Nieprawidłowe ujmowanie w księgach rachunkowych należności z tytułu zaległości podatkowych zabezpieczonych hipotecznie

Nieprawidłowość: Ewidencjonowanie należności z tytułu zaległości podatkowych zabezpieczonych hipotecznie na koncie 226 "Długoterminowe należności budżetowe", zamiast na koncie 221 "Należności z tytułu dochodów budżetowych", co powoduje zafałszowanie informacji w bilansach jednostek, gdzie należności te zamiast być wykazywane jako krótkoterminowe, są wykazywane jako długoterminowe.

Prawidłowy sposób postępowania: Ponieważ podatkowe zaległości zabezpieczone hipotecznie są należnościami krótkoterminowymi w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 18 lit. c uor, ich wartość należy ewidencjonować na koncie 221.

Nierozliczenie wyników inwentaryzacji należności w księgach rachunkowych roku obrotowego

Nieprawidłowość: Niedokonanie w jednostkach organizacyjnych rozliczenia wyników inwentaryzacji należności tych jednostek, w razie ujawnienia w jej wyniku występowania należności przedawnionych, co powoduje, że zarówno księgi rachunkowe jednostek, jak i sporządzane na ich podstawie sprawozdania (budżetowe, z zakresu operacji finansowych, finansowe) zawierają nierzetelne dane.

Prawidłowy sposób postępowania: Jeśli w następstwie przeprowadzonej inwentaryzacji zostaną ujawnione należności przedawnione, to w efekcie prawidłowego rozliczenia wyników takiej inwentaryzacji:

● należności podatkowe powinny być bezwzględnie odpisane z ksiąg rachunkowych,

● w przypadku należności niepodatkowych (cywilnoprawnych, ze stosunku pracy) - należy wystąpić do dłużników z wnioskiem o spłatę i odpisać te należności, co do których dłużnicy powołają się na zarzut przedawnienia (art. 117 § 2 k.c., art. 292 k.p.).

Pozostawienie w księgach rachunkowych roku obrotowego nieprawidłowych sald

Nieprawidłowość: Niewyjaśnianie i niewyeliminowanie ujawnionych w czasie przygotowania do zamknięcia ksiąg rachunkowych błędów polegających na wykazywaniu przez określone konta sald po nieprawidłowych stronach (np. saldo Ma kont: 223 "Rozliczenie wydatków budżetowych" w planie kont budżetu jednostki samorządu terytorialnego, 101 "Kasa" w planie kont jednostki, zespołu 4 - "Koszty według rodzajów i ich rozliczenie", które na koniec roku przenoszone jest na konto 860 "Wynik finansowy" itp.), na skutek czego zarówno księgi rachunkowe, jak i sporządzane na ich podstawie sprawozdania finansowe zawierają nierzetelne dane.

Prawidłowy sposób postępowania: W razie wykrycia tego typu nieprawidłowości w trakcie przeprowadzania procedur przygotowania do zamknięcia ksiąg rachunkowych (inwentaryzacja, kontrola zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald ksiąg pomocniczych), należy bezwzględnie wyjaśnić przyczynę powstania sald po niewłaściwej stronie konta i wyeliminować ją przed ostatecznym zamknięciem ksiąg rachunkowych (poprzez wprowadzenie odpowiednich korekt błędnych zapisów księgowych). W przypadku ksiąg rachunkowych prowadzonych techniką komputerową nieprawidłowe salda mogą być skutkiem wadliwego działania oprogramowania - w takiej sytuacji konieczne jest znalezienie wady i jej usunięcie przed wprowadzeniem korygujących zapisów księgowych, inaczej błędy nie zostaną trwale wyeliminowane.

Niedokonywanie lub niewłaściwe dokonywanie odpisów aktualizujących należności

Nieprawidłowość: Niedokonywanie odpisów aktualizujących od należności, mimo występowania w jednostkach należności spornych i wątpliwych albo dokonywanie odpisów aktualizujących w sposób niezgodny z przepisami (najczęściej odpisy aktualizujące są w jednostkach tworzone nie dla należności głównych i odsetek spornych oraz wątpliwych, lecz dla całej kwoty przypisanych i niewpłaconych odsetek, od wszystkich należności jednostek).

Prawidłowy sposób postępowania: Jednostki należące do sektora publicznego mają obowiązek tworzenia odpisów aktualizujących należności zgodnie z art. 35b-35c uor. Odpisy te aktualizują wartość należności wykazywaną w bilansach tych jednostek do kwot, których uzyskanie w przyszłości jest realne. W przypadku odsetek od zaległości odpis aktualizujący powinien być tworzony tylko dla odsetek od należności uznanych za sporne i wątpliwe.

Zaniechanie przeprowadzenia inwentaryzacji dla części aktywów i/lub pasywów

Nieprawidłowość: Pomijanie przy inwentaryzacjach rocznych składników aktywów i pasywów, które podlegają inwentaryzacji w drodze weryfikacji zapisów ksiąg rachunkowych z dokumentacją źródłową (art. 26 ust. 1 pkt 3 uor). Najczęściej dzieje się tak, ponieważ w przepisach wewnętrznych jednostek (instrukcjach inwentaryzacyjnych, zarządzeniach w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji) inwentaryzacja utożsamiana jest jedynie ze spisem z natury lub uzgodnieniem sald z kontrahentami.

Prawidłowy sposób postępowania: W wyeliminowaniu tego typu nieprawidłowości pomocne jest rokroczne opracowywanie harmonogramu inwentaryzacji, w którym należy wskazać występujące w jednostce aktywa i pasywa (zgodnie z księgami rachunkowymi) oraz określić dla nich metodę inwentaryzacji, terminy i osoby odpowiedzialne za wykonanie poszczególnych czynności inwentaryzacyjnych.

Oprac. Izabela Motowilczuk