11/2014, data dodania: 07.11.2014 Prawa i obowiązki uczestników spisu z natury
W spisie z natury, na różnych jego etapach, uczestniczą różne osoby, którym przepisy wewnętrzne przyznają różne obowiązki i uprawnienia. Do osób tych należą:
● kierownik jednostki,
● główny księgowy,
● pracownicy księgowości,
● radca prawny,
● członkowie komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych,
● kontrolerzy spisowi,
● osoby materialnie odpowiedzialne lub osoby upoważnione przez nie do ich zastępowania,
● osoby, których pieczy powierzono składniki majątkowe.
1. Kierownik jednostki
Za przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada kierownik jednostki organizacyjnej (art. 4 ust. 3 i 5 uor), który ponosi odpowiedzialność za wykonywanie wszystkich obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, jeśli określone obowiązki w zakresie rachunkowości (z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury) zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone na piśmie.
W zakresie spisu z natury kierownik jednostki wykonuje kluczowe obowiązki.
Obowiązki kierownika jednostki w zakresie spisu z natury
1. Ustalenie przepisów wewnętrznych regulujących tryb i zasady przeprowadzania, rozliczania i dokumentowania wyników spisu z natury (w ramach ustalania zasad polityki rachunkowości jednostki na podstawie art. 10 uor oraz procedur kontroli zarządczej na podstawie art. 68 i 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych; dalej: uofp).
2. Zarządzanie przeprowadzania spisów z natury składników majątkowych z właściwą częstotliwością i w wymaganych terminach.
3. Wyznaczanie składu komisji inwentaryzacyjnej (zespołów spisowych).
4. Wyznaczenie kontrolerów spisowych.
5. Ustalenie harmonogramu przeprowadzania prac inwentaryzacyjnych (obejmujących przygotowanie spisu, przeprowadzenie go i rozliczenie jego wyników), a także bieżące nadzorowanie ich wykonywania.
6. Podejmowanie decyzji istotnych dla sprawnego i zgodnego z przepisami przebiegu spisu z natury (np. zarządzanie zmian w składzie w komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych, przesuwanie terminów wykonania określonych prac, zarządzanie spisów uzupełniających, unieważnianie spisu w całości lub części i zarządzanie spisów powtórnych).
7. Zatwierdzanie dokumentacji inwentaryzacyjnej, w tym podejmowanie ostatecznych decyzji w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.
8. Usprawnianie funkcjonowania procedur kontroli zarządczej odnośnie do gospodarowania mieniem, przeprowadzania jego inwentaryzacji i zapewnienia jego ochrony na podstawie wniosków sformułowanych po przeprowadzeniu spisu z natury.
2. Główny księgowy i komórka księgowości
Główny księgowy, jako pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki z zakresu rachunkowości (art. 54 uofp), również uczestniczy w pracach związanych z przeprowadzaniem spisu z natury. Ponieważ jest on odpowiedzialny ogólnie za prowadzenie ewidencji rzeczowych składników aktywów, nie może on bezpośrednio uczestniczyć w samym spisie z natury (nie może być członkiem komisji inwentaryzacyjnej ani zespołu spisowego). Jednak jest zaangażowany w spis z natury w fazie przygotowawczej jako osoba odpowiedzialna za przygotowanie projektów zarządzeń kierownika jednostki dotyczących zasad i trybów przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, a także projektów zarządzeń w sprawie przeprowadzenia spisu z natury, a następnie w fazie wyceny wyników spisu poprzez:
● kontrolę wyceny arkuszy spisowych i kontrolę formalną prawidłowości zestawień zbiorczych arkuszy spisu z natury, zestawień różnic inwentaryzacyjnych, zestawień kompensat różnic inwentaryzacyjnych,
● opiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych w zakresie zachowania obowiązujących zasad rachunkowości.
Na koniec główny księgowy odpowiada za terminowe i prawidłowe ujęcie wyników spisu w księgach rachunkowych i ich rozliczenie zgodnie z wnioskami zawartymi w dokumentacji inwentaryzacyjnej zatwierdzonej przez kierownika jednostki.
Pracownicy komórki księgowości prowadzący ewidencję analityczną i syntetyczną spisywanych składników majątkowych - podobnie jak główny księgowy - nie mogą uczestniczyć w ich spisie. Ich rola zaczyna się po zakończeniu prac spisowych i polega na dokonywaniu wyceny spisu oraz specyfikowaniu różnic inwentaryzacyjnych.
3. Komisja inwentaryzacyjna
Komisja inwentaryzacyjna jest to ciało kolegialne liczące od kilku do nawet kilkunastu osób, powoływane w drodze zarządzenia kierownika jednostki w celu przeprowadzenia spisu z natury. Jej pracą kieruje przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej. Komisja inwentaryzacyjna może być powoływana na stałe lub doraźnie. Zakres stosowania tych rozwiązań w jednostkach przedstawia tabela 1.
Tabela 1. Zakres stosowania oraz wady i zalety stałych i doraźnych komisji inwentaryzacyjnych
| Stała komisja inwentaryzacyjna | Komisja inwentaryzacyjna powoływana doraźnie |
| Stałą komisję powołuje się w celu przeprowadzania wszystkich inwentaryzacji w drodze spisu z natury zarządzanych w jednostce. Rozwiązanie to jest konieczne, jeśli w jednostce stosuje się metodę inwentaryzacji ciągłej. | Komisję doraźną powołuje się w celu przeprowadzenia jednego, wskazanego spisu z natury. |
| Rozwiązanie to stosuje się przeważnie w dużych jednostkach organizacyjnych, gdzie inwentaryzacją zajmują się pracownicy wyspecjalizowanych komórek organizacyjnych (np. wydziałów kontroli wewnętrznej czy referatów inwentaryzacji mienia). | Rozwiązanie to stosuje się w mniejszych jednostkach organizacyjnych, gdzie spis z natury jest wykonywany przez pracowników odpowiedzialnych na co dzień za realizację innych obowiązków. |
| Wady: ● konieczność okresowego aktualizowania składu komisji w przypadku zmian, gdy jej członkowie z różnych względów przestają być pracownikami jednostki. | Wady: ● możliwość popełnienia większej liczby błędów przez osoby niemające odpowiednich kwalifikacji (słabo przeszkolone, niemające odpowiedniego doświadczenia praktycznego), ● większe koszty związane ze szkoleniem ciągle zmieniających się członków komisji inwentaryzacyjnej. |
| Zalety: ● zapewnienie prowadzenia inwentaryzacji przez wykwalifikowanych pracowników, dysponujących odpowiednią wiedzą i doświadczeniem, ● oszczędność na wydatkach związanych ze szkoleniem członków komisji inwentaryzacyjnej. |
W zależności od potrzeb jednostki ze składu komisji inwentaryzacyjnej mogą być wyłaniane mniejsze jednostki - zespoły spisowe. Ich zadaniem jest przeprowadzenie spisu z natury na przydzielonych im polach spisowych. Wyłonienie zespołów spisowych zaleca się w dużych jednostkach organizacyjnych, mających dużą ilość zróżnicowanych składników rzeczowego majątku trwałego i obrotowego lub w takich, gdzie składniki te są rozproszone na dużym terenie. Pozwala to na szybkie i sprawne przeprowadzenie inwentaryzacji, ponieważ spis z natury poszczególnych kategorii aktywów można dzięki temu prowadzić w tym samym czasie w kilku miejscach naraz.
Zakres uprawnień i obowiązków komisji inwentaryzacyjnej powinien zostać szczegółowo określony w przepisach wewnętrznych jednostki odnoszących się do przyjętych w niej zasad (polityki) rachunkowości (w tzw. części nieobowiązkowej dotyczącej zasad przeprowadzania i dokumentowania inwentaryzacji) wydawanych przez jej kierownika na podstawie art. 10 uor. Zwyczajowe obowiązki przypisywane komisji inwentaryzacyjnej oraz ich podział pomiędzy przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej i jej szeregowych członków przedstawia tabela 2 na str. 12.
Tabela 2. Podział obowiązków pomiędzy przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej i pozostałych członków komisji inwentaryzacyjnej
| Obowiązki | |
| przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej | szeregowych członków komisji inwentaryzacyjnej |
| I. Przed rozpoczęciem spisu | |
| 1. Przeprowadzenie szkolenia dla członków komisji inwentaryzacyjnej, członków zespołów spisowych, kontrolerów spisowych oraz osób materialnie odpowiedzialnych w zakresie prawidłowego przeprowadzania spisu z natury oraz praw i obowiązków tych osób w czasie przeprowadzania i rozliczania spisu. 2. Rozdzielenie obowiązków pomiędzy poszczególnych członków komisji inwentaryzacyjnej. 3. Ustalenie składu zespołów spisowych, wyznaczenie pól spisowych oraz przydzielenie tych pól poszczególnym zespołom (jeśli kompetencje w tym zakresie nie zostały zastrzeżone dla kierownika jednostki). 4. Pobranie arkuszy spisu z natury od pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę i ewidencję druków ścisłego zarachowania, a także innych druków wykorzystywanych w czasie inwentaryzacji i rozdzielenie ich pomiędzy zespoły spisowe. 5. Poinformowanie osób materialnie odpowiedzialnych oraz pracowników odpowiedzialnych za gospodarkę składnikami majątku w danej komórce organizacyjnej o terminie przeprowadzenia spisu z natury na dotyczących ich polach spisowych. | 1. Uczestniczenie w szkoleniu przedinwentaryzacyjnym organizowanym przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. 2. Przeprowadzenie wstępnego przeglądu składników majątkowych w celu zaplanowania harmonogramu prac spisowych. 3. Przeprowadzanie czynności przygotowawczych do spisu z natury, do których zalicza się m.in.: ● sprawdzenie, czy poszczególne składniki majątkowe podlegające inwentaryzacji zostały oznaczone w sposób umożliwiający ich identyfikację oraz czy w poszczególnych pomieszczeniach znajdują się aktualne wywieszki ze spisem inwentarza, ● upewnienie się, że odpowiedzialni pracownicy dokonali likwidacji środków trwałych oraz materiałów, produktów i towarów niezdatnych do użytku, ● ustalenie, czy wszyscy pracownicy dysponujący poszczególnymi składnikami majątkowymi potwierdzili na piśmie przyjęcie materialnej odpowiedzialności za nie, ● sprawdzenie, czy poszczególne komórki organizacyjne przekazały do księgowości wszystkie dokumenty przychodowe i rozchodowe inwentaryzowanych składników majątkowych, ● przygotowanie w niezbędnej liczbie wszystkich druków, formularzy i materiałów oraz przyrządów pomiarowych potrzebnych podczas przeprowadzania spisu. |
| II. W czasie spisu | |
| 1. Kierowanie pracą członków komisji inwentaryzacyjnej i bieżący nadzór nad realizacją wyznaczonych im zadań. 2. Bieżące nadzorowanie przebiegu spisu oraz przeprowadzanie kontroli prawidłowości spisu. 3. Zarządzanie w szczególnie uzasadnionych przypadkach przyjęcia lub wydania składników majątkowych w czasie spisu trwającego na danym polu spisowym (np. zarządzenie wydania z magazynu materiałów niezbędnych do usunięcia awarii grożącej powstaniem szkód w mieniu). 4. Czuwanie nad zachowaniem terminów przeprowadzenia spisu z natury i jego rozliczenia, określonych w harmonogramie inwentaryzacji, a także niezwłoczne podejmowanie koniecznych działań w sytuacjach wskazujących na możliwość ich przekroczenia (np. wnioskowanie do kierownika jednostki o przesunięcie terminu spisu określonych składników majątkowych itp.). 5. Wnioskowanie do kierownika jednostki w uzasadnionych przypadkach o zarządzenie spisu uzupełniającego lub też o unieważnienie spisu i jego powtórne przeprowadzenie w całości lub w części. | Jeśli w jednostce nie powołano zespołów spisowych, komisja inwentaryzacyjna wykonuje czynności opisane w rozdziale Poradnika dotyczącym obowiązków zespołów spisowych. Ponadto członkowie komisji mogą wykonywać zadania należące do przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, które zostały przez niego zlecone poszczególnym członkom (np. nadzorowanie terminowego przebiegu czynności spisowych). |
| III. Po zakończeniu spisu | |
| 1. Kontrolowanie pod względem formalnym i rachunkowym arkuszy spisu z natury wypełnionych przez zespoły spisowe, a także innych dokumentów z inwentaryzacji. 2. Ostateczne rozliczenie arkuszy spisu z natury pobranych i wykorzystanych do przeprowadzenia spisu. 3. Zwrot arkuszy niewykorzystanych pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę i ewidencję druków ścisłego zarachowania. | Udział w czynnościach sprawdzających wykonywanych przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej i przygotowywanie projektów wydawanych przez niego dokumentów (np. sprawozdania z kontroli prawidłowości spisu, rozliczenia druków ścisłego zarachowania). |
| IV. W trakcie rozliczania wyników spisu | |
| Przedstawienie kierownikowi jednostki: ● protokołów z rozliczenia wyników inwentaryzacji wraz z propozycjami sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych (w tym niedoborów i szkód zawinionych), ● wniosków w sprawie usprawnienia zasad gospodarowania majątkiem i jego zabezpieczenia, ● propozycji zagospodarowania zbędnych, z punktu widzenia działalności jednostki, rzeczowych składników majątku trwałego i obrotowego. | 1. Ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych (m.in. pobranie wyjaśnień od osób materialnie odpowiedzialnych w sprawie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych) i zaproponowanie sposobu ich rozliczenia. 2. Sporządzenie projektu protokołu z przeprowadzenia i rozliczenia wyników inwentaryzacji i przedłożenie go przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. 3. Sformułowanie i przekazanie przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej propozycji wniosków w sprawie: ● usprawnienia zasad gospodarowania majątkiem jednostki, ● zagospodarowania ujawnionych w czasie inwentaryzacji rzeczowych składników majątku trwałego i obrotowego zbędnych z punktu widzenia racjonalnej gospodarki (np. odnośnie do sprzedaży środków trwałych niewykorzystywanych w działalności jednostki, sprzedaży bądź nieodpłatnego przekazania innej jednostce zapasów materiałów, które z różnych względów nie mogą być wykorzystane przez jednostkę, a mogą ulec przeterminowaniu), ● zmiany sposobu zabezpieczenia mienia narażonego na zniszczenie lub zagarnięcie. |
W skład komisji inwentaryzacyjnej kierownik jednostki powołuje pracowników tej jednostki, z tym że nie powinni to być:
● główny księgowy jednostki,
● pracownicy, którzy ponoszą materialną odpowiedzialność za spisywane składniki majątkowe (nie mogą oni uczestniczyć w spisywaniu i rozliczaniu majątku, za który przyjęli odpowiedzialność - w tych przypadkach powinni zostać czasowo wyłączeni ze składu komisji inwentaryzacyjnej),
● pracownicy komórek organizacyjnych jednostki prowadzący ewidencję składników majątkowych objętych spisem oraz mający dokonywać wyceny i rozliczenia spisu z natury (chodzi tu o pracowników komórki księgowości, a także innych komórek organizacyjnych prowadzących ewidencję analityczną wybranych składników aktywów),
● inne osoby, które nie zapewniają prawidłowego i bezstronnego dokonywania spisu (np. pracownicy niemający odpowiednich kwalifikacji zawodowych, pracownicy będący krewnymi czy powinowatymi osób materialnie odpowiedzialnych lub pozostające z tymi osobami w takich stosunkach, które mogą budzić wątpliwości co do ich bezstronności).
Przedstawiamy wzór (str. 14) zarządzenia kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia spisu z natury i powołania komisji inwentaryzacyjnej w małej jednostce organizacyjnej, gdzie nie ma konieczności powoływania zespołów spisowych.
Wzór 1. Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia spisu z natury i powołania komisji inwentaryzacyjnej - mała jednostka
4. Zespoły spisowe
Spis z natury może być przeprowadzony przez komisję inwentaryzacyjną lub zespoły spisowe. O tym, czy konieczne będzie powoływanie zespołów spisowych, decyduje kierownik jednostki, biorąc pod uwagę:
● wielkość jednostki,
● ilość składników majątkowych,
● ich rozmieszczenie.
W dużych jednostkach lub w takich, gdzie składniki majątkowe rozproszone są na dużym terenie, spis z natury będzie przebiegać szybciej i sprawniej, jeśli będzie przeprowadzony w tym samym czasie w kilku miejscach naraz, przez kilka zespołów spisowych. Również sposób wyznaczania składu zespołów spisowych zależy od decyzji kierownika jednostki. W praktyce najczęściej stosuje się dwa rozwiązania:
1) rozwiązanie 1 - kierownik jednostki, zarządzając inwentaryzację, wskazuje skład komisji inwentaryzacyjnej oraz liczbę i skład zespołów spisowych, którym przypisuje poszczególne pola spisowe,
2) rozwiązanie 2 - kierownik jednostki, zarządzając inwentaryzację, wskazuje skład komisji inwentaryzacyjnej i upoważnia przewodniczącego tej komisji do wyłonienia z jej członków składu zespołów spisowych i przydzielenia im pól spisowych.
Przedstawiamy wzór zarządzenia kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia spisu z natury i powołania komisji inwentaryzacyjnej oraz wyznaczenia zespołów spisowych i przydzielenia im pól spisowych oraz drugą wersję - gdzie do tego upoważniony jest przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej.
Wzór 2. Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia spisu z natury i powołania komisji inwentaryzacyjnej oraz wyznaczenia zespołów spisowych i przydzielenia im pól spisowych - wersja I
Wzór 3. Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia spisu z natury i powołania komisji inwentaryzacyjnej oraz wyznaczenia zespołów spisowych i przydzielenia im pól spisowych - wersja II
W skład zespołów spisowych nie należy powoływać pracowników:
1) niemających odpowiednich kwalifikacji,
2) niezapewniających bezstronności spisu (np. małżonków lub krewnych osób materialnie odpowiedzialnych, podległych służbowo bezpośrednio osobom, które sprawują pieczę nad spisywanymi składnikami majątkowymi),
3) materialnie odpowiedzialnych lub sprawujących pieczę nad spisywanymi składnikami majątkowymi,
4) prowadzących ewidencję analityczną spisywanych składników majątkowych.
Wyłączenia wymienione w punktach 2-4 są warunkowe o tyle, że osoby te mogą być powołane na członków zespołów spisowych, z zastrzeżeniem, że nie mogą być przydzielone do inwentaryzacji w polach spisowych, gdzie ich podstawowe obowiązki bądź powiązania rodzinne nie zapewniałyby bezstronności wyników spisu.
Zwyczajowo zespół spisowy składa się z 2-3 członków, w tym przewodniczącego zespołu spisowego. Co do składu osobowego zespołu spisowego - jednostki przyjmują różne rozwiązania:
● rozwiązanie 1 - zespół spisowy w składzie podstawowym liczy dwie osoby, trzecia dołącza do zespołu tylko w razie przeprowadzania spisu w polu spisowym pod nieobecność osoby materialnie odpowiedzialnej,
● rozwiązanie 2 - zespół spisowy w składzie podstawowym liczy trzy osoby, przy czym przyjmuje się, że wyniki spisu są ważne także pod nieobecność jednego z członków zespołu (z wyłączeniem przewodniczącego zespołu spisowego). Rozwiązanie to jest wygodne i pozwala na nieprzerwane prowadzenie inwentaryzacji w sytuacji np. zachorowania jednego z członków zespołu, umożliwia także pracę zespołu w razie konieczności czasowego wyłączenia członka zespołu spisowego z prowadzenia spisu w polu spisowym, na którym są użytkowane składniki podlegające pieczy tego pracownika lub na którym osobą materialnie odpowiedzialną jest krewny bądź przełożony członka zespołu spisowego.
Obowiązki zespołów spisowych w zakresie spisu z natury
1. Uczestniczenie w szkoleniu przedinwentaryzacyjnym zorganizowanym przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.
2. Zapoznanie się z instrukcją inwentaryzacyjną obowiązującą w jednostce.
3. Pobranie od przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisu z natury i innych formularzy potrzebnych w czasie spisu (np. druków oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych, szablonów protokołów inwentaryzacji środków pieniężnych).
4. Pobranie od osób materialnie odpowiedzialnych i od osób odpowiedzialnych za gospodarkę składnikami majątkowymi w komórce organizacyjnej jednostki objętej spisem oświadczeń o ujęciu wszystkich dokumentów przychodu i rozchodu oraz przesunięcia składników majątkowych w ewidencji i przekazaniu ich do komórki księgowości, a także o ich prawidłowym oznakowaniu oraz ewentualnie o innych okolicznościach mogących mieć wpływ na wyniki spisu.
5. Terminowe i rzetelne przeprowadzenie spisu z natury na wyznaczonych polach spisowych.
6. Poprawne wypełnienie arkuszy spisowych i niezwłoczne przekazanie ich przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.
7. Pobranie od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczeń o tym, że wszystkie składniki majątkowe zostały spisane i nie wnoszą one uwag i zastrzeżeń do wyników spisu i sposobu jego przeprowadzenia.
8. Przeprowadzenie spisu w taki sposób, aby nie zakłócał on normalnej działalności inwentaryzowanej komórki organizacyjnej.
9. Niezwłoczne poinformowanie przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej o wszelkich nieprawidłowościach stwierdzonych w czasie spisu (np. dotyczących niewłaściwego zabezpieczenia mienia przed zniszczeniem lub zagarnięciem).
10. Sporządzenie sprawozdania z przebiegu spisu z natury i niezwłoczne przedłożenie go przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.
5. Kontrolerzy spisowi
Kontroler spisowy to pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki, uprawniony do kontrolowania prawidłowości przebiegu spisu z natury. W dużych jednostkach organizacyjnych, mających dużą ilość różnorodnych składników majątkowych, przez co spis jest obarczony dużym ryzykiem wystąpienia błędów, funkcję kontrolerów spisowych pełnią specjalnie do tego celu powołani przez kierownika jednostki pracownicy. W jednostkach mniejszych funkcję kontrolera spisowego może pełnić przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej.
Obowiązki kontrolerów spisowych w zakresie spisu z natury
1. Udział w szkoleniu przedinwentaryzacyjnym.
2. Kontrola przeprowadzanego spisu w trakcie jego trwania (sprawdzanie prawidłowości działań zespołu spisowego na bieżąco w polu spisowym, np. prawidłowości liczenia, ważenia, dokonywania obliczeń i szacunków, ujmowania wyników spisu w arkuszach).
3. Wyrywkowa kontrola prawidłowości dokonania i udokumentowania wyników spisu po zakończeniu spisu w polu spisowym (polegająca na porównaniu wybranych zapisów arkuszy spisowych ze stanem rzeczywistym, wykonywana po zdaniu arkuszy spisowych przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej, a przed przekazaniem ich do komórki księgowości w celu wyceny).
Wyniki kontroli mogą być ujmowane na arkuszach spisowych. Przy sprawdzanych pozycjach zamieszcza się odpowiednią adnotację oparafowaną przez kontrolera spisowego. Jeśli kontrola wykazuje nieprawidłowości, jej wyniki należy zamieścić w specjalnym sprawozdaniu (protokole) podpisywanym przez kontrolera oraz członków kontrolowanych zespołów spisowych i osoby materialnie odpowiedzialne.
6. Osoba materialnie odpowiedzialna
Osoba materialnie odpowiedzialna za mienie jednostki to pracownik jednostki, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:
● pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,
● narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, a także inne mienie (art. 124 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy; dalej: k.p.).
Pracownicy, przy zachowaniu warunków określonych w art. 125 k.p. oraz w rozporządzeniu Rady Ministrów z 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (dalej: rozporządzenie o wspólnej odpowiedzialności materialnej), mogą również ponosić odpowiedzialność materialną na podstawie umowy zawartej z pracodawcą.
W praktyce jednostek sektora publicznego odpowiedzialność materialna dotyczy pracowników zatrudnionych na stanowiskach kasjerów, magazynierów, a także pracowników, którym powierzono do indywidualnego użytku różne środki trwałe (np. laptopy, telefony komórkowe) i różne narzędzia (np. zestawy narzędzi hydraulicznych).
Osoba materialnie odpowiedzialna, niezależnie od podstawy tej odpowiedzialności, ma określone obowiązki i prawa w czasie trwania spisu z natury powierzonego jej mienia (patrz tabela 3 na str. 20).
Tabela 3. Obowiązki i prawa osoby materialnie odpowiedzialnej w czasie spisu z natury
| Obowiązki | Prawa |
| Przygotowanie pola spisowego do spisu. | Uczestniczenie przy przeliczaniu składników majątkowych przez zespół spisowy. |
| Służenie pomocą zespołowi spisowemu, np. przez okazanie numerów inwentarzowych środków trwałych znajdujących się w trudno dostępnych miejscach, wskazywanie miejsc przechowywania materiałów o tym samym indeksie materiałowym przechowywanych w małych ilościach w magazynie podręcznym i w dużych opakowaniach zbiorczych w innych pomieszczeniach magazynowych. | Bieżący wgląd w dane wpisywane do arkusza spisu z natury (odnośnie do każdego zapisu odrębnie) i ich weryfikowanie. |
| Udostępnianie miejsc przechowywania składników majątkowych (sejfów, zamykanych szaf, kaset metalowych, zamykanych szuflad biurek itp.). | Bieżące zgłaszanie uwag co do np. składu zespołu spisowego (jeśli jest w nim osoba niegwarantująca rzetelności spisu) lub przebiegu prac spisowych (jeśli np. nie zgadza się z ustaleniami zespołu). |
| Wskazywanie indeksów materiałowych i stosowanej jednostki obliczeniowej drobnych składników majątkowych, które mogą być rozliczane na sztuki lub na wagę. | |
| Składanie wyjaśnień odnośnie do przyczyn powstania stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych. | |
| Składanie propozycji dokonania kompensat niedoborów i nadwyżek inwentaryzacyjnych (dotyczy środków obrotowych). |
Jeśli z uzasadnionych przyczyn osoba materialnie odpowiedzialna nie może brać udziału w spisie z natury (np. z powodu choroby), należy zapewnić odpowiednie warunki obiektywności spisu. Jednostki w tym względzie przyjmują dwa podstawowe rozwiązania:
● rozwiązanie 1 - w spisie uczestniczy osoba upoważniona do jej reprezentowania na podstawie pisemnego upoważnienia,
● rozwiązanie 2 - spis prowadzi zespół spisowy o poszerzonym składzie (np. zamiast dwóch osób zespół składa się z trzech osób).
Dodatkowo spis może być nadzorowany przez kontrolera spisowego lub przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.
Jeśli natomiast spis z natury dotyczy składników majątkowych powierzonych pracownikom na podstawie umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie, to kwestie związane z przeprowadzaniem spisu z natury pod nieobecność jednego (kilku) pracowników objętych wspólną odpowiedzialnością są uregulowane w rozporządzeniu o wspólnej odpowiedzialności materialnej. Przewiduje ono, że inwentaryzacje dotyczące składników mienia jednostki powierzonego pracownikom na podstawie umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej należy obowiązkowo przeprowadzać z udziałem pracowników objętych wspólną odpowiedzialnością materialną lub osób przez nie wskazanych w trybie określonym w § 22 wymienionego rozporządzenia. Jeśli pracownik objęty wspólną odpowiedzialnością materialną z powodu choroby lub innej ważnej przyczyny nie może wziąć udziału w inwentaryzacji, może wskazać na piśmie inną osobę, która za zgodą pracodawcy weźmie za niego udział w przeprowadzanej inwentaryzacji. Jeśli pracownik nie skorzysta z tego uprawnienia, pracodawca ma obowiązek zapewnienia przeprowadzenia inwentaryzacji przez komisję złożoną co najmniej z trzech osób.
W szczególnym przypadku - a mianowicie przeprowadzania inwentaryzacji z powodu ustania stosunku pracy pracownika objętego wspólną odpowiedzialnością materialną, temu byłemu pracownikowi należy umożliwić udział w przeprowadzanej inwentaryzacji. Również ten pracownik zamiast brać udział w inwentaryzacji może skorzystać z prawa wskazania innej osoby, która go zastąpi, a jeżeli tego nie zrobi, inwentaryzacja musi być przeprowadzona przez co najmniej trzyosobową komisję inwentaryzacyjną.
Pracownicy objęci wspólną odpowiedzialnością materialną (a także osoby przez nich wyznaczone do ich zastępowania w czasie inwentaryzacji) mają prawo do zgłaszania uwag w związku z przebiegiem i wynikami inwentaryzacji, a także prawo wglądu do ksiąg rachunkowych pracodawcy w zakresie rozliczania powierzonego im mienia.
Izabela Motowilczuk
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych
Podstawy prawne
● Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1100)
● Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1146)
● Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 208)
● Rozporządzenie Rady Ministrów z 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (j.t. Dz.U. z 1996 r. Nr 143, poz. 663)
