Szkolenie dla każdej firmy, bez względu na jej wielkość, to nie tylko wydatek rzędu kilku tysięcy złotych, lecz przede wszystkim projekt, który ma przynieść konkretne rezultaty. Na co należy zwrócić uwagę na każdym etapie realizacji projektu rozwojowego, aby inwestycja okazała się efektywna?

Konkretny cel a spodziewany efekt

Sukces projektu szkoleniowego w dużej mierze zależy od właściwego zdefiniowania celu, jaki organizator procesu rozwojowego chce osiągnąć. Niebagatelne znaczenie ma więc precyzyjne przygotowanie zapytania ofertowego, zawierającego szczegółowo opisany cel. Zrozumienie przez firmę szkoleniową specyfiki firmy klienta oraz realnego problemu, jaki trzeba rozwiązać, ułatwi przygotowanie wstępnej koncepcji programowej zgodnej z oczekiwaniami zleceniodawcy.

Zdefiniowanie celu
- pytania na tym etapie:

1) Jaka jest geneza problemu, który wymaga rozwiązania wspólnie z firmą szkoleniową?

2) Jaki cel biznesowy chce osiągnąć firma konkretnym projektem rozwojowym?

3) W jakim stopniu firma szkoleniowa rozumie specyfikę prowadzonego przez klienta biznesu?

4) Jakie narzędzia poza szkoleniem można zastosować do rozwiązania zaistniałego problemu?

Wybór firm do zapytania ofertowego

Wybór firm szkoleniowych, do których jest wysyłane zapytanie ofertowe, jest o tyle trudny, że ich liczba na rynku jest bardzo duża, a w wielu przypadkach jedynym kryterium, które można wykorzystać przy wyborze firmy, są ogólne informacje umieszczone na stronie internetowej. Stąd warto pokusić się o głębszą analizę informacji na temat zapraszanej firmy i rozważyć takie czynniki, jak:

● wiarygodność firmy - zaufanie uzyskuje się dzięki opiniom i rekomendacjom rynkowym. Z dużą ostrożnością należy odnosić się do referencji wyrażonych w formie pisemnej, ponieważ prawdopodobnie będą to wyłącznie te pozytywne. W zapytaniu ofertowym dobrze sprawdza się prośba o dostarczenie danych kontaktowych do firm, z którymi firma szkoleniowa pracowała przy podobnych projektach,

● specjalizacja firmy - czyli to, w jakich obszarach specjalizuje się zespół trenerski, np. sprzedaż B2B, szkolenia menedżerskie, merchandising, telefoniczna obsługa klienta, szkolenia outdoor itd. Praca ze specjalistami sprawia, że jakość projektu będzie na dużo wyższym poziomie,

● doświadczenie firmy - czyli jak długo funkcjonuje na rynku, jakie kluczowe projekty realizowała dla firm z branży, w której funkcjonuje firma klienta, i co konkretnie udało się jej osiągnąć ze swoimi klientami,

● certyfikacje narzędziowe - czyli wszelkie aktualne uprawnienia do wykorzystywania narzędzi wspierających procesy rozwojowe, takie jak testy psychologiczne, systemy badania osobowości zawodowej etc.,

● trenerzy wspierający działania firmy - wiele firm szkoleniowych nie zatrudnia trenerów na stałe. Zespół trenerski często tworzą tzw. freelancerzy oraz trenerzy i coachowie współpracujący z wieloma firmami jednocześnie. Dzięki temu firma może zapewnić wielu specjalistów, którzy, realizując liczne projekty szkoleniowe, mają bogate know-how, mogące przydać się również w obecnym projekcie.

Zapytanie ofertowe
- pytania na tym etapie:

1) Jakie konkretnie elementy uwiarygodniają firmę szkoleniową?

2) Jakie działania firmy pokazują jej specjalizację?

3) Jakie jest doświadczenie firmy? Jakie projekty realizowała w firmach o podobnym profilu branżowym do branży klienta?

4) Czy proponowane narzędzia rozwojowe są aktualne?

5) Czy konsultanci realizujący projekt posiadają certyfikaty, czy być może posiada go tylko jeden trener?

Etapy realizacji projektu szkoleniowego

Analiza złożonych ofert

To zwykle moment, kiedy spośród kilku lub kilkunastu ofert trzeba wybrać te najlepsze. Stąd potrzeba ustalenia kryteriów, jakimi należy się kierować przy wyborze. Doświadczenia pracowników działów personalnych pokazują, że główne kryteria to:

● kompleksowe podejście do procesu rozwojowego - od spraw organizacyjnych przed projektem, aż do rozliczenia efektywności,

● dopasowanie oferty do potrzeb zgłaszanych w zapytaniu. Pierwsze obserwacje na temat sposobu działania firmy szkoleniowej można poczynić jeszcze przed złożeniem przez nią oferty, tj. w momencie, gdy konsultanci firmy szkoleniowej kontaktują się, by uzyskać informacje potrzebne do przygotowania oferty. Finalnie kluczową sprawą na tym etapie okaże się dopasowanie merytoryczne oferty oraz spójność w realizacji celów zleceniodawcy,

● eksperckość firmy w danej dziedzinie - w dobrze przygotowanej ofercie dobór trenerów powinien zależeć od ich specjalizacji w tematyce projektu. Istotne jest, aby trener szkolący ze sprzedaży był przede wszystkim praktykiem, a nie teoretykiem w tej dziedzinie. Gdy projekt ma rozwijać kompetencje menedżerskie, wybrani trenerzy powinni być praktykami zarządzania, przynajmniej na etapie, kiedy jeszcze nie byli trenerami,

● innowacyjność - firmy szkoleniowe często deklarują, że przygotowują oferty "uszyte na miarę". Warto sprawdzić, czy proponowane przez nich rozwiązania są rzeczywiście innowacyjne, czy też są kopią rozwiązań stosowanych przez inne firmy, a jedynym wyróżnikiem oferty jest tylko ich logotyp,

● cena - to zwykle na tym etapie dokonuje się pierwsza selekcja cenowa. Najlepiej jednak najpierw uwzględnić powyższe obszary, a dopiero później skoncentrować się na cenie.

Analiza złożonych ofert
- pytania na tym etapie:

1) W jakim stopniu firma szkoleniowa zaprezentowała kompleksowe podejście do projektu?

2) Czy oferta uwzględnia wszystkie cele wskazane w zapytaniu ofertowym?

3) Co świadczy o eksperckości firmy szkoleniowej w danej dziedzinie?

4) Czy cena mieści się w zakładanym budżecie projektowym?

5) Jak firma wyceniła poszczególne etapy projektu?

Spotkanie z wybranymi firmami

Podczas spotkania z wybraną firmą szkoleniową kluczową sprawą jest uzyskanie wiedzy w dwóch obszarach:

● kompetencje organizacyjne firmy szkoleniowej, czyli sposób, w jaki reprezentanci firmy rozmawiają o projekcie, jak widzą jego procesowość, w jaki sposób chcą zrealizować etap przygotowawczy do projektu, a w jaki dokonają jego ewaluacji. Prowadząc rozmowy z kilkoma firmami, dobrym rozwiązaniem jest stosowanie wywiadu ustrukturyzowanego, dzięki czemu można porównać firmy w konkretnie zdefiniowanych obszarach,

● kompetencje i osobowość trenerów wybranych do projektu. W doborze trenerów często decydującą rolę odgrywa subiektywna ocena decydenta wybierającego firmę szkoleniową. Dobrą praktyką jest rozmowa z trenerami na temat rezultatów, jakie uzyskali w podobnych projektach. Świadomy trener ma nie tylko doświadczenie biznesowe, lecz także jest w stanie odpowiedzieć na oczekiwania co do koncepcji działania oraz ujednolicenia celów zleceniodawcy i uczestników. Czasem korzysta się z tzw. samplingów, czyli krótkich form szkoleniowych, podczas których można zaobserwować dopasowanie trenerów do oczekiwań projektowych.

Spotkanie z wybranymi firmami
- pytania na tym etapie:

1) Jak firma szkoleniowa działa pod kątem organizacyjnym?

2) Czy kompetencje trenerów wpisują się w wizję realizowanego projektu?

Wybór najlepszej oferty

Ostateczny wybór firmy szkoleniowej powinien zależeć od następujących czynników:

● merytorycznej jakości oferty,

● prestiżu firmy,

● poczucia bezpieczeństwa w zakresie realizacji projektu,

● pozytywnych relacji z reprezentantami firmy,

● wysokości proponowanej ceny.

Im bardziej firma szkoleniowa jest zaangażowana w realizowany proces, tym wydajniejszy jest jego przebieg. To firma szkoleniowa powinna zapewnić wsparcie organizacji w pozytywnym odbiorze projektu przez uczestników, poprzez np. redagowanie treści wysyłanych do nich zaproszeń do udziału w szkoleniu.

Przy wyborze firmy szkoleniowej decydenci bardzo często ograniczeni są przez trzy aspekty: ograniczenia budżetowe, cele biznesowe organizacji oraz poziom zaangażowania uczestników i ich przełożonych w projekt. Zaangażowanie firmy szkoleniowej, jak również jej know-how wynikający z wiedzy i doświadczenia, mogą okazać się niezwykle przydatne.

Warto też zwrócić uwagę na to, jak firma szkoleniowa definiuje cele biznesowe. Deklarowanie zbyt dużej liczby rozwijanych w module szkoleniowym kompetencji wskazuje, że mamy do czynienia z programem efektownym, a nie efektywnym. Jak pokazuje praktyka, podczas jednego modułu szkoleniowego można rozwinąć co najwyżej dwie, trzy kompetencje.

Wybór oferty
- pytania na tym etapie:

1) Czy oferta uwzględnia wszystkie cele biznesowe?

2) Jakie konkretne kompetencje uczestników będą rozwijane podczas realizacji poszczególnych modułów?

Realizacja projektu

Z analizy wyników efektywności biznesowej szkoleń wyłaniają się dwa kluczowe spostrzeżenia:

● firmy częściej inwestują w jednorazowe szkolenia,

● firmy realizujące rozbudowane projekty szkoleniowe mają znacząco lepsze rezultaty zwrotu z inwestycji od tych, które zainwestowały w jednorazowe szkolenie.

Zmiana przekonań i postaw uczestników nie jest możliwa podczas jednego wydarzenia. Owszem, może przynieść oczekiwany rezultat, jednak będzie on krótkofalowy. Utrwalanie wiedzy, rozwijanie umiejętności, oraz praca nad zmianą przekonań wymaga zaangażowania nie tylko szkolonej grupy, lecz także ich przełożonych. Skuteczna firma szkoleniowa podkreśli istotę tych obszarów w całym procesie edukacyjnym. Wskaże również inne formy rozwoju kompetencji, takie jak coaching, mentoring, indywidualne wsparcie na stanowisku pracy itd., które w niektórych przypadkach mogą okazać się bardziej skuteczne niż szkolenie.

Angażowanie przełożonych w proces rozwijania pracowników także może przebiegać w rozmaity sposób. Często wystarczy, że menedżer porozmawia z pracownikiem o tym, dlaczego wysyła go na szkolenie i czego się po tym spodziewa. Czasem jednak warto porozmawiać z pracownikiem także po odbytym szkoleniu i ustalić, jak ocenia szkolenie, co ono mu uświadomiło i nad czym chce pracować. Dzięki temu pracownik nie tylko mocniej zaangażuje się we własny proces rozwojowy, lecz będzie świadomy celowości tego rodzaju działań wspierających.

Zdarza się jednak, że powyższe podejście będzie niewystarczające i spodziewane efekty pojawią się dopiero wtedy, gdy menedżerowie również zostaną poddani procesowi rozwojowemu. Takie działanie doprowadzi do spójnego spojrzenia na procesy biznesowe, a pracownicy zyskają poczucie, że wspólnie z menedżerami mówią tym samym językiem. Jeśli menedżerowie opanują narzędzia z elementami np. coachingu, będą bardziej świadomie pracowali z podwładnymi.

Trzecim elementem zwiększającym efektywność działań rozwojowych jest zaangażowanie firmy szkoleniowej nie tylko do przeprowadzenia samego szkolenia. Dobrym pomysłem jest zobowiązanie firmy do wysyłania uczestnikom przed szkoleniami i po ich zakończeniu zadań wdrożeniowych, kontaktowania się z nimi w celu wstępnego poznania ich i zbadania ich oczekiwań, prowadzenia rozmów z przełożonymi i działem personalnym, by poznać wszystkie punkty widzenia oraz w pełni zrozumieć genezę realizowanego projektu.

Efektywna firma szkoleniowa dużo energii inwestuje także w działania następujące po szkoleniu. Pomiar efektywności często realizuje sama firma zlecająca szkolenie, natomiast wdrażanie efektów rozwojowych jest zadaniem firmy szkoleniowej. Do takich działań należy wysyłanie uczestnikom szkoleń materiałów poszkoleniowych i zadań dodatkowych, zapewnienie uczestnikom merytorycznego wsparcia ze strony trenera także po szkoleniu, zapewnienie dostępu do narzędzi podtrzymujących proces rozwojowy typu e-learning, zamknięte grupy dyskusyjne etc.

Realizacja projektu
- pytania na tym etapie:

1) Jakie działania rozwojowe należy podjąć, żeby rozwiązać problem leżący w genezie projektu?

2) Do jakich działań należy zaangażować przełożonych w celu osiągnięcia zamierzonego rezultatu?

3) Jakich narzędzi użyje firma szkoleniowa do mierzenia efektywności własnych działań?

Metodologia

Oprócz opisanych powyżej aspektów, bardzo dużo uwagi należy poświęcić metodologii pracy trenerów. Kluczowe aspekty to:

● precyzyjne zdiagnozowanie źródła problemu,

● zdefiniowanie celu, jaki firmy chcą osiągnąć,

● zastosowanie sprawdzonych metod pracy i dobór narzędzi. Warto podkreślić, że o ile innowacyjność w szkoleniach jest kusząca, o tyle jednak często skuteczniejsze okazują się sprawdzone metody, zwłaszcza w przypadku, gdy problem jest powtarzalny i występował w porównywalnej grupie docelowej w branży.

Ważne jest też zwrócenie uwagi na to, jak trenerzy pracują podczas szkoleń, oraz w jaki sposób równoważą przekazywanie teorii z praktyką. Profesjonalizm trenera polega na tym, że potrafi zachować równowagę między przekazywaniem wiedzy, ćwiczeniem umiejętności, a pracą nad świadomością uczestników. Dbając o równowagę pomiędzy tymi trzema obszarami, firma szkoleniowa powinna zaproponować najwłaściwszą formę pracy - nie zawsze szkolenie może okazać się najlepszym rozwiązaniem.

Metodologia pracy
- pytania na tym etapie:

1) Jakie formy edukacyjne będą wykorzystywane podczas szkoleń?

2) W jaki sposób trenerzy chcą wpływać na przekonania uczestników?

Przedstawione w artykule wskazówki są wypadkową praktycznej wiedzy, będącej efektem zarówno kupowania, jak i sprzedawania projektów rozwojowych dla pracowników. Inwestycja rozwojowa pracowników to olbrzymia odpowiedzialność i ryzyko popełnienia błędu powinno być ograniczone do absolutnego minimum.

Paweł Muzyczyszyn

Praktyk związany z pracą w działach sprzedaży. Budował sieci sprzedaży w instytucjach bankowych oraz branży informatycznej. Obecnie jako trener i coach wspiera firmy na wszystkich poziomach rozwoju handlowego.

pawel@grow.edu.pl