Spis z natury należy przeprowadzać zgodnie z harmonogramem ustalanym przez kierownika jednostki (stanowi on najczęściej załącznik do zarządzenia w sprawie przeprowadzenia spisu z natury). W harmonogramie spisu z natury powinny być określone:

● składniki majątku, które mają zostać zinwentaryzowane,

● terminy wykonywania poszczególnych czynności w ramach przygotowania, przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji,

● osoby odpowiedzialne za wykonanie tych czynności.

Przedstawiamy wzór harmonogramu spisu z natury środków trwałych, pozostałych środków trwałych, środków pieniężnych oraz papierów wartościowych w formie materialnej.

Wzór 1. Harmonogram spisu z natury

Spis z natury na danym polu spisowym należy rozpocząć od przyjęcia przez komisję inwentaryzacyjną (zespół spisowy) oświadczenia od osoby materialnie odpowiedzialnej za znajdujące się na nim składniki majątkowe o tym, że przekazała ona wszystkie dokumenty przychodowe i rozchodowe składników majątkowych do komórki księgowości, a wszystkie składniki majątkowe, za które ponosi odpowiedzialność, znajdują się na terenie jednostki we właściwych pomieszczeniach (patrz wzór 2).

Wzór 2. Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej - przed rozpoczęciem spisu

Następnie członkowie komisji inwentaryzacyjnej (zespołu spisowego) przeprowadzają czynności spisowe, czyli dokonują przeliczenia, zmierzenia, zważenia bądź ustalenia w drodze obliczeń technicznych lub oszacowania faktycznej ilości poszczególnych składników majątkowych znajdujących się w polu spisowym. Przeliczenie (zmierzenie, zważenie) powinno być dokonywane dwukrotnie (dla uniknięcia błędu) - jego wynik należy niezwłocznie wpisać do arkusza spisowego i przedstawić osobie materialnie odpowiedzialnej bądź pracownikowi, którego pieczy zostało powierzone inwentaryzowane mienie.

Inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych dokonuje się poprzez przeliczenie osobno każdej sztuki i wpisanie do arkusza spisowego:

● jego numeru inwentarzowego,

● zrozumiałej nazwy, pozwalającej na identyfikację,

● ilości.

Środki trwałe tego samego rodzaju o kolejnych numerach inwentarzowych, użytkowane w jednym pomieszczeniu (polu spisowym), mogą być spisywane w jednej pozycji z podaniem początkowego i końcowego numeru inwentarzowego, nazwy i ilości.

PRZYKŁAD

Cztery krzesła biurowe o numerach inwentarzowych U/W/12/2011, U/W/13/2011, U/W/14/2011, U/W/15/2011 mogą być ujęte w arkuszu spisowym w następujący sposób:

Arkusz spisu z natury

W przypadku środków trwałych połączonych w zespoły (najczęściej są to zespoły komputerowe) w czasie spisu należy sprawdzić numer inwentarzowy każdej części składowej i peryferyjnej zespołu. Prawidłowo numery te na każdej części powinny być identyczne. Różnice w numerach mogą świadczyć o próbie ukrycia kradzieży jakiejś części składowej poprzez czasowe przyłączenie części od innego zespołu, który został wcześniej spisany albo dopiero będzie spisywany w kolejnych dniach. W pozycji arkusza "Nazwa przedmiotu" należy podać, że jest to zespół komputerowy, a w pozycji "Uwagi" - wymienić jego części składowe (np. monitor, jednostka centralna, klawiatura, mysz, skaner, drukarka, kamera, głośniki i inne). Tylko takie dokładne wyliczenie umożliwi pracownikowi księgowości dokonującemu wyceny wyników spisu sprawdzenie z ewidencją analityczną, czy zespół jest kompletny. Należy zwrócić na to uwagę, ponieważ różnice inwentaryzacyjne - oprócz niedoborów, gdzie stwierdza się brak środka trwałego - mogą także przybrać postać szkód, gdzie środek trwały jest, lecz został pozbawiony jakiejś części, co nie pozwala na jego pełne użytkowanie (w przypadku zespołów komputerowych najczęściej giną skanery i małe podręczne drukarki). Ta sama zasada dokonywania spisu dotyczy środków trwałych z dodatkowym wyposażeniem, które można użytkować opcjonalnie, narażonym na kradzież ze względu na atrakcyjność i niewielkie rozmiary (np. w przypadku samochodów są to: radioodtwarzacz samochodowy, GPS, dodatkowy bagażnik montowany na dachu, apteczka samochodowa, gaśnica).

W przypadku zapasów materiałowych inwentaryzacja nie zawsze musi polegać na przeliczeniu każdej sztuki rzeczy.

PRZYKŁAD

Zapasy materiałów zgromadzone w dużej ilości, zapakowane w oryginalne opakowania zbiorcze producenta, które nie noszą cech ich otwierania, można inwentaryzować w sposób uproszczony. W tym celu wybiera się określoną ilość opakowań (reprezentatywną) do otwarcia, w której sprawdza się ich faktyczną zawartość (zgodność ilości sztuk rzeczy podanej na opakowaniu ze stanem faktycznym). Jeśli taka kontrola nie wykaże nieprawidłowości, to przyjmuje się, że liczba rzeczy we wszystkich opakowaniach jest prawidłowa i ustala się ją przez przemnożenie liczby opakowań i ilości sztuk znajdujących się w nich rzeczy, wskazanej na opakowaniach.

Niektóre rodzaje rzeczowych środków obrotowych (np. materiałów) można zinwentaryzować jedynie w drodze obliczeń technicznych i oszacowania, ze względu na ich postać i sposób przechowywania. Są to np. węgiel, koks, piasek, żwir, sól do posypywania dróg, paliwo i gaz opałowy przechowywane w zbiornikach podziemnych i naziemnych, kopcach, pryzmach, skrzyniach. Sposób dokonywania obliczeń technicznych i szacowania ilości tych materiałów powinien być dokładnie określony w instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki. Na przykład dla materiałów, których ilość podaje się w jednostkach wagi - takich jak: węgiel, koks, żwir itp., dokonuje się ustalenia ciężaru jednostki objętościowej, którą następnie stosuje się do ustalenia ciężaru całej pryzmy, zwału, zawartości skrzyni za pomocą wzorów matematycznych na objętość bryły i informacji na temat ciężaru właściwego danego materiału dla określonej jednostki obliczeniowej. Wagę szacunkową materiału uzyskuje się po przemnożeniu objętości bryły w m³ przez jego ciężar właściwy lub objętościowy. Materiały takie powinny być przygotowane do inwentaryzacji w taki sposób, aby na stanie jednostki znajdował się jak najmniejszy ich zapas, a pryzmy czy zwały były wyrównane, tworząc w przybliżeniu wybrany kształt bryły geometrycznej. Ciężar właściwy danego materiału uzyskuje się od jego sprzedawcy, ciężar objętościowy w drodze samodzielnego ustalenia w jednostce. W tym celu należy dokonać trzykrotnego zważenia ustalonej jednostki objętościowej materiału, za każdym razem pobieranego z innego miejsca pryzmy, i uśrednić otrzymane wyniki, obliczając ciężar objętościowy dla 1 m³ materiału.

PRZYKŁAD

Na stanie jednostki znajdował się piasek do posypywania dróg, przechowywany w dwóch skrzyniach z tworzywa sztucznego (w kształcie prostopadłościanu). Ciężar objętościowy piasku ustalony na podstawie ważenia próbek wyniósł 1,75 t na 1 m3. Sposób dokonania obliczeń technicznych powinien być udokumentowany w osobnym protokole dołączonym do arkusza spisowego (dokumentuje się przyjętą jednostkę obliczeniową oraz wymiary i kształt pryzmy lub pojemnika, w którym jest przechowywany materiał, a także dokonywane na tej podstawie wyliczenia).

Do arkusza spisowego wpisuje się jedynie ostateczny wynik obliczeń.

Arkusz spisu z natury

Ponieważ dokonywanie inwentaryzacji metodą szacunkową na podstawie obliczeń technicznych wiąże się z nieuniknionym ryzykiem błędów, w dokumentacji wewnętrznej jednostki w takim przypadku powinny być ustalone przez kierownika jednostki wskaźniki granic tzw. błędów pomiarowych, czyli różnic pomiędzy stanem ewidencyjnym a stanem ustalonym w czasie spisu, które uznawane są za nieistotne. Zwyczajowo za błąd pomiarowy uznaje się różnicę pomiędzy stanem ustalonym a księgowym wynoszącą od 5% do 10%. Jeśli stwierdzone różnice zarówno na plus, jak i na minus mieszczą się w tych granicach, jednostka może uznać stan ewidencyjny za prawidłowy i nie dokonywać korekt zapisów w księgach rachunkowych.

PRZYKŁAD

W czasie spisu z natury metodą szacunkową (obliczenia techniczne dla pryzmy węgla asortyment "orzech") ustalono, że na stanie jednostki znajduje się 2,60 t węgla. Według ewidencji księgowej ilość ta wynosi 2,50 t. Wartość różnicy (nadwyżki) to 89 zł (przy cenie za tonę 890 zł). W instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki jest zapisane, że dopuszczalny błąd przy pomiarach szacunkowych materiałów może wynosić do 5% ustalonego stanu. Jak należy zaksięgować taką nadwyżkę?

Ponieważ błąd w pomiarach mieści się w dopuszczalnej w jednostce granicy 5% (5% z 2,50 t = 0,125 t, czyli po jego uwzględnieniu otrzymujemy wynik 2,625 t), wynik inwentaryzacji można uznać za zgodny z ewidencją i nie dokonywać żadnych księgowań. Odpowiednia adnotacja na ten temat powinna się znaleźć w protokole z rozliczenia inwentaryzacji.

Po zakończeniu spisu w danym polu spisowym komisja inwentaryzacyjna (zespół spisowy) sprawdza poprawność dokonanych zapisów i jeśli zachodzi taka konieczność, dokonuje poprawek błędnych zapisów. Ponieważ arkusz spisowy jest dokumentem księgowym własnym wewnętrznym jednostki, popełnione w nim błędy poprawia się w sposób określony w art. 22 ust. 3 uor przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej (nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr).

Członkowie komisji inwentaryzacyjnej (zespołu spisowego) mogą poprawić na arkuszach w czasie pobytu na polu spisowym wszystkie zapisy, do dokonania których są uprawnieni, w tym stwierdzoną ilość danego składnika majątkowego. Zmiana powinna zostać oparafowana zarówno przez członka komisji (zespołu dokonującego spisu), jak i osobę materialnie odpowiedzialną. Po sprawdzeniu poprawności zapisów dokonanych w arkuszach i dokonaniu ewentualnych poprawek członkowie komisji inwentaryzacyjnej (zespołu spisowego) podpisują arkusze spisowe, potwierdzając w ten sposób zgodność danych w nich zawartych ze stanem faktycznym. Na arkuszu składają również podpisy inne osoby obecne w polu spisowym w czasie inwentaryzacji, np.:

● osoba materialnie odpowiedzialna lub osoba przez nią wyznaczona - jeśli z uzasadnionych przyczyn nie może ona sama brać udziału w spisie,

● kierownik komórki organizacyjnej objętej spisem,

● przedstawiciele właściciela obcych składników majątkowych użytkowanych przez jednostkę.

Podpis złożony na arkuszu spisowym przez osobę materialnie odpowiedzialną oznacza, że wszystkie składniki majątkowe zostały do niego wpisane i nie wnosi ona zastrzeżeń co do prawidłowości spisu i sposobu jego przeprowadzenia. W niektórych jednostkach oprócz tego pobierane jest dodatkowe oświadczenie (patrz wzór 3.).

Wzór 3. Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej - po zakończeniu spisu

Po zakończeniu czynności spisowych w danym polu spisowym członkowie komisji inwentaryzacyjnej (zespołu spisowego) sporządzają pisemne sprawozdanie z przebiegu spisu z natury (jeśli wymagają tego przepisy wewnętrzne jednostki, wydane przez jej kierownika na podstawie art. 10 uor) i wraz z wypełnionymi arkuszami spisowymi oraz oświadczeniami złożonymi przez osoby materialnie odpowiedzialne przekazują przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. Zwyczajowo w sprawozdaniu z przebiegu spisu z natury zamieszcza się uwagi odnośnie do:

● przygotowania poszczególnych pól spisowych do inwentaryzacji,

● przebiegu spisu,

● ruchu składników majątkowych w czasie spisu,

● stwierdzonych nieprawidłowości w zakresie gospodarowania majątkiem jednostki i jego zabezpieczenia,

● poprawek naniesionych na arkuszach w czasie spisu (z podaniem numeru arkusza spisowego, pozycji spisu, powodu dokonania poprawki, osoby dokonującej poprawki).

Ponadto podaje się liczbę i numery arkuszy spisowych wypełnionych w danym polu (łącznie z arkuszami anulowanymi).

Przedstawiamy wzór sprawozdania z przebiegu spisu z natury.

Wzór 4. Sprawozdanie z przebiegu spisu z natury

Izabela Motowilczuk

magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek

Podstawy prawne

● Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1100)