Pracodawca nie musi tworzyć indywidualnych rozkładów czasu pracy (harmonogramów, grafików), jeżeli:

● rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia albo z umowy o pracę (będą to stałe rozkłady wskazujące na wykonywanie pracy w tych samych dniach i tych samych godzinach),

● w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm czasu pracy (zadaniowy czas pracy),

● na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego ruchome rozkłady czasu pracy,

● na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.

W pozostałych sytuacjach pracownik nie ma innych, poza grafikiem czasu pracy, źródeł informacji o tym, kiedy będzie musiał świadczyć pracę. Harmonogramy powinny być zatem tworzone wszędzie tam, gdzie nie ma stałych, ustalonych w przepisach wewnątrzzakładowych lub w inny sposób (np. w porozumieniu zawartym z pracownikiem, dotyczącym stosowania wobec niego indywidualnego rozkładu czasu pracy) godzin i dni pracy.

Harmonogramy mogą być tworzone w formie pisemnej lub elektronicznej na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, przy czym minimalnie muszą obejmować co najmniej 1 miesiąc (art. 129 § 3 Kodeksu pracy). Inne okresy, na jakie powinny być sporządzane harmonogramy, obowiązują w stosunku do kierowców i pracowników instytucji kultury.

Pracownik powinien otrzymać swój grafik co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.

Zasady tworzenia harmonogramów

Osoba przygotowująca harmonogram czasu pracy powinna mieć na uwadze - poza kwestiami zapotrzebowania na pracę czy obsady w poszczególnych dniach i godzinach - także to, że:

● harmonogram musi być zgodny z regulacjami w zakresie rozkładu czasu pracy wynikającymi z przepisów wewnętrznych (najczęściej z regulaminu pracy);

● w harmonogramie tworzonym na cały okres rozliczeniowy (np. wówczas, gdy mamy miesięczne okresy rozliczeniowe) można zaplanować pracę nie dłuższą niż wymiar czasu pracy dla danego miesiąca; tak samo w odniesieniu do dni wolnych - należy zaplanować ich minimalną liczbę odnosząc się do danego okresu rozliczeniowego;

● jeżeli harmonogram dotyczy tylko części okresu rozliczeniowego, to nie ma konieczności, by przewidziany w nim czas pracy był równy wymiarowi dla miesiąca, na który tworzymy harmonogram; podobnie z dniami wolnymi - wymiar i dni wolne muszą się zgadzać łącznie w okresie rozliczeniowym;

● należy wskazać w grafiku dni pracy, godziny rozpoczynania i kończenia pracy;

● planowana dzienna liczba godzin pracy musi być zgodna ze stosowanym systemem czasu pracy (maksymalnie 8 godzin dla systemu podstawowego, wyższe wymiary dzienne przy stosowaniu systemów, w których dopuszczalna jest praca powyżej 8 godzin na dobę);

● jedyna przerwa, która musi być oznaczona w harmonogramie, dotyczy przypadków stosowania przerywanego systemu czasu pracy;

● planowana godzina rozpoczęcia pracy może przypadać w niezakończonej dobie pracowniczej jedynie wówczas, gdy stosowane są ruchome rozkłady czasu pracy;

● pracownik musi mieć zapewnione minimalne odpoczynki dobowe i tygodniowe;

● przy planowaniu pracy w niedziele i święta należy jednocześnie zaplanować (i odpowiednio oznaczyć) dni wolne w zamian za tę pracę;

● co najmniej jedna niedziela na 4 tygodnie musi być wolna od pracy.

Regulacje wewnętrzne w zakresie rozkładu czasu pracy

Jednym z elementów regulaminu pracy lub układu zbiorowego pracy albo obwieszczenia w przypadku pracodawców, którzy nie posiadają takich przepisów wewnątrzzakładowych, są postanowienia dotyczące rozkładów czasu pracy. Są one wiążące zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. Pracodawca jest nimi związany w zakresie tworzenia harmonogramów.

Przykład

W regulaminie pracy jest zapis, zgodnie z którym pracownicy pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00-16.00. Pracodawca chciałby jednak, by w jednym z miesięcy część pracowników pracowała od wtorku do soboty, w godzinach 10.00-18.00. Jeżeli regulamin pracy nie zawiera żadnych zapisów dotyczących możliwych odstępstw od wskazanego w nim rozkładu dziennego i godzinowego, to pracodawca nie może go zmienić jedynie poprzez wręczenie pracownikom harmonogramów czasu pracy. Wprowadzenie innego rozkładu czasu pracy niż określony w regulaminie pracy wymagałoby zmiany tego regulaminu. Zmiana regulaminu pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania jej do wiadomości pracowników.

Przykład

W regulaminie pracy wskazano, że praca w zakładzie pracy może odbywać się od poniedziałku do soboty w przedziale godzinowym pomiędzy 6.00 a 20.00, z zachowaniem norm czasu pracy oraz zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Zatem pracodawca, tworząc grafik pracy, nie może w nim wskazać, że np. praca będzie się odbywała w godzinach 14.00-22.00. Regulamin pracy określa, że praca może być wykonywana najpóźniej do godz. 20.00. Zlecanie pracy po godz. 20 może nastąpić tylko w ramach polecenia pracy w godzinach nadliczbowych, a nie planowania pracy w grafiku.

Zapisy regulaminu pracy mniej korzystne dla pracownika niż odpowiednie postanowienia Kodeksu pracy czy innych ustaw i rozporządzeń z prawa pracy nie obowiązują i w ich miejsce stosujemy zapisy tych przepisów. Moc obowiązującą mają zaś zapisy bardziej korzystne niż wynikające z prawa powszechnego.

Przykład

W regulaminie pracy jest zapis o przekazywaniu pracownikom grafiku na 4 dni przed rozpoczęciem objętego nim okresu rozliczeniowego. Taka regulacja jest nieważna. W jej miejsce należy stosować zasadę, zgodnie z którą harmonogram musiałby trafić do pracownika z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem. Jeżeli zaś regulamin przewidywałby tworzenie grafików na całe 4-miesięczne okresy rozliczeniowe, to rozwiązanie to, jako korzystniejsze dla pracownika, musiałoby być w pełni stosowane (jednak pracownik musiałby otrzymać grafik na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy).

Wymiar czasu pracy w grafiku

W razie stosowania miesięcznych okresów rozliczeniowych odpowiadających poszczególnym miesiącom kalendarzowym zaplanowana w harmonogramie praca nie może być dłuższa niż wynikająca z wymiaru czasu pracy dla danego miesiąca. Wskazywanie w grafikach dłuższej pracy oznaczałoby planowanie pracy w godzinach nadliczbowych. Praca w godzinach nadliczbowych jest zaś dopuszczalna jedynie w razie:

● konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,

● szczególnych potrzeb pracodawcy.

Pracodawca nie może planować w grafiku pracy w godzinach nadliczbowych. Zaplanowanie zaś mniejszej liczby godzin niż wynikająca z nominalnego wymiaru czasu pracy skutkowałoby koniecznością zapłaty pracownikowi wynagrodzenia przestojowego za nieprzepracowany z tego powodu czas. Pracodawca powinien zapewnić pełne wykorzystanie czasu pracy w zakresie wynikającym z wymiaru czasu pracy ustalonego w umowie o pracę.

Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym obliczamy w następujący sposób:

Krok 1. Mnożymy 40 godzin przez liczbę pełnych tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym.

Krok 2. Dodajemy do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku.

Krok 3. Odliczamy od otrzymanego wyniku po 8 godzin za każde święto będące dniem wolnym od pracy, przypadające w innym dniu niż niedziela.

Wymiar czasu pracy dla okresu rozliczeniowego obejmującego lipiec 2016 r. obliczamy w następujący sposób:

● 4 tygodnie x 40 godz. = 160 godz.,

● 1 dzień (29 lipca) x 8 godz. = 8 godz.,

● 160 godz. + 8 godz. = 168 godz.

W lipcu 2016 r. nie ma święta obniżającego wymiar czasu pracy, a zatem wymiar czasu pracy w tym miesiącu wynosi 168 godz.

W przypadku okresów rozliczeniowych dłuższych niż miesięczne w harmonogramach tworzonych na miesiące wchodzące w zakres okresu rozliczeniowego nie trzeba planować liczby godzin pracy wynikającej z wymiaru dla poszczególnych miesięcy.

Przykład

W II kwartale 2016 r. obejmującym okres kwiecień-czerwiec 2016 r. wymiar czasu pracy wynosi 504 godziny. Dla poszczególnych miesięcy z tego kwartału wynosi on:

● 168 godz. dla kwietnia 2016 r.,

● 160 godz. dla maja 2016 r.,

● 176 godz. dla czerwca 2016 r.

W przypadku obowiązywania 3-miesięcznego okresu rozliczeniowego obejmującego kwartał kalendarzowy i stosowania systemu równoważnego czasu pracy pracodawca w grafikach na poszczególne miesiące nie musi planować odpowiednio 168 godz., 160 godz. i 176 godz. Może - z uwzględnieniem pozostałych regulacji dotyczących czasu pracy - rozpisywać czas nierównomiernie, np. 180 godz. w pierwszym miesiącu, 170 godz. w drugim miesiącu i 154 godz. w trzecim miesiącu. Ważne, aby w sumie pracownik miał do przepracowania 504 godziny w całym okresie rozliczeniowym.

Godzina rozpoczęcia pracy w harmonogramie

Prawidłowo oznaczona w harmonogramie godzina rozpoczęcia świadczenia pracy nie może naruszać przepisów o dobie pracowniczej oraz minimalnych odpoczynkach.

Doba pracownicza to 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (art. 128 § 3 pkt 1 Kodeksu pracy). Dla pracownika rozpoczynającego według harmonogramu pracę o godz. 7.00 w poniedziałek doba kończy się o godz. 7.00 we wtorek. Wcześniejsze rozpoczęcie pracy w tym dniu naruszałoby dobę pracowniczą i oznaczałoby konieczność jej rozliczenia wraz z pracą wykonywaną od godz. 7.00 w poniedziałek. Powstaną wówczas godziny nadliczbowe.

Przykład

Pracownik pracował w poniedziałek w godz. od 7.00 do 15.00. Otrzymał polecenie wcześniejszego przyjścia do pracy we wtorek i świadczenia pracy od godz. 6.00. W tym przypadku czas przepracowany pomiędzy 6.00 a 7.00 we wtorek stanowi nadgodzinę z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy, gdyż w tej dobie (rozpoczynającej się o godz. 7.00 w poniedziałek) wypracował już 8-godzinną normę dobową. Polecenie rozpoczęcia pracy wcześniej niż przed upływem doby pracowniczej jest dopuszczalne w ramach możliwości zlecania pracy w godzinach nadliczbowych. Jednak wskazywanie wcześniejszej godziny rozpoczynania pracy w grafiku stanowiłoby niedopuszczalne planowanie nadgodzin.

Doba pracownicza nie odnosi się do okresu rozliczeniowego czasu pracy. Oznacza to, że jego zakończenie nie pozwala na liczenie doby pracowniczej od nowa.

Przykład

Pracodawca stosuje miesięczne okresy rozliczeniowe pokrywające się z miesiącami kalendarzowymi. 30 czerwca 2016 r. pracownik przyszedł do pracy zgodnie z grafikiem na godz. 8.00. Jednak w nowym okresie rozliczeniowym przypadającym od 1 lipca 2016 r. pracownik nie będzie mógł mieć wyznaczonej godziny rozpoczęcia pracy wcześniej niż na taką samą godzinę 30 czerwca br., tj. nie wcześniej niż na godz. 8.00.

Możliwość planowania rozpoczęcia pracy przed upływem 24 godzin od godziny rozpoczęcia pracy poprzedniego dnia istnieje jedynie wówczas, gdy w zakładzie jest stosowany ruchomy czas pracy. W takiej sytuacji ponowne rozpoczynanie pracy w tej samej dobie nie będzie stanowić pracy w godzinach nadliczbowych (art. 140¹ § 4 Kodeksu pracy). Ruchomy czas pracy może mieć dwie formy. Może on przewidywać:

● przedział czasowy, w którym pracownik samodzielnie decyduje o godzinie rozpoczęcia swojej pracy w danym dniu,

● różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy.

Ruchome rozkłady czasu pracy wprowadza się:

● w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi, albo

● w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy - jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Niezależnie od zawarcia porozumienia można jednak stosować ruchomy czas pracy na pisemny wniosek pracownika (art. 150 § 5 Kodeksu pracy).

Pracownik musi mieć co do zasady zapewnione:

● 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie oraz

● co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego.

Możliwe jest skrócenie odpoczynku tygodniowego w harmonogramie wówczas, gdy następuje zmiana pory wykonywania przez pracownika pracy związanej z przejściem na inną zmianę. Odpoczynek może wówczas wynosić mniej niż 35 godzin, jednak nie mniej niż 24 godziny.

Z harmonogramu pracownik powinien dowiedzieć się, w jakich godzinach (od... do...) ma świadczyć pracę w dniach oznaczonych jako dni pracy. Podawanie godzin nie będzie konieczne tylko wtedy, gdy z przepisów wewnętrznych jasno wynikają godziny przypisane do poszczególnych zmian i tym samym w grafiku jest oznaczany jedynie numer zmiany.

Dni wolne w grafiku

W razie gdy praca odbywa się potencjalnie w każdym dniu tygodnia, a w każdym razie nie tylko od poniedziałku do piątku, szczególnie istotne staje się przestrzeganie zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy oraz minimalnej liczby dni wolnych od pracy. Minimalna liczba dni wolnych w okresie rozliczeniowym musi być równa liczbie niedziel, świat przypadających w inne dni niż niedziela oraz dni wolnych wynikających z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Najłatwiej ustalić ją w następujący sposób:

Krok 1. Dzielimy wymiar czasu pracy dla danego okresu rozliczeniowego przez dobową normę czasu pracy. W ten sposób obliczamy maksymalną liczbę dni pracy.

Krok 2. Otrzymany wynik odejmujemy od liczby dni kalendarzowych w okresie rozliczeniowym.

Przykład

W okresie rozliczeniowym lipiec-wrzesień 2016 r. mamy 520 godzin wymiaru czasu pracy. Jeżeli ten wymiar czasu pracy podzielimy przez 8, daje to nam 65 dni pracy (520 godz. : 8 godz.). Odejmując to od liczby dni kalendarzowych przypadających w tym okresie, tj. 92 dni, otrzymujemy 27 dni (92 dni - 65 dni) jako minimalną liczbę dni wolnych od pracy.

Przy planowaniu pracy w systemie podstawowym maksymalna liczba dni pracy w okresie rozliczeniowym będzie jednocześnie faktyczną liczbą dni pracy osoby zatrudnionej w pełnym wymiarze czasu pracy. W przypadku gdy stosujemy system czasu pracy pozwalający na pracę powyżej 8 godzin na dobę, liczba dni wyznaczonych jako dni pracy będzie najczęściej niższa.

Komisja Prawna GIP (stanowisko z 12 września 2013 r. w sprawie pojęcia dnia wolnego wynikającego z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy) stwierdziła, że:

(...) aktualnie nie ma podstaw prawnych, aby twierdzić, iż dzień wolny wynikający z 5-dniowego tygodnia pracy w odróżnieniu od niedzieli lub święta (albo dni wolnych udzielonych za takie dni) mógł się zgodnie z przyjętym rozkładem rozpocząć dopiero po zakończeniu ostatniej doby (pracowniczej) lub co najmniej po upływie 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego.

GIP przyjmuje zatem, że dzień wolny to 24 kolejne godziny liczone od zakończenia pracy.

Niedziele i święta a harmonogram czasu pracy

Planowanie pracy w niedziele i święta jest dopuszczalne tylko w niektórych przypadkach. Należy też pamiętać, że pracowników obowiązuje zakaz zatrudniania w święta w placówkach handlowych (art. 151^9a Kodeksu pracy).

Praca w niedziele i święta jest dozwolona:

● w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,

● przy pracy zmianowej,

● w ruchu ciągłym,

● przy niezbędnych remontach,

● w transporcie i w komunikacji,

● przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób,

● przy wykonywaniu prac koniecznych ze względu na ich użyteczność społeczną i codzienne potrzeby ludności (np. w gastronomii, zakładach prowadzących działalność w zakresie kultury, oświaty, turystyki i wypoczynku),

● w zakładowych strażach pożarnych i zakładowych służbach ratowniczych,

● w rolnictwie i hodowli,

● w systemie weekendowym,

● przy wykonywaniu usług za pomocą komunikacji elektronicznej lub urządzeń telekomunikacyjnych odbieranych poza terytorium RP.

Planując pracę w niedziele i święta, trzeba pamiętać o dwóch zasadach, tj.:

● planując pracę na niedzielę lub święto trzeba wyznaczyć jednocześnie dzień wolny za tę pracę,

● przy pracy w niedziele pracownik musi mieć zapewnioną co najmniej jedną niedzielę wolną w ciągu 4 tygodni (nie dotyczy to przypadków, gdy stosowany jest system pracy weekendowej, oraz pracowników instytucji kultury).

Zasada zapewnienia wolnej niedzieli raz na 4 tygodnie jest oderwana od okresu rozliczeniowego, który obowiązuje pracownika. Okres 4-tygodniowy nie zostaje zamknięty wraz z końcem okresu rozliczeniowego. Przy ustalaniu niedzieli wolnej od pracy musimy przyjmować zasadę, że w każdym dowolnie wybranym okresie obejmującym 4 kolejne tygodnie jedna niedziela musi być wolna. Tak też wskazuje GIP w piśmie z 4 sierpnia 2009 r. (GPP-459-4560-49/09/PE/RP).

Przykład

Pracownik ma zaplanowaną wolną niedzielę 19 czerwca 2016 r. Niezależnie od tego, jakim jest objęty okresem rozliczeniowym, kolejną wolną niedzielę musi mieć zapewnioną najpóźniej 17 lipca 2016 r. Przedstawia to poniższy harmonogram:

"Wolna niedziela" musi być rozumiana jako wolny cały przedział czasu przypadający w okresie wyznaczonym w zakładzie pracy jako niedziela (jest to czas między 6.00 tego dnia a 6.00 następnego, pracodawca może wprowadzić inne godziny graniczne).

Przykład

Pracownik ma zaplanowaną pracę w trzy kolejne niedziele: 3, 10 i 17 lipca 2016 r., a niedzielę 24 lipca br. ma w harmonogramie wolną. W czerwcu 2016 r. nie pracował w niedziele. Harmonogram, jeżeli chodzi o zapewnienie co 4. wolnej niedzieli, został sporządzony prawidłowo. Jeśli w poniedziałek 25 lipca br. pracownik zostanie wezwany do pracy wcześniej i rozpocznie jej świadczenie przed godz. 6.00 (przy założeniu, że u pracodawcy za pracę w niedzielę uważa się pracę od godz. 6.00 w niedzielę do godz. 6.00 następnego dnia), to nastąpi naruszenie przepisów o czasie pracy. Pracownik nie będzie miał zapewnionej wolnej co najmniej jednej niedzieli na 4 kolejne tygodnie.

Pracownikowi wykonującemu pracę w niedziele pracodawca jest zobowiązany zapewnić inny dzień wolny od pracy:

● w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli, a jeżeli jest to niemożliwe,

● do końca okresu rozliczeniowego.

Do końca okresu rozliczeniowego wyznaczany jest również dzień wolny za pracę w święto.

Zaznaczając w harmonogramie dni wolne, doprecyzowujemy, jakiego "typu" jest to dzień wolny:

● niedziela lub święto,

● dzień wolny wynikający z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy,

● wolne związane z rekompensatą nadpracowanego czasu w związku ze stosowaniem równoważnego czasu pracy (tzw. dzień wolny harmonogramowo).

Przykładowy harmonogram czasu pracy na czerwiec 2016 r. dla pracownika pracującego w systemie równoważnym czasu pracy

Objaśnienia:

W5 - dzień wolny z tytułu średnio 5-dniowego tygodnia pracy

WN - dzień wolny w zamian za pracę w niedzielę

WH - dzień harmonogramowo wolny od pracy

Przedstawiony harmonogram czasu pracy przewiduje 176 godzin pracy, czyli tyle, ile jest do przepracowania w czerwcu 2016 r. Ponadto nie dochodzi w nim do naruszenia doby pracowniczej ani minimalnych odpoczynków dobowych i tygodniowych. Pracownik ma też zachowaną 4. niedzielę wolną od pracy oraz odpowiednią liczbę dni wolnych od pracy. Nie następuje również naruszenie zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

Podstawa prawna:

● art. 128-130, art. 132-133, art. 140¹, art. 147, art. 150, art. 151, art. 151⁹-151¹² ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 868

● art. 11 ust. 2 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 1155; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 567

● art. 26b ust. 3 ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 406; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1505

Marek Rotkiewicz

ekspert z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, prawa cywilnego i prawa Unii Europejskiej, autor ponad 1500 publikacji