Nie, podany w pytaniu sposób dokumentowania i księgowania operacji gospodarczej jest nieprawidłowy.

Środki trwałe stanowiące nieruchomości mogą być przekazywane pomiędzy macierzystą jednostką samorządu terytorialnego (gminą) a jej jednostką budżetową (lub ewentualnie samorządowym zakładem budżetowym) jedynie w trwały zarząd (art. 43 ust. 1 ustawy z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami; dalej: ustawa o gospodarce nieruchomościami).

Zgodnie ze szczególną zasadą rachunkowości ustaloną w § 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont), środki trwałe stanowiące własność jednostki samorządu terytorialnego ewidencjonuje się w księgach rachunkowych:

● urzędu stanowiącego aparat pomocniczy jednostki samorządu terytorialnego (tu: urzędu gminy) - w przypadku środków trwałych stanowiących własność jednostki samorządu terytorialnego i nieoddanych jej podległym jednostkom budżetowym/samorządowym zakładom budżetowym w zarząd,

● odpowiedniej jednostki budżetowej/samorządowego zakładu budżetowego - w przypadku środków trwałych oddanych im w zarząd.

Trwały zarząd jest formą władania nieruchomościami stanowiącymi własność jednostki samorządu terytorialnego przez podległe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe), ustanawianą w drodze decyzji administracyjnej, wydawanej przez zarząd jednostki samorządu terytorialnego na podstawie art. 45 ust. 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Po uprawomocnieniu się tej decyzji następuje objęcie nieruchomości w trwały zarząd przez jednostkę organizacyjną na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego nieruchomości (art. 45 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami).

W ewidencji księgowej podstawą do ujęcia zarówno zbycia środków trwałych wchodzących w skład nieruchomości oddanej w trwały zarząd przez jednostkę samorządu terytorialnego, jak i jej nabycia przez podległą jednostkę organizacyjną jest dowód księgowy PT "Przekazanie/przyjęcie środka trwałego", który jest sporządzany na podstawie dokumentu źródłowego (decyzji o oddaniu nieruchomości w trwały zarząd, która w tym dowodzie musi być wymieniona przez podanie co najmniej jej numeru i daty wydania).

ZAPAMIĘTAJ!

Dowód PT jest dowodem księgowym własnym zewnętrznym, sporządzanym przez jednostkę przekazującą, na podstawie zapisów jej ksiąg rachunkowych, odnoszących się do rodzaju i wartości poszczególnych obiektów środków trwałych, składających się na nieruchomości przekazane w trwały zarząd.

Zwyczajowo sporządza się odrębne dowody PT dla każdego obiektu inwentarzowego środków trwałych składających się na nieruchomość przekazywaną w trwały zarząd. W przypadku nieruchomości zabudowanych - odrębne dowody PT sporządza się dla poszczególnych działek gruntów, budynków i budowli posadowionych na gruncie. W jednostce otrzymującej środki trwałe dowód PT jest dowodem zewnętrznym obcym.

Przekazanie nieruchomości w trwały zarząd przez jednostkę samorządu terytorialnego na rzecz podległej jednostki organizacyjnej następuje nieodpłatnie - stąd nie ma żadnych rozliczeń finansowych pomiędzy jednostką przekazującą a przyjmującą środki trwałe składające się na tę nieruchomość.

W jednostce organizacyjnej, która otrzymała środki trwałe w trwały zarząd, ujmuje się tę operację wyłącznie w ewidencji bilansowej - dokonując zapisów na kontach:

● Wn 011 "Środki trwałe"/Ma 800 "Fundusz jednostki" - w dotychczasowej wartości początkowej,

● Wn 800 "Środki trwałe w budowie (inwestycje)"/Ma 071 "Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych" - w wartości dotychczasowego umorzenia przekazanych środków trwałych.

Opisany sposób księgowania jest właściwy - gdy jednostka otrzymała w trwały zarząd nieruchomość zabudowaną parkingiem (w ewidencji księgowej pomocniczej ujmuje się dwa odrębne obiekty inwentarzowe środków trwałych zaliczane do różnych grup rodzajowych środków trwałych - grunt i budowlę parkingu).

Możliwe jest także przekazanie dokumentem PT nakładów na środki trwałe w budowie pomiędzy jednostką samorządu terytorialnego, prowadzącą inwestycję jako właściciel nieruchomości, oraz jednostką organizacyjną będącą trwałym zarządcą nieruchomości, którą otrzymała już wcześniej w trwały zarząd jako nieruchomość niezabudowaną (nakłady inwestycyjne na budowę parkingu) lub zabudowaną (nakłady na modernizację parkingu). W tej sytuacji podstawą sporządzenia dokumentu PT jest decyzja zarządu jednostki samorządu terytorialnego o nieodpłatnym przekazaniu nakładów inwestycyjnych na środek trwały oddany w trwały zarząd. W dokumencie PT, sporządzanym przez jednostkę przekazującą, w takim przypadku wpisywana jest wartość przekazywanych nakładów inwestycyjnych, które będą stanowić wartość początkową nowego obiektu inwentarzowego środków trwałych (parkingu) lub zwiększenie wartości początkowej parkingu po dokonanej modernizacji. Taki dowód PT w jednostce przyjmującej ewidencjonuje się zapisem:

● Wn 080 "Środki trwałe w budowie (inwestycje)",

● Ma 800 "Fundusz jednostki"

- a następnie pod datą przyjęcia parkingu do użytkowania przez trwałego zarządcę, na podstawie dowodu OT "Przyjęcie środka trwałego", nakłady z konta 080 są przenoszone na konto 011, jako wartość początkowa nowego środka trwałego (lub zwiększenie wartości środka trwałego zmodernizowanego).

W sytuacji opisanej w pytaniu przed zaksięgowaniem operacji potwierdzonej dowodem PT służby księgowe jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego najpierw powinny ustalić, czego faktycznie dotyczą te dokumenty, aby właściwie ująć operacje w księgach rachunkowych. Dokumenty PT, które nie zostały sporządzone właściwie (np. nie opisano w nich rodzaju wykonywanej operacji albo opis ten nie jest zgodny ze stanem faktycznym), powinny być zwrócone do wystawcy do korekty.

IZABELA MOTOWILCZUK

magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki

PODSTAWY PRAWNE

● art. 43 ust. 1, art. 45 ust. 1-3 ustawy z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2147; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2260)

● § 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 24)