Dzielenie się wiedzą wynika w Cognifide z konieczności. Firma zajmuje się tworzeniem zaawansowanych platform marketingowych opartych na CMS, czyli systemach zarządzania treścią. Tu nie można stać w miejscu. Firma zatrudnia i wspiera w rozwoju ludzi z pasją, zarówno doświadczonych programistów, jak i osoby rozpoczynające swoją karierę. Rozwój pracowników wymaga ciągłego dostępu do wiedzy. Dlatego od momentu założenia firmy 11 lat temu, wdrażane są narzędzia pomagające w dzieleniu się wiedzą.

- Na nasz program składają się różnego rodzaju i częstotliwości warsztaty oraz wykłady, bazy danych w intranecie i zaangażowani pracownicy

- tłumaczy Magdalena Owsiana, odpowiedzialna w Cognifide Polska za zarządzanie komunikacją wewnętrzną.

Na początku jest wdrożenie

Pierwszym kontaktem nowych pracowników z zarządzaniem wiedzą w Cognifide Polska jest program Induction. Ma on pomóc wdrożyć się w nowe obowiązki, a równocześnie zredukować poziom stresu spowodowany zmianą miejsca pracy. Jest to dwutygodniowy cykl warsztatów i szkoleń (obecnie jest to 20 modułów), które dotyczą zarówno kultury, wartości i historii firmy, jak i wykorzystywanych technologii. Ścieżka jest indywidualnie modyfikowana w zależności od działu, w jakim ma pracować nowa osoba.

- Szkolenia te prowadzą nasi pracownicy, którzy sami je przygotowali i ciągle doskonalą. Program powstał w 2013 roku, a prowadzące je osoby mogły skorzystać ze wsparcia profesjonalnego trenera i szkoleń z umiejętności miękkich. Obecnie mamy 24 trenerów, prowadzących program Induction

- mówi Magdalena Owsiana.

Po pierwszych dwóch tygodniach część z nowo zatrudnionych (zależnie od działu) trafia na kilka tygodni do projektu wewnętrznego, niekomercyjnego, gdzie wykorzystywane są wszystkie narzędzia służące również w projektach komercyjnych. Po tym doświadczeniu są już gotowi, by rozpocząć projekt dla klienta.

Szkolenia wewnętrzne

W wewnętrznym intranecie Cognifide Polska znajduje się lista szkoleń technicznych prowadzonych przez pracowników firmy, będących ekspertami w danej dziedzinie. Szkolenia mają charakter warsztatów i trwają zwykle kilka godzin, choć są też całodzienne czy nawet dwudniowe. Każdy pracownik może zainicjować lub dopisać się do grupy chętnych na dane szkolenie, skontaktować się z działem HR i trenerem prowadzącym warsztat. Termin szkolenia musi być dogodny dla uczestników i trenerów oraz dopasowany do obowiązków w projekcie. Warsztaty jedno- lub dwudniowe wyglądają tak, jak każde inne warsztaty tego typu - trwają ok. 8 godzin, zapewniony jest catering dla uczestników. Szkolenia odbywają się w ramach pracy. W 2015 roku w warsztatach z różnych tematów uczestniczyło 61 osób przy ogólnym zatrudnieniu w firmie ok. 200 pracowników.

- Przeprowadzenie ośmiogodzinnych warsztatów oznacza dla trenera przynajmniej jeden dodatkowy dzień spędzony na przygotowaniach. Przede wszystkim należy przemyśleć, dla kogo organizowane jest spotkanie. Nawet w zakresie jednej tematyki inaczej prezentuje się zagadnienia osobom obeznanym z tematem, a inaczej laikom. Warto zebrać informacje na temat grupy - jakie stawia sobie wyzwania, na jakie potrzeby odpowiada szkolenie, jakie zagadnienia są najbardziej interesujące. Poprzez spersonalizowanie tematu uzyskamy większe zaangażowanie uczestników

- wyjaśnia Wojciech Gliszczyński, menedżer projektów z Cognifide, który dotąd prowadził szkolenia m.in. z zakresu metodyki Scrum i zarządzania projektami.

Baza szkoleń - baza wiedzy

W intranecie znajdują się materiały służące do samokształcenia. Są to np. dokumentacje z przeprowadzonych projektów, materiały przygotowywane na różnego rodzaju konferencje i prezentacje oraz pozyskiwane podczas tychże konferencji. To, co wyróżnia programistów spośród innych środowisk zawodowych, to właśnie chęć dzielenia się wiedzą. Dlatego nie trzeba nikogo namawiać, ani tym bardziej zmuszać do dokumentowania projektów.

- Właściwie każdy, kto zdobył unikalne doświadczenie w danym projekcie, może potem wystąpić jako ekspert wewnętrzny. Podobnie jest w przypadku udziału w konferencjach zewnętrznych. Jako uczestniczka szkolenia z infografiki i fotografii poprowadziłam potem warsztaty dla kolegów z firmy z tego zakresu

- mówi Magdalena Owsiana.

Spotkania ogólnofirmowe

"Lightning talki" to półgodzinne spotkania ogólnofirmowe, które odbywają się co piątek o 15:00 i polegają na dwóch, trzech 10-minutowych prezentacjach na temat najnowszych technologii, zastosowanych rozwiązań czy własnych zainteresowań pracowników.

Z inicjatywy grupy Agile Center - entuzjastów Agile - odbywają się regularne spotkania, promujące kulturę i ideały tej metodologii. Podobnie swoją wiedzą dzieli się Dział Research & Development - za pomocą mailingu promując stworzone rozwiązania, a w przypadku projektów open source, udostępniając na: https://github.com/Cognifide. Unikalne rozwiązania prezentowane są też przez pracowników na firmowym blogu.

Firma Cognifide w kwietniu 2014 roku dołączyła do grupy WPP, globalnego holdingu komunikacji marketingowej. W 3 tysiącach biur w 110 krajach grupa WPP zatrudnia ponad 170 tys. osób. Cognifide stała się częścią sieci Wunderman, skupiającej agencje interaktywne, oraz weszła w skład WPP Digital, części WPP odpowiedzialnej za obszar mediów cyfrowych. W Cognifide pracuje obecnie około 250 osób, z czego ponad 200 tworzy zespół w Poznaniu.

Cognifide jest zwycięzcą pierwszej edycji ogólnopolskiego konkursu "Ambasador Zarządzania Wiedzą", zorganizowanego w ramach projektu "Światłowód Wiedzy" Orange Polska, współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach EFS. Jesienią tego roku rozpoczęła się druga edycja konkursu (finał odbędzie się wiosną 2017 r.), organizowanego przez Human Explorers - grupę niekonkurencyjnych firm, których celem jest dzielenie się wiedzą i doświadczeniami. Więcej na temat konkursu: www.ambasadorzarzadzaniawiedza.pl.

Rekrutacja umiejętności miękkich

Skąd w firmie tak duża otwartość pracowników na dzielenie się wiedzą? Kinga Przepiórka, kierująca Działem HR w Cognifide odpowiada, że podczas rekrutacji do Cognifide zwraca się uwagę nie tylko na umiejętności techniczne, ale i na kompetencje miękkie. Rekrutujący starają się też dowiedzieć, jak dana osoba się uczy, jak współpracuje w zespole, jaki jest jej styl komunikowania się.

- Umiejętności te obserwują nie tylko pracownicy HR, ale również specjaliści sprawdzający techniczną wiedzę kandydata. Podczas warsztatów z zespołem HR poznali oni podstawy wywiadu behawioralnego, które pomagają w weryfikacji kompetencji miękkich już na etapie rozmowy technicznej

- mówi Kinga Przepiórka, kierująca Działem HR w Cognifide.

Oprócz budowania kultury otwartości poprzez niepisane zasady (np. że wszyscy zwracają się do siebie po imieniu i bez problemów można osobiście spotkać się i porozmawiać z szefami działów i zarządem), wpływ na nią ma również ogólnofirmowy program employer brandingowy "Feel good at Cognifide". Składa się on z czterech filarów:

1. Sfera zdrowia fizycznego.

2. Dobrego samopoczucia w pracy (tu właśnie są narzędzia do dzielenia się wiedzą).

3. Przyjaznego otoczenia (m.in. troska o sprawy rodzinne).

4. Relaksu i integracji.

- Praca w firmie, w której przepływ wiedzy jest tak duży, to fantastyczne doświadczenie, ale i ogromne wyzwanie. Pracownicy sami poszukują nowych źródeł, zadaniem menedżerów i Działu HR jest nadanie priorytetów, wsparcie i doskonalenie transferu wiadomości. Kultura otwarta na wymianę doświadczenia i rozwój umiejętności skutkuje bardzo dobrą atmosferą w zespole. Z przeprowadzonego w 2016 roku Badania "Puls Cognifide" wynika, że 90 proc. pracowników uważa Cognifide za dobrego pracodawcę, a 86 proc. poleciłoby pracę w Cognifide swoim znajomym

- mówi Kinga Przepiórka.

Korzyści z dzielenia się wiedzą

Pielęgnowanie kultury dzielenia się wiedzą wymaga czasu i energii. Każda grupa tematyczna, dyskusyjna, ekspercka ma swojego koordynatora. Są to pracownicy, którzy sami chcieli zaopiekować się jakimś tematem i nawet gdy ktoś rezygnuje z kontynuowania takiej roli, zaraz znajdują się następcy. Również ochotnik zarządza firmową biblioteką gromadzącą i udostępniającą pracownikom fachowe książki wybierane na zasadzie ogólnofirmowego głosowania, które odbywa się raz w miesiącu. Z książek, które wcześniej zgłaszają sami pracownicy, wybierane są trzy pozycje, które włączane są do biblioteczki.

Z drugiej strony, dzięki wszystkim narzędziom zapewniającym dzielenie się wiedzą w Cognifide, wzmocniona została komunikacja wewnętrzna oraz integracja w zespołach. Pracownicy zyskują nowe umiejętności i podnoszą swoje kwalifikacje, co skutkuje ich rozwojem osobistym i technologicznym rozwojem organizacji. Dzięki programowi Induction pracownicy płynnie wdrażają się do pracy w nowych technologiach. Zdobywanie wiedzy w ramach szkoleń wewnętrznych uwalnia ich kreatywność. Dzięki wykwalifikowanej kadrze firma wciąż się rozwija - w trakcie 3 lat zatrudnienie wzrosło trzykrotnie.

Również na zewnątrz

Warto podkreślić, że pracownicy Cognifide dzielą się swoją wiedzą nie tylko wewnątrz, ale też z innymi profesjonalistami z branży IT (uczestniczyli dotąd w kilkunastu cyklicznych ogólnopolskich i światowych konferencjach), angażują się w życie lokalnej społeczności technicznej, współorganizując meet-upy ze studentami, a nawet dziećmi. Wykorzystują na tyle unikatową wiedzę i technologie, że mogą się nimi dzielić bez lęku, że może je ktoś wykorzystać, budując konkurencję dla firmy.

- Udostępniając naszą wiedzę studentom, budujemy dobre relacje ze środowiskiem akademickim w Poznaniu: z Uniwersytetem Adama Mickiewicza, Uniwersytetem Ekonomicznym i Politechniką Poznańską. W tej ostatniej nasi koledzy od trzech lat prowadzą zajęcia zatytułowane "Nowe technologie w branży IT" dla studentów dziennych i zaocznych. Z jednej strony pokazujemy te technologie, które same w sobie są ciekawe i na pewno przydadzą się w pracy w nowoczesnym przedsiębiorstwie; z drugiej strony - możemy się zaprezentować jako pracodawca, pokazać naszych pracowników, kulturę organizacyjną, atmosferę pracy. Takie działania owocują trafnymi rekrutacjami i szybszym procesem adaptacji

- mówi Magdalena Owsiana.

Również wiedza prezentowana przez innych podczas wspomnianych kongresów czy szkoleń jest udostępniana w różnych formach pozostałym pracownikom.

Paweł Berłowski