Jak sporządzić spis z natury - krok po kroku
Spis z natury jest podstawową metodą inwentaryzacji. Polega na policzeniu (zważeniu, zmierzeniu) ilości danego składnika aktywów, wycenie tych ilości, porównaniu wartości z danymi z ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic.
Czynności związane ze spisem z natury
● PRZYJĘCIE OŚWIADCZENIA PRZEDINWENTARYZACYJNEGO
Przyjęcie od osoby odpowiedzialnej materialnie oświadczenia przed inwentaryzacyjnego, że przekazała ona wszystkie dokumenty przychodowe i rozchodowe składników majątkowych do komórki księgowości, a wszystkie składniki majątkowe, za które ponosi odpowiedzialność, znajdują się na terenie jednostki we właściwych pomieszczeniach.
● POMIAR
Pomiar (w m, m2, m3, l), ważenie (w kg) lub liczenie (w szt. lub ich wielokrotnościach) znajdujących się na terenie pola spisowego składników majątku i wpisanie do arkusza spisu z natury. Jeśli ilości składnika majątkowego nie da się określić przez liczenie, ważenie lub mierzenie, to należy określić jego stan drogą szacunku, przyjmując za punkt wyjścia figurę geometryczną o określonym kształcie oraz ciężar właściwy danego składnika majątkowego.
● KONTROLA POPRAWNOŚCI
Sprawdzenie poprawności dokonanych zapisów i podpisanie arkusza spisowego przez zespół spisowy.
● PRZYJĘCIE OŚWIADCZENIA POINWENTARYZACYJNEGO
Przyjęcie oświadczenia od osoby materialnie odpowiedzialnej, że wszystkie składniki majątkowe zostały spisane i że nie wnosi ona zastrzeżeń co do prawidłowości spisu i sposobu jego przeprowadzenia (w formie oddzielnego oświadczenia lub oświadczenia na formularzu spisu z natury).
● PRZEKAZANIE DOKUMENTÓW PRZEWODNICZĄCEMU KOMISJI
Przekazanie wypełnionych arkuszy spisu z natury oraz oświadczeń złożonych przez osoby materialnie odpowiedzialne przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.
● KONTROLA MERYTORYCZNA I FORMALNA
Skontrolowanie merytorycznej i formalnej poprawności otrzymanych arkuszy spisu z natury przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.
● PRZEKAZANIE DOKUMENTÓW DO KSIĘGOWOŚCI
Przekazanie przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisu z natury do rozliczenia do komórki księgowości.
Składniki majątku podlegające spisowi z natury i termin ich spisu
| Składniki majątku podlegające spisowi z natury | Termin |
| 1 | 2 |
| Aktywa pieniężne, czyli krajowe środki płatnicze, waluty obce i dewizy (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych) | Ostatni dzień roku obrotowego |
| Papiery wartościowe w postaci materialnej (weksle, czeki obce, akcje, obligacje, bony itp.) | |
| Rzeczowe składniki aktywów obrotowych: ● produkty w toku produkcji, ● materiały, towary, odpisywane w koszty na dzień ich zakupu, ● produkty gotowe odpisywane w koszty w momencie ich wytworzenia | |
| Znajdujące się na terenie niestrzeżonym lub znajdujące się na terenie strzeżonym, lecz nieobjęte ewidencją ilościowo-wartościową rzeczowe składniki aktywów obrotowych, tj.: ● materiały, ● towary, ● półprodukty, ● produkty gotowe | Nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15 dnia następnego roku |
| Środki trwałe znajdujące się na terenie niestrzeżonym (z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, oraz gruntów) | |
| Maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie znajdujące się na terenie niestrzeżonym | |
| Składniki aktywów będące własnością innych jednostek, powierzone do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania (obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania) | |
| Zapasy towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki | Raz w roku |
| Zapasy drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną | |
| Zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową | Raz w ciągu 2 lat |
| Nieruchomości zaliczane do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie | Raz w ciągu 4 lat |
Podstawa prawna
Podstawa prawna: art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1598
