11/2014, data dodania: 07.11.2014 Warunki i technika prowadzenia spisu w polu spisowym
Rzetelne przeprowadzenie spisu z natury wymaga, aby dokonujący spisu zespół miał zapewnione odpowiednie do tego warunki. Chodzi m.in. o to, aby ograniczyć do minimum liczbę osób obecnych w polu spisowym w czasie spisu.
Tabela. Osoby uprawnione i nieuprawnione do przebywania w polu spisowym w czasie trwania spisu z natury
| W czasie spisu z natury w polu spisowym | |
| mogą przebywać | nie powinny przebywać |
| 1) Zespół spisowy. | Nieupoważnione osoby postronne, np.: ● petenci, |
Spis w polu spisowym powinien być przeprowadzany w ściśle określonym porządku. Przede wszystkim należy zapobiegać popełnianiu błędów polegających na pominięciu składników majątkowych bądź ich kilkakrotnym spisaniu. W tym celu stosuje się dwa podstawowe rozwiązania:
1) rozwiązanie 1 - przyjęcie określonej, jednolitej kolejności dokonywania spisu w polu spisowym, np. w przypadku:
● środków trwałych użytkowanych w pomieszczeniach - rozpoczynanie spisu od lewej strony ściany przeciwległej do wejścia do pomieszczenia i posuwanie się do strony prawej i jednocześnie w stronę wejścia,
● zapasów składowanych na półkach, regałach - rozpoczynanie spisu od lewej strony od góry, przechodząc do strony prawej i posuwając się w dół;
2) rozwiązanie 2 - oznaczanie zinwentaryzowanych elementów rzeczowego majątku obrotowego np. zmywalnym flamastrem, kredą lub za pomocą samoprzylepnych karteczek.
Wybrana technika wykonywania spisu powinna być jednolicie przyjęta i stosowana przez wszystkie zespoły spisowe.
Izabela Motowilczuk
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek
Podstawy prawne
● Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1100)
