Jak ująć w księgach rachunkowych wymianę uszkodzonego monitora w zestawie komputerowym

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

W rozpatrywanym przypadku jeden z elementów zakupionego wcześniej zestawu komputerowego uległ uszkodzeniu (zniszczeniu) i zastąpiono go nowym. Taka sytuacja w zdecydowanej większości przypadków rozpoznawana jest zarówno przez prawo podatkowe, jak i bilansowe jako remont.

Wymiana uszkodzonego monitora na nowy jako remont

Zakwalifikowanie wymiany uszkodzonego monitora w zestawie komputerowym jako remont wynika z tego, że czynność ta ma zazwyczaj charakter odtworzeniowy, przywracający jedynie pierwotną wartość użytkową zespołu komputerowego. Co istotne, powszechnie przyjmuje się, że przy remoncie mogą być stosowane materiały inne niż użyte w stanie pierwotnym, odpowiadające aktualnym standardom technologicznym. Tym samym należy sądzić, że niemalże każda wymiana uszkodzonego monitora na nowy (często o lepszych parametrach technicznych ze względu na postęp techniczny) może być uznana za remont. Wymiana uszkodzonego starego monitora na nowy jest bowiem rodzajem naprawy, podczas której następuje wymiana części, która nie powoduje wzrostu wartości użytkowej takiego zestawu (tj. w zdecydowanej większości przypadków nie powoduje jego ulepszenia wyrażanego przez dłuższy okres używania, większą zdolność wytwórczą czy zmniejszenie kosztów eksploatacji takiego zestawu komputerowego). Tym samym w księgach rachunkowych koszt zakupu nowego monitora na wymianę jednostka może ująć w księgach rachunkowych:

Wn konto 401 "Koszty zużycia materiałów i energii"

Ma konto 300 "Rozliczenie zakupu"

Taka sama dekretacja księgowa wystąpi także w przypadku, gdyby jednak jednostka uznała, że wymiana monitora jest ulepszeniem zestawu komputerowego, ale wydatek z tym związany (uwzględniając przepisy podatkowe określone w art. 22g ust. 17 updof i art. 16g ust. 13 updop) nie przekroczył 3500 zł. W przypadku jednak ulepszenia o wartości wyższej niż 3500 zł kwota ulepszenia powinna zwiększyć wartość początkową zestawu komputerowego, czego wynikiem będzie następujący zapis w księgach rachunkowych:

Wn konto 010 "Środki trwałe"

Ma konto 300 "Rozliczenie zakupu"

Wymiana uszkodzonego monitora na nowy w ramach remontu nie zmienia wartości początkowej zestawu komputerowego

Zakwalifikowanie wymiany uszkodzonego monitora na nowy jako remont powoduje, że nie zmienia się wartość początkowa zestawu komputerowego. Nie ma zatem potrzeby dokonywania w związku z tym żadnych zapisów w księgach rachunkowych podnoszących tę wartość. Należy też zauważyć, że nie ma podstaw, aby kwalifikować to zdarzenie jako częściową likwidację środka trwałego (odłączenie części składowej w postaci starego monitora) i tym samym dokonać korekty wartości początkowej zestawu komputerowego, ponieważ o częściowej likwidacji można mówić wówczas, gdy zmiana ta ma charakter trwały. Takiego "trwałego" charakteru nie ma wymiana uszkodzonego monitora na nowy.

Wymiana monitora w ramach remontu na karcie środka trwałego

Zwykle dla każdego obiektu inwentarzowego (a takim jest też zespół komputerowy) jednostki prowadzą karty szczegółowe środków trwałych. Zakłada się je w momencie przyjęcia na stan danego środka trwałego i służą przez cały okres użytkowania. Na takiej szczegółowej karcie środka trwałego są wypisane m.in. części składowe i peryferyjne tworzące dany środek trwały. Wymiana części składowej w postaci uszkodzonego monitora i zastąpienie go nowym monitorem powinna zostać zatem tam odnotowana (czy to w postaci przekreślenia wyszczególnienia starego monitora i wpisania w to miejsce nowego, czy też w postaci dopisku na karcie, np. w uwagach, że nastąpił remont, w ramach którego jedną część składową zamieniono na inną część składową).

Rys. Fragment przykładowej karty środka trwałego z odnotowaniem wymiany części składowej

Przykład

Jednostka w czerwcu 2015 r. zakupiła zestaw komputerowy za kwotę netto 3400 zł. W skład zestawu wchodziła jednostka centralna komputera - 2000 zł, drukarka - 500 zł, oraz monitor - 900 zł. Zestaw komputerowy wprowadzono do ewidencji środków trwałych w czerwcu 2015 r. i dokonano jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w miesiącu oddania go do używania (ze względu na jego wartość niższą niż 3500 zł.). W czerwcu 2017 r. został uszkodzony monitor, w związku z czym zakupiono nowy w cenie 1200 zł netto (276 zł VAT).

Ewidencja w księgach rachunkowych roku 2017:

1. Faktura - zakup nowego monitora

Wn konto 300 "Rozliczenie zakupu" 1 476 zł

Ma konto 202 "Rozrachunki z dostawcami" 1 476 zł

2. Faktura - zaliczenie wartości netto monitora w koszty podstawowej działalności operacyjnej

Wn konto 401 "Zużycie materiałów i energii" 1 200 zł

Ma konto 300 "Rozliczenie zakupu" 1 200 zł

3. Faktura - naliczony VAT

Wn konto 223 "Rozliczenie podatku VAT naliczonego" 276 zł

Ma konto 300 "Rozliczenie zakupu" 276 zł

4. WB - uregulowanie zobowiązania wobec dostawcy

Wn konto 202 "Rozrachunki z dostawcami" 1 476 zł

Ma konto 131 "Bieżący rachunek bankowy" 1 476 zł

Podstawa prawna:

• art. 16g ust. 13 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1888; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 648

• art. 22g ust. 17 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 859

Paweł Muż

ekonomista, redaktor "MONITORA księgowego", specjalista ds. rachunkowości