwa, funduszy celowych, organizacji pozarządowych, spółek wodnych i ich związków.

Wynika z tego, że zawarcie umowy o pracę w ramach robót publicznych i prac interwencyjnych może nastąpić tylko na czas określony. Z tego względu do takiej umowy nie ma zastosowania limit umów na czas określony. Przekształcenie terminowej umowy o pracę w umowę zawartą na czas nieokreślony nie nastąpi, gdy umowy zostały zawarte z bezrobotnym w ramach prac interwencyjnych lub robót publicznych. Czasu trwania takiej umowy nie wlicza się także do limitu 33 miesięcy. Takie stanowisko potwierdza również dotychczasowe orzecznictwo sądowe, które odnosi się wprawdzie do poprzednio obowiązujących przepisów, ale można jest zastosować również do obecnych regulacji. Zdaniem SN (wyrok z 28 sierpnia 2013 r., I PK 46/13, OSNP 2014/8/115):

SN

(…) wynikające z art. 25¹ k.p. przekształcenie terminowej umowy o pracę w umowę zawartą na czas nieokreślony nie występuje, gdy jedna z trzech umów (przyp. red. do 21 lutego 2016 r. z tym samym pracownikiem można być zawrzeć maksymalnie dwie umowy na czas określony) została zawarta z bezrobotnym w ramach prac interwencyjnych lub robót publicznych.

Podstawa prawna:

art. 25¹ § 1, § 4 i § 5, art. 29 § 1¹, art. 281 pkt 1a ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 962

art. 2 ust. 1 pkt 26 i pkt 32, art. 51, art. 61a, art. 88g ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 645; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 60

Ewa Suknarowska-Drzewiecka - specjalista z zakresu prawa pracy, szkoleniowiec, pracownik naukowy Instytutu Nauk Prawnych PAN