Nierzetelna inwentaryzacja środków trwałych w budowie

Nieprawidłowość: W protokole z weryfikacji salda konta 080 "Środki trwałe w budowie (inwestycje)" na dzień 31 grudnia 2016 r. w urzędzie miejskim zapisano, że inwentaryzacja ta nie wykazała niezgodności. W protokole nie podano dokumentów, na podstawie których dokonano weryfikacji. Wyniki inwentaryzacji nie były zgodne ze stanem faktycznym, ponieważ na koncie 080 nie ujęto nakładów na ulepszenie obcego środka trwałego, które było rozpoczęte w 2016 r. i zostało zakończone w 2017 r. Ulepszenie było dokonywane przez gminę w budynku po byłym technikum, przekazanym jej przez powiat w bezpłatne użyczenie, z przeznaczeniem na urządzenie szkoły podstawowej. Na koniec 2016 r. poniesione przez jednostkę nakłady na ulepszenie wyniosły 679 007 zł i zostały pod datą 31 grudnia 2016 r. zdjęte z konta 080 i ujęte wyłącznie w ewidencji pozabilansowej, jako zwiększenie wartości początkowej budynku powiatu. Po zakończeniu inwestycji w sierpniu 2017 r. nakłady poniesione na ulepszenie w tym roku, wynoszące 897 000 zł, zostały także przeniesione z konta 080 do ewidencji pozabilansowej jako kolejne zwiększenie wartości początkowej budynku powiatu.

Prawidłowy sposób postępowania: Nakłady na ulepszenie obcych środków trwałych w ewidencji księgowej traktuje się jak nakłady na budowę własnych środków trwałych. Przy czym po zakończeniu inwestycji przyjmuje się je jako obiekt środków trwałych, stanowiący ulepszenie w obcym środku trwałym (art. 3 ust. 1 pkt 15 lit. c uor). W ewidencji bilansowej powinna ująć je jednostka dokonująca ulepszeń. Przeprowadzona inwentaryzacja nakładów na środki trwałe w budowie, ewidencjonowanych na koncie 080, powinna w opisanej sytuacji wykazać pozorną nadwyżkę w kwocie 679 007 zł. Kwota ta po rozliczeniu wyników inwentaryzacji powinna być ujęta w księgach rachunkowych ewidencji bilansowej urzędu miejskiego pod datą 31 grudnia 2016 r. Nakłady na ulepszenie poniesione w 2017 r. także powinny być zaewidencjonowane na koncie 080. Następnie pod datą przyjęcia do używania budynku szkolnego trzeba je zdjąć z konta 080 i przenieść na konto 011 "Środki trwałe" jako obiekt inwentarzowy środków trwałych o nazwie "ulepszenie budynku szkoły należącego do powiatu", o wartości początkowej stanowiącej sumę nakładów poniesionych w 2016 i 2017 r. (1 576 007 zł). Natomiast sam budynek po byłym technikum, w wartości początkowej, powinien figurować w ewidencji pozabilansowej urzędu miejskiego, prowadzonej dla obcych środków trwałych.

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli