Katalog uchybień, za które można pracownikowi wymierzyć karę porządkową, jest ograniczony co do zakresu. Pracodawca może jednak w przepisach wewnątrzzakładowych uszczegółowić, za jakie konkretne zachowania lub zaniechania będzie stosował określony rodzaj kary. Za te same przewinienia pracodawca może wymierzyć więcej niż jeden rodzaj kary i nie ma tu żadnych ustawowych ograniczeń.

Nakładanie kary pieniężnej

Pracodawca może nałożyć na pracownika karę pieniężną za:

● nieprzestrzeganie przepisów bhp lub przepisów przeciwpożarowych,

● opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia,

● stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy.

Przesłankami odpowiedzialności pracowniczej jest bezprawne działanie i wina pracownika (bez względu na jej rodzaj - umyślna czy nieumyślna).

Wskazany katalog okoliczności, za które pracodawca można wymierzyć karę pieniężną, jest zamknięty. Nakładanie kary pieniężnej za inne przewinienia jest zatem nieuprawnione i zagrożone karą grzywny od 1 tys. do 30 tys. (art. 281 pkt 4 Kodeksu pracy).

Zastosowanie kary pieniężnej jest ograniczone w czasie. Tego rodzaju kara nie może być bowiem zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Ponadto przed nałożeniem kary pieniężnej pracodawca musi wysłuchać pracownika. Jeżeli jest to niemożliwe z powodu nieobecności pracownika w pracy, bieg 2-tygodniowego terminu od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy (art. 109 § 1 k.p.).

PRZYKŁAD

Pracodawca 20 stycznia 2017 r. otrzymał informację o opuszczeniu pracy przez pracownika bez usprawiedliwienia 10 stycznia 2017 r., za co chce nałożyć na pracownika karę pieniężną. Jednak przed ukaraniem zatrudniający ma obowiązek wysłuchać pracownika. Do 3 lutego 2017 r. pracodawca ma czas na nałożenie na pracownika kary za to uchybienie.

Gdyby pracownik np. od 16 do 31 stycznia przebywał na zwolnieniu lekarskim, 2-tygodniowy termin na jego ukaranie nie rozpocząłby się. Termin ten należałoby liczyć dopiero po powrocie pracownika do pracy, tj. od 1 lutego 2017 r., a pracodawca mógłby nałożyć na niego karę porządkową najpóźniej 14 lutego 2017 r.

O zastosowanej karze pieniężnej pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie, wskazując rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych i datę dopuszczenia się tego naruszenia oraz informując go o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Odpis zawiadomienia pracodawca składa do akt osobowych pracownika (art. 110 k.p.).

Od kary pieniężnej nałożonej z naruszeniem przepisów prawa pracownik może wnieść sprzeciw - do pracodawcy, a w razie jego nieuwzględnienia przez pracodawcę - do sądu pracy. Pracownik może wystąpić do sądu z powództwem o uchylenie bezprawnie nałożonej kary, ale po wniesieniu w terminie sprzeciwu do pracodawcy (tę zasadę potwierdza wyrok Sądu Najwyższego z 7 kwietnia 1999 r., sygn. akt I PKN 644/98, OSNP 2000/11/419).

Karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy, a także w razie uwzględnienia sprzeciwu przez pracodawcę albo wydania przez sąd pracy orzeczenia o uchyleniu kary. Pracodawca może z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej uznać karę za niebyłą przed upływem wskazanego terminu (art. 113 k.p.).

Należy też mieć na uwadze, że w razie uwzględnienia sprzeciwu wobec zastosowanej kary pieniężnej lub uchylenia tej kary przez sąd pracy, pracodawca jest zobowiązany zwrócić pracownikowi równowartość kwoty tej kary.

Wysokość kary pieniężnej

Przepisy Kodeksu pracy ograniczają wysokość kary pieniężnej. Za jedno przekroczenie, jak też za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności kara nie może być wyższa od 1-dniowego wynagrodzenia pracownika przypadającego mu do wypłaty.

Aby ustalić maksymalną wysokość kary za jedno przewinienie pracownicze, należy zastosować zasady obowiązujące przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (§ 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy).

Podstawę wymiaru wynagrodzenia, od którego nalicza się karę pieniężną, stanowią zatem składniki stałe (należne w miesiącu nałożenia kary) oraz składniki zmienne:

● za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nałożenia kary,

● za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nałożenia kary

- wypłacone w średniej wysokości ze wskazanych wyżej okresów (§ 16 ust. 1 i § 17 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop; dalej: rozporządzenie urlopowe). W przypadku zmiany w tych składnikach do podstawy wymiaru kary pieniężnej wlicza się je po przeliczeniu stosownie do tych zmian (§ 10 w zw. z § 14 rozporządzenia urlopowego).

Aby obliczyć wysokość kary pieniężnej (1-dniowe wynagrodzenie pracownika), należy:

Krok 1. Ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia, sumując składniki stałe i zmienne.

Krok 2. Podstawę wymiaru przeliczyć do kwoty przypadającej do wypłaty (netto).

Krok 3. Podstawę wymiaru z Kroku 2 podzielić przez współczynnik urlopowy obowiązujący w roku nałożenia kary (w 2017 r. - 20,83).

PRZYKŁAD

W styczniu 2017 r. pracodawca nałożył na pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy karę pieniężną w wysokości 1-dniowego wynagrodzenia za stawienie się w pracy w stanie nietrzeźwości. Pracownik jest wynagradzany stałą stawką miesięczną w wysokości 2900 zł i otrzymuje premie regulaminowe w zmiennej wysokości, które w okresie 3 miesięcy poprzedzających nałożenie kary zostały wypłacone w średniej kwocie 310 zł. Złożył PIT-2 i przysługują mu podwyższone koszty uzyskania przychodów. Pracownik w tym czasie był obecny w pracy każdego dnia. Wysokość kary wyniesie 110,78 zł i została obliczona następująco:

Krok 1. Ustalenie podstawy wymiaru kary pieniężnej w kwocie brutto:

2900 zł + 310 zł = 3210 zł,

Krok 2. Przeliczenie wynagrodzenia brutto do kwoty przypadającej do wypłaty:

3210 zł - [440,10 zł (składki na ubezpieczenia: emerytalne, rentowe i chorobowe finansowane przez pracownika) - 249,29 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne) - 213 zł (zaliczka na podatek dochodowy)] = 2307,61 zł,

Krok 3. Ustalenie wynagrodzenia netto za 1 dzień:

2307,61 zł : 20,83 = 110,78 zł.

Potrącenie kary pieniężnej

W przypadku gdy pracodawca nałożył na pracownika więcej niż jedną karę pieniężną, nie mogą one łącznie przewyższać 1/10 części wynagrodzenia przypadającego zatrudnionemu do wypłaty. Potrącić karę z wynagrodzenia pracownika pracodawca może dopiero po dokonaniu ewentualnych potrąceń z tytułu alimentów, należności innych niż alimentacyjne egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych i zaliczek pieniężnych (art. 108 § 3 k.p.). Kary pieniężne potrąca się niezależnie od wskazanych tytułów, jednak w ramach wskazanych ograniczeń. Ponadto przy potrącaniu kary pieniężnej pracownikowi należy pozostawić przynajmniej 90% minimalnego wynagrodzenia za pracę (kwota wolna od potrąceń). Na tego rodzaju potrącenie nie jest wymagana pisemna zgoda pracownika. Jest to bowiem potrącenie obowiązkowe, a podstawę do jego dokonania stanowi zawiadomienie pracodawcy o ukaraniu pracownika karą pieniężną.

PRZYKŁAD

Pracownikowi z poprzedniego przykładu pracodawca wymierzył w styczniu 2017 r. karę pieniężną za dwa przewinienia w łącznej wysokości 221,56 zł (110,78 zł x 2). Wynagrodzenie przypadające pracownikowi do wypłaty w styczniu wynosi 2092,19 zł. Pracownik ma prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów i kwoty zmniejszającej podatek (46,33 zł). Zatrudniony nie ma innych tytułów upoważniających pracodawcę do dokonywania potrąceń z wynagrodzenia za pracę. Pracodawca nie może jednak potrącić pełnej kwoty nałożonej kary, ponieważ przekracza ona łącznie 1/10 część wynagrodzenia przypadającą pracownikowi do wypłaty (2092,19 zł x 1/10 = 209,22 zł). W tej sytuacji należy ograniczyć potrącenie z tytułu nałożonych kar do kwoty 209,22 zł (209,22 zł < 221,56 zł). Po potrąceniu pracownikowi pozostaje do wypłaty 1882,97 zł (2092,19 zł - 209,22 zł). Ponieważ jest to jednocześnie kwota wyższa od 90% minimalnej płacy (kwoty wolnej od potrąceń), która stanowi dla tego pracownika 1318,03 zł, potrącenie zostało dokonane prawidłowo. Należy przyjąć, że pracodawca nie może w terminie wypłaty następnego wynagrodzenia potrącić z wynagrodzenia pracownika pozostałej części kary, tj. 12,34 zł bez jego zgody. Kary pieniężne nie są bowiem zadłużeniem wobec pracodawcy, lecz narzędziem dyscyplinującym pracownika. Jeżeli swoim zachowaniem pracownik wyrządził pracodawcy szkodę, może on domagać się jej naprawienia według przepisów Kodeksu pracy o odpowiedzialności pracowniczej, a także wystąpić z powództwem cywilnym przeciwko zatrudnionemu.

Kary pieniężne w przychodach pracodawcy

Kary pieniężne uzyskiwane przez pracodawcę w wyniku ich potrącenia z wynagrodzeń pracowników (ewentualnie przez wpłaty pracowników dokonywane z tego tytułu), mimo że nie są bezpośrednią konsekwencją prowadzonej przez pracodawcę działalności, stanowią dla niego przychód podatkowy. Przychód ten pracodawca powinien rozpoznać w dacie potrącenia kary lub jej wpłaty przez pracownika. Kary pieniężne pracodawca przeznacza na poprawę warunków bhp.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 87 § 4, art. 871 pkt 3, art. 108-113, art. 281 pkt 4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 60

● art. 23 ust. 1 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych - j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 1881

● art. 24 ust. 1 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy - j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 640; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1986

● § 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy - Dz.U. Nr 62, poz. 289; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 2000

● § 10, 14, § 16 ust. 1 i § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353

● art. 14 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 60

● art. 12 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1888; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 60

Bożena Goliszewska-Chojdak

specjalista z zakresu kadr i płac, praktyk z kilkunastoletnim doświadczeniem w dziale kadrowo-płacowym, ekonomistka