Brak szczegółowych uregulowań co do organizacji, zasad, procedur, metod i technik inwentaryzacji (co jest zrozumiałe ze względu na rangę ustawy o rachunkowości) skutkuje powszechnością występowania wielu wątpliwości i problemów w praktycznym stosowaniu rozdziału 3 ustawy o rachunkowości "Inwentaryzacja". Dlatego też Komitet Standardów Rachunkowości postanowił wydać stanowisko przedstawiające dobre praktyki oraz wskazówki sprzyjające prawidłowej i sprawnej inwentaryzacji zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów drogą spisu z natury (Dz.Urz. MF z 28 lipca 2016 r., poz. 55). Właściwa organizacja i prawidłowy, a zarazem sprawny przebieg spisu z natury decydują bowiem o wiarygodności jego rezultatów (a tym samym rzetelności sprawozdania finansowego i wyniku finansowego), pozwalając jednocześnie na zmniejszenie czaso- i kosztochłonności czynności spisowych oraz ograniczenie zakłóceń działalności jednostki podczas spisu. Wydane stanowisko ma służyć pomocą w rozwiązywaniu problemów merytorycznych i organizacyjnych na każdym etapie inwentaryzacji, tj. podczas:

● przygotowania i organizacji inwentaryzacji drogą spisu z natury. W tym obszarze zainteresowań zostały poruszone przede wszystkim kwestie związane z odpowiedzialnością kierownika jednostki za inwentaryzację, organizacji działalności komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych, zlecania przeprowadzenia inwentaryzacji przez podmioty zewnętrzne, dokumentacji związanej z przygotowaniem inwentaryzacji (regulacji wewnętrznych oraz zarządzenia kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji) oraz organizacyjnego przygotowania inwentaryzacji (wyznaczania pól spisowych oraz przygotowywania zapasów do spisu);

● przebiegu inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury. W tej części stanowiska Komitet Standardów Rachunkowości skoncentrował się na problemach dotyczących rozpoczęcia spisu, stosowania technik spisu z natury (np. spisu zapasów obcych, zapasów w opakowaniach zbiorczych, spisu zapasów sypkich, złomu i innych trudno mierzalnych składników czy też dokonywania spisu w razie nieprzerywania działalności), udokumentowania spisu z natury (m.in. kwestie trwałości zapisów w dokumentach spisowych i poprawianie błędów), wspomagania informatycznego podczas dokonywania spisu (m.in. sporządzanie dokumentów spisowych w formie elektronicznej), kontroli przebiegu i dokumentów dotyczących spisu (m.in. kwestie udziału biegłego w spisie, składanych zastrzeżeń przez osoby odpowiedzialne);

● rozliczenia inwentaryzacji drogą spisu z natury. Tu m.in. wskazówki dotyczące wyceny poszczególnych składników zapasów, porównania wyników spisu z danymi bieżącej ewidencji księgowej, ustalenia różnic inwentaryzacyjnych (pozorne, ilościowe, jakościowe), wyjaśniania przyczyn różnic oraz zaproponowanie sposobu ich rozliczenia, dokonywania księgowań doprowadzających stany księgowe zapasów do stanów rzeczywistych;

● zakończenia inwentaryzacji i archiwizacji dokumentacji inwentaryzacyjnej. W stanowisku zostały przedstawione rozwiązania dotyczące sporządzania sprawozdania z przebiegu spisu oraz przenoszenia treści dokumentów inwentaryzacyjnych na informatyczne nośniki danych.

Komitet Standardów Rachunkowości zaznaczył, że problematyka stanowiska obejmuje jedynie inwentaryzację drogą spisu z natury znajdujących się w jednostce:

● własnych i obcych zapasów, jeżeli podlegają one składowaniu i są objęte bieżącą ewidencją księgową,

● zapasów własnych, które nie są objęte bieżącą ewidencją księgową, lecz są odpisywane w ciężar kosztów w momencie ich zakupu lub wytworzenia (a w aktywach bilansu ujmuje się stan tych zapasów ustalony drogą wyceny spisu z natury).

Problematyka wydanego przez Komitet stanowiska nie dotyczy natomiast inwentaryzacji:

● produkcji w toku,

● nieobjętych ewidencją magazynową półproduktów (półfabrykatów),

● przedmiotów o cechach środków trwałych o niskiej wartości jednostkowej odnoszonych w koszty w momencie oddania ich do użytkowania i nieujmowanych w aktywach,

● inwentarza żywego w odchowie lub tuczu.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 26-27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2016 r., poz. 1047

Paweł Muż

ekonomista, redaktor "MONITORA księgowego", specjalista ds. rachunkowości