Jak można ustalić obieg dokumentów księgowych w małej jednostce?

Czy w małej jednostce obieg i kontrola dowodów księgowych może wyglądać następująco:

● sekretariat - wpływ (rejestracja),

● referent - opis merytoryczny dowodu,

● kierownik jednostki - kontrola merytoryczna,

● główny księgowy - kontrola formalno-rachunkowa i wstępna,

● kierownik jednostki - akceptacja (zatwierdzenie),

● główny księgowy - dekretacja i księgowanie?

Tak, jeśli w jednostce nie ma zatrudnionych innych pracowników mających odpowiednią wiedzę i umiejętności pozwalające na dokonanie podziału kluczowych obowiązków. Chodzi tu o połączenie w jednym ręku:

● kierownika jednostki - kontroli merytorycznej dowodów oraz ich zatwierdzenia do wypłaty,

● głównego księgowego - kontroli formalno-rachunkowej oraz kontroli wstępnej prawidłowości operacji gospodarczych i finansowych i potwierdzających ich wykonanie dokumentów źródłowych.

W miarę możliwości kadrowych w jednostce podane obowiązki powinny być rozdzielone pomiędzy różnych pracowników, np. kontrola merytoryczna może być powierzona zastępcy kierownika jednostki lub dyrektorowi administracyjnemu itp., a kontrola formalno-rachunkowa - innemu pracownikowi komórki księgowości (chyba że w jednostce jest zatrudniony jedynie główny księgowy). Rozdzielenie wykonywania tych czynności pomiędzy różnych pracowników jest konieczne ze względu na zwiększone ryzyko popełnienia błędów lub też dokonania defraudacji środków publicznych przez ścisłe kierownictwo jednostki. Jeśli możliwości kadrowe jednostki nie pozwalają na rozdzielenie tych czynności pomiędzy różnych pracowników, obieg i kontrola dowodów może funkcjonować w sposób przedstawiony w pytaniu.

Jaka jest prawidłowa kolejność sprawdzania i zatwierdzania dokumentów księgowych?

W obiegu i kontroli dokumentów księgowych najpierw powinna być wykonywana kontrola formalno-rachunkowa, a potem kontrola merytoryczna, czy na odwrót?

Ze względu na ekonomikę funkcjonowania obiegu i kontroli dowodów księgowych, która wymaga, aby obieg ten odbywał się najkrótszymi ścieżkami, najpierw powinna być wykonywana kontrola merytoryczna dowodów, a dopiero po niej kontrola formalno-rachunkowa. Wynika to z tego, że zadaniem kontroli merytorycznej w pierwszym względzie jest wstrzymanie wykonania operacji niezgodnych z prawem, niegospodarnych lub niecelowych, które w ogóle nie mogą być wykonane. Gdyby najpierw była wykonywana kontrola formalno-rachunkowa dowodów, to niepotrzebnie wykonywane byłyby czynności sprawdzające i naprawcze w stosunku do dowodów, które potencjalnie dotyczą operacji niezgodnych z prawem, na skutek czego na etapie kontroli merytorycznej dowody te byłyby wycofywane z obiegu. Należy zaznaczyć, że taka ścieżka obiegu powinna być ustalona w przepisach wewnętrznych jednostki. W praktyce kontrola formalno-rachunkowa w szczególnych przypadkach może poprzedzić kontrolę merytoryczną, np. gdy pracownicy odpowiedzialni za wykonanie kontroli merytorycznej są nieobecni w pracy, dowód może być skontrolowany najpierw pod względem formalno-rachunkowym, a dopiero potem pod względem merytorycznym - jeśli ma on krótki termin płatności, który mógłby nie zostać dochowany, gdyby dowód najpierw czekał na kontrolę merytoryczną, a dopiero później trafił do kontroli formalnej i rachunkowej.

Kiedy można złożyć u kontrahenta zamówienie na zakup inwestycyjny?

Czy kierownik i główny księgowy samorządowej jednostki budżetowej mogą złożyć przez Internet zamówienie na zakup inwestycyjny z obowiązkiem zapłaty, jeśli środki na jego sfinansowanie nie są jeszcze ujęte w planie finansowym jednostki, a jedynie obiecane przez skarbnika?

Nie, złożenie zamówienia z obowiązkiem zapłaty w sklepie internetowym to nic innego jak zawarcie umowy kupna, skutkującej powstaniem zobowiązań wzajemnych - w ramach której sprzedawca ma dostarczyć zamówiony towar, a kupujący zapłacić jego cenę. Ponieważ art. 261 uofp zakazuje kierownikom samorządowych jednostek budżetowych zaciągania zobowiązań przekraczających kwoty wydatków określone w zatwierdzonym planie finansowym jednostki, złożenie takiego zamówienia - zanim w budżecie jednostki samorządu terytorialnego, a następnie w planie finansowym jednostki budżetowej zostaną określone kwoty planowanych wydatków na dokonanie tego zakupu - jest niedopuszczalne. Ponieważ norma zawarta w art. 261 uofp jest uznana za szczególnie ważną dla zachowania ładu finansów publicznych, jej naruszenie jest zagrożone karą za naruszenie dyscypliny finansów publicznych:

● z art. 15 ustawy o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych, polegające na zaciągnięciu zobowiązania bez upoważnienia określonego planem finansowym jednostki (dotyczy kierownika jednostki),

● z art. 18b pkt 2 ww. ustawy, polegające na niedokonaniu lub nienależytym dokonaniu wstępnej kontroli operacji gospodarczej z planem finansowym, jeśli miało ono wpływ na zaciągnięcie zobowiązania niemieszczącego się w planie finansowym jednostki (dotyczy głównego księgowego).

Czy w ramach planu finansowego szkoły można pokryć wydatki na poczęstunek dla rodziców?

Czy dyrektor szkoły powiatowej może sfinansować ze środków budżetowych poczęstunek na spotkaniu organizacyjnym z rodzicami pierwszych klas?

Nie, taki wydatek nie może zostać pokryty ze środków publicznych. Wydatki publiczne (a takimi są wydatki ponoszone z budżetu jednostki samorządu terytorialnego, z którego finansowane jest działanie samorządowych jednostek oświatowych) mogą być przeznaczone wyłącznie na finansowanie zadań publicznych w zakresie wynikającym z przepisów szczególnych (art. 6 ust. 1 oraz art. 216 ust. 2 uofp). W przypadku zadań realizowanych przez jednostki budżetowe podległe jednostce samorządu terytorialnego - finansowane jest utrzymanie samej jednostki oraz koszty prowadzonej przez nią działalności statutowej (art. 236 ust. 3 pkt 1 uofp). W zakresie tej działalności nie mieszczą się koszty różnych poczęstunków na spotkaniach z rodzicami, radami rodziców, kierownikami innych szkół itp.

Czy jednostka budżetowa może zamieścić w planie finansowym kwoty wydatków na zakupy inwestycyjne?

Czy w projekcie planu finansowego na 2017 r. samorządowa jednostka budżetowa może ująć plan w paragrafie 6050 (wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych), jeśli konieczny jest zakup nowych urządzeń niezbędnych do funkcjonowania jednostki? Czy też najpierw kierownik jednostki powinien zwrócić się z pismem do zarządu, żeby taki plan był ujęty w projekcie budżetu?

Szczegółowy sposób prowadzenia prac planistycznych, związanych z ustalaniem projektu uchwały budżetowej jednostki samorządu terytorialnego, powinien być określony w uchwale organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego w sprawie trybu prac nad projektem uchwały budżetowej (art. 234 uofp). Na ogół w takich uchwałach przyjmuje się, że kierownicy jednostek budżetowych przedkładają zarządowi propozycje dotyczące wydatków inwestycyjnych (w tym zakupów inwestycyjnych) wraz z uzasadnieniem wskazującym na konieczność poniesienia określonych wydatków w danym roku budżetowym. O ostatecznym ujęciu określonych kwot w projekcie uchwały budżetowej decyduje zarząd jednostki samorządu terytorialnego, przesyłając odpowiednie informacje kierownikom jednostek budżetowych w celu ustalenia przez nich projektów planów finansowych (§ 5 rozporządzenia w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych). Projekt uchwały budżetowej może jeszcze ulec zmianie - jest na to czas aż do podjęcia przez organ stanowiący uchwały budżetowej na 2017 r. Z kolei uchwalony budżet może także w określonym trybie ulec zmianie w toku jego wykonywania w 2017 r. - wszystko zależy od tego, jak będą na bieżąco kształtowały się dochody i wydatki budżetu oraz jego deficyt, a także faktyczne potrzeby poszczególnych jednostek organizacyjnych, których wydatki są pokrywane bezpośrednio z budżetu, w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonywania ich zadań statutowych.

Czy koszty prywatnej porady prawnej burmistrza mogą być finansowane w ramach kosztów obsługi prawnej gminy?

Burmistrz miasta zamówił w kancelarii prawniczej, która wykonuje obsługę prawną gminy, opinię w zakresie spraw prywatnych, a następnie zlecił tej kancelarii reprezentowanie siebie w sądzie w tej sprawie. Kancelaria należności z tytułu wydania tej opinii i reprezentacji w sądzie obliczyła według stawek wynikających z umowy wiążącej ją z gminą i dopisała do rachunku za prowadzenie obsługi prawnej urzędu (na wyraźne polecenie burmistrza). Czy skarbnik może zatwierdzić do wypłaty taką fakturę?

Nie, wydatki prywatne burmistrza nie mogą być finansowane ze środków publicznych. Przede wszystkim fakturę za obsługę prawną, w której część usług nie dotyczy tej obsługi (nawet jeśli koszty tych usług naliczono według stawek obowiązujących dla obsługi gminy), pracownik odpowiedzialny za kontrolę merytoryczną tego dokumentu powinien zakwestionować, a następnie wystąpić do kancelarii prawniczej o wystawienie faktury korygującej, w której jednostka powinna być obciążona wyłącznie należnościami za prowadzenie spraw gminy, a nie za usługi świadczone na rzecz burmistrza jako osoby prywatnej. Jeśli kancelaria odmówi wystawienia korekty, skarbnik miasta powinien wszcząć procedurę odmowy podpisania dokumentu księgowego na dowód wykonania kontroli wstępnej, opisaną w art. 54 ust. 3-6 uofp.

Oprac. Izabela Motowilczuk