Pracodawca ma prawo potrącić z wynagrodzenia pracownika koszty naprawy uszkodzonego przez niego laptopa, pod warunkiem że uszkodzenie nastąpiło z winy pracownika. Potrącenia powinien dokonać z kwoty do wypłaty, jaka przysługuje temu pracownikowi. Pełną kwotę wynagrodzenia brutto pracodawca zalicza do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast potrąconą kwotę za naprawę laptopa pracodawca powinien zaliczyć do swoich przychodów z działalności gospodarczej.

Pracownik może odpowiadać za szkodę wyrządzoną pracodawcy (w naszym przypadku uszkodzenie laptopa) w jednym z dwóch trybów:

● odpowiedzialności za szkodę albo

● odpowiedzialności za mienie powierzone.

W obu trybach pracodawca ma prawo obciążyć pracownika kosztami naprawy laptopa, jeżeli jego uszkodzenie powstało z winy pracownika. To pracodawca obowiązany jest wykazać winę pracownika, czyli związek przyczynowy między szkodą a zachowaniem pracownika. Nie można natomiast obciążać pracownika kosztami naprawy laptopa, jeżeli jego uszkodzenie nie wynikało z winy pracownika, np. uszkodzenie wynikło z normalnego zużycia technicznego jego części.

Jeżeli pracodawca potrąca koszty naprawy laptopa z wynagrodzenia pracownika, to powinien to robić z kwoty do wypłaty. Pełną kwotę wynagrodzenia brutto pracodawca zalicza do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast potrąconą kwotę na naprawę laptopa pracodawca powinien zaliczyć do swoich przychodów z działalności gospodarczej.

PRZYKŁAD

Pracownik uszkodził służbowego laptopa. Koszt naprawy wyniósł 340 zł (udokumentowany fakturą uproszczoną). Pracodawca potrącił tę kwotę z wynagrodzenia pracownika, które wynosi brutto 3000 zł. Rozliczenie przychodu pracownika przedstawia się następująco:

● przychód brutto: 3000 zł,

● składki ZUS: 411,30 zł = 3000 zł x 13,71%,

● koszty uzyskania przychodu: 111,25 zł,

● podstawa opodatkowania: 2477 zł = 3000 zł - 411,30 zł - 111,25 zł, po zaokrągleniu do pełnych złotych,

● wyliczona zaliczka na podatek: 399,53 zł = (2477 zł x 18%) - 46,33 zł,

● składka zdrowotna 9%: 232,98 zł = (3000 zł - 411,30 zł) x 9%,

● składka zdrowotna 7,75%: 200,62 zł = (3000 zł - 411,30 zł) x 7,75%,

● zaliczka do urzędu: 199 zł = 399,53 zł - 200,62 zł, po zaokrągleniu do pełnych złotych,

● do wypłaty: 1816,72 zł = 3000 zł - 411,30 zł - 232,98 zł - 199 zł - 340 zł.

Pracodawca do kosztów zaliczy kwotę brutto wynagrodzenia 3000 zł. Natomiast potrąconą na naprawę laptopa kwotę 340 zł zaliczy do swoich przychodów z działalności gospodarczej.

Zapis w pkpir

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 22 ust. 1 i 6b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1328

Grzegorz Ziółkowski

doradca podatkowy, właściciel kancelarii doradztwa podatkowego, autor licznych publikacji z dziedziny podatków

Czytaj także: raport "Koszty remontów środków trwałych - w praktyce" - w bieżącym numerze Mk.