Czynności

Etap

Osoba odpowiedzialna

Termin realizacji

Opracowanie instrukcji inwentaryzacyjnej lub zweryfikowanie jej treści w związku z:

w uzyskaniem składników majątku, których do tej pory jednostka nie posiadała,

w wdrożeniem w jednostce oprogramowania służącego do ewidencji wyposażenia, które umożliwia posługiwanie się kodami kreskowymi i czytnikami

przygotowawczy

kierownik jednostki

IV kwartał roku bieżącego

Powołanie komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych

przygotowawczy

kierownik jednostki

IV kwartał roku bieżącego

Opracowanie wstępnego planu inwentaryzacji;

plan powinien zawierać:

w nazwę komórki podlegającej inwentaryzacji,

w określenie składników podlegających inwentaryzacji,

w określenie terminu inwentaryzacji,

w określenie rzeczywistej daty inwentaryzacji i numer zarządzenia (patrz: wzór nr 1).

Plan inwentaryzacji sporządzany jest odrębnie na każdy rok z podziałem na miesiące

przygotowawczy

zgodnie ze wskazaniem instrukcji inwentaryzacyjnej, może to być:

w kierownik jednostki,

w kierownik komórki inwentaryzacyjnej,

w przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej

IV kwartał roku bieżącego

Opracowanie harmonogramu z podziałem na pola spisowe (patrz: wzór nr 2);

harmonogram obejmuje wykaz poszczególnych czynności inwentaryzacyjnych, jakie kolejno mają być podejmowane, zarówno na etapach przygotowawczych, jak i na etapach wykonywania inwentaryzacji.

W harmonogramie inwentaryzacji podaje się terminy, w tym dni i godziny przeprowadzenia czynności inwentaryzacyjnych, z wyszczególnieniem:

w momentu rozpoczęcia i zakończenia czynności,

w osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie czynności,

w miejsc realizacji tych czynności

przygotowawczy

zgodnie ze wskazaniem instrukcji inwentaryzacyjnej, może to być:

w kierownik jednostki,

w kierownik komórki inwentaryzacyjnej,

w przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej

IV kwartał bieżącego roku

Wydanie zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji zgodnie z harmonogramem

przygotowawczy

kierownik jednostki

IV kwartał roku

bieżącego

Przeprowadzenie szkolenia zespołów spisowych z uwzględnieniem zasad wynikających z instrukcji inwentaryzacyjnej

przygotowawczy

w członkowie komisji inwentaryzacyjnej,

w główny księgowy

IV kwartał roku

bieżącego

Przygotowanie do inwentaryzacji:

w uzgodnienie ewidencji pól spisowych z ewidencją księgową,

w przygotowanie i uporządkowanie dokumentów,

w przygotowanie pól spisowych poprzez ich uporządkowanie i oznakowanie
- w zależności od techniki spisowej

przygotowawczy

w osoba odpowiedzialna materialnie,

w pracownicy księgowości

IV kwartał roku

bieżącego

Powołanie kontrolerów spisowych

przygotowawczy

w komisja inwentaryzacyjna,

w główny księgowy

IV kwartał roku

bieżącego

Czynności

Osoba odpowiedzialna

Termin realizacji

Zebranie oświadczeń wstępnych od osób odpowiedzialnych materialnie, które będą uczestniczyły przy spisie z natury

zespół spisowy

IV kwartał roku bieżącego

Zabezpieczenie ewidencji inwentaryzowanych składników

w zespół spisowy lub

w komisja inwentaryzacyjna

IV kwartał roku bieżącego

Pobranie arkuszy spisowych i innych formularzy protokołów

w zespół spisowy lub

w komisja inwentaryzacyjna

IV kwartał roku bieżącego

Przeprowadzenie spisów z natury:

w środków pieniężnych w kasie, na rachunkach bankowych,

w znaczków pocztowych przechowywanych w kasie,

w rzeczowych składników majątku obrotowego, w tym: materiałów i wyrobów,

w papierów wartościowych w postaci zmaterializowanej,

w łatwo dostępnych środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji,

w maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych

w zespół spisowy,

w osoby materialnie odpowiedzialne

w na ostatni dzień każdego roku,

w na ostatni dzień każdego roku,

w dowolny dzień w ciągu 2 lat,

w na ostatni dzień każdego roku,

w dowolny dzień mieszczący się w okresie IV kwartału roku bieżącego i do 15 dnia roku następnego,

w dowolny dzień w ciągu 4 lat

Kontrola przebiegu inwentaryzacji

w komisja inwentaryzacyjna,

w główny księgowy

IV kwartał roku bieżącego i do 15 dnia roku następnego

Wysłanie potwierdzenia sald należności cywilnoprawnych do kontrahentów

pracownik działu księgowości

IV kwartał roku bieżącego

Porównanie i weryfikacja stanów ewidencyjnych z dokumentacją w odniesieniu do aktywów i pasywów nieobjętych spisem z natury lub potwierdzeniem sald:

w środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,

w gruntów,

w praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych,

w innych aktywów i pasywów, które nie mogły zostać spisane lub uzgodnione z kontrahentem

zespół spisowy

w na ostatni dzień każdego roku

w na ostatni dzień każdego roku

w IV kwartał roku bieżącego i do 15 dnia roku następnego,

w na ostatni dzień każdego roku

Pobranie od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczeń końcowych

zespół spisowy

IV kwartał roku bieżącego

Przekazanie dokumentacji inwentaryzacyjnej, w tym:

w spisów,

w protokołów,

w oświadczeń

- do komisji inwentaryzacyjnej

zespół spisowy

IV kwartał roku bieżącego/I kwartał roku następnego

Przekazanie do działu księgowości:

w spisów,

w protokołów,

w oświadczeń

komisja inwentaryzacyjna

IV kwartał roku bieżącego/I kwartał roku następnego

Złożenie sprawozdań zespołów spisowych

zespół spisowy

IV kwartał roku bieżącego/I kwartał roku następnego

Kontrola przebiegu inwentaryzacji

w komisja inwentaryzacyjna,

w główny księgowy

IV kwartał roku bieżącego i do 15 dnia roku następnego

Wysłanie potwierdzeń sald należności cywilnoprawnych do kontrahentów

pracownik działu księgowości

IV kwartał roku bieżącego

Czynności

Osoba odpowiedzialna

Termin realizacji

Dokonanie wyceny arkuszy spisowych

w zespół spisowy lub

w pracownicy działu księgowości

IV kwartał roku bieżącego/I kwartał roku następnego

Ustalenie różnic inwentaryzacyjnych

pracownicy działu księgowości

IV kwartał roku bieżącego/I kwartał roku następnego

Wyjaśnienie okoliczności i przyczyny powstania różnic

osoby materialnie odpowiedzialne i inne osoby

IV kwartał roku bieżącego/I kwartał roku następnego

Zweryfikowanie różnic i przyczyn ich powstania

w komisja inwentaryzacyjna lub

w specjalnie powołany zespół,

w pracownicy działu księgowości

IV kwartał roku bieżącego/I kwartał roku następnego

Przeszacowanie wartości składników niepełnowartościowych lub tych, które utraciły swoją wartość użytkową, w tym uzasadnienie dokonanie odpisów z tytułu utraty wartości

w zespół spisowy lub

w komisja inwentaryzacyjna, lub

w powołany specjalnie w tym celu zespół oraz

w pracownicy działu księgowości

IV kwartał roku bieżącego/I kwartał roku następnego

Przygotowanie sprawozdania komisji inwentaryzacyjnej z weryfikacji różnic

komisja inwentaryzacyjna

I kwartał roku następnego

Podjęcie decyzji o sposobie postępowania z różnicami inwentaryzacyjnymi

kierownik jednostki

I kwartał roku następnego

Księgowanie różnic

pracownicy działu księgowości

IV kwartał roku bieżącego - ujęcie i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych jednostki obowiązane są ująć w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji. Oznacza to, że skutki inwentaryzacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych mają zostać uwzględnione w sprawozdaniu finansowym za rok obrotowy, w którym przeprowadzono inwentaryzację

Zarchiwizowanie dokumentacji inwentaryzacyjnej - przechowywać przez 5 lat

pracownik działu księgowości

I kwartał roku następnego

Czynności

Osoba odpowiedzialna

Termin realizacji

Analiza wyników z zakresu:

w przygotowania rozliczenia,

w wielkości różnic,

w gospodarowania majątkiem,

w windykacji należności,

w realności sald,

w przydatności majątku trwałego i obrotowego

w komisja inwentaryzacyjna,

w pracownicy działu księgowości,

w radca prawny,

w inne komórki merytoryczne

I kwartał roku następnego

Wydanie zarządzeń wewnętrznych doskonalących prawidłowość inwentaryzacji i zarządzenie działalnością jednostki

w kierownik jednostki,

w główny księgowy,

w komisja inwentaryzacyjna

I kwartał roku następnego

Rozliczenie osób odpowiedzialnych materialnie

pracownik działu księgowości

I kwartał roku następnego