Naruszenie zasad kontroli zarządczej w zakresie częstotliwości inwentaryzacji gotówki

Nieprawidłowość: W polityce rachunkowości jednostki budżetowej (instrukcji kasowej) zapisano, że inwentaryzacje gotówki w kasie powinny być przeprowadzane minimum raz na kwartał (w terminie nieznanym wcześniej kasjerowi) oraz na ostatni dzień roku obrotowego. Faktycznie kontrole były wykonywane tylko na ostatni dzień roku obrotowego, ponieważ główny księgowy jednostki stwierdził, że przy miesięcznych obrotach kasowych rzędu 100 000 zł nie ma potrzeby przeprowadzania częstszej inwentaryzacji.

Prawidłowy sposób postępowania: W ogólnie obowiązujących przepisach obowiązkowe terminy i częstotliwość inwentaryzacji aktywów pieniężnych znajdujących się w kasie jednostki organizacyjnej są określone w ramach zasad ustalających prowadzenie rachunkowości w art. 26 ust. 1 pkt 1 uor jako "na ostatni dzień każdego roku obrotowego". Inwentaryzacja aktywów pieniężnych przeprowadzana jako jeden z obowiązków z zakresu rachunkowości ma na celu okresowe porównanie danych na temat wysokości aktywów jednostki ujętych w jej księgach rachunkowych ze stanem rzeczywistym (art. 4 ust. 3 pkt 3 uor). W jednostkach organizacyjnych sektora finansów publicznych, które ze względu na dysponowanie mieniem publicznym są zobowiązane do szczególnej dbałości o nie, inwentaryzacja zasobów pieniężnych jest także elementem wykonywania kontroli zarządczej z art. 68 ust. 2 uofp.

W tym ujęciu inwentaryzacja aktywów pieniężnych przechowywanych w kasie jednostki organizacyjnej należącej do sektora publicznego pozwala na:

• rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych z powierzonych im walorów pieniężnych,
• skontrolowanie, czy gospodarka kasowa i ewidencja operacji kasowych są prowadzone zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami oraz procedurami wewnętrznymi jednostki,
• ustalenie, czy nie występują nieprawidłowości lub nadużycia,
• kontrolę i weryfikację racjonalności gospodarki środkami pieniężnymi (np. ustalenie prawidłowej wysokości "pogotowia kasowego"),
• ocenę sposobu zabezpieczenia wartości pieniężnych (w tym przed zniszczeniem lub zagarnięciem).

Za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej odpowiada kierownik jednostki sektora finansów publicznych (art. 69 ust. 1 uofp), dlatego to do niego należy ustalenie w przepisach wewnętrznych jednostki, z jaką częstotliwością i w jakich terminach powinny być przeprowadzane inwentaryzacje doraźne środków pieniężnych w kasie jednostki. Przepisy ogólnie obowiązujące nie regulują tych kwestii, poprzestając jedynie na określeniu tzw. standardów kontroli zarządczej stanowiących zbiór wskazówek, które powinny być wykorzystywane przez kierowników jednostek do tworzenia, oceny i doskonalenia systemów kontroli zarządczej.

Generalnie cząstkowa inwentaryzacja okresowa gotówki w kasie powinna być efektywna, tzn. jej terminy i częstotliwość przeprowadzania powinny być ustalone w taki sposób, aby koszty przeprowadzania tej inwentaryzacji nie były niewspółmiernie wysokie do wielkości chronionego dobra. Jeśli główny księgowy jednostki uważa, że częstotliwość inwentaryzacji gotówki w kasie ustalona w instrukcji kasowej jest za duża, to powinien to zgłosić kierownikowi jednostki, proponując wprowadzenie zmian do polityki rachunkowości. Samowolne ustalenie przez głównego księgowego innej częstotliwości jest naruszeniem procedur kontroli zarządczej - i zawsze będzie traktowane jako nieprawidłowość, nawet jeśli w jednostce nie dojdzie do wystąpienia poważnych nadużyć.

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli