Zatrudniłem dwóch pracowników na pełny etat. Zgodnie z umową pensje w gotówce będę im wypłacał ostatniego roboczego dnia miesiąca. W lutym br. pensje wypłacę 27 lutego. Jak mam to wpisać do pkpir?

Wynagrodzenie wypłacane pracownikom powinien Pan wpisywać do kolumny 12 pkpir. Podstawą wpisu będzie sporządzona przez Pana lista płac, na której pracownicy potwierdzą własnoręcznym podpisem odbiór wynagrodzenia. Szczegóły - w uzasadnieniu.

Do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom przeznaczona jest kolumna 12 pkpir. W przypadku wypłaty wynagrodzenia gotówką w kasie podatnik dokonuje wpisu na podstawie listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń (pkt 12 objaśnień do pkpir). Jeżeli zatem będzie Pan wypłacał wynagrodzenia w gotówce, to musi Pan sporządzić listę płac, na której pracownicy potwierdzą otrzymanie pensji. Lista ta będzie jednocześnie stanowiła podstawę wpisu tych wynagrodzeń w kolumnie 12 pkpir.

W przypadku wynagrodzeń pracowników istnieją różne warianty momentu ich ujęcia w kosztach uzyskania przychodów. Wynagrodzenia mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów memoriałowo, tj. w miesiącu, za który są należne. Pracodawca może zaliczyć wynagrodzenia do kosztów tego miesiąca, za który są należne, pod warunkiem że dokona ich wypłaty w obowiązującym go terminie (art. 22 ust. 6ba updof). Termin ten wynika z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Gdy pracodawca naruszy obowiązujący go termin wypłaty wynagrodzeń, może je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów dopiero w dacie ich wypłaty, czyli na zasadzie kasowej.

PRZYKŁAD

Podatnik wypłaca swoim pracownikom wynagrodzenia 10. dnia miesiąca następnego po miesiącu wykonania pracy. Wynagrodzenia za styczeń 2015 r. wypłacił 9 lutego 2015 r. Pracodawca może zaliczyć te wynagrodzenia do kosztów w dacie 31 stycznia 2015 r. jako wynagrodzenia należne za styczeń. Gdyby wypłacił te wynagrodzenia 11 lutego, mógłby je zaliczyć do kosztów dopiero w lutym 2015 r.

Podobne zasady dotyczą uwzględniania w kosztach uzyskania przychodów składek ZUS w części opłacanej przez płatnika. Składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostaną opłacone:

● w terminie wynikającym z odrębnych przepisów, jeżeli wypłata wynagrodzeń pracowniczych miała miejsce w miesiącu, za który są należne.

PRZYKŁAD

Podatnik 27 stycznia 2015 r. dokonał wypłaty wynagrodzeń za styczeń 2015 r. Składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę oraz na FP i FGŚP opłacono 16 lutego 2015 r. (w 2015 r. 15 lutego przypada w niedzielę). Zarówno wynagrodzenia, jak i należne za nie składki stanowią koszty uzyskania przychodów w styczniu 2015 r.

● zostaną opłacone nie później niż do 15. dnia miesiąca, w którym dokonano wypłaty wynagrodzeń pracowniczych, w przypadku gdy wynagrodzenia te są należne za poprzedni miesiąc, a zostały wypłacone w następnym miesiącu, ale w terminie wynikającym z przepisów prawa, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

PRZYKŁAD

Podatnik 7 lutego 2015 r. wypłacił wynagrodzenia należne za styczeń 2015 r. Zgodnie z umową wypłaca wynagrodzenia pracownikom 10. dnia miesiąca następnego po miesiącu wykonania pracy. Składki od tych wynagrodzeń w części finansowanej przez płatnika opłacono 16 marca 2015 r. (zgodnie z przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych; w 2015 r. 15 marca przypada w niedzielę). Wynagrodzenia stanowią koszty uzyskania przychodów w styczniu 2015 r., natomiast składki ubezpieczeniowe oraz na FP i FGŚP - w marcu 2015 r. Składki mogłyby zostać rozliczone memoriałowo na koniec stycznia, gdyby zostały uiszczone w terminie do 16 lutego 2015 r. (w 2015 r. 15 lutego przypada w niedzielę).

Składki ZUS zapłacone po terminie przewidzianym w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych stanowią koszty uzyskania przychodów wyłącznie kasowo, tj. w momencie ich zapłaty do ZUS.

PRZYKŁAD

Przedsiębiorca zatrudnia dwóch pracowników, których zasadnicze wynagrodzenie miesięczne wynosi 4000 zł. Zgodnie z zawartymi umowami o pracę wynagrodzenie powinno być wypłacane ostatniego dnia miesiąca. Wynagrodzenie za luty 2015 r. zostało wypłacone 27 lutego. Składki ZUS od tego wynagrodzenia zostały zapłacone 16 marca 2015 r. (w 2015 r. 15 marca przypada w niedzielę). Podatnik ujmie w pkpir w dacie 27 lutego:

● wynagrodzenie brutto w kwocie 8000 zł (2 x 4000 zł) - w kolumnie 12,

● składki na ubezpieczenia społeczne pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na FP i FGŚP w kwocie 1659,20 zł - w kolumnie 13.

Wyliczenie składek ZUS w części finansowanej przez pracodawcę od wynagrodzenia w kwocie 4000 zł przedstawia się następująco:

● ubezpieczenie emerytalne - 4000 zł x 9,76% = 390,40 zł,

● ubezpieczenie rentowe - 4000 zł x 6,5% = 260 zł,

● ubezpieczenie wypadkowe - 4000 zł x 1,93% = 77,20 zł.

Razem składki na ubezpieczenia społeczne - 727,60 zł.

Składka na FP - 4000 zł x 2,45% = 98 zł.

Składka na FGŚP - 4000 zł x 0,10% = 4 zł.

Razem składki za jednego pracownika - 829,60 zł.

Zapis w pkpir

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 22 ust. 6ba ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 73

Grzegorz Ziółkowski

doradca podatkowy, właściciel kancelarii doradztwa podatkowego, autor licznych publikacji z dziedziny podatków