11/2017 [dodatek: Zestaw testów kontrolnych. Środki trwałe – dokumentowanie, ewidencja, inwentaryzacja], data dodania: 13.10.2017 ZESTAW TESTÓW KONTROLNYCH: Środki trwałe - dokumentowanie, ewidencja, inwentaryzacja
Za pomocą testów można samodzielnie skontrolować prawidłowość najważniejszych aspektów związanych z dokumentowaniem obrotu i ewidencją środków trwałych oraz środków trwałych w budowie, a także wyeliminować stwierdzone błędy.
Testy są skonstruowane w taki sposób, że mogą być wykorzystane przez szeregowych pracowników jednostek - w celu samokontroli powierzonego im zakresu zadań, kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych - w celu monitorowania prawidłowości pracy podległych im pracowników oraz pracowników komórek kontroli wewnętrznej przy kontrolach przeprowadzanych na polecenie kierownika jednostki.
Formularze wypełnia się w każdej pozycji. Na każde z pytań należy odpowiedzieć "Tak - Nie - Nie dotyczy" lub podać szczegółową odpowiedź na zadane pytanie. W przypadku wykrycia nieprawidłowości w formularzu w pozycji "Uwagi" należy podać zwięzły opis nieprawidłowości wraz z przyczynami jej powstania, a w kolejnych kolumnach:
- sposób jej usunięcia,
- osobę odpowiedzialną za wykonanie odpowiednich czynności zgodnie z rozwiązaniami organizacyjnymi przyjętymi w danej jednostce,
- termin, do którego określone zadania mają być wykonane.
Po upływie ustalonych terminów wykonania zadań testy należy przeprowadzić ponownie, aby sprawdzić, czy wszystkie zalecenia zostały prawidłowo wykonane.
W przypadku wykorzystania formularzy przez szeregowych pracowników jednostek w ramach samokontroli stwierdzone błędy nie powinny być usuwane samodzielnie. Wyniki testów powinny być najpierw omówione z bezpośrednim przełożonym w celu podjęcia decyzji co do właściwego w danym przypadku sposobu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
Przy korzystaniu z testów należy posiłkować się omówieniem poszczególnych zagadnień w Poradniku, w razie potrzeby sięgając do podanych przepisów źródłowych, a także szczegółowych opracowań fachowych.
1. Formularz kontrolny - ustalenie w polityce rachunkowości jednostki metod wyceny środków trwałych i środków trwałych w budowie
| Lp. | Odpowiedz na pytania, czy w polityce rachunkowości (jako całości) zawarto stosowne postanowienia: | Tak/Nie/Nie dotyczy | Sposób naprawy | Osoba odpowiedzialna | Termin wykonania |
| Uwagi | |||||
| 1. | Czy ustalono zasady potwierdzania, że składnik majątkowy spełnia wymagania ustawowe warunkujące uznanie go za środek trwały (postać, okres użytkowania, kompletność i zdatność do użytkowania, przeznaczenie na potrzeby jednostki), w tym m.in.: | x | x | x | x |
| a) | czy wskazano pracowników (komisje) zobowiązanych do potwierdzania ww. kryteriów, |
|
|
|
|
| b) | czy określono sposób dokumentowania spełniania przez składnik majątkowy powyższych kryteriów? |
|
|
|
|
| 2. | Czy ustalono zasady wyceny środków trwałych na potrzeby ujęcia operacji w księgach rachunkowych, w tym: | x | x | x | x |
| a) | dnia, na który dokonywana jest wycena, |
|
|
|
|
| b) | przykładowych składowych ceny nabycia, |
|
|
|
|
| c) | przykładowych składowych kosztów wytworzenia, |
|
|
|
|
| d) | sposobu wyceny ujawnionych nadwyżek środków trwałych, |
|
|
|
|
| e) | sposobu wyceny środków trwałych nabytych nieodpłatnie, |
|
|
|
|
| f) | sposobu dokumentowania wyceny dokonywanej w drodze oszacowania? |
|
|
|
|
| 3. | Czy ustalono zasady wyceny środków trwałych (środków trwałych w budowie) na dzień bilansowy? |
|
|
|
|
| 4. | Czy ustalono zasady dokonywania aktualizacji wyceny środków trwałych (wartości początkowej i dotychczasowego umorzenia)? |
|
|
|
|
| 5. | Czy ustalono zasady dokonywania odpisów z tytułu trwałej utraty wartości środków trwałych (środków trwałych w budowie)? |
|
|
|
|
| 6. | Czy ustalono zasady wyceny środków trwałych (środków trwałych w budowie) nabytych nieodpłatnie? |
|
|
|
|
| 7. | Czy ustalono zasady powiększania wartości początkowej używanych środków trwałych o koszty dokonanych w nich ulepszeń, w tym dotyczących: | x | x | x | x |
| a) | zdefiniowania ulepszeń polegających na przebudowie, rozbudowie, modernizacji, adaptacji, rekonstrukcji, |
|
|
|
|
| b) | wskazania sposobu odróżniania nakładów na ulepszenie środków trwałych od nakładów remontowych, |
|
|
|
|
| c) | wskazania kwoty, poniżej której koszty ulepszeń nie zwiększają wartości początkowej środka trwałego, lecz są zaliczane bezpośrednio w koszty bieżącego roku obrotowego (tzw. kryterium istotności), |
|
|
|
|
| d) | wskazania zasad rozliczania wartości odzysków inwestycyjnych, |
|
|
|
|
| e) | wskazania miar wartości użytkowej i sposobu dokumentowania jej wzrostu w wyniku ulepszenia? |
|
|
|
|
| 8. | Czy ustalono zasady zmian wartości początkowej środków trwałych na skutek odłączania i przyłączania części peryferyjnych i dodatkowych, w tym: | x | x | x | x |
| a) | definicji części składowej, peryferyjnej i dodatkowej, |
|
|
|
|
| b) | wskazania kwoty granicznej wartości części dodatkowej i peryferyjnej, poniżej której nie zmienia się wartości początkowej środka trwałego, od/do którego wykonuje się odłączenie/przyłączenie (tzw. kryterium istotności), |
|
|
|
|
| c) | wskazania dnia, na jaki dokonuje się korekty wartości początkowej środka trwałego na skutek odłączenia/przyłączenia części dodatkowej/peryferyjnej, |
|
|
|
|
| d) | wskazania zasad wyceny odłączanych/przyłączanych części? |
|
|
|
|
| 9. | Czy przyjęto uproszczenia w prowadzeniu ewidencji środków trwałych o niskiej wartości początkowej i ich amortyzacji (tzw. kryterium istotności)? |
|
|
|
|
| 10. | Czy ustalono zasady wyceny, ewidencji i amortyzacji ulepszeń w obcych środkach trwałych? |
|
|
|
|
| 11. | Czy ustalono przykładowy katalog kosztów zaliczanych i niezaliczanych do nakładów na środki trwałe w budowie? |
|
|
|
|
| 12. | Czy ustalono zasady rozliczania kosztów bezpośrednich i pośrednich na obiekty inwentarzowe środków trwałych przy budowie środków trwałych siłami własnymi jednostki lub częściowo siłami obcymi i częściowo siłami własnymi? |
|
|
|
|
| 13. | Czy wskazano konta ewidencji syntetycznej i opis zasad ich funkcjonowania służących do ewidencjonowania operacji w zakresie środków trwałych i ich umorzenia? |
|
|
|
|
| 14. | Czy opisano sposób prowadzenia ewidencji pomocniczej do kont syntetycznych? |
|
|
|
|
| 15. | Czy opisano zakres i sposób prowadzenia ewidencji pozabilansowej środków trwałych? |
|
|
|
|
| 16. | Czy wskazano zasady przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych, w tym: | x | x | x | x |
| a) | podano terminy i częstotliwość inwentaryzowania środków trwałych z wykorzystaniem wszystkich trzech metod (spis z natury, potwierdzenie sald, weryfikacja z dokumentacją), |
|
|
|
|
| b) | wyznaczono osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie inwentaryzacji poszczególnymi metodami, |
|
|
|
|
| c) | ustalono sposób dokumentowania inwentaryzacji przeprowadzonej poszczególnymi metodami, |
|
|
|
|
| d) | ustalono sposób dokumentowania inwentaryzacji obcych środków trwałych i dokonywania uzgodnień z ich właścicielami, |
|
|
|
|
| e) | opisano szczególne zasady przeprowadzania spisu z natury środków trwałych? |
|
|
|
|
2. Formularz kontrolny - uporządkowanie stanu władania nieruchomościami przeznaczonymi na potrzeby jednostki
| Lp. | Odpowiedz na pytania: | Tak/Nie/Nie dotyczy | Sposób naprawy | Osoba odpowiedzialna | Termin wykonania |
| Uwagi | |||||
| I. Wszystkie jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe | |||||
| 1. | Czy nieruchomości zajęte na siedzibę jednostki (i inne wykorzystywane na cele statutowe) zostały jednostce przekazane decyzją odpowiedniego organu w trwały zarząd? |
|
|
|
|
| 2. | Czy wszystkie posiadane przez jednostkę decyzje o oddaniu w trwały zarząd są aktualne (dotyczą tej jednostki, a nie np. jednostki wcześniej zlikwidowanej)? |
|
|
|
|
| 3. | Czy nieruchomości posiadane w trwałym zarządzie są faktycznie wykorzystywane w pełni przez jednostkę (chodzi o ustalenie, czy jednostka nie ma w trwałym zarządzie nieruchomości zbędnych, które należałoby zwrócić)? |
|
|
|
|
| 4. | Czy jednostka otrzymała nieruchomości oddane w trwały zarząd na podstawie protokołu przekazania? |
|
|
|
|
| 5. | Czy w ewidencji gruntów i budynków (ewidencji zasobu nieruchomości JST) odnotowano fakt oddania nieruchomości danej jednostce w trwały zarząd? |
|
|
|
|
| 6. | Czy w ewidencji bilansowej jednostki zostały ujęte wszystkie środki trwałe składające się na nieruchomość przekazaną w trwały zarząd:
|
|
|
|
|
| 7. | Czy jednostka użytkuje nieruchomości bez tytułu prawnego (grunty, budynki, budowle)? |
|
|
|
|
| 8. | Czy kierownik jednostki wszczął odpowiednie procedury zmierzające do uregulowania stanu władania nieruchomościami? |
|
|
|
|
| 9. | Czy w ewidencji bilansowej jednostki jest ujęta wartość środków trwałych stanowiących nieruchomości użytkowane przez jednostkę bez tytułu prawnego (grunty, budynki, budowle)? |
|
|
|
|
| II.*) Jednostki objęte wspólną obsługą (samorządowe CUW, wspólna obsługa państwowych jednostek oświatowych) | |||||
| 1. | Czy jednostka obsługująca oraz każda jednostka obsługiwana ma oddane zajmowane przez nią na cele statutowe nieruchomości w odpowiedniej formie (trwały zarząd dla jednostek nieposiadających osobowości prawnej, własność, użytkowanie wieczyste, najem, dzierżawa, nieodpłatne użyczenie - dla jednostek posiadających osobowość prawną)? |
|
|
|
|
| 2. | Czy nieruchomości oddane danej jednostce obsługującej i poszczególnym jednostkom obsługiwanym w trwały zarząd, na własność i w użytkowanie wieczyste są prawidłowo ujęte w księgach rachunkowych ewidencji bilansowej poszczególnych jednostek? |
|
|
|
|
| III. Jednostki posiadające osobowość prawną | |||||
| 1. | Czy nieruchomości zajęte na siedzibę jednostki (i inne wykorzystywane na cele statutowe) zostały jednostce przekazane na własność, w użytkowanie wieczyste przez organ tworzący jednostkę? |
|
|
|
|
| 2. | Czy w ewidencji gruntów i budynków (ewidencji zasobu nieruchomości JST) odnotowano fakt oddania nieruchomości danej jednostce na własność/w użytkowanie wieczyste? |
|
|
|
|
| 3. | Czy w ewidencji bilansowej jednostki ujęte zostały wszystkie środki trwałe składające się na nieruchomość posiadaną na własność/w użytkowaniu wieczystym:
|
|
|
|
|
| 4. | Czy jednostka użytkuje nieruchomości na podstawie umów niedających prawa do ujmowania ich w ewidencji bilansowej (najem, dzierżawa, bezpłatne użyczenie)? |
|
|
|
|
| 5. | Czy wartość nieruchomości użytkowanych na podstawie ww. umów jest ujęta w ewidencji pozabilansowej jednostki (osobno grunty, budynki, budowle)? |
|
|
|
|
| 6. | Czy jednostka użytkuje nieruchomości bez tytułu prawnego (grunty, budynki, budowle)? |
|
|
|
|
| 7. | Czy kierownik jednostki wszczął odpowiednie procedury zmierzające do uregulowania stanu władania nieruchomościami? |
|
|
|
|
| 8. | Czy w ewidencji bilansowej jednostki jest ujęta wartość środków trwałych stanowiących nieruchomości użytkowane przez jednostkę bez tytułu prawnego (grunty, budynki, budowle)? |
|
|
|
|
*) Ta część testu zawiera zagadnienia ogólne związane z organizacją wspólnej obsługi. Oprócz tego testy dla poszczególnych jednostek obsługiwanych oraz jednostki obsługującej należy wypełnić według testów opisanych dla jednostek organizacyjnych o odpowiedniej formie organizacyjno-prawnej.
3. Formularz kontrolny - ustalenie obiegu dokumentów księgowych związanych z gospodarowaniem środkami trwałymi
| Lp. | Odpowiedz na pytania: | Tak/Nie/Nie dotyczy | Sposób naprawy | Osoba odpowiedzialna | Termin wykonania |
| Uwagi | |||||
| 1. | Czy w polityce rachunkowości wskazano dokumenty księgowe do ujmowania następujących operacji: | x | x | x | x |
| a) | przyjęcie środka trwałego (OT, IT), |
|
|
|
|
| b) | przekazanie/przyjęcie środka trwałego (PT), |
|
|
|
|
| c) | zmiana miejsca użytkowania środka trwałego (MT), |
|
|
|
|
| d) | likwidacja środka trwałego (LT), w tym likwidacja częściowa (LC), |
|
|
|
|
| e) | księgowanie amortyzacji (PK/AM), |
|
|
|
|
| f) | korekty błędnych zapisów, dowody zbiorcze (PK)? |
|
|
|
|
| 2. | Czy dla każdego dokumentu wskazano: | x | x | x | x |
| a) | obowiązujący w jednostce wzór i zasady jego wypełniania, |
|
|
|
|
| b) | pracownika (komórkę organizacyjną) zobowiązanego do: | x | x | x | x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
| |
| c) | liczbę egzemplarzy i przeznaczenie poszczególnych egzemplarzy, |
|
|
|
|
| d) | terminy przekazywania dowodu między poszczególnymi punktami zatrzymania, |
|
|
|
|
| e) | zasady korygowania stwierdzonych w dowodzie błędów? |
|
|
|
|
4. Formularz kontrolny - kontrola faktycznego obiegu dowodów księgowych
Dla każdego rodzaju dowodu sporządza się odrębny formularz. Poza tym jeśli operacje dokumentowane danym dowodem są realizowane przez różne komórki organizacyjne (pracowników), to osobne formularze sporządza się także dla każdej komórki organizacyjnej (pracownika) zobowiązanej do wystawienia danego dowodu. Kontrolę należy przeprowadzić na reprezentatywnych próbach dowodów należących do poszczególnych rodzajów.
| Rodzaj dowodu (symbol/nazwa): ……………………………………………………………………….. Oznaczenie dowodu poddanego kontroli (numer, daty wystawienia): ……………………………….. | ||||
| x | Według polityki rachunkowości jednostki | Faktycznie stosowany | Opis przyczyn powstania niezgodności | Proponowany sposób usunięcia nieprawidłowości |
| Rodzaj dokumentowanej operacji |
|
|
|
|
| Komórka organizacyjna (pracownik) zobowiązana do sporządzenia dowodu |
|
|
|
|
| Pracownik zobowiązany do sprawdzenia dowodu |
|
|
|
|
| Pracownik zobowiązany do zatwierdzenia dowodu |
|
|
|
|
| Pracownik zobowiązany do ujęcia dowodu w księgach rachunkowych |
|
|
|
|
| Prawidłowość sporządzenia dowodu, w tym m.in.: | ||||
| Obowiązkowy element dowodu | Zawarto w dowodzie (Tak/Nie) | Przyczyna powstania nieprawidłowości | Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości | Proponowany sposób usunięcia nieprawidłowości |
| Data wystawienia |
|
|
|
|
| Numer i symbol |
|
|
|
|
| Nazwa jednostki (komórki) będącej wystawcą |
|
|
|
|
| Data operacji |
|
|
|
|
| …...* |
|
|
|
|
| Terminowość sporządzania i obiegu dowodu | ||||
| Data faktyczna | Data wymagana | Liczba dni opóźnienia | Osoba odpowiedzialna i przyczyna opóźnienia | |
| Wykonania operacji |
| x |
|
|
| Wystawienia dowodu |
|
|
|
|
| Sprawdzenia dowodu |
|
|
|
|
| Zatwierdzenia dowodu |
|
|
|
|
| Wpływu do komórki księgowości |
|
|
|
|
| Pod jaką zaksięgowano operację |
|
|
|
|
*) Podać obowiązkową zawartość dowodu. Tutaj należy kierować się postanowieniami polityki rachunkowości jednostki, a w razie ich braku - obowiązkową zawartością dowodu wymienioną w części I Poradnika.
5. Formularz kontrolny - kompleksowość regulacji
Formularz służy do ustalenia, czy w jednostce określono zasady dokumentowania operacji dotyczących środków trwałych w sposób kompletny - tzn. dla wszystkich operacji wykonywanych przez wszystkie komórki organizacyjne jednostki. Formularz sporządza się dla każdej komórki organizacyjnej (samodzielnego stanowiska) wymienionego w regulaminie organizacyjnym jednostki (przy założeniu, że podany w regulaminie stan odnośnie do struktury organizacyjnej jednostki jest aktualny). Przypisanie obowiązków poszczególnym pracownikom należy ustalić na podstawie aktualnych zakresów czynności, zapisów instrukcji obiegu dokumentów, kart wzorów podpisów.
| Nazwa komórki organizacyjnej (samodzielnego stanowiska): ………………………………………… |
| |||||
| Obowiązki przypisane komórce organizacyjnej w regulaminie organizacyjnym w zakresie gospodarowania środkami trwałymi1) | Dowód przypisany do udokumentowania operacji w przepisach wewnętrznych jednostki2) | Osoby zobowiązane do jego3): | Opis stwierdzonych nieprawidłowości z podaniem przyczyn4) | Skutki dla księgowości jednostki5) |
| |
|
|
| sporządzenia |
|
|
| |
| sporządzenia w zastępstwie |
|
|
| |||
| sprawdzenia |
|
|
| |||
| sprawdzenia w zastępstwie |
|
|
| |||
| zatwierdzenia do realizacji |
|
|
| |||
| zatwierdzenia w zastępstwie |
|
|
| |||
| ujęcia w księgach rachunkowych (syntetycznych i pomocniczych) |
|
|
| |||
| ujęcia w księgach rachunkowych (syntetycznych i pomocniczych) w zastępstwie |
|
|
| |||
1) Należy podać obowiązki skutkujące koniecznością wystawienia dowodu z zakresu obrotu środkami trwałymi (OT, PT, LT, MT, PK).
2) Należy podać dowód wskazany w polityce rachunkowości jednostki - jeśli dowodu nie wskazano, wpisać: Brak.
3) Należy podać imię i nazwisko osoby. W sytuacji gdy osoby takiej nie wskazano, wpisać: Brak. Jeśli podano jednocześnie kilka osób, trzeba zaznaczyć, w jakich przypadkach mają one wystawić dany dowód. Jeśli takie rozgraniczenie nie jest możliwe, jest to nieprawidłowość (zaznaczyć: n i podać opis nieprawidłowości w kolumnie 4).
4) Należy opisać krótko przyczynę powstania nieprawidłowości oraz osobę (osoby) odpowiedzialną za jej powstanie (np. nie sporządzono dowodu OT w referacie nieruchomości, w instrukcji obiegu dokumentów jest wskazany dowód i zasady jego sporządzania, ale w instrukcji obiegu dokumentów ani zakresach czynności nie wskazano osoby odpowiedzialnej za jego sporządzenie, za co odpowiada kierownik referatu nieruchomości oraz główny księgowy, którzy mają na bieżąco zgłaszać kierownikowi jednostki potrzebę dokonania takich zmian).
5) Należy podać, jakie konsekwencje miał faktycznie brak regulacji, np. nie wystawiono dowodów, dowody wystawiono z opóźnieniem, wystawiono dowody niewłaściwe itp. (zamiast LT przy sprzedaży nieruchomości wystawiano PK i księgowano nie jak rozchód, lecz jak korektę błędnych zapisów itp.).
6. Formularz kontrolny - terminowość dokumentowania operacji
Formularz służy do sprawdzenia, czy wszystkie faktycznie wykonywane operacje są dokumentowane odpowiednimi dowodami. Kontrolę przeprowadza się na podstawie dokumentów w komórkach merytorycznych (ukazuje operacje wykonane i nieudokumentowane). Kontrolę należy przeprowadzić na reprezentatywnych próbach różnych typów operacji wykonywanych w danej komórce organizacyjnej przez wszystkich jej pracowników. Wyniki kontroli należy omówić z głównym księgowym, który powinien dokonać oceny wpływu nieprawidłowości na prowadzenie ewidencji księgowej jednostki i przedstawić wnioski razem z kierownikami poszczególnych komórek organizacyjnych - kierownikowi jednostki. Ponieważ kontrola wykonywana jest u źródła, wykazuje także przypadki operacji, które są faktycznie wykonywane, mimo że nie zostały wymienione w regulaminie organizacyjnym jednostki (patrz formularz nr 5).
| Wykonana operacja/wskazanie dowodu źródłowego (umowa, protokół odbioru, protokół kasacji)1) | Data wykonania operacji2) | Udokumentowanie operacji3) | Opis stwierdzonych nieprawidłowości i przyczyny ich powstania4) | |||
| wystawiony dowód (symbol/numer) | data wystawienia | wystawca (imię, nazwisko) | data przekazania do komórki księgowości | |||
| a | b | c | d | |||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1) Należy podać w zwięzły sposób (np. zakup nieruchomości, działka gruntu, nr 45/23, zabudowana budynkiem mieszkalnym, akt notarialny A/123/2017 z 1 września 2017).
2) Należy podać faktyczną datę wykonania operacji wpisaną w dokumencie źródłowym (umowie kupna/sprzedaży, protokole odbioru technicznego inwestycji itp.).
3) W poszczególnych kolumnach należy podać odpowiednie informacje. Jeśli dowodu nie wystawiono, w kolumnach a, b i d należy wpisać: Brak, natomiast w kolumnie c - należy wpisać imię i nazwisko pracownika odpowiedzialnego za wystawienie brakującego dowodu.
4) Należy krótko podać opis stwierdzonych nieprawidłowości i przyczynę ich powstania (np. nie wystawiono dowodu LT przy sprzedaży gruntu rolnego, bo instrukcja obiegu dokumentów nie wprowadza obowiązku jego sporządzania).
Testy kontrolne opracowała:
Izabela Motowilczuk
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych
