Organizacja spisu z natury

Rada: Przygotowanie do przeprowadzenia inwentaryzacji w jednostce to zwykle czas emocjonujących dyskusji pomiędzy pracownikami jednostki o obciążeniu ich zadaniami i absolutnej niemożliwości dołożenia jakichkolwiek dodatkowych obowiązków związanych z przeprowadzeniem spisu z natury.

Koordynacja spisu z natury w jednostce nie należy do zadań głównego księgowego, ale mimo to moje doświadczenie może być przydatne w jednostce do sprawnego przeprowadzenia tego nielubianego procesu.

Pamiętam taki rok w mojej jednostce, gdy wyprowadzona z równowagi ciągnącymi się po korytarzach urzędu narzekaniami pracowników z powodu powołania do zespołów spisowych, ustaliłam z naszą przewodniczącą inwentaryzacji, że wobec powyższego do zespołów spisowych powołamy wszystkich pracowników, którzy oczywiście nie mają w zakresie obowiązków ewidencji majątku itp. Oszczędziliśmy tylko kierownictwo urzędu oraz dyrektorów wydziałów.

Było to spore wyzwanie, gdyż powstało ponad 50 zespołów spisowych, ale... z pozycji czasu uważam, że był to jeden z najlepszych pomysłów (wdrożony zresztą również później z powodzeniem w wielu innych jednostkach). Dlaczego?

Zespoły spisowe stały się praktycznie zespołami stałymi - oczywiście zdarzała się rotacja pracowników, ale zwykle wymieniały się pojedyncze osoby, zatem nie było problemu zupełnego braku wiedzy w temacie - choć i tak szkolenia odbywały się przed każdym spisem. Stałość zespołów była wygodna przy konieczności przeprowadzenia też inwentaryzacji wyrywkowych, nagłych - bardzo to ułatwiało funkcjonowanie.

Członkowie zespołów z kolejnymi przeprowadzonymi spisami nabierali wiedzy i doświadczenia, zatem i spisy przeprowadzane były coraz lepiej i sprawniej.

Zespołów było dużo, ale to pozwalało zmniejszyć liczbę spisów dla każdego z nich. Wiadomo, jeśli mamy 10 zespołów i każdy ma zrobić spis 15 pól spisowych, inaczej do tego podchodzi, niż kiedy 50 zespołów ma zrobić 3 spisy. Spisy zatem nabierały tempa, bo każdy chciał je szybko mieć za sobą.

Każdy był spisującym i spisywanym (odpowiedzialnym za elementy majątku), zatem wzajemne zrozumienie i podejście do spisu zupełnie się zmieniły.

A kiedy wprowadziliśmy jeszcze oznakowania kodami kreskowymi majątku gminy i wyposażyliśmy zespoły spisowe w czytniki, czas przeprowadzania inwentaryzacji skrócił się z 3 miesięcy do 10 dni.

I oto w ten sposób udało się rozwiązać problemy inwentaryzacyjne i na korytarzach zapanował spokój, bo każdy był w tej samej sytuacji...

Gorąco polecam

Agnieszka Drożdżal

- wieloletni skarbnik gminy