Najczęściej wysokość odprawy ustala się według zasad właściwych dla obliczania ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Zatem należy mieć na uwadze, że w podstawie jej wymiaru uwzględnia się, co do zasady, składniki faktycznie wypłacone.

Pytanie 1. Kiedy powstaje prawo do odprawy i jaki jest termin jej wypłaty

Prawo do odprawy powstaje w terminie wskazanym w przepisach prawa pracy i jest uzależnione od wystąpienia określonych przesłanek. Z istoty prawa np. do odprawy emerytalnej lub rentowej wynika, że staje się ona wymagalna w dacie przejścia na emeryturę lub rentę (wyrok SN z 2 października 1990 r., I PR 284/90).

Wyznaczenie daty przejścia na emeryturę lub rentę przy ustalaniu prawa do odprawy

W przypadku rozwiązania umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracowników prawo do odprawy jest uwarunkowane podleganiem przez pracodawcę przepisom ustawy o zwolnieniach grupowych. Pracodawca, który w dniu wręczenia pracownikowi wypowiedzenia stosował wobec niego przepisy wskazanej ustawy, jest zobowiązany do wypłaty odprawy tzw. ekonomicznej. Takie stanowisko potwierdził Departament Prawa Pracy w piśmie z 19 czerwca 2015 r. w odpowiedzi na pytanie Redakcji MPPiU:

(...) Jak z powyższego wynika określony w art. 1 ust. 1 ustawy [o zwolnieniach grupowych - przyp. redakcji] wymóg stanu zatrudnienia (tj. co najmniej 20 pracowników) dotyczy zarówno zwolnienia grupowego, jak i zwolnienia na podstawie art. 10 ust. 1 ustawy i należy go, zdaniem Departamentu, odnosić do momentu składania wypowiedzenia lub zawierania porozumienia o rozwiązaniu stosunku pracy. Jeżeli zatem np. w dniu złożenia danemu pracownikowi wypowiedzenia z przyczyn niedotyczących pracownika, które stanowią wyłączny powód uzasadniający wypowiedzenie mu stosunku pracy, pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników, to zwiększenie w trakcie okresu wypowiedzenia stanu zatrudnienia do 20 lub więcej pracowników nie rodzi, w ocenie Departamentu, obowiązku stosowania wobec tego pracownika przepisów powołanej ustawy (w tym przepisu dotyczącego odprawy).

Tak samo uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 28 maja 2013 r. (III PK 59/12, OSNP 2014/7/99).

Najczęściej odprawy wypłacane są w ostatnim dniu zatrudnienia pracownika. Jeżeli pracodawca przekroczy termin wymagalności danej odprawy, będzie musiał wypłacić odsetki ustawowe za nieterminową wypłatę świadczenia.

UWAGA!

Prawo do odprawy ekonomicznej jest ustalane na dzień wręczenia pracownikowi wypowiedzenia z przyczyn niedotyczących pracowników.

Pytanie 2. Na podstawie jakich przepisów ustalana jest wysokość odprawy

Odprawy pieniężne wynikające ze stosunku pracy oblicza się na zasadach obowiązujących przy kalkulowaniu pieniężnego ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (§ 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia i innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy).

Przy świadczeniach stanowiących równowartość np. 1-, 2- lub 3-miesięcznego wynagrodzenia nie ma potrzeby dzielenia sumy miesięcznych pensji przez współczynnik ekwiwalentowy. Wystarczy poprzestać na skalkulowaniu przeciętnej płacy za 1 miesiąc (np. uzasadnienie uchwały SN z 9 maja 2000 r., III ZP 12/00, OSNP 2000/22/806). Odnosi się to także do należności w wysokości wynagrodzenia za 2 tygodnie, które stanowi połowę miesięcznego wynagrodzenia.

Natomiast świadczenia ustalane w wysokości wynagrodzenia za 1 dzień lub jego wielokrotności oblicza się przez podzielenie miesięcznej kwoty skalkulowanej według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop przez współczynnik ekwiwalentowy, a następnie pomnożenie otrzymanego wyniku przez liczbę dni, za które to świadczenie jest należne.

PRZYKŁAD

Z końcem lipca 2015 r. w wyniku zwolnień grupowych rozwiązano umowę o pracę z Piotrem P., zatrudnionym na pełny etat w podstawowym systemie czasu pracy. Piotr P. jest wynagradzany stawką godzinową w wysokości 20 zł. Ma też prawo do regulaminowych premii kwartalnych oraz zmiennych premii miesięcznych o charakterze roszczeniowym. Wszystkie składniki wypłacane są w miesiącu, za który przysługują. Wynagrodzenie pracownika w okresie poprzedzającym lipiec wynosiło:

● wynagrodzenie godzinowe i miesięczne premie należne za okres od kwietnia do czerwca 2015 r. (za 52 dni pracy z 62 dni nominalnie do przepracowania): 11 240 zł,

● premie kwartalne wypłacone od lipca 2014 r. do czerwca 2015 r. (za 211 dni pracy z 251 dni nominalnie do przepracowania): 4420 zł.

Pracownik ma prawo do 2-miesięcznej odprawy, którą należy obliczyć w następujący sposób:

Krok 1. Uzupełnienie wynagrodzenia godzinowego i zmiennych premii miesięcznych:

● 11 240 zł : 52 dni pracy w miesiącach od kwietnia do czerwca 2015 r. = 216,15 zł,

● 216,15 zł x 62 dni nominalnie do przepracowania w okresie od kwietnia do czerwca 2015 r. = 13 401,30 zł.

Krok 2. Uzupełnienie premii kwartalnej:

● 4420 zł : 211 dni pracy w miesiącach od lipca 2014 r. do czerwca 2015 r. = 20,95 zł,

● 20,95 zł x 251 dni nominalnie do przepracowania w kwartałach, za które przysługiwały premie = 5258,45 zł.

Krok 3. Ustalenie średniego wynagrodzenia zmiennego:

(13 401,30 zł : 3 miesiące) + (5258,45 zł : 12 miesięcy) = 4905,30 zł.

Krok 4. Obliczenie kwoty 2-miesięcznej odprawy:

4905,30 zł x 2 = 9810,60 zł.

Pytanie 3. Jak ustalić wysokość odprawy, jeżeli nie wypłacono niektórych składników wynagrodzenia

W praktyce dochodzi do sytuacji, gdy pracownik, mimo spełnienia warunków niezbędnych do uzyskania prawa do określonego składnika płacy, nie otrzymuje go (np. wskutek problemów finansowych pracodawcy). Powstaje wówczas wątpliwość, czy taki składnik uwzględniać w podstawie wymiaru świadczeń obliczanych jak ekwiwalent za urlop.

W tej kwestii stanowiska zajęli: Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej oraz Główny Inspektorat Pracy (GIP). Obie interpretacje urzędów dotyczyły wyliczania odszkodowania przysługującego pracownikowi, który rozwiązał umowę o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia przez pracodawcę podstawowych obowiązków (na podstawie art. 55 § 1¹ Kodeksu pracy). Ponieważ wskazane odszkodowanie należy obliczać z uwzględnieniem zasad ustalania wysokości ekwiwalentu za urlop, stanowiska te trzeba odnieść do wszystkich świadczeń obliczanych podobnie, w tym do odpraw pieniężnych.

Zgodnie z poglądem resortu pracy w przedstawionych okolicznościach powinny być brane pod uwagę należne (lecz niewypłacone) zmienne składniki wynagrodzenia w wysokości przysługującej pracownikowi, czyli w kwocie, która powinna zostać wypłacona.

Inne stanowisko zajmuje GIP, który w piśmie z 15 września 2010 r. (znak: GPP-364-4560-47--1/10/PE/RP) wskazał, że jeśli w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do odszkodowania/odprawy pracownikowi nie były wypłacone określone składniki, należne świadczenie trzeba obliczać bez uwzględniania niewypłaconych zmiennych elementów pensji. GIP uważa ponadto, że w przypadku gdy pracownik spełnił przesłanki nabycia prawa do określonego składnika, a mimo to nie został mu wypłacony, pracownik może dochodzić roszczeń z tego tytułu na drodze sądowej. W ramach postępowania o zapłatę należnego składnika pracownik ma prawo dochodzić również wyrównania kwoty wypłaconego odszkodowania/odprawy, przy obliczaniu którego nie uwzględniono przysługującego składnika wynagrodzenia. Za słuszny należy uznać pogląd prezentowany przez GIP, gdyż w § 16 ust. 1 rozporządzenia urlopowego wskazującego zasady wyliczania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy mowa jest o składnikach wypłaconych, a nie o należnych (§ 16 ust. 1 rozporządzenia urlopowego).

Pytanie 4. Czy umożliwić byłemu pracownikowi dostęp do dokumentacji, na podstawie której obliczono należną mu odprawę

Pracodawca, na żądanie pracownika (również uprzednio zatrudnionego), jest zobowiązany udostępnić mu do wglądu dokumenty, na podstawie których zostało obliczone jego wynagrodzenie (art. 85 § 5 Kodeksu pracy). Dotyczy to także odprawy.

Pogląd ten znajduje również potwierdzenie m.in. w postanowieniu Sądu Najwyższego z 16 września 1999 r. (I PKN 331/99, OSNP 2001/9/314), zgodnie z którym pracownik może dochodzić przed sądem pracy nakazania pracodawcy udzielenia informacji mających istotne znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej.

Pracodawca ma bowiem obowiązek założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika imiennej karty (listy) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą (§ 8 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika).

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 36¹, art. 55 § 1¹, art. 63² § 2, art. 88 § 5, art. 92¹, art. 93 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1066

● § 14-17 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353

● § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy - Dz.U. Nr 62, poz. 289; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. Nr 230, poz. 2292

● § 8 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - Dz.U. Nr 62, poz. 286; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 115, poz. 971

Mariusz Pigulski

ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej