Zgodnie z Krajowym Standardem Rachunkowości nr 5 "Leasing, najem i dzierżawa" w przypadku umów leasingu rozróżnia się dwa rodzaje kaucji gwarancyjnych wnoszonych przez korzystającego:

● kaucje gwarancyjne podlegające zwrotowi,

● kaucje gwarancyjne rozliczane na poczet opłat leasingowych.

Jeśli umowa jest prawidłowo wykonywana przez korzystającego, wówczas po jej zakończeniu, zależnie od treści umowy, leasingodawca zwraca pobrany depozyt gwarancyjny na rachunek leasingobiorcy lub dokonuje potrącenia z ostatnich płatności, tj. leasingobiorca dokonuje płatności ostatnich rat/raty pomniejszonych o wartość kaucji.

Ewidencja depozytu gwarancyjnego w księgach leasingobiorcy

Wariant 1. Zwrot depozytu (kaucji) gwarancyjnego przez leasingodawcę

1. Wpłata przez leasingobiorcę (korzystającego) depozytu gwarancyjnego leasingodawcy (finansującemu):

Wn "Pozostałe rozrachunki"

- w analityce: depozyt gwarancyjny

Ma "Rachunek bankowy"

2. Zwrot depozytu gwarancyjnego przez leasingodawcę:

Wn "Rachunek bankowy"

Ma "Pozostałe rozrachunki"

- w analityce: depozyt gwarancyjny

Wariant 2. Zaliczenie depozytu (kaucji) gwarancyjnego na poczet opłat leasingowych

1. Wpłata przez leasingobiorcę (korzystającego) depozytu gwarancyjnego leasingodawcy (finansującemu):

Wn "Pozostałe rozrachunki"

- w analityce: depozyt gwarancyjny

Ma "Rachunek bankowy"

2. Zaliczenie depozytu gwarancyjnego na poczet spłaty zobowiązania wobec leasingodawcy:

Wn "Pozostałe rozrachunki"

- w analityce: rozrachunki bieżące z finansującym

Ma "Pozostałe rozrachunki"

- w analityce: depozyt gwarancyjny

Ewidencja depozytu gwarancyjnego w księgach leasingodawcy

Wariant 1. Zwrot depozytu (kaucji) gwarancyjnego przez leasingodawcę

1. Wpływ na rachunek leasingodawcy (finansującego) depozytu gwarancyjnego od leasingobiorcy (korzystającego):

Wn "Rachunek bankowy"

Ma "Pozostałe rozrachunki"

- w analityce: depozyt gwarancyjny

2. Zwrot depozytu gwarancyjnego przez leasingodawcę:

Wn "Pozostałe rozrachunki"

- w analityce: depozyt gwarancyjny

Ma "Rachunek bankowy"

Wariant 2. Zaliczenie depozytu (kaucji) gwarancyjnego na poczet opłat leasingowych

1. Wpływ na rachunek leasingodawcy (finansującego) depozytu gwarancyjnego od leasingobiorcy (korzystającego):

Wn "Rachunek bankowy"

Ma "Pozostałe rozrachunki"

- w analityce: depozyt gwarancyjny

2. Zaliczenie depozytu gwarancyjnego na poczet spłaty zobowiązania wobec leasingodawcy:

Wn "Pozostałe rozrachunki"

- w analityce: depozyt gwarancyjny

Ma "Pozostałe rozrachunki"

- w analityce: rozrachunki bieżące z korzystającym

Przykład

Spółka ABC (korzystający) na podstawie umowy leasingu operacyjnego użytkuje maszynę produkcyjną. Umowa została zawarta na 5 lat. Zgodnie z umową i harmonogramem wpłat spółka zobowiązała się do uiszczania czynszu w wysokości 3800 zł, z tego:

● 3000 zł - wartość netto,

● 690 zł - VAT,

● 110 zł - depozyt gwarancyjny.

Zgodnie z zapisami umowy depozyt gwarancyjny podlega zwrotowi po zakończeniu umowy. Wartość depozytu za cały okres leasingu to 6600 zł (110 zł x 60 miesięcy).

Spółka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4.

Ewidencja księgowa

1. Faktura VAT z tytułu czynszu leasingowego (pierwsza rata zgodnie z harmonogramem spłat):

Wn "Usługi obce" 3 000 zł

Wn "VAT naliczony" 690 zł

Wn "Pozostałe rozrachunki" 110 zł

- w analityce: depozyt gwarancyjny

Ma "Pozostałe rozrachunki" 3 800 zł

- w analityce: rozrachunki bieżące z finansującym

2. Zapłata raty leasingowej:

Wn "Pozostałe rozrachunki" 3 800 zł

- w analityce: rozrachunki bieżące z finansującym

Ma "Rachunek bankowy" 3 800 zł

3. Faktury VAT z tytuły czynszu leasingowego (59 rat zgodnie z harmonogramem spłat): 3800 zł x 59 rat = 224 200 zł

Wn "Usługi obce" 177 000 zł

Wn "VAT naliczony" 40 710 zł

Wn "Pozostałe rozrachunki" 6 490 zł

- w analityce: depozyt gwarancyjny

Ma "Pozostałe rozrachunki" 224 200 zł

- w analityce: rozrachunki bieżące z finansującym

4. Zapłata rat leasingowych (59 rat):

Wn "Pozostałe rozrachunki" 224 200 zł

- w analityce: rozrachunki bieżące z finansującym

Ma "Rachunek bankowy" 224 200 zł

5. Zwrot depozytu gwarancyjnego przez leasingodawcę (finansującego):

110 zł + 6490 zł = 6600 zł

Wn "Rachunek bankowy" 6 600 zł

Ma "Pozostałe rozrachunki" 6 600 zł

- w analityce: depozyt gwarancyjny

Prezentacja depozytu gwarancyjnego w bilansie

W trakcie trwania umowy leasingu depozyt gwarancyjny wpłacony przez leasingobiorcę wykazuje się w księgach rachunkowych:

● leasingobiorcy - w aktywach bilansu w kategorii "Należności",

● leasingodawcy - w pasywach bilansu w kategorii "Zobowiązania".

W zależności od terminu rozliczenia depozytu ujmuje się go w księgach rachunkowych:

● leasingobiorcy (korzystającego)

1. "Inne należności krótkoterminowe" - w przypadku rozliczenia depozytu w ciągu następnych 12 miesięcy po dniu bilansowym,

2. "Należności długoterminowe" - w przypadku rozliczenia depozytu w okresie dłuższym niż 12 miesięcy od dnia bilansowego.

● leasingodawcy (finansującego)

1. "Inne zobowiązania krótkoterminowe" - w przypadku rozliczenia depozytu w ciągu następnych 12 miesięcy po dniu bilansowym,

2. "Zobowiązania długoterminowe" - w przypadku rozliczenia depozytu w okresie dłuższym niż 12 miesięcy od dnia bilansowego

(pkt III.8 Krajowego Standardu Rachunkowości nr 5 "Leasing, najem i dzierżawa").

Joanna Gawrońska

biegły rewident