Spółka nie chce obciążać własnego personelu w okresie świątecznym pracami związanymi ze spisem z natury składników majątku firmy. W związku z tym rozważa zlecenie przeprowadzenia inwentaryzacji wyspecjalizowanemu podmiotowi zewnętrznemu. Czy taką usługę można zlecić również biuru rachunkowemu prowadzącemu księgi rachunkowe naszej spółki?

Ustawa o rachunkowości nie wymaga, by spis z natury był sporządzany wyłącznie siłami własnymi jednostki. Jednostka może zlecić przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury wyspecjalizowanej firmie, która dysponuje wykwalifikowanymi zespołami spisowymi i odpowiednim sprzętem, jak też biuru rachunkowemu. Jednak w przypadku zlecenia dokonania spisu z natury biuru rachunkowemu warunkiem jest, by osoby wykonujące czynności spisowe nie były bezpośrednio zaangażowane w prowadzenie ksiąg rachunkowych firmy zlecającej inwentaryzację.

Kluczową czynnością inwentaryzacji rzeczowych składników majątkowych każdej firmy stanowi spis z natury. Powinien on dostarczyć obiektywnych i rzetelnych informacji o tym, jak ilość i jakość rzeczywistych stanów zapasów ma się do stanu tych zasobów wykazanych w księgach rachunkowych. Osiągnięcie tego celu jest możliwe tylko wtedy, gdy w trakcie spisu z natury następuje wiarygodny pomiar posiadanych przez jednostkę składników przez osoby, którym można zaufać, a więc by były one staranne, kompetentne i co ważne - niezainteresowane wynikami spisu. Ponieważ ustawa o rachunkowości w rozdziale dotyczącym inwentaryzacji (art. 26 i 27) nie zawiera wymogu, by spis z natury był przeprowadzony przez jednostkę własnymi siłami, to jednostki gospodarcze często:

● angażują do prac komisji inwentaryzacyjnej lub zespołów spisowych inne osoby niż pracownicy jednostki (np. emerytów lub studentów na podstawie umów cywilnoprawnych) lub też

● zlecają podmiotowi zewnętrznemu wykonanie usługi spisu (tzw. outsourcing).

W wydanym w 2016 r. stanowisku Komitet Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (dalej: stanowisko) dopuszcza wprost możliwość zlecania spisu z natury nie tylko wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej (pkt 26 stanowiska), ale i biuru rachunkowemu, z którego usług w prowadzeniu rachunkowości korzysta jednostka (pkt 28 stanowiska). Stanowisko przy tym precyzuje, że umowa o przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury zawarta z biurem rachunkowym (jako podmiotem zewnętrznym) powinna zawierać co najmniej wymagania dotyczące:

● przedmiotu spisu (tj. co będzie spisywane),

● daty spisu (tj. na jaką datę ma być ustalony stan spisywanych składników majątku),

● daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych,

● sposobu prezentacji wyników spisu (tj. jakie dokumenty powinien sporządzić i przekazać jednostce podmiot zewnętrzny, biuro rachunkowe).

Stanowisko KSR dopuszcza przy tym dużą dowolność formułowania w zawieranej umowie zakresu prac związanych ze spisem z natury. Umowa może zatem:

● obejmować cały zakres inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury (w tym przygotowanie jednostki do spisu, przeprowadzenie czynności spisowych i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych) lub

● być ograniczona wyłącznie do czynności spisowych wraz z udokumentowaniem wyników spisu.

W przypadku zlecenia przeprowadzenia inwentaryzacji drogą spisu z natury biuru rachunkowemu w stanowisku zaleca się jednak, by osoby wykonujące czynności spisowe (członkowie zespołów spisowych) nie były bezpośrednio zaangażowane w prowadzenie ksiąg rachunkowych zleceniodawcy, a w szczególności aby nie posiadały dostępu do informacji o stanach ewidencyjnych jednostki. Zlecając przeprowadzenie spisu z natury biuru rachunkowemu, należy też zwrócić uwagę, że kierownik jednostki nadal jest odpowiedzialny za poprawne przeprowadzenie inwentaryzacji. Tym samym jednostka:

● powinna nadzorować przebieg spisu z natury, aby upewnić się co do rzetelności odebranych od biura rachunkowego wyników spisu z natury (np. przez delegowanie do przeprowadzanego spisu z natury własnego pracownika, członka komisji inwentaryzacyjnej),

● nie jest zwolniona od powołania komisji inwentaryzacyjnej (lub komisarza spisowego) - spełnienie tego obowiązku wydaje się dość naturalne, biorąc pod uwagę fakt, że trudno oczekiwać od podmiotu zewnętrznego (biura rachunkowego) przeprowadzającego spis z natury, by posiadał on całą wiedzę o rzeczywistych przyczynach powstawania różnic inwentaryzacyjnych, a sposób rozliczania różnic inwentaryzacyjnych należy właśnie do jednych z zadań komisji inwentaryzacyjnej.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 26 i 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2016 r., poz. 1047

● pkt 26, 27 i 28 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości z 26 kwietnia 2016 r. w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów - Dz.Urz. Ministra Finansów z 2016 r., poz. 55

Irena Pazio

główna księgowa, praktyk, posiada certyfikat Ministra Finansów uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych