Mają Państwo obowiązek zwrócić pracownicy wydatki, które poniosła w związku z wyjazdem - w części, w jakiej nie mogła skorzystać z pobytu wskutek odwołania jej z urlopu (pod warunkiem że pracownicy nie przysługuje zwrot tych wydatków od organizatora wypoczynku). Pracownicy przysługuje ponadto zwrot kosztów podróży powrotnej z miejsca pobytu w okresie urlopu do miejsca pracy. Taki zwrot kosztów nie stanowi podstawy zarówno do opodatkowania, jak i oskładkowania.

Pracodawca, który odwołuje pracowników z urlopu wypoczynkowego, musi im zwrócić poniesione koszty niewykorzystanego wypoczynku. Mimo że przepisy prawa pracy nie wskazują dokładnie, jakiego rodzaju mają to być koszty, to nie ulega wątpliwości, że muszą być one bezpośrednio związane z odwołaniem pracownika z urlopu. Pracodawca powinien zwrócić pracownikowi w szczególności wydatki poniesione na:

● niepodlegającą zwrotowi, dokonaną zapłatę za niewykorzystany w związku z odwołaniem z urlopu pobyt w ośrodku wczasowym, w kwaterze prywatnej, w hotelu,

● wykupione wycieczki fakultatywne, z których pracownik nie skorzystał,

● podróż powrotną z miejsca pobytu w okresie urlopu do miejsca pracy (bez względu na rodzaj środka lokomocji) w wysokości udokumentowanej przez pracownika np. biletami kolejowymi, lotniczymi, fakturami za paliwo.

Gdy pracownik zostaje wezwany do pracy na krótki czas, a potem może kontynuować urlop, pracodawca musi zwrócić mu koszty podróży z miejsca urlopu do miejsca pracy i z powrotem.

Zdaniem części ekspertów, w przypadku gdy pracownik zaplanował wyjazd z rodziną, zwrot kosztów wycieczki powinien obejmować także wydatki poniesione za małoletnie dzieci, które nie mogą pozostać bez opieki podczas takiego wyjazdu, ale nie powinien dotyczyć kosztów poniesionych za małżonka pracownika. Zgodnie z innym poglądem, zwrot nie obejmuje kosztów poniesionych za członków rodziny (nawet za małoletnie dzieci). W związku z takimi rozbieżnościami pracodawca powinien każdą sytuację rozpatrywać indywidualnie i samodzielnie zadecydować, czy pokryje zwrot kosztów wynikających z przerwania urlopu również za członków rodziny pracownika.

Wydatki, które zakład pracy musi pokryć w związku z odwołaniem pracownika z urlopu, powinny być odpowiednio udokumentowane, np. rachunkami, fakturami, biletami, pokwitowaniami itp.

Pracownik nie może domagać się zwrotu kosztów pośrednio związanych z urlopem. Pracodawca nie ma zatem obowiązku zwracania pracownikowi kosztów zakupu np. sprzętu sportowego, turystycznego, żywności i odzieży zakupionej na urlop. Zatrudniający nie rekompensuje również tzw. utraconych korzyści, które pracownik mógłby osiągnąć w czasie urlopu (np. zarobków z tytułu pracy podjętej w trakcie wyjazdu urlopowego).

UWAGA!

Pracodawca powinien samodzielnie zadecydować, czy pokryje zwrot kosztów wynikających z przerwania urlopu również za członków rodziny pracownika.

Zwrot kosztów a przychód pracownika

Zwrot bezpośrednich kosztów odwołania z urlopu lub przesunięcia zaplanowanego wypoczynku nie jest przysporzeniem majątkowym pracownika, lecz rekompensatą za utraconą możliwość wypoczynku, zagwarantowaną przez przepisy prawa pracy. Z tego powodu:

● nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,

● nie podlega opodatkowaniu.

Wszelkie zwroty kosztów pośrednio związanych z urlopem, a także kwoty otrzymane przez pracownika w związku z odwołaniem go z urlopu ponad koszty faktycznie przez niego poniesione stanowią przychód ze stosunku pracy, od którego należy naliczyć składki ZUS i podatek.

Jeden z naszych pracowników miał zaplanowany urlop wypoczynkowy w maju. Jednak z powodu zwiększonej liczby zamówień, których realizacja w większości przypada w maju, odmówiliśmy pracownikowi udzielenia urlopu. Pracownik żąda od nas zwrotu kosztów zarezerwowanej i opłaconej wcześniej wycieczki, z której nie będzie mógł skorzystać zarówno on, jak i jego dzieci (pracownik jest samotnym ojcem). Czy takie żądanie jest uzasadnione? Czy ewentualny zwrot kosztów będzie opodatkowany i oskładkowany?

Jeżeli termin urlopu wskazany przez pracownika został ujęty w planie urlopów lub był uzgodniony z pracodawcą, wówczas mają Państwo obowiązek zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika na zakup wycieczki. Otrzymany przez pracownika zwrot wydatków bezpośrednio dotyczących zaplanowanego wypoczynku, np. zwrot kosztów przejazdu, zakwaterowania czy pobytu w ośrodku wczasowym niezwracanych przez organizatora wycieczki, nie jest opodatkowany i nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS. Dotyczy to również wydatków poniesionych przez pracownika na opłacenie wycieczki dla swojej rodziny, jeżeli na skutek przesunięcia pracownikowi urlopu nie mogła ona skorzystać z odpoczynku w ustalonym terminie.

Pracownikowi, który opłacił wycieczkę przypadającą w terminie urlopu przewidzianym w planie urlopowym i zaakceptowanym przez pracodawcę (w przypadku braku planu - we wniosku urlopowym), należy zwrócić poniesione wydatki na planowany wyjazd. W tej sytuacji znajduje zastosowanie przez analogię art. 167 § 2 Kodeksu pracy, który zobowiązuje pracodawcę do zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów, które pozostają w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

Aby pracownik otrzymał zwrot poniesionych wydatków, powinny być one w odpowiedni sposób udokumentowane, np. w postaci rachunków, faktur, biletów, pokwitowań, dowodów wpłaty itp. W literaturze prawa pracy często jest prezentowany pogląd, że gdy pracownik nie jest w stanie przedłożyć stosownych dokumentów potwierdzających fakt poniesienia określonych kosztów, możliwe jest ich skalkulowanie na podstawie przepisów o podróżach służbowych.

Zwrot wydatków poniesionych w związku z urlopem nie stanowi przysporzenia korzyści majątkowej dla pracownika. Jest jedynie pewną rekompensatą za utraconą możliwość wypoczynku, zagwarantowaną przez przepisy prawa pracy. Z uwagi na to zwrot wydatków nie jest ani opodatkowany, ani oskładkowany.

PRZYKŁAD

Henryk P. w czasie udzielonego mu urlopu wyjechał na 2-tygodniową wycieczkę do Hiszpanii wraz z dwoma małoletnimi synami. Po 4 dniach otrzymał telefon od pracodawcy, że na skutek poważnej awarii jednej z maszyn, która jest niezbędna do nieprzerwanego procesu produkcyjnego, musi wrócić do pracy, aby usunąć usterkę urządzenia. Ponieważ Henryk P. nie mógł zostawić dzieci bez opieki za granicą, wrócił do kraju razem z synami. Po powrocie pracodawca zwrócił mu udokumentowane fakturą wystawioną przez biuro podróży wydatki bezpośrednio związane z urlopem, poniesione na trzy osoby w części proporcjonalnej do okresu niewykorzystanego pobytu z powodu odwołania z urlopu, czyli za okres od dnia odwołania do dnia przewidywanego zakończenia wykupionej wycieczki. Henryk P. nie otrzymał jednak finansowej rekompensaty z tytułu wyrobienia przed wyjazdem synom paszportów. Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

Tak otrzymana przez pracownika rekompensata pieniężna nie jest opodatkowana i nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS. Potwierdził to m.in. WSA w Gorzowie Wielkopolskim w wyroku z 28 kwietnia 2010 r. (I SA/Go 56/10), w którym stwierdził, że pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu (§ 2 ww. art. 167 Kodeksu pracy). Powyższe dotyczy zwrotu wydatków w wysokości faktycznie poniesionej przez pracownika i udokumentowanej. Mając na uwadze wyżej przedstawione rozważania, wskazać należy, że zwrot wydatków dotyczący zaplanowanego wypoczynku wskutek przesunięcia planu urlopu przez pracodawcę ma charakter odszkodowawczy. Przesunięcie terminu urlopu powoduje zmianę planów urlopowych pracowników. Jeżeli pracownicy podjęli już konkretne wydatki dotyczące organizacji urlopu, tj. dokonali przedpłat, lub ponieśli inne koszty bezpośrednio związane z zaplanowanym wypoczynkiem, natomiast przesunięcie urlopu nastąpiło z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, to pracodawca jest zobowiązany do zwrotu pracownikowi poczynionych wydatków. Jeżeli odszkodowanie jest przewidziane w sytuacji odwołania z urlopu, to tym bardziej dotyczy zaplanowanego urlopu i poniesionych w związku z tym konkretnych wydatków. Należy zatem stwierdzić, iż otrzymany, udokumentowany zwrot wydatków dotyczący zaplanowanego wypoczynku wskutek przesunięcia planu urlopu przez pracodawcę nie będzie stanowił przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu w świetle art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 164, art. 167 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 208

● § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe - Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 127, poz. 860

● art. 12, art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 598

Aleksander P. Kuźniar

prawnik, wykładowca, autor ponad 150 publikacji z zakresu prawa pracy oraz komentarza do Kodeksu pracy, od 10 lat zajmuje się zawodowo prawem pracy

Mariusz Pigulski

ekspert i praktyk, od ponad 12 lat zajmujący się prawem pracy i ubezpieczeń społecznych, absolwent Podyplomowego Studium Prawa Pracy na Uniwersytecie Łódzkim, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej