Kasy rejestrujące w 2018 r. - rewolucyjne zmiany dla podatników

18 września 2017 r. Ministerstwo Finansów przedstawiło kolejny projekt zmian w ustawie o VAT, który wprowadza kasy elektroniczne umożliwiające połączenie z Centralnym Repozytorium Kas, czyli systemem teleinformatycznym służącym do odbierania i gromadzenia informacji z kas rejestrujących. Wymiana kas będzie odbywała się sukcesywnie. Nie są to jedyne zmiany, jakie czekają podatników w tym zakresie. Zmienią się m.in. zasady wystawiania faktur na podstawie paragonów.

Projekt przewiduje utworzenie Centralnego Repozytorium Kas, czyli systemu teleinformatycznego umożliwiającego odbieranie i gromadzenie informacji z kas rejestrujących. W tym celu konieczna stanie się wymiana kas na elektroniczne, która będzie się odbywać sukcesywnie (zob. tabelę). Kasy elektroniczne spowodują, że organy podatkowe będą mogły w sposób ciągły monitorować funkcjonowanie kas oraz uzyskiwać drogą elektroniczną zaewidencjonowane dane. Przesył danych będzie się odbywać w czasie rzeczywistym, automatycznie, bez udziału człowieka, z wyjątkiem sytuacji, gdy podatnik nie będzie miał ciągłego dostępu do Internetu.

Terminy wprowadzenia elektronicznych kas rejestrujących

Tylko do 31 grudnia 2018 r. będzie można sprzedawać kasy rejestrujące z kopią papierową. Natomiast kasy z elekrtronicznym zapisem kopi można sprzedawać do chwili ważności potwierdzenia o spełnieniu funkcji, kryteriów i warunków technicznych nie później niż do 31 grudnia 2022 r.

Teoretycznie gdy nie będą nas zobowiązywać terminy wskazane w tabeli, nie musimy nabywać kas elektronicznych, tylko np. kasy z elektronicznym zapisem kopii. Ale na zakup takiej kasy nie będzie nam przysługiwać ulga. Ustawodawca chce "zmusić" podatników, aby od wejścia w życie tych przepisów nabywali kasy elektroniczne.

Kasy będą mogły być używane także na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub umów o podobnym charakterze, co jest nowością. Do tej pory kasa musiała być zakupiona.

Uwaga!

Kasy będą mogły być używane także na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub umów o podobnym charakterze.

1. Nowe zasady przyznawania ulgi na zakup kasy rejestrującej

Podatnicy obowiązani do wymiany kas rejestrujących będą mogli skorzystać z ulgi na ich zakup. Jednocześnie nie będą musieli zwracać ulgi na zakup poprzednich kas. Ulga na zakup będzie przysługiwać na nowych zasadach zarówno podatnikom, którzy kupią nową kasę po wejściu w życie przepisów, jak i podatnikom wymieniającym kasy.

Najważniejsza zmiana to nowy limit maksymalnej kwoty ulgi. Nadal będzie przysługiwać 90% kwoty netto, ale maksymalna kwota, jaką będzie można uzyskać na jedną kasę, wzrośnie z 700 zł do 1000 zł. Ponadto zmienią się zasady przyznawania ulgi. Prawo do ulgi będzie przysługiwało podatnikom, u których:

• powstał obowiązek ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji w obowiązujących terminach; będzie się przyjmowało, że kasa została kupiona w związku z powstaniem obowiązku i rozpoczęciem ewidencjonowania, jeżeli zakup nastąpił w ciągu sześciu miesięcy od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania;
• nie powstał obowiązek ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego, ale mimo to rozpoczęli ewidencjonowanie przy zastosowaniu kas rejestrujących i dotychczas nie stosowali kas rejestrujących do ewidencji.

W nowych przepisach ulga na zakup kasy przysługuje w związku z obowiązkiem rozpoczęcia ewidencjonowania, a nie tylko od kas, które były zgłoszone na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania. Różnica polega na tym, że o ulgę będzie mógł wystąpić podatnik, który część swojej sprzedaży ewidencjonuje na kasie, a następnie w związku ze zmianą przepisów będzie zobowiązany rozszerzyć stosowanie kas.

Ponadto obecnie musimy rozpocząć ewidencjonowanie przy użyciu co najmniej 1/5 zgłoszonych kas. Po zmianie na zakup wszystkich kas będziemy mieli sześć miesięcy. Termin ten będzie obowiązywał również podatników wymieniających kasy i będzie liczony od:

• 1 stycznia 2019 r. - w przypadku podatników świadczących usługi motoryzacyjne i wulkanizacyjne oraz dokonujących sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych,
• 1 lipca 2019 r. - w przypadku podatników świadczących usługi budowlane i gastronomiczne,
• 1 stycznia 2020 r. - w przypadku podatników świadczących usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne, w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania oraz fitness.

Do kas zakupionych przed wejściem w życie nowych przepisów będziemy stosować dotychczasowe zasady zwrotu ulgi.

Jak już zostało powiedziane, ulga według nowych przepisów będzie przysługiwać tylko od zakupu kas elektronicznych (e-kasy).

Uwaga!

Ulga na zakup kasy będzie przysługiwać tylko od zakupu kas elektronicznych (e-kasy).

Poza tym wydłużono do czterech lat termin, kiedy należy zwrócić ulgę na zakup kasy. Obowiązek ten będzie występował, gdy w tym okresie zostanie zakończona działalność oraz w przypadku braku terminowych przeglądów. Doprecyzowano, że nie wystarczy zgłosić w terminie kasy do przeglądu. Przegląd musi zostać przeprowadzony terminowo, aby podatnik nie stracił ulgi. Ponadto z przepisów jasno wynika, że ulgę należy zwrócić dopiero wtedy, gdy działalność została zakończona.

2. Zmiana zasad wystawiania faktur na podstawie paragonów

Obecnie przepisy nakładają na sprzedawcę obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Termin, w jakim można wystąpić z takim żądaniem, jest jedynym warunkiem. Późniejsze zgłoszenie żądania powoduje, że to od sprzedawcy zależy, czy je spełni.

Projekt ustawy przewiduje zmianę zasad wystawiania faktur w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej. Fakturę na żądanie nabywcy, podatnika VAT, będzie można wystawić tylko wtedy, gdy paragon stanowiący podstawę jej wystawienia będzie zawierał NIP nabywcy. Paragony bez numeru NIP nie będą stanowiły podstawy do wystawienia faktur. Niepodanie NIP przy sprzedaży wyłącza możliwość uzyskania faktury przez podatnika. Ma to wyeliminować proceder handlu paragonami w celu uzyskania faktur kosztowych.

Gdy kasa rejestrująca nie będzie umożliwiała wpisywania NIP, podatnik, chcąc otrzymać fakturę, będzie musiał zadeklarować to sprzedawcy w momencie sprzedaży. Wtedy jego transakcja nie powinna być rejestrowana na kasie i dokumentowana paragonem fiskalnym. Należy wystawić wyłącznie fakturę.

Nadal będzie można wystawiać faktury osobom, które nie są podatnikami. W takim przypadku zarówno na paragonie, jak i na fakturze nie powinno być numeru NIP nabywcy.

3. Nowe obowiązki podatników użytkujących kasy rejestrujące

Podatnik, który ewidencjonuje obrót na kasie rejestrującej, ma liczne obowiązki. Musi m.in. zgłaszać kasę do obowiązkowych przeglądów nie rzadziej niż co dwa lata. Po zmianie przepisów nie wystarczy, że podatnik zgłosi kasę do przeglądu. W tym terminie będzie musiał być przeprowadzony przegląd, aby podatnik nie utracił prawa do ulgi.

Przewidziano również nowe obowiązki, co jest związane w wprowadzeniem kas elektronicznych. Podatnik użytkujący taką kasę oprócz standartowych obowiązków będzie musiał:

• zapewnić połączenie kasy rejestrującej z Centralnym Repozytorium Kas za pośrednictwem Internetu, umożliwiające przesyłanie informacji z kasy,
• przesyłać informacje z kasy rejestrującej do Centralnego Repozytorium Kas.

Przepisy dopuszczają możliwość użytkowania kasy mimo braku stałego dostępu do internetu. 

Kasom elektronicznym nie będzie nadawany przez urząd skarbowy numer ewidencyjny, który obecnie jest nanoszony na obudowę kasy. Ponadto w przypadku tych kas nie trzeba będzie drukować kopi dokumentów fiskalnych emitowanych przez kasę.

Zmiana przepisów ustawy zapewne spowoduje zmianę przepisów wykonawczych dotyczących rozporządzeń w sprawie kas. Dlatego na razie trudno powiedzieć, jakie będą wszystkie obowiązki, gdyż część z nich uregulują rozporządzenia.

Według pierwotnego projektu ustawa ma wejść w życie 14 dni od dnia publikacji w Dzienniku Ustaw.

oprac. Joanna Dmowska

ekspert w zakresie VAT