W jakich przypadkach pracodawca może kontaktować się z pracownikami w czasie urlopu wypoczynkowego

Pracodawca nie może żądać od pracowników informacji o miejscu spędzania urlopu wypoczynkowego. Może jednak ustalić w przepisach wewnątrzzakładowych, że pracownicy pełniący ważne funkcje w firmie są zobowiązani podać numer telefonu, pod którym będą dostępni w czasie urlopu wypoczynkowego, lub że muszą odbierać połączenia wykonywane przez pracodawcę na telefon służbowy.

Urlop wypoczynkowy to całkowicie prywatny czas przeznaczony na odpoczynek i regenerację sił pracownika, który powinien być wykorzystywany bez wykonywania jakichkolwiek świadczeń na rzecz pracodawcy. Nie może być on zakłócany przez przełożonych telefonami, pytaniami dotyczącymi pracy itp. Rolą pracodawcy jest takie zorganizowanie pracy, by nie było konieczności kontaktowania się z osobami przebywającymi na urlopach. Temu służą zastępstwa pracowników, wcześniejsze przygotowanie się na ich nieobecność, planowanie urlopów. Możliwość skontaktowania się z pracownikiem przebywającym na urlopie wypoczynkowym może być dla pracodawcy istotna przede wszystkim ze względu na umożliwienie:

• zadania pracownikowi pytania dotyczącego realizowanych przez niego zadań, skonsultowania z nim pewnych kwestii itp.,
• ewentualnego odwołania pracownika z urlopu.

W tym zakresie ścierają się więc ze sobą interesy pracodawcy i pracownika, wzajemne uprawnienia i obowiązki. Z jednej strony mamy prawo pracownika do wypoczynku, ale również obowiązek realizacji poleceń pracodawcy, dbałości o dobro zakładu pracy itp. Z drugiej strony mamy ochronę interesu pracodawcy i możliwość wydawania poleceń związanych z zatrudnieniem, ale też obowiązek zapewnienia pracownikowi realnej możliwości wykorzystania nieprzerwanego i niezakłóconego odpoczynku.

Wskazanie miejsca wypoczynku przez pracownika

Część pracodawców domaga się od pracowników pozostawienia adresu, pod którym będą przebywać podczas urlopu, albo określenia obszaru, rejonu, w którym będą wypoczywać. Takie polecenie należy uznać za niedopuszczalne z powodu:

• ingerencji w sferę prywatności pracownika, 
• pozyskiwania informacji wykraczających poza zgodny z przepisami zakres danych osobowych o pracowniku, których domaganie się nie ma oparcia w przepisach.

Pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracownika ściśle wskazane w przepisach. Dane osobowe to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Danymi są także informacje na temat miejsca przebywania pracownika podczas odpoczynku.

Pracodawca może wymagać od pracownika podania:

• imienia (imion) i nazwiska,
• imion rodziców,
• daty urodzenia,
• miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji),
• wykształcenia,
• przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca ma również prawo żądać od pracownika podania:

• innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
• numeru PESEL pracownika, nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Pracodawca może również pozyskiwać dane wynikające z odrębnych przepisów (np. w przypadku niektórych prac informację o skazaniu). Jest to zamknięty katalog informacji, jakich można domagać się od zatrudnionych osób. Odrębna regulacja pozwalająca na pozyskanie danych wykraczających poza wyżej wskazane nie może być rozumiana jako regulacja prawa wewnętrznego w firmie (regulamin pracy), ale jako przepis rangi ustawowej. Zapis regulaminu nakazujący pracownikom pozostawianie informacji o miejscu ich pobytu w czasie wolnym od pracy byłby nieważny z mocy prawa.

Możliwość pozyskania informacji o miejscu pobytu pracownika w czasie urlopu wypoczynkowego nie mogłaby być uzasadniona ochroną jakiegokolwiek interesu pracodawcy. Pracodawca nie ma i nie może mieć najmniejszego wpływu na obszar, w jakim pracownik wykorzystuje urlop wypoczynkowy. W żadnym razie nie można racjonalnie tego uzasadniać potencjalną koniecznością odwołania pracownika z urlopu i tym samym chęcią oceny realnego czasu dotarcia pracownika do pracy. Wprost oznaczałoby to ingerencję w sposób realizacji prawa do odpoczynku i nakładanie na pracownika dodatkowych obciążeń związanych z wyczekiwaniem na ewentualną informację od pracodawcy o konieczności przerwania urlopu.

Z drugiej strony uzyskując informację o miejscu pobyty pracownika pracodawca, osoby zajmujące się sprawami kadrowymi, przełożeni pozyskują wiadomości, które mogą posłużyć pewnym ocenom, analizom, mogą wpływać na pozycję i sytuację pracownika w zakładzie pracy.

Przykład

Pracodawca dowiedział się, że pracownik spędza wakacje na ekstremalnych zawodach rowerowych, cechujących się bardzo dużą wypadkowością. Informacja ta może być wykorzystana w kontekście potencjalnych zagrożeń zdrowotnych czy długotrwałych nieobecności pracownika w pracy. Wiedza ta może być brana pod uwagę w zakresie oceny "opłacalności" inwestowania w rozwój pracownika, większego wiązania go z firmą czy awansu.

Pracodawca, uzyskując informację o miejscu pobytu pracownika w czasie urlopu, pozyskuje dane pozwalające pośrednio na ocenę zamożności pracownika i jego rodziny (np. gdy spędza on egzotyczne wakacje w drogim miejscu), zainteresowań pracownika (turystyka, sport, ale również sporty ekstremalne), co absolutnie nie może interesować pracodawcy, a co może wpływać na karierę zawodową pracownika. Ponadto trzeba pamiętać, że niekiedy można tym sposobem wejść w posiadanie tzw. danych wrażliwych, których nieuprawnione przetwarzanie jest obłożone sankcjami karnymi.

Urlop "pod telefonem"

Częstym zjawiskiem jest próba zobowiązania pracownika przez pracodawcę do pozostawania w kontakcie telefonicznym, tj. podania numeru telefonu, pod którym pracownik będzie dostępny, oraz utrzymywania aktywnego numeru podczas wypoczynku. Takiego postępowania nie można całkowicie zabronić pracodawcy. Jednak obowiązek pozostawania na urlopie wypoczynkowym w kontakcie telefonicznym z pracodawcą należy ograniczyć jedynie do bardzo zamkniętej grupy pracowników:

• osób zajmujących wysokie (czyli nie wszystkie) stanowiska kierownicze - w literaturze prawa pracy oraz w orzecznictwie sądowym zwykle przyjmuje się zwiększony obowiązek dbałości o dobro zakładu pracy przez te osoby,
• osób zajmujących stanowiska wysoko specjalistyczne, związane z dbałością o podstawową infrastrukturę firmy, bez których to pracowników, w razie awarii, pracodawca nie może funkcjonować - chodzi w tym przypadku o specjalistów o dużych umiejętnościach, których w razie potrzeby nie są w stanie zastąpić inni pracownicy (np. będzie to informatyk odpowiedzialny za sieci firmowe, bez których prawidłowe działanie firmy nie jest możliwe).

UWAGA!

Pracodawca nie może nakładać na wszystkich zatrudnionych pracowników zobowiązania do pozostawania w kontakcie telefonicznym.

W obu jednak wymienionych przypadkach bardzo trudno byłoby wyegzekwować realizację takiego zobowiązania. Nie mogłoby to bowiem w żaden sposób ograniczać swobody wypoczynku pracownika.

Przykład

Pracownik ma zamiar spędzić urlop w miejscu odosobnienia religijnego, gdzie obowiązuje zakaz używania telefonów komórkowych poza ściśle wyznaczonymi godzinami. Pracodawca nie może swoją potrzebą pozostawania z pracownikiem w kontakcie telefonicznym wpływać na wybór jego miejsca odpoczynku.

Obowiązek odbierania połączeń przychodzących na telefon służbowy lub wskazania numeru telefonu, pod którym będą dostępni pracownicy kluczowi dla firmy, należy ustalić w przepisach wewnątrzzakładowych.

Telefon prywatny czy służbowy

Pracodawca nie może nałożyć na pracownika obowiązku podania mu prywatnego numeru telefonu, pod którym będzie dostępny podczas wypoczynku. Może o to poprosić, ale nie można przyjąć, że może to nakazać i - w razie odmowy - wyciągać jakiekolwiek konsekwencje dyscyplinarne. Pracownik może bowiem nawet nie mieć telefonu albo nie zabierać go na wakacje. Łatwiej będzie pracodawcy nakazać kluczowemu dla firmy pracownikowi posiadanie w czasie urlopu wypoczynkowego udostępnionego mu telefonu służbowego. W żadnym przypadku pracodawca nie może uzależnić udzielenia urlopu od podania przez pracownika prywatnego numeru telefonu.

 "Konsultacje" telefoniczne

Kontakt telefoniczny z pracownikiem może być potrzebny do ewentualnego odwołania go z urlopu, ale w praktyce najczęściej służy wyjaśnieniu powstałego problemu, konsultacji merytorycznej itp.

Pracownik, który został zobowiązany do odbierania telefonów od pracodawcy, może czasami nie mieć możliwości przestrzegania tego obowiązku. To, że pracownik ma mieć przy sobie telefon, nie oznacza, że musi go nosić przy sobie przez cały dzień czy że nie może przebywać w miejscach, gdzie nie ma zasięgu telefonicznego. Nie można też wykluczyć, że pojawią się inne przeszkody techniczne uniemożliwiające skorzystanie z telefonu. Jeżeli jednak już tak się nie stanie, pracodawca cały czas powinien mieć na uwadze dwie rzeczy - prawo do swobodnego wypoczynku pracownika oraz to, że służbowe rozmowy telefoniczne, udzielanie przez pracownika konsultacji, doradztwo itp. są związane ze świadczeniem pracy i mogą być uznane za czas pracy. Taka sytuacja w skrajnych przypadkach może zostać uznana przez sąd za faktyczne niewykorzystanie urlopu przez pracownika.

UWAGA!  

Regularne, powtarzalne telefoniczne rozmowy służbowe z pracownikiem podczas urlopu stanowią czas pracy i naruszają prawo pracownika do wypoczynku.

Przykład

Informatyk w ciągu tygodniowego urlopu 6 razy odbierał telefon od pracodawcy. Łączny czas rozmów przekroczył 7 godzin. W tym przypadku pracownik może domagać się uznania, że jego urlop został przez pracodawcę przerwany. Liczba rozmów i czas ich trwania wykraczały poza załatwienie wyjątkowej, krótkotrwałej sprawy.

W omawianym zakresie istotna może być również kwestia kosztów. Pracownik przebywający na urlopie za granicą, poza obszarem UE, może ponosić znaczne koszty związane z samym odbieraniem i prowadzeniem rozmów z pracodawcą czy przesyłem danych. Z całą pewnością może domagać się od pracodawcy zwrotu tych kosztów po powrocie z urlopu wypoczynkowego. 

Odwołanie z urlopu

Często podawanym celem zobowiązywania pracownika do pozostawania w kontakcie, a nawet podawania miejsca pobytu, jest możliwa konieczność odwołania pracownika z urlopu.

Odwołanie pracownika z urlopu jest możliwe jedynie wtedy, gdy łącznie zostaną spełnione dwa warunki:

• wystąpiły okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania przez pracownika urlopu i
• okoliczności te wymagają bezwzględnie obecności tego konkretnego pracownika w zakładzie pracy.

Odwołanie z urlopu wypoczynkowego powoduje konieczność zgłoszenia się pracownika do pracy w przewidzianym w odwołaniu terminie (oczywiście o ile termin ten jest realny ze względu na miejsce pobytu pracownika, możliwości komunikacyjne itp.). Niezastosowanie się pracownika do tego polecenia stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych i może nawet skutkować dyscyplinarnym zwolnieniem z pracy.

Przepisy Kodeksu pracy nie dają jednak pracodawcy, w związku z ustanowieniem możliwości odwołania z urlopu, jakichkolwiek narzędzi służących jego realizacji. Cała zaś konstrukcja odwołania prowadzi do wniosku, że możliwość jego zastosowania nie powinna dawać podstaw do ograniczania wypoczynku poprzez narzucenie konieczności pozostawania w kontakcie czy wskazywania miejsca pobytu (co pozwoliłoby ocenić, czy powrót pracownika będzie realny). Wiąże się to z tym, że podstawową przesłanką umożliwiającą odwołanie z urlopu jest wystąpienie okoliczności "nieprzewidzianych w chwili udzielania urlopu" (art. 167 Kodeksu pracy). Pracodawca, zakładając możliwość odwołania, musiałby zaś jednocześnie "przeczuwać" zaistnienie takich okoliczności.

Przykład

Pracownik złożył wniosek o urlop. Pracodawca nie był pewien, czy w okresie, który wniosek obejmował, nie będzie potrzebował tej osoby. Wyraził więc zgodę na urlop, ale jednocześnie zobowiązał pracownika do pozostawania w kontakcie telefonicznym i niezwłocznego, najpóźniej w ciągu 24 godzin od otrzymania informacji, powrotu do pracy w razie konieczności. Jakiekolwiek warunkowe udzielenie urlopu jest niedopuszczalne i w żaden sposób nie może ograniczać pracownika. Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego tylko w przypadkach nieprzewidzianych w momencie udzielania urlopu. Postawiony przez pracodawcę warunek wskazuje zaś, że takie okoliczności były co najmniej przewidywalne. Dodatkowo pracodawca nie ma żadnej możliwości ograniczenia sposobu wykorzystania urlopu czy obszaru geograficznego, na którym pracownik powinien się znajdować podczas urlopu. Zakreślenie maksymalnego czasu na powrót stanowi zaś takie ograniczenie.

Możliwość odwołania pracownika z urlopu jest w wielu przypadkach jedynie teoretyczna. Jeśli bowiem pracownikowi nawet zostanie przekazana informacja (polecenie) o konieczności przerwania urlopu, to może on nie mieć realnych możliwości wcześniejszego powrotu, a pracodawca weryfikacji oświadczeń pracownika w tej kwestii.

Przykład

Pracodawca wie, że pracownik spędza urlop na trekkingu w Azji. Zaszła konieczność odwołania go z urlopu. Aby pracownik stawił się do pracy, musi być spełnionych kilka warunków:

• pracodawcy musi udać się skontaktować z pracownikiem - pracownik musi mieć telefon oraz zasięg, aby mógł go odebrać itp.,

• pracownik znajduje się w miejscu, z którego w realnym terminie można wyjechać i dostać się do Polski (pracownik może oświadczyć, że przez co najmniej tydzień będzie docierał do jakiegokolwiek miejsca, gdzie będzie jakikolwiek transport), i

• pracownik rzeczywiście będzie w stanie znaleźć ostatecznie jakiś transport do Polski.

Wszystko to łącznie może prowadzić do tego, że jeżeli pracownik wróci przed pierwotnie zakładanym terminem końca urlopu, to nieznacznie. Jednocześnie może obciążyć pracodawcę znaczącymi kosztami przerwanego urlopu wypoczynkowego.

Podstawa prawna:

art. 22¹, art. 52, art. 152, art. 167 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 962

art. 6, art. 27 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 922

Marek Rotkiewicz,

ekspert z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, prawa cywilnego i prawa Unii Europejskiej, autor ponad 1500 publikacji