Inwentaryzację środków pieniężnych przechowywanych w kasach jednostek należy przeprowadzać corocznie, według stanu na ostatni dzień roku obrotowego metodą spisu z natury (art. 26 ust. 1 pkt 1 uor). Rozliczenie jej wyników trzeba ująć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, za który była przeprowadzana (art. 27 uor). Udokumentowanie faktu przeprowadzenia i rozliczenia wyników inwentaryzacji powinno odbywać się na zasadach określonych w dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady (politykę) rachunkowości, w jej części nieobowiązkowej - instrukcji inwentaryzacyjnej.

1. Zaniechanie przeprowadzenia oraz zaniechanie udokumentowania faktu przeprowadzenia inwentaryzacji

Nieprawidłowość polegająca na zaniechaniu przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej aktywów pieniężnych:

● krajowych środków płatniczych, do których zalicza się znaki pieniężne, czyli banknoty i monety będące w Polsce prawnym środkiem płatniczym, a także wycofane z obiegu, lecz podlegające wymianie oraz weksle i czeki,

● walut obcych i dewiz (m.in. weksli i czeków),

w kasach jednostek praktycznie się nie zdarza, jeśli już - dotyczy wyjątkowych sytuacji, w których pominięto określone rodzaje aktywów (np. czeki obce).

Zdarza się jednak, że w jednostkach nie jest udokumentowane przeprowadzenie inwentaryzacji - wskutek czego jednostki nie mogą udowodnić faktu jej przeprowadzenia. Jest to błąd stwierdzany przez kontrolujących w jednostkach budżetowych - gdzie na koniec roku budżetowego środki z kasy (pobrane dochody, środki przeznaczone na wydatki, pogotowie kasowe) należy odprowadzić do banku, w związku z czym stan gotówki w kasie powinien być zerowy. Komisje inwentaryzacyjne przeprowadzające spis z natury stwierdzają tylko fakt, że w kasie nie ma gotówki i nie sporządzają żadnego dokumentu na jego potwierdzenie, zakładając, że nie mają obowiązku sporządzania negatywnych protokołów ze spisu z natury (czyli potwierdzających nieistnienie danego składnika majątkowego). Jest to błąd, ponieważ art. 27 ust. 1 uor wymaga udokumentowania nie tylko wyników inwentaryzacji, ale też samego faktu jej przeprowadzenia.

2. Nieprawidłowe przeprowadzanie inwentaryzacji środków pieniężnych

Nieprawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji środków pieniężnych przechowywanych w kasach kontrole stwierdzają w jednostkach organizacyjnych, w których na koniec roku obrotowego może znajdować się gotówka i inne walory (np. w samorządowych zakładach budżetowych, u osób prawnych tworzonych na podstawie odrębnych przepisów - takich jak np.: wojewódzkie ośrodki ruchu drogowego, instytucje kultury itp.). Obejmuje całą gamę błędów, do których należą:

● przeprowadzanie inwentaryzacji przez osoby niepowołane, w wyniku samowolnej zmiany składu komisji inwentaryzacyjnej,

● przeprowadzanie inwentaryzacji jednoosobowo przez głównego księgowego,

● przeprowadzanie inwentaryzacji pod nieobecność osoby materialnie odpowiedzialnej, przez komisję o nieprawidłowym składzie (nieposzerzonym o dodatkową osobę, zapewniającą bezstronność spisu z natury),

● przeliczanie wartości pieniężnych przez kasjera zamiast przez członka komisji inwentaryzacyjnej,

● ustalanie liczby poszczególnych banknotów i monet bez dokładnego przeliczenia (na oko), mimo że nie znajdowały się one w oryginalnych, nienaruszonych opakowaniach bankowych,

● podawanie wartości środków pieniężnych znajdujących się w poszczególnych kasach jednostki przez kasjerów komisji inwentaryzacyjnej, która nie była obecna przy ich przeliczaniu.

Wszystkie opisane nieprawidłowości należą do kategorii poważnych naruszeń zasad przeprowadzania spisu z natury - ich stwierdzenie powinno skutkować unieważnieniem spisu i powtórzeniem go. Kontrola prawidłowości spisu w tym przypadku powinna być przeprowadzana w trakcie jego trwania lub niezwłocznie po jego zakończeniu, tak aby można było powtórzyć spis na ostatni dzień roku obrotowego.

Przyczynami opisanych nieprawidłowości najczęściej są: nieznajomość zasad przeprowadzania inwentaryzacji środków pieniężnych lub niedbalstwo pracowników powołanych do komisji inwentaryzacyjnej, rzadziej ich stwierdzenie jest powodem prób zafałszowania wyników spisu w celu ukrycia defraudacji środków. Temu celowi może służyć np. samowolna zamiana członków komisji inwentaryzacyjnej na takich, którzy albo biorą sami udział w defraudacji razem z kasjerem, albo łączą ich z osobą dokonującą defraudacji stosunki rodzinne, przyjacielskie, a także przeprowadzenie inwentaryzacji przez głównego księgowego (powód taki sam jak poprzedni). Z tych samych przyczyn (możliwości ukrycia manka w kasie) nie powinno się praktykować przeliczania gotówki przez samych kasjerów, zawsze powinna to robić przynajmniej dwuosobowa komisja inwentaryzacyjna w obecności kasjera.

3. Nierozliczanie i/lub nieudokumentowanie faktu rozliczenia inwentaryzacji środków pieniężnych

Aby uznać, że inwentaryzacja środków pieniężnych została rozliczona, w dokumentacji inwentaryzacyjnej (protokole inwentaryzacji kasy, ogólnym protokole poinwentaryzacyjnym) muszą znaleźć się zapisy na temat stanu ewidencyjnego gotówki w kasie (według raportów kasowych oraz salda konta 101 "Kasa"), a także wzmianka na temat tego, że stany księgowe i faktyczne są zgodne lub niezgodne (tu z podaniem przyczyn i osób odpowiedzialnych). Brak takich zapisów w dokumentacji inwentaryzacyjnej świadczy o nierozliczeniu inwentaryzacji lub o nieudokumentowaniu tego faktu. Nieprawidłowość taka jest najczęściej stwierdzana w jednostkach budżetowych, gdzie zerowy stan gotówki uznaje się za oczywisty, w związku z tym albo nie porównuje się go z zapisami na koncie syntetycznym, albo przez przeoczenie nie zamieszcza się wzmianki o tym fakcie w dokumentacji inwentaryzacyjnej.

IZABELA MOTOWILCZUK

magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych

PODSTAWY PRAWNE

● Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1333)

● Ustawa z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 907; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 605)